万户OA管理员使用手册.doc

万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 1 页 共 188 页 万户万户 ezOFFICEezOFFICE 协同管理平台专业版协同管理平台专业版 管理员使用手册管理员使用手册 版本 Ver2007 4 5 3 万户网络技术有限公司 2009 年 4 月 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 2 页 共 188 页 目目 录录 第第 1 章章系统管理系统管理 6 1 1基础设置 6 1 1 1系统设置 6 1 1 2界面设置 9 1 1 3组织管理 9 1 1 4群组管理 10 1 1 5角色管理 11 1 1 6权限管理 13 1 1 7用户管理 14 1 1 8深入了解系统的权限模型 19 1 1 9用户同步 21 1 2自定义平台 21 1 2 1自定义首页 21 1 2 2自定义数据表 28 1 2 3自定义表单 36 1 2 4自定义模块 38 1 2 5自定义频道 44 1 3安全管理 45 1 3 1日志 45 1 3 2访问IP设置 46 第第 2 章章信息管理信息管理 48 2 1权限说明 48 2 2栏目设置 49 2 3模板设置 50 2 4信息维护 51 2 5办理查阅 52 第第 3 章章单位主页单位主页 54 3 1权限说明 54 3 2系统设置 55 3 2 1栏目设置 55 3 2 2皮肤设置 55 3 2 3首页设置 55 3 2 4信息维护 56 第第 4 章章工作流程工作流程 57 4 1权限说明 57 4 2流程分类 58 4 3流程设置 59 4 3 1新增流程 59 4 3 2设置活动 62 4 3 3活动关系设置 68 4 4办理查阅 70 4 5工作流程设置总结 73 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 3 页 共 188 页 4 6效率分析 74 4 7报表管理 76 4 7 1使用说明 76 4 7 2应用举例 83 第第 5 5 章章公文管理公文管理 86 5 1权限说明 86 5 2发文管理 89 5 2 1参数设置 89 5 2 2标签设置 91 5 2 3主题词设置 91 5 2 4签章设置 92 5 2 5模板设置 93 5 2 6表单设置 97 5 2 7文号设置 98 5 2 8流水号设置 99 5 2 9机关代字设置 100 5 2 10流程设置 100 5 2 11办理查阅 102 5 3收文管理 103 5 3 1功能按钮 103 5 3 2流水号设置 103 5 3 3参数设置 104 5 3 4表单设置 104 5 3 5办理查阅 104 5 4文件送审签 105 第第 6 章章论坛论坛 106 6 1权限说明 106 6 2论坛管理 106 第第 7 章章人事管理人事管理 110 7 1人事管理 110 7 1 1权限说明 110 7 1 2组织结构 113 7 1 3人事信息 114 7 1 4培训记录 119 7 1 5奖惩记录 119 7 1 6考勤记录 120 7 1 7绩效考核 120 7 1 8工伤 120 7 1 9居住证办理 121 7 1 10社保及公积金缴纳 121 7 1 11统计报表 122 7 1 12设置 122 7 2贺卡管理 126 7 2 1权限说明 126 7 2 2节日贺卡 127 7 2 3生日贺卡 127 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 4 页 共 188 页 7 3培训管理 129 7 3 1权限说明 129 7 3 2试题库管理 129 7 3 3考卷管理 130 第第 8 章章综合办公综合办公 133 8 1车辆管理 133 8 1 1权限说明 133 8 1 2设置 133 8 1 3新增车辆信息 134 8 1 4使用记录 135 8 1 5取消用车 137 8 1 6车辆费用 137 8 1 7报表统计 138 8 1 8反馈统计 138 8 2资料管理 138 8 2 1权限说明 138 8 2 2设置 139 8 2 3新增资料信息 140 8 2 4借阅审核 141 8 2 5超期资料管理 142 8 3物品管理 142 8 3 