JTS-QHSE-03-G024-公司会议管理规定(1).doc

受控号：JTS-QHSE-03-G024公司会议管理规定文件编号：JTS-QHSE-03-G024版次/修改状态：B/01编制：纪宝来审核：王焕军批准：仇俊岳 2008-04-20 发布 2008-05-10 实施 天津天实工程建设监理公司天津天实工程建设监理公司编号:JTS-QHSE-03-G024公司会议管理规定版次/修改状态：B/01第 1 页 共 4 页目录1 目的 . 22 适用范围 . 23 职责 . 24 会议管理内容 . 25 会议纪律要求 . 36 会议内容落实 . 47 相关表格 . 4天津天实工程建设监理公司编号:JTS-QHSE-03-G024公司会议管理规定版次/修改状态：B/01第 2 页 共 4 页1 目的公司会议按地点可分为总部会议和项目会议，按照会议频次可分为例会（包含专题会 议）和临时会议，按照参会范围可分为内部会议和外部会议。为使公司的会议管理规范化、程序化，提高工作效率，特制定此规定。2 适用范围本规定适用于本公司组织的各项会议，不适用于非本公司组织的会议。3 职责3.1 总部会议3.1.1 公司领导和部门负责人负责会议的召集、会议时间的确定、议题的拟定、会议 资料准备、会议主持、会议纪要的审批和签发。3.1.2 行政部负责会议的通知、会场的布置、会议记录和会议纪要的编制。3.2 项目会议3.2.1 项目负责人负责会议的召集、会议议题和程序的确定、会议的主持，会议资料 准备、会议纪要的审批和签发。3.2.2 工程秘书以及相关专业工程师负责会议场所的布置、会议通知的拟定、会议记录和会议纪要的编制及发放。4 会议管理内容4.1 总部会议4.2.1 会议召集(1) 确定会议议题；(2) 确定参加人员范围；(3) 确定会议召开时间，落实参加人员能否到会；(4) 会议材料的收集、准备。4.2.2 会议通知和准备(1) 拟定会议通知，说明 4.2.1 中的各项内容。（适用于公司总部组织的大型会议）(2) 行政部发出会议通知，形式：口头、电话、平台信息等。(3) 会议材料的打印、分发。天津天实工程建设监理公司编号:JTS-QHSE-03-G024公司会议管理规定版次/修改状态：B/01第 3 页 共 4 页(4) 投影仪准备、会议室布置。4.2.3 会议召开(1) 按照会议程序进行会议议程。(2) 行政部负责会议签到、记录和会议纪要的撰写。4.2.4 会议纪要（一个工作日内完成）经过会议召集人审查批准后发放、存档，并由会议召集人落实会议内容。4.2 项目会议4.2.1 会议种类项目会议包括周工地例会、周安全例会、月度计划会（含设计、材料设备计划）、月 度质量会、月度安全会、各专业监理交底会、内部例会（培训会）、专题会和临时性会议 等。4.2.2 会议召集和准备(1) 例会的召集和准备应以书面（会议通知）的形式通知参会单位，明确会议时间、 地点、议程和提交材料。(2) 工程秘书负责会议场所的落实和布置。4.2.3 一般议程(1) 会议签到。(2) 检查上次会议布置事项的完成情况。(3) 承包商汇报上周情况和本周（下周）计划。(4) 专业工程师讲评。(5) 与会单位讲评。(6) 总监或项目经理总结。4.2.4 会议纪要（一个工作日内完成）经过会议召集人审查批准后发放、存档，并由会议召集人落实会议内容的落实。5 会议纪律要求5.1 所有参会人员需准时到会，并做好会议签到，不得迟到和早退；5.2 会议期间，应将手机放在振动或无声状态，不得在会场内接、打电话；天津天实工程建设监理公司编号:JTS-QHSE-03-G024公司会议管理规定版次/修改状态：B/01第 4 页 共 4 页5.3 尊重会议发言人，不得在会场内交头接耳，影响他人发言；5.4 要求参会人员发言简洁、紧紧围绕主题进行；5.5 要求会议主持人或组织部门，提前做好会议准备工作，做到主题明确、议程简化、有的放矢，尽量缩短会议时间。6 会议内容落实会议结束后，参会人员必须按照会议