QP-03记录控制程序20100510.doc

金华市大伟工具制造有限公司 记录控制程序文件编号：QP-03版本/修订：1.0页 数：1/4 生效日期：2010年4月1日管理体系手册 程序 企业标准 操作规程 质量计划 其它修改类别新版 版本更改/修订 作废/替代：编制人：曹秋云部门：文控中心日期：2010/4/1文件印章: 会审人员部门/职位签名日期 人力资源总监物流部经理品保部经理采购部经理精工部经理电机部经理装配部经理研发总监营销部总监内勤部经理外贸部经理生产办副总审核管理者代表批准董事长金华市大伟工具制造有限公司文件编号：QP-03文件名称： 文件修订记录页码：2/4版本/修订：1/0生效日期：2010年4月1日版次更改记录版本修订更改摘要编制者生效日期10新版曹秋云2010/4/1 金华市大伟工具制造有限公司文件名称记录控制程序版次1/0编号QP-03页次5/51.目的建立并保持管理体系所要求的记录，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据，并对记录进行控制，特制定本程序。2.适用范围适用于管理体系所属记录的控制。3.职责3.1管理体系所需记录表格由文控中心负责总体管理和控制。3.2相关各部门制订的表格、记录，由各部门自行管理和控制。同时，各部门应作好对公司和其它部门下发、外来的相关记录的管理和控制。4.定义（无）。5.作业程序5.1记录表格编制控制5.1.1质量管理体系记录表格按文件控制程序（文件编号：QP-02）文件记录的编码要求进行编号并进行版本控制。5.1.2根据记录实际管理现状，适当时对所记录表单进行流水码管制，编码原则： 流水号 （用001-999表示）月度缩写（用01-12表示）年度缩写（2010即10）部门代码（依文件控制程序5.6.9条款）5.1.3对于管理体系的记录表格的增加、更改、作废等由文件编制部门按文件控制程序（文件编号：QP-02）中文件更改控制流程执行。5.1.4纳入管理体系的记录表格由文控中心文控员编制受控的质量管理体系记录清单。对于记录表格的增加、更改、作废情况，文控员要及时更新。5.2记录的填写和传递5.2.1本公司记录类型分两种：一、采用纸本记载；二、根据实际需要，采取电脑窗体录入的方式（如：利用佳合系统管理平台V3.0，进行数据记录录入的方式等）。5.2.2记录应由责任部门指定人员如实填写，应正确、完整、字迹清晰、不准涂改、只准划改、能准确地识别，每份记录必须有记录人签名，方为有效。采用窗体记录的文件，若内容发生变更或更改，也应适时作好更改的相关记录。5.2.3记录记载完整准确后，根据相关程序的要求，将该记录及时进行传递，必要时请接收部门主管或责任人签署回复意见并保存回执；记录的传递要做到及时无误，记载责任人以及接收责任人应该充分利用记录的价值，如统计、分析并将分析结果予以利用。5.3记录整理及审核5.3.1对各项质量记录进行定期(根据实际情况每周、每月、每季度、每年)整理,包括对公司内部的各项记录,也包括对外来的记录如供应商提供的检验、验证报告,客户和外部审核报告,计量器具计量检测报告等。5.3.2各部门主管不定期对所属部门、岗位的记录填写、传递、使用情况以及整理情况进行检查，可以结合目标考核、内部审核以及日常工作检查的机会进行。针对检查过程中以及部门使用过程中发现的记录不适用情况，由使用部门及时参照文件控制程序（文件编号：QP-02）进行对质量记录表格的修改、换版，并按本程序要求执行。5.3.3在归档保存前，要对整理出来的记录进行审核检查,检查记录的整体完整情况、记录填写情况等等。对于出现的问题要汇总分析，避免在以后的记录中发生类似的问题。5.4记录的发放5.4.1部分记录有需要发放其他部门参考的，由记录发放部门填写文件发放通知单连同原记录(可复印)一起提交文控中心文控员进行分发。5.4.2文控中心文控员根据文件发放通知单进行复印发放，在每份副本正面盖蓝色【参考文件】印章。5.4.3文控中心文控员填写文件发放登记表，然后将记录分发给各相关部门负责人或指定收件人，各有关部门负责人或指定收件人需在文件发放登记表上签署确认收妥记录，并根据需要分发给其部门各有关使用者。5.4.4记录分发后，文控中心文控员需把记录原稿连同文件发放登记表保存于文控中心的总档案中。5.5记录归档、贮存、检索、防护5.5.1记录保存的责任单位应安排适当的贮存地点，贮存地点应保持空气流通，环境干燥适宜。5.5.2记录保存期的长短取决于记录内容的重要程度，及所涉及产品的使用寿命周期。一般来说，全局性的重要记录应长期保存。各种记录的保存期应在相应程序文件中予以规定。并由各责任部门登记在部门质量记录归档表中。5.5.3防护：在保存期内应对记录妥善保存，防止霉变、虫蛀、污秽等损伤，并应采取必要的安全防范措施，确保不丢失、不发生火灾等意外情况。5.5.4检索：为便于检索，记录应按分类号、日期或流水号依顺序装订排列。5.6记录的销毁5.6.1对逾期的记录，每年年底由各部门文件管理员填写质量记录销毁审批表，经部门经理批准后实施。5.6.2针对版本更新引起作废的记录，由各部门文件管理员及时填写质量记录销毁审批表，经部门经理批准后实施，并及时收回使用单位的所有原版空白表格，及时销毁。5.7记录的查阅5.7.1对于归档保存的记录，如需借阅，应办理借阅手续，由各部门文件管理员登记在文件借阅登记表中，经部门负责人审批，按时归还。如需复制，应办理申请手续，经部门负责人审批同意，填写文件发放记录后发放。5.7.2对于属于技术资料、人事档案及财务资料记录，需要做好保密工作，一般不得借阅。若有借阅必须经责任部门经理审批后再经董事长批准才可借阅。6.参考文件6.1文件控制程序（文件编号：QP-0