YF存货管理子系统培训资料.ppt

部门 讲师 存货管理子系统培训 INV YF管理软件 普及版 一 前言二 系统架构三 基础设置四 录入单据五 批号管理六 库存盘点管理七 借出 借入管理八 月结管理九 批次作业十 期初开帐与信息搜集十一 报表与查询十二 测验及问卷 课程大纲 壹 前言 一 系统目的二 系统特色 1 实时处理库存帐务处理 2 库存交易统计及呆滞料管理 3 简易及明确的盘点管理 一 系统目的 1 提供多厂 多库别的库存帐务管理 2 提供各品号多仓库的管理方式 3 提供月加权 标准成本制 4 提供各品号实时的交易与存量查询 5 提供月底计价与结转作业 二 系统特色 一 前言二 系统架构三 基础设置四 录入单据五 批号管理六 库存盘点管理七 借出 借入管理八 月结管理九 批次作业十 期初开帐与信息搜集十一 报表与查询十二 测验及问卷 课程大纲 一 系统主画面 参考主画面的信息流 二 存货管理子系统与其它系统的关联 贰 系统架构 一 系统主画面 以库存帐为主的信息流 二 库存系统与其它系统的关联 产品组合管理子系统 自动分录子系统 采购管理子系统 销售管理子系统 存货管理子系统 一 前言二 系统架构三 基础设置四 录入单据五 批号管理六 库存盘点管理七 借出 借入管理八 月结管理九 批次作业十 期初开帐与信息搜集十一 报表与查询十二 测验及问卷 课程大纲 参 基本信息创建 一 基本信息子系统的关联作业二 存货管理子系统的基本信息 一 基本信息管理子系统的关联作业 1 设置共用参数2 录入公司信息3 录入仓库信息4 录入部门信息5 设置编码原则6 录入员工姓名 二 存货管理系统的基本信息1 录入品号类别 分类乃将繁杂的事务依一定的标准逐次区分 而作有系统的排列 料件种类繁多 而人的记忆有限 要治理繁杂必须分门别类化繁为简 然后才能提纲挈领依序处理 故分类乃为科学管理的开始 本作业乃针对 设置共享参数 中 定义的四种分类信息创建 2 录入品号信息 原物料 成品或制成品 半成品 服务性商品 可以设置库存管理否 哪些料件一定要编号 品号信息画面字段说明 单位 在双单位制时 小单位字段方可以输入 假定 12支 1打1 单一单位制需输入库存单位字段1 5打 1打 6支2 双单位制需输入库存单位字段及小单位字段1 005打 1打 5支 常为采购及销售的单位 如 螺丝 库存及BOM单位为PCS 采购时以包计 每包500PCS故 库存单位 PCS换算单位 BOX换算率 500即1BOX 500PCS 设置换算率者 应注意采购及销售时的计价单位 换算单位 换算单位 库存管理 当品号有交易时要不要记录其进出信息包含 数量及金额 1 维修费用2 运费3 拆装费用服务性商品无须进行库存管理 季盘点S2 年盘点Y 季盘点S1 季盘点S3 季盘点S4 M2M4M6M8M10M12两月一次盘点 总品号 循环盘点码 从品号进货时因质量或来源因素 须针对该批进货予以标示 管制自库存 领用 不良至出货的批次交易信息 以满足后续信息管理需求 该料件须进行批号管制Y 批号管理 采购件 如 有效期间为一年的涂料或黏胶相关字段 有效天数及复检天数 从成品入库后必须针对该批生产的质量或生产条件予以记录识别 方便将来针对该成品的生产程序追踪 自入库 出库或销货所有交易须要填入批号者 该品号必须进行批号管制 如 芯片产品必须管制其有效年限或者将来销货后必须进行生产记录的追溯者 批号管理 制造件 品号属性 Y 虚设料件 1 BOM表结构清晰化 模块化 降低信息量及增加输入效率 2 遇到共享件设计变更时 可使更改幅度降低 3 节省磁盘数据库的保存空间EX A由上例可知 W为虚设料件 原有BOM 现有BOM BCDEFG W BCDEF WG A 品号属性 F O F Feature件 在销售或生产时 某些必要的材料最后才决定 当生产汽车 颜色 由客户来决定时如果没有指定颜色则无法成一成品O Option件 在组成BOM结构中 有些组成可有可无 完全由客户来决定 如汽车的安全汽囊或加ABS CAR轮胎钢圈颜色ABS气囊米正铝钢红黄其新圈圈色色林 低阶码 品号在BOM架构中的最低阶数 EX 0阶A甲1阶BC乙丙2阶DEF3阶FG 在BOM系统做计算低阶码时算出F的最低阶次码为3 ABC等级 期间内品号库存耗用的重点管理识别码 可人工自行定义 或由库存系统的库存ABC分析表来更新 