1权限说明 142 8 3 2设置 143 8 3 3采购进货 145 8 3 4领用出库 147 8 4网上调查 147 8 4 1权限范围 147 8 4 2新增网上调查 148 8 5问卷调查 149 8 5 1权限范围 149 8 5 2问卷管理 150 8 5 3答卷管理 153 8 6会务管理 154 8 6 1权限说明 154 8 6 2会议室管理 155 8 6 3使用记录 156 8 6 4基础设置 157 8 7设备管理 158 8 7 1权限说明 158 8 7 2新增设备信息 158 8 7 3使用记录 159 8 7 4基础设置 160 8 8项目管理 160 8 8 1权限说明 160 8 8 2设置 162 第第 9 章章档案管理档案管理 163 9 1权限说明 163 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 5 页 共 188 页 9 2文件著录 163 9 3类目管理 164 9 4档案设置 164 9 4 1参数设置 164 9 4 2一级类目设置 165 9 4 3子类目设置 165 9 4 4借阅流程设置 166 第第 10 章章文档管理文档管理 168 10 1权限说明 168 10 2目录管理 168 10 3所有文档 170 10 4新建文档 172 10 5过期文档 173 10 6作废文档 173 10 7历史文档 173 10 8我的接收文件 174 10 9发放单 174 10 10借阅单 175 10 11统计报表 176 10 12办理查阅 177 第第 11 章章关系管理关系管理 179 11 1权限说明 179 11 2自定义数据表 180 11 3自定义关系 182 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 6 页 共 188 页 第第 1 章章系统管理系统管理 系统管理模块是具有系统管理员或者普通管理员权限的用户才可以看到的功能模块 用于对整个系统进行 基础的管理操作 系统刚安装好的时候 只有一个账号为 admin 的用户 密码是 111111 它只是用来做系统设置工作的 用户使用时在任何页面均不能看到和选择 admin 用户 admin 用户也不能做具体功能的应用操作 如发邮件等 1 1 基础设置基础设置 1 1 1 系统设置系统设置 在功能菜单栏点击 系统管理 默认进入 基础设置 系统设置 页面 附件上传 两个选项 FTP 和 HTTP 指的是系统中所有附件上传的方式 如果是 FTP 方式 那么需 要建立 FTP 服务 具体设置请参考 系统安装手册 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 7 页 共 188 页 附件大小 设置是否限制系统中上传的附件大小 手写意见 是否启用手写意见 如果启用了 则系统中所有审批意见的地方显示 手写签名 点击后 在意见输入框中可以手写 点击右上角的 签章 可以调用在发文管理中设置的软件印章 电子签章 是否启用电子签章 如果启用了 则系统中审批意见的地方显示 电子签章 点击后 在 右上角显示 盖章 可以调用 USB 的硬件 KEY 中的印章 点击右上角的 签字 可以手写签字 短信 是否启用手机短信提醒功能 手机短信需要系统已经集成了第三方电信提供商的短信功能之后 才可以正常使用 如果启用短信 那么在所有审批流程的时候可以看到 短信提醒 选项 如果不启 用 那么看不见这个选项 在线感知 如果使用了腾讯 RTX 即时沟通平台 那么系统中一些出现用户姓名的地方 如查看信息页 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 8 页 共 188 页 面的 已查看用户 中 都会被 RTX 自动 感知 到 在姓名右侧出现头像 点击可显示一些 RTX 的功能 如 发送即时消息 等 如果不启用在线感知 那么看不见头像 通过在线感知功能 可以 很便捷的进行一些即时沟通操作 WORD 编辑 控制信息管理 发布信息时 是否显示 WORD 编辑 和 EXCEL 编辑 工作日志删除 不允许 即工作日志增加后就不能删除 允许 天之内删除 是指在设置的 天数内可以删除 在这个时间以外的日志不能删除 这个设计的管理意义在于保证日志的客观性 是 客观记录 不能随意修改 