投资发展有限公司内勤部管理制度.doc

投资发展有限公司内勤部管理制度 内勤部管理制度 一、目的为了规范与提升我司内勤部业务管理，提高内勤部工作效率与质量，促进项目快速进展与顺利完成，完善各项工作制度，特制定本管理制度。 二、适用范围内勤部全体人员。 三、内勤人员基本要求 1、职业道德1）充分认识到内勤工作的重要性，以高度的工作责任心自觉地维护公司利益。 同时，也要尊重与内勤工作相关单位和部门的合法利益，维护公司形象，确保正确、完整、及时、简洁的制单；2）要有优良的合作意识，不能以内勤工作的重要性为借口，形成以我为中心的工作方式，要从全局出发，正确协调和处理好本部门与业务相关单位和部门的关系，相互合作，相互支持，共同提高工作质量和工作效率；3）要自觉遵守本企业的各项规章制度及外贸工作纪律；4）作风正派，艰苦朴素，有良好的个人修养，讲文明、有礼貌；5）对工作认真负责，忠于职守；努力学习，用于实践；积极开拓，锐意进取。 2、专业知识1）熟悉我国对外贸易的方针、政策、法规以及进出口相关国家、地区政策；2）熟练掌握外贸业务知识，包括外贸合同各项条款所涉及的外贸专业知识以及国际惯例；3）熟悉商检、报关、运输、保险等方面的有关业务流程；4）基本了解发运商品的性能、品质、规格、标准、包装、生产工艺和所用原材料等知识。 3、工作能力1）有熟练运用俄语和计算机应用的能力，基本掌握英语相关词汇；2）能正确理解外销合同的各项条款；3）能独立制作外贸业务的各种单据，提供或获取份数齐全、内容完整、数据准确、表面整洁、单证一致、单单相符的外贸单证；4）对各种单证进行分类归档保管；5）要有一定的表达能力和工作协调能力。 四、翻译管理制度 1、内勤部负责公司所有文件的翻译工作1）内勤人员负责自己操作项目的资料翻译；2）上级领导随机安排的其它翻译任务。 2、资料翻译需在规定期限内完成，如不能按期完成，应提前向上级领导汇报；因自身原因导致翻译延误所造成的后果和损失，自行承担。 3、资料翻译需保证其准确性，招标文件、技术资料等重要文件必须经我司高级翻译校对后，方可应用。 五、单证工作管理制度出口单证工作的内容主要包括审证、制单、审单、交单和归档等五大方面。 单证工作总的要求是“证同一致、单证一致、单单一致和单货一致”。 其中，“证同一致”是指信用证与合同保持一致；“单证一致”是指外贸单据与信用证保持一致；“单单一致”是指各种单据之间保持一致；“单货一致”是指单据中所描述的货物与实物保持一致。 1、审证当出口货物以信用证为支付条件时，在收到买方开来的信用证后，必须审核信用证的各项条款是否与合同相符，对证同不符的条款或其它不能接受的条款应及时提出并要求对方修改。 2、制单制单是单证工作的主要环节，随着履行外销合同各环节业务的进行，就应制作、签发、流转各种相关的单证，在制单时必须做到以下几点1）正确正确是单证工作的前提，制单时要符合以下两个要求 （1）要做到上面所述的“四个一致”，即证同一致、单证一致、单单一致和单货一致； （2）各种单证必须符合有关国际惯例和进、出口双方所在国家的相关法令和规定。 2）完整制单时必须符合以下两方面规定 （1）单证必须份数齐全、成套，其中，份数齐全是指每一种单证的正本份数、副本份数需按规定的份数要求制作，不能随意减少；成套是指一笔交易中，卖方应按信用证规定制作或取得的所有种类的单证； （2）每种单证的内容必须完整，即单证的制作在内容的描述、应列项目、文字拼写、语句或表达、签章或背书、时间等都要完整，不能遗漏。 3）及时每一种单证的出单日期要及时、有序、合理，严格遵守一下两方面 （1）符合一般商业习惯和要求； （2）在信用证或合同规定的有效期内。 4）简洁 （1）单证的内容在符合信用证或合同、商业习惯所规定的要求下，力求简明扼要，防止复杂繁琐，以利于减少差错，提高单证质量和工作效率； （2）单证的表面要清洁、美观、大方，单证的内容要清晰易认，这是对单证外观质量的要求，它不仅反映了制单人员的工作责任心和熟练程度，而且还会直接影响出单的效果。 5）审单审单就是在制作或获取全套单证后，再对单证预审一遍，做到证同一致、单证一致、单单一致，防止错单、缺单，若发现有错就应及时修改，缺单应追索或补做，不符合制单要求的应重新制作，把好单证质量关。 6）交单交单是银行议付和结汇的前提。 出口商应在合同或信用证规定的期限内交单，做到单证完整、内容正确、提交及时。 7）归档单证是进出口业务的重要证明文件。 所以，必须将一份完整的单证副本归档保存。 它至少可以起到二个方面的作用一是加强外贸业务管理的需要，二是万一发生交单后的退单、索赔、争议、仲裁等情况时，能作为有效的证明文件。 六、合同管理制度 1、做好内销与外销合同的归档，并审核内外销合同条款是否有冲突，若有冲突，应立即向相关业务人员提出； 2、需对部分人员保密内外销合同金额，即对国内业务人员保密外销合同金额，对国外业务人员保密内销合同金额； 3、纯粹用于单证的外销合同，可自行签字操作，但必须承担后续责任。 七、档案管理制度 1、所操作的项目需建立、健全项目档案，不可遗漏资料，保证其资料的准确性与完整性； 2、操作完毕的项目档案，完毕后，可交由相关部门统一封存。 八、与各部门沟通管理制度 1、衔接好国内外业务部，跟进项目进展，及时传递信息，并保证信息完整、准确； 2、配合财务部提供所需数据及文件； 3、与北京办、办及时沟通办理签证、人员出行、采购、带货等相关事宜，并将带货人信息及时、准确提供给国外人员。 九、订票工作管理制度 1、订票人员应及时了解出差、出guo人员的行程安排； 2、根据行程安排及时出票，出票前需请示公司领导； 3、掌握国外邀请函办理情况，有人员邀请函办理下来后，需立刻报告公司