AEFDOPHFGCLI 累计耗用百分比 品号 耗用金额 A级B级C级 0 75 90 100 100 固定前置天数 一般指公司内部固定准备时间 流程的程序天数 如开单 核准 检验等 变动前置天数 属于工作中心的加工时间或采购件在供应商制造的时间 如果此时间的设置会因 量 的不同而成正比的变化 请于 批量 字段输入计量批量 采购件 供应商从收到采购单至送货到厂所需要的天数 制造件或委外件 工作中心从领料日至成品完成入库所需要的天数 前置天数 1 品号采购进货或委外进货时 如进货数量大于本次应到未到数量者 无法输入进货单 办理到货 可设超收 2 委外加工除非遇到局部代料或加工金额非常高者 一般不需设超收管制 超收率 1 应创建流程管制以确保信息的正确性及信息登录的权责 2 成本信息应由成本会计人员负责创建 3 开发中品号是否需要创建 应慎重考虑 4 品号创建错误 是否删除的决定 应由专人全权负责 5 买卖商品若无库存时可以设置一单一品号 并将的设为可更改品名规格来管制 关于录入品号信息时应注意 3 设置单据性质 凡于库存系统所使用的单据如盘点单 报废单 调拨单 数量调整单等 必须先于本作业编设单据代码及相关基础信息 以方便日后交易单据输入 单据一经设置请勿随意更改 必须更改时 请保持在单一使用者状况更改 再次提醒您 交易类别将影响进耗存的统计 千万不得造成单据不同时区 所设置的交易类别不同 单据设置时应注意事项 1 盘盈损单及成本调整单单据的编号方式必须为自动编号 2 若无采购系统或者订单系统则库存进出的单据必须于本作业进行设置 进货单 退货单 销货单 销退单 课程大纲 一 前言二 系统架构三 基础设置四 日常交易五 批号管理六 库存盘点管理七 借出 借入管理八 月结管理九 批次作业十 期初开帐与信息搜集十一 报表与查询十二 测验及问卷 肆 日常交易 一 其它领料 费用领料 作业流程二 其它退料 费用退料 作业流程三 异常库存帐调整作业流程四 库存报废作业流程五 录入库存交易单据六 录入成本开帐 调整单七 料件调拨作业流程八 录入调拨单九 库存交易统计表十 部门库存交易统计表 一 其它领料 费用领料 作业流程 录入领料单 领料单 核准 Y N 部门库存交易统计表库存交易统计表 审查 Y N 仓库备料 其它领料需求 领料单确认 Y Y N N N N 二 其它退料 费用退料 作业流程 录入退料单 退料单 核准 Y N 部门库存交易统计表库存交易统计表 检验良品 良品退回仓库 其它退料需求 退料单确认 不良品入库 退料单 不良品退回 现场报废流程 退料单确认 不良品报废流程 Y Y Y N N N 三 异常库存帐调整作业流程 录入调整单 调整单 核准 Y N 统计表 审查 Y N 帐务调整需求 调整单确认 核准 Y N 调整单 N Y N Y N Y 四 库存报废作业流程 录入报废单 报废单 核准 Y N 统计表 审查 Y N 报废单确认 呆滞或周转率报表 销货退回作业流程 工单退料作业流程 其它退料作业流程 库存报废需求 核准 Y N 报废单 N N N Y Y Y 五 录入库存交易单 凡非采购进货 退货 营业销售及销退 生产领料 退料 入库 委外进货退货 领料 退料的其它与库存相关的库存交易进出 盘营损单 零星领料单 零星退料单 报废单 成本调整单 等 由本作业进行登录 六 录入成本开帐 调整单 购买成本系统的期初库存开帐或成本调整时 可由此程序区分材料人工 制费 加工的成本 七 品号调拨作业流程 录入调拨单 调拨单 核准 Y N 库存交易统计表 审查 Y N 仓库备料出库 品号调拨需求 调拨单确认 Y Y N N N N 八 录入调拨单 两个仓库间品号的移转 由本作业进行登录 1 品号 F2 品号信息查询 F3 整套组件展开作业2 转出库别必需为单头厂别内的库别 3 转入库别可为不同厂别的库别 4 不同库性的仓库间不可互相调拨 九 库存交易统计表 凡依选定的单别统计期间单据交易数量成本金额 并依对应类别会计科目汇总 十 部门库存交易统计表 依选定的单别统计期间单据交易数量金额 并依部门分开统计及依对应类别会计科目汇总 一 前言二 系统架构三 基础设置四 录入单据五 批号管理六 库存盘点管理七 借出 借入管理八 月结管理九 批次作业十 期初开帐与信息搜集十一 报表与查询十二 测验及问卷 课程大纲 伍 批号管理 一 