同一用户同时登录 指是否允许同一个用户在不同的客户端同时登录 邮件群发 如果控制 则用户在发邮件选择收件人时 不可以选择组织和群组 只能选择用户 内部联系人查看 系统中对内部联系人查看的限制有两处 除了此处 在权限管理中有内部联系人的 查看和维护权限 如果此处不控制 则所有用户都能查看全部的内部联系人的联系方式 无论在是否 赋予某个用户内部联系人的查看权限 如果此处设为控制 则以赋予某个用户内部联系人的查看权限 含权限范围 为准 而没有被赋予权限的用户则不能查看内部联系人 历史邮件 如果内部邮件数据量非常大 则可以启用历史邮件 并设置保存最近几天的邮件 这样 会减轻系统压力 启用历史邮件后 收件箱和发件箱中设置天数之前的邮件会转到历史邮件中 历史 邮件只能查看 不能进行回复 转发等操作 Html 编辑器默认字体 设置了默认字体之后 在系统中任何页面的 Html 编辑器中录入文字的时候 都默认这个字体 用户也可以再次修改字体 与 ezSITE 结合 和万户 ezSITE 网站管理系统相结合 可以将 ezOFFICE 系统中的相关信息同步到网 站上 避免重复管理 容量设置 内部邮件容量 和 网络硬盘容量 设置的是所有用户内部邮件和网络硬盘容量的默认 大小 管理员在 用户管理 中 可以对具体用户进行容量的再次设置 最终以在 用户管理 中设 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 9 页 共 188 页 置的容量大小为准 如果设置某个用户的网络硬盘容量为 0 则此用户在 个人办公 下不能看到 网络硬盘 1 1 2 界面设置界面设置 窗口标题 在这里可以设置 IE 窗口左上角显示的标题 比如可以设置为 华星电子协同办公系统 产品 LOGO 在这里设置的 LOGO 可以在首页左上角显示 1 1 3 组织管理组织管理 在左侧点击 组织管理 在右侧显示所有组织以及 新增一级组织 的页面 点击某个组织 显示一个页 签 可以 编辑组织 删除组织 添加子部门 组织简称 用于发邮件时输入用户简码回车后找到符合条件的用户的组织识别 如下图 SC 为市场部 的组织简称 可增加多级组织 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 10 页 共 188 页 组织编码 用于 ezOFFICE 导入工具 导入组织和用户的时候的组织识别 组织领导 在这里设置的组织领导 在工作流程活动设置中的 参与者 组织领导 可以调用 在系统其他地方也可以调用 如 个人办公 工作日志 下属日志 中 组织领导可以查看 下属的工作日志 组织主页 如果有单位主页 系统自带 则在单位主页模块中可以点击此组织并打开该组织的单位 主页 如果选择 外部主页 可输入地址 则在单位主页模块中可以点击此组织并打开该地址链接到 的网页 如果设置为 无 则点击此组织没有反应 1 1 4 群组管理群组管理 应用举例 我们成立了一个项目小组 项目小组的成员由各个部门抽调组成 项目结束后项目小组自动解 散 这种项目小组与传统的部门岗位等形成了一种网状交叉 通常称之为矩阵式组织结构 ezOFFICE 系统为用 户提供了矩阵式组织结构的解决方案 群组设置是针对矩阵式组织结构设计的 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 11 页 共 188 页 1 1 5 角色管理角色管理 管理员可以根据实际业务需要 建立各种角色 在 角色管理 中 有三个默认角色 不可删除 1 三个默认角色 三个默认角色 我们先介绍一下三个默认角色 角色是对组织内某一类工作内容 性质相同或相似的人的组合 比如部门经理角色 仓库管理员角色等 角色有什么用 在下文 用户管理 中将贯穿介绍角色管理 用户管理 权限管理 数据范围以及他们之间的 关系 即 ezOFFICE 系统的权限模型 系统管理员 在 ezOFFICE 系统拥有最大权限 拥有这个权限的用户可以在功能菜单栏看见 系统管 理 点击进入 在左侧可以看见所有系统基础管理功能 普通管理员 自定义平台 指的是拥有自定义平台部分的管理权限 拥有这个权限的用户可以在功能菜 单栏看见 系统管理 点击进入 在左侧只有 自定义平台 范围内的用户才可以 看见 使用 这个群组 三个默认角色 不可删除 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 12 页 共 188 页 普通管理员 用户管理 指的是拥有基础设置部分的管理权限 拥有这个权限的用户可以在功能菜单栏 看见 系统管理 点击进入 在左侧只有 基础设置 中的部分功能 2 如何新增角色 如何新增角色 点击右侧的 新增 按钮 可以新增一个角色 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 13 页 共 188 页 1 1 6 权限管理权限管理 在权限管理中 列出了系统各个模块中的所有权限 共 64 个 这些权限是根据每个模块的具体情况 根据 实际业务管理需要而开发设计的 用户不可新增 删除 每个权限的具体含义将在每个模块说明中详细说明 范围内的用户在系统管 理中可以使用这个角色 哪些用户被赋予了这种 角色 这种角色对应哪些权限 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 14 页 共 188 页 点击每个权限操作栏的修改按钮 显示了权限和角色的对应关系 当在角色管理中设置了某个角色对应某 些权限之后 同时在这里也从某个权限的角度看出和所属角色之间的对应关系 相反 在这里修改某个权限和 角色之间的对应关系之后 同时在角色管理中也可以从某个角色的角度看出和相关权限之间的对应关系 1 1 7 用户管理用户管理 1 当前用户 当前用户 在当前用户中 可以看到当前所有在用用户 删除用户 如果某个用户离职了 可以将这个账号删除 删除后的用户在 综合办公 人事信息 历史员工 显示 在 历史员工 中的用户账号 可以恢复 禁用用户 如果暂时禁止某个用户登录系统 可使用禁用功能 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 15 页 共 188 页 在右侧点击 新增 按钮 可以新增用户账号 在这里可以清楚的看到 ezOFFICE 系统的权限模型 删除用户 禁用用户 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 16 页 共 188 页 其中 账号 账号 用户登录系统的身份识别方式 不能重复 用户简码 用户简码 用于发邮件时快速查找用户 令牌认证 令牌认证 插入 ezOFFICE 系统指定的身份令牌 一种 USB 身份认证设备 同时输入用户名和密码 才可以登录系统 特权 特权 特权用户不受访问 IP 范围的限制 详见本文档 访问 IP 设置 排序 排序 同一部门下的用户可以从 1 开始编码排序 排序后的用户在 选择对象 页面会按顺序显示 职务 职务 下拉框中的选项是在 综合办公 人事信息 职务设置 中设置的 角色角色 用户用户 权限权限 数据范围数据范围 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 17 页 共 188 页 兼职组织 兼职组织 可以设置用户在其他组织中兼职 签名图片 签名图片 可以设置签名图片 在审批流程的时候 在批示意见字段中自动显示 浏览范围 浏览范围 当前用户在系统中打开 选择对象 页面时 显示哪些组织 一般用于限制当前用户在系 统中选择用户的范围 上级领导 上级领导 在流程的活动设置中 上级领导 均从这里的设置调用 另外 上级领导可以查看下属工 作日志 权限 权限 在右侧选择角色之后 在权限下方会列出这些角色对应的所有权限 权限 后面的下拉框选项 本人 本组织 本组织及下属组织 全部 自定义 指的是对所有选择权限的数据范围进行批量设置 数据范围 数据范围 本人 本组织 本组织及下属组织 全部 自定义 指的是这个权限所生效的数据范围 比如管理员给行政人事部的张思思设置了工作流程的办理查阅权限 数据范围为 本组织及下属组织 那么张思思就可以查阅行政人事部下所有用户提交的工作流程文件 关于密码规则的说明 关于密码规则的说明 密码必须为数字 字母 字符 大于等于 7 位 要求每三个月至少更新一次 且两年内不能和以前的密码 重复 系统提前两周提醒 如果没有修改 则每次登录时都会提示剩余天数 如果到期仍不修改 则系统自动 禁用此用户 如果用户密码输错六次 则系统自动禁用此用户 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 18 页 共 188 页 锁定用户 启用密码规则 