批号管理处理程序二 品号批号管理的特性三 批号的定义四 作业要点五 跟催报表作业 一 批号管理处理程序 出 入 品号信息 批号管理 批号资料 入库单据确认 批号生成进货单库存交易单据生产入库单委外进货单退料单 出库单据确认 批号生成退货单库存交易单据委外退货单领料单 批号交易追踪表批号库存明细表批号期限控制表批号库存异常检测表 二 品号批号管理的特性 1 针对品号的质量有效期特性 加以管制以防止过期而无法使用 如食品 化工 药品等 2 针对特定品号进出作跟催 以利日后管制其异动状况 加以批号管理 3 有别于制造系统中的计划批号管理 4 配合软件包制造业特殊弹性作业管理 如Feature Option的次品号入库管理 销货回修入 出管理 制造版本入 出库管制等 5 品号少量多样 且需区分品号以管制存量及成本 因属性差异不大 而作主 次品的管制 三 批号的定义 1 指各系统的仓库入 出单据流程 单据的附注批号 以利日后的追踪分析其来历去向的管理 2 批号长度为20码 其为符号管理 依其产业的特性 管理的重点 作业的需求需拟定其批号原则 所以符号需统一一致 不可无其依循规则 或为日期编码 或为厂商 客户代码 或为版序号 或为员工代号 以及次品号等 四 作业要点 1 品号信息的批号管理码为 Y W 或 T 以及有效天数 复检天数的定义 2 各单据输入需赋予批号号码 及管制有效日期 复检日期 3 对于品号批号的管制严谨度 设置 Y 或 T 则为交易时必要有批号处理 否则无法完成输入 此为比较严谨的运用 若设置 W 则为交易需要批号处理 不输入则警告的 为比较弹性的运用 五 跟催报表作业 一 前言二 系统架构三 基础设置四 录入单据五 批号管理六 库存盘点管理七 借出 借入管理八 月结管理九 批次作业十 期初开帐与信息搜集十一 报表与查询十二 测验及问卷 课程大纲 陆 库存盘点管理 一 盘点计划运行的作业程序二 定期盘点作业流程三 循环盘点作业流程四 自动生成抽盘料件五 品号盘点清单六 库存盘点卡七 录入盘点料件八 补入实盘数量九 盘点盈亏明细表十 自动更新盘点信息十一 盘点料件库存异常表十二 清除盘点信息十三 重新赋予盘点数量 一 盘点计划运行的作业程序 自动生成抽盘料件 盘点卡打印 盘点列表打印 盘点信息创建 月底成本计价 盘盈亏报表打印 盘点信息更新 盘盈损单确认 帐务调整完成 贴于料架上的凭证 工作分派重点 实盘信息补入作业 使盘盈亏金额的单价为当月的月加权或标准成本 计算机自动生成 盘点单 作库存调整 一 前言二 系统架构三 基础设置四 录入单据五 批号管理六 库存盘点管理七 借出 借入管理八 月结管理九 批次作业十 期初开帐与信息搜集十一 报表与查询十二 测验及问卷 课程大纲 柒 借出借入管理 一 借入作业流程二 借入归还作业流程三 借出作业流程四 借出归还作业流程五 录入借出 入单六 录入借出 入归还单七 借出 入状况表八 借出 入汇总表 一 借入作业流程 录入借入单 料件借入需求 N 借入单 借入单确认 仓库接收入库 核准 良品 借入单凭证 借出入状况表 Y N Y 二 借入归还作业流程 录入借入归还单 借入归还需求 N 借入归还单 借入归还单确认 仓库备料出库 核准 审核 借入归还单凭证 借出入状况表 Y N Y 三 借出作业流程 录入借出单 料件借出需求 N 借出单 借出单确认 仓库备料出库 核准 审核 借出单凭证 借出入状况表 Y N Y 录入借出归还单 借出归还需求 N 借出归还单 核准 良品 Y N Y 无法处理归还 替换否 借出归还作业流程 转销否 Y 借出转销作业流程 Y 转费用 借出归还作业流程 Y 转应收 借出归还作业流程 Y 借出单确认 仓库备料出库 借出单凭证 借出入状况表 费用领料作业流程 其它应收帐款作业流程 N N N 暂不处理归还 四 借出归还作业流程 一 前言二 系统架构三 基础设置四 录入单据五 批号管理六 库存盘点管理七 借出 借入管理八 月结管理九 批次作业十 期初开帐与信息搜集十一 报表与查询十二 测验及问卷 课程大纲 捌 月结管理 一 月结作业程序二 库存成本计价方式简介三 月结作业信息处理流程四 库存月结作业流程五 单据缺号检查表六 库存明细帐七 重计现有库存八 月底成本计价九 库存明细表十 自动调整库存十一 月底存货结转十二 进耗存统计表十三 维护库存交易明细十四 维护品号每月统计信息 