用户登录 是 输错密码六次 是 进入下一环节 否 否 密码修改提醒 登录后判断是否初始密码 如果是沿用目前的提醒 如果不是则判断是否启用了密码规则 如果是则判断当前密码是否近 3 个月未修改 如果未修改则提前 2 周进行提醒 用户成功登录 初始密码是否已修改 启用密码规则 是是 初始密码修 改通知 否 是 用户密码90天以上未修 改 是 进入下一环节 否 否 锁定用户帐号 提示 您的密码90天以上未修改 系统已锁定您 的帐号 请联系系统管理员开通 用户密码75天以上未修 改 提醒用户修改 是 否 提示 您的密码已经X天未进行修改 还剩Y天 请抓 紧时间修改 否则到期后将锁定您的帐号 2 禁用用户 禁用用户 在 当前用户 中我们讲到了如何禁用用户 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 19 页 共 188 页 在 禁用用户 中显示了所有被禁用的用户 系统管理员可以看到列表中所有被禁用的用户 普通管理员 只能看到授权范围内的禁用用户 恢复 可以对多个用户进行恢复操作 恢复后的用户转移到 当前用户 3 申请用户 申请用户 在 申请用户 中显示了所有申请用户账号 正在等待审批的用户信息 系统管理员可以看到所有申请用 户列表 普通管理员只能看到授权范围内的申请用户列表 在哪里申请用户账号呢 在 综合办公 人事信息 在职员工 中 人事专员在新增员工的时候 可以选择是否 申请系统账号 如果选择 申请 那么在 申请用户 列表中就列出了等待审批的用户信息 即 人事部门先增加员工 然后向 ezOFFICE 系统的管理员申请用户账号 申请用户 列表如下 点击操作栏修改按钮 即可打开新增用户的页面 1 1 8 深入了解系统的权限模型深入了解系统的权限模型 ezOFFICE 系统采用了基于角色的权限模型 权限模型图如下所示 恢复用户 设置用户账号 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 20 页 共 188 页 图中显示了用户 角色及权限之间的关系 在 ezOFFICE 系统中权限的内容和数量是固定的 角色由管理 员创建 用户的所属角色由管理员分配 用户与角色 角色与权限之间都是多对多的关系 一个角色拥有多个 权限 一个用户又拥有多个角色 这个用户同时也拥有了多种权限 这里的权限指每个角色拥有权限的总和 一个角色可以被不同的用户同时拥有 一个权限也可以被不同用户同时拥有 在 ezOFFICE 系统中的权限模型中 还有第四维 数据范围 在新增用户账号页面 我们看到了这思维权 限模型各要素之间的关系 通过四维权限模型 我们可以很精准的为系统中的每个账号 实际业务中的各种角 色进行功能权限的定位 基于角色的权限模型的设计有什么好处呢 我们举一个例子来说明 所有的部门经理在实际工作中的权限 大致相同 那么在 ezOFFICE 系统中的权限也大致相同 那么我们可以建立一个部门经理角色 将这些部门经 理都纳入到这个角色中 这样 我们可以将部门经理需要的功能权限直接赋予这个角色 而不用一个一个地赋 予每个部门经理个人 另外 当部门经理发生部门调整 或者离职等情况 我们只需要将他的账号从角色中去 掉即可 注意 注意 拥有 系统管理员 权限的用户 并不等于拥有了系统中的所有权限 不过 系统管理员可以在系 统管理模块中设置权限 包括所有权限 所以 可以这样理解 有系统管理员权限的用户还需要通过赋予自己 很多具体权限 才拥有具体功能的权限 注意 注意 拥有 普通管理员 用户管理 权限的用户 可以新增角色 给角色赋予所有权限 将所有建立的 角色分配给用户 这样是不是和系统管理员权限一样了 答案是否定的 拥有 普通管理员 用户管理 权限的 用户所做的关于角色 权限 用户的分配管理工作 其默认数据范围都是此普通管理员所管理范围内的组织及 其下属组织 比如 某用户是惠州电子厂的普通管理员 那么他给惠州电子厂的某个用户赋予了工作流程的办 理查阅权限 那么默认权限范围是 查阅惠州电子厂及其下属组织的用户发起的工作流程文件 而不能查阅其 他组织的用户发起的工作流程文件 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 21 页 共 188 页 1 1 9 用户同步用户同步 只有 admin 用户才可以看到 用户同步 如果同时使用了第三方即时沟通软件 那么通过 用户同步 可以将 ezOFFICE 系统的组织和用户同步到 即时沟通软件中 这样就避免了重复初始化和日常管理 其中 全部同步是指全部同步组织和用户数据 增量同步是指在上次同步的基础上对新近变化的组织和用 户进行同步 1 2 自定义平台自定义平台 1 2 1 自定义首页自定义首页 在右侧点击 新增 按钮 可针对不同用户群增加不同的首页布局 比如可以给公司领导 公司本部 分 支机构设置不同的首页 当要新建的首页很多 而且很相似 那么可以 复制首页 再进行细节修改 新增一个首页布局名称之后 点击操作栏编辑按钮 进入首页布局的编辑设计页面 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 22 页 共 188 页 1 增加 增加 RSS 新闻新闻 信息信息 什么是 RSS RSS 是在线共享内容的一种简易方式 Really Simple Syndication 通常在时效性比较强的内容 上使用 RSS 订阅能更快速获取信息 网站提供 RSS 输出 有利于让用户获取网站内容的最新更新 例如人民网提供的分类新闻地址 国内新闻 国际新闻 经济新闻 管理员还可以在互联网上搜索其他主题或行业的分类新闻 信息 在首页上增加 RSS 站点的操作方法如下 点击 添加新的 RSS 站点 在右侧出现一个新增窗口 将在互联网上找到的 RSS 地址拷贝到这里 再点 击 新增 按钮即可 2 将 将 ezOFFICE 系统中的相关模块的数据添加到首页系统中的相关模块的数据添加到首页 我的栏目 我的栏目 将信息管理 单位主页以及新建频道中的栏目添加到首页 最近更新 最近更新 指除了 我的栏目 中添加的以独立栏目显示在首页之外的 其他栏目下的最新信息 栏 目 中可显示单位主页 信息管理 以及自定义频道名称 即可以将单位主页 信息管理 自定义频 编辑 点 编辑 按钮 后显示各种设置 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 23 页 共 188 页 道下的最近更新显示在首页 特别地 可以将某个自定义频道作为一个窗口直接显示在首页 而不是 将这个频道下的某个栏目显示在首页 比如 有一个频道叫 领导文库 这个频道下又有很多栏目 而在首页只想显示领导文库下的最新几条信息 那么可以在 栏目 中选择 领导文库 部门更新 部门更新 将单位主页中最新的几条信息显示到首页 我的邮件 我的邮件 将最新的几封邮件显示到首页 我的论坛 我的论坛 将论坛中最新的几个帖子显示到首页 我的日程 我的日程 将提前提醒的日程安排显示到首页 日程安排来自 个人办公 日历 进行中任务 进行中任务 将最新的几个进行中任务显示到首页 进行中任务来自 个人办公 任务管理 安排的任务 安排的任务 将最新的几个安排的任务显示到首页 安排的任务来自 个人办公 任务管理 我的便签 我的便签 将最新的几个便签信息显示到首页 我的便签来自 个人办公 个人工具 便签 网上调查 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页 4 点击 点击打开 HTML 编辑器 按钮后面的 保存 按钮 最后在首页显示的效果如下 2 上文我们了解到可以将 ezOFFICE 系统中的相关模块的数据添加到首页中 那么对于系统没有提供放置 到首页的功能 我们也想把它放到首页来 怎么办呢 可以将其链接拷贝过来 制作一个文字或图片 链接 而放置在首页 比如 将 下属日志 显示到首页 操作步骤如下 1 按图示复制出下属日志页面的地址 1 点击这里 2 输入代码 3 点击这里 4 点击这里 点击这里 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 28 页 共 188 页 2 将地址复制到以下代码中 下属日 志 将其中的 ezOFFICE 系统地址 http 192 168 1 35 7001 删除 即放置相对地址 3 在 HTML 模块 中 将上述代码拷贝进去 最终显示效果如下 点击 下属日志 就链接到下属日志的列表页面 3 其他业务系统的链接 操作方法和上文类似 4 输入其他已经开发的 JSP 或 HTML 程序代码 比如外部邮件系统登录入口 其他业务系统的数据调用 1 点击这里 2 在空白处点 右键查看属性 3 复制地址 