一 月底作业流程 帐务冻结日期设置 帐务报表检核 库存相关交易单据完整性检核 月底成本计价作业 自动调整库存作业 交易单据确认 成本调整单 月底结转作业 原因分析及信息修订 打印库存相关报表 更新品号基本信息 更新库存交易明细 更新每月统计信息 更新交易单据信息 Y N 单据是否有未确认者 进料加工成本单价是否正确 库存明细表数量及成本异常者 二 库存成本计价方式简介 品号信息标准成本 库存交易单据单位成本 库存交易明细单位成本 运算 品号信息月初数量月初金额 品号信息库存数量库存金额 更新 重新 标准成本制 1 进出库存的单位成本均以标准成本入帐 2 品号基本信息的标准成本必须输入 3 月中如遇标准成本更改 月底计价时 将追溯至月初的第一笔交易信息 标准成本 5元领料单 退料单 入库单 进货单 退货单 调拨单 等 均已5元为标准单位成本 标准成本制的意义 二 库存成本计价方式简介 更新 库存交易单据的单位成本 库存交易明细单位成本 运算 品号信息月初数量月初金额 品号信息库存数量库存金额 库存交易明细影响成本码Y库存数量库存金额 品号信息月初数量月初金额 计算月加权单价 月加权成本制 影响成本码N 让本月份耗用的单位成本一致化 本系统日常的交易 对于库存价值以移动平均计价 所以如果两次进货的进价不同 第一次进货后的领料单位成本 与第二次进货后的领料单位不同 为了让同一月份的领料单位成本一致 必须运行月底成本计价作业 月加权成本制的意义 日期类别数量单价交易金额库存金额12 31期末100220001 05进货1003 30050001 10领料1002 5 25025001 15进货1001 5 15040001 16领料1002 0 200200 月加权平均单价 200 300 150 100 100 100 2 1667 日期类别数量单价交易金额库存金额12 31期末100201 05进货100330050001 10领料1002 166721728301 15进货1001 515043301 16领料1002 1667217216 更新后 月加权计算更新后 三 月结作业信息处理流程 现行年月 品号信息 月初数量月初成本 品号每月库存统计 月结月份各项交易次月的月初数量 品号信息 月初数量月初成本 库存交易明细 交易数量交易成本 生成 生成 四 库存月结作业 库存月结需求 重计现有库存 信息完成 重计库存 异常报表 N Y 单据作业流程 单据完成 单据作业流程 库存计价 月底成本计价作业 成本会计 成本会计流程 库存明细表 成本调整 成本调整流程 月底库存结转作业 库存存货报表 N Y N Y N N Y N 五 单据缺号检查表 位于基本信息子系统 列表检核各种单据缺号状况 六 库存明细帐 1 打印期间内品号详细的进出明细信息 并结算库别品号的期末库存余额 2 交易明细信息 会因为 月底成本计价作业 的运行所影响 故要本报表信息正确 请先运行 月底成本计价作业 七 重计现有库存 发觉关帐年月以后 现行年月以前的某月月初库存数量及金额有误 品号月统计信息 发觉品号信息单头或单身的库存数量及金额有误时 重计年月不可空白 且须大于 设置共享参数 的 库存关帐年月 及小于等于 库存现行年月 八 月底成本计价 计算品号当月份的月加权平均成本 并更新 库存交易明细信息档 及 库存交易单据 并更新 品号信息 的单头及单身库存金额及数量 九 库存明细表 打印每一特定时日各品号于各库别的库存数量 库存金额及单位成本等统计信息 十 自动调整库存 本作业主要目的是将库存数量为零 金额不为零的料件 生成一张成本调整单于 库存交易单据 录入中 调整后 单据确认 相应料件库存数量及金额均为零 十一 月底存货结转 1 结算当月份的库存及统计当月的库存交易 生成品号现行年月交易统计信息 2 先进行信息备份作业 3 运行本作业时应保持网络在单一使用者状态下 4 运行后现行年月 1 所有原现行年月的成本 库存相关的信息无法再进行修订 5 应付帐款信息必须完成结帐 货款必须确定完成 6 所有的交易单据不可输入 取消确认或确认 7 若有成本计算子系统 应配合成本系统进行信息结算 8 月结作业不运行对信息的正确性没有影响 但对报表的生成速度有非常大的影响 9 月结作业涉及库存成本帐与会计单位的资产帐应一致 所以由会计人员 或成本会计 来运行为最佳人选