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 29 页 共 188 页 1 2 2 自定义数据表自定义数据表 自定义数据表用于系统中的工作流程和自定义模块 比如 刚安装的系统中工作流程模块一点数据都没有 我们现在要建一个请假申请流程 那这个请假单上的每个字段是怎么来的呢 就是在 自定义数据表 中建立 一个数据库表及其所属的字段 1 2 2 1分类管理分类管理 首先要给要定义的数据库进行分类 分类之后 才能建立数据库 1 2 2 2用户数据表用户数据表 点击 用户数据表 在右侧显示所有已经增加的数据表 1 如何建立一个简单的数据库 如何建立一个简单的数据库 一般情况下 建立简单的数据库 只需要进行以下三步操作即可 1 新增数据表 点击 新增 按钮 可新增新的数据表 设置字段 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 30 页 共 188 页 2 增加所需字段 在操作栏点击设置按钮 进入所有字段列表 在右侧点击 新增 按钮 可以新增字段 在数据库中的表名 可修改 默认在 字段 页签 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 31 页 共 188 页 如上操作 一个一个的新增字段比较麻烦 可以点击 批量新增 显示如下页面 同时新增多个字段 3 进入 显示设置 设置字段属性 增加完所有需要增加的字段之后 点击字段列表上方的 显示设置 页签 点击这里 数据库表中的字段名 如果不允许为空 则字段后面显示红星 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 32 页 共 188 页 列表显示 列表显示 指的是在工作流程办理查阅的列表 自定义模块数据列表中 是否显示这个字段 显示顺序 显示顺序 指在列表上显示的先后顺序 列表宽度 列表宽度 指字段在列表上占用的宽度 编辑方式 编辑方式 指最终用户使用时对该字段的编辑方式 如单选 日期 多行文本等 在下文详细说明 取值范围 取值范围 对于某些编辑方式 如单选 则在 取值范围 中设置具体选项 在下文详细说明 到这里 通过上述三个操作 新增一个简单的数据表的操作就完成了 2 字段编辑方式详解 字段编辑方式详解 序序 号号 编辑方式编辑方式说明说明取值范围取值范围表现形式表现形式 1 标准输入 最常见的一行输入框 2 密码输入 用作密码输入 输入 时显示 3 单选 在多个选项中选择其 一 0 事假 1 病假 2 婚 假 3 丧假 4 产假 4 多选 在多个选项中选择多 个 0 未知 1 硬件 2 软 件 5 下拉框 以下拉的方式在多个 选项中选择一个 0 1 0 版本 1 2 0 版 本 2 3 0 版本 6 日期 年月日 7 时间 时分秒 8 日期时间 年月日时分秒 9 多行文本 多行输入 只能输入 文本 10 自动编号 自动按指定规则编号见下文说明 可设置在列表上显示的字段 以及先后顺序和列表宽度 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 33 页 共 188 页 11HTML 使用 HTML 编辑器进行 编辑 12 Word 编辑 使用 WORD 进行编辑 如在流程中使用 则 审批时可保留修改痕 迹 13 Excel 编辑 使用 EXCEL 进行编辑 如在流程中使用 则 审批时可保留修改痕 迹 14 图片预留功能 15 上传 出现上传按钮 可上 传多种格式的附件 16 登录人 ID 取登录人的用户 ID 用户 ID 是数据库中对 用户的唯一识别 17 登录人姓 名 取登录人的中文姓名 18 计算字段 这个字段是通过设置 的公司对其他字段进 行计算所得 见下文说明 19 当前时间取当前系统时间 20 分类组合预留功能 21 登录人部 门 取登录人所在部门 22 登录人组 ID 开发接口 23 登录人组 织 ID 取登录人所在组织的 ID 组织 ID 是数据库 中对组织的唯一识别 24 单选人 显示选择对象的按钮 在选择对象页面只能 选择一个用户 25 多选人 显示选择对象的按钮 在选择对象页面可以 选择多个用户 26 单选组织 显示选择对象的按钮 在选择对象页面只能 选择一个组织 27 多选组织 显示选择对象的按钮 在选择对象页面可以 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 34 页 共 188 页 选择多个用户 28 批示意见 在流程流转过程中 在这个字段输入的审 批意见会自动带上姓 名和审批时间 29 关联保存 A 表的 B 字段 已有数 据实例 当前字段设 置 关联保存 关联 A 表的 A 字段 那么在 应用的时候 当前字 段以下拉框的形式展 现 B 字段已有的数据 实例 30 单选弹出 选择 单选 以弹出页的方 式 31 多选弹出 选择 多选 以弹出页的方 式 32 账号 提取当前用户的账号 33 相关对象 可以选择 相关信息 相关项目 应用时 用户可以选择信息或 项目 34 金额大写 将某个字段中的数字 转化为大写金额 其中 较复杂的编辑方式说明如下 5 下拉框 下拉框 可以选择库 10 自动编号 自动编号 可按设定规则进行自动编号 编号头 指编号以什么开始 根据实际需要设置 起始值 指从什么数开始编号 填充长度 指自动编号的数字总长度 填充值 指在 填充长度 内要填充的值 增长步长 指下一编号比上一编号递增多少 比如下图设置 就从 BXBX000001 开始编号 下一个是 BXBX000002 每次增加 1 依次类推 在 编号头 后面有 设置 按钮 点击后显示右下页面 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 35 页 共 188 页 在这里我们可以选择已经建立好的数据表的某个字段 这样就从这个字段已有数据中选择一个作为编号头 18 计算字段 计算字段 点击设置 弹出下图页面 点击字段列表中的字段和加减乘除操作符 在上方输入框显示所 生成的公式 也可以在公式中输入数字和运算符号 如 10 等 3 关联 关联 关联用于主从表的设计 比如 主表 信息中心维护情况登记表 上有一个从表 耗用软硬件列表 在设 计表单的时候 不知道需要多少行可以满足要求 如果设计很多行在使用的时候又用不上 空着表格不美观 那么 用关联从表的功能就能很好的解决这个问题 在下图的子表中 点击加号就能增加一行 点击叉号就可 删除一行 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 36 页 共 188 页 那么在定义数据库表的时候 可以独立建立一个字表 然后在主表的 关联 中 新增关联 选择被关联 的子表名称即可 如果在自定义表单中关联子表字段 在下文 自定义表单 中介绍 4 查询项设置 查询项设置 在 查询项设置 页签 我们可以设置按哪些字段进行查询 设置好查询字段之后 在 工作流程办理查阅或自定义模块的 数据列表上方 会显示出刚才设置的查询 字段 对于工作流程办理查阅来说 创建时间默认为查询条件之一 可设置查询字段 从表从表 主表主表 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 37 页 共 188 页 5 合计项设置 合计项设置 在 合计项设置 页签中 列出所有字段类型为 整型 和 浮点型 的所有字段 设置了合计项之后 在数据列表的下方 会列出合计值 1 2 3 自定义表单自定义表单 自定义表单用于系统中的工作流程和自定义模块 比如 我们现在要建一个请假申请流程 那么请假单就 是在 自定义表单 定义出来的 定义好表单之后 再关联自定义数据表 最后在工作流程模块建立请假流程 时就可以调用这个建好的数据库表了 对 单价 字段的合计 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 38 页 共 188 页 自定义表单的操作步骤如下 1 在右侧点击 新增 按钮来新增表单 在 关联内容 中选择要关联的数据库表 2 在 样式设计 中 编辑表单 比如请假申请表 因为在 WORD 里可以编辑格式优美的表格 所以一 般在 WORD 中编辑好表单之后再拷贝过来 3 将光标放在单元格中 再点击选择右侧显示的字段 4 所有字段均关联完毕 点击 保存退出 即可 在新增工作流程的时候 就可以选择这个表单了 主从表的设置主从表的设置 如果此表单有从表的关联 那么在右侧显示子表名称 如下图 软硬件登记表 2 在这里显示子表的所有 关联数据库表 关联表单 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 39 页 共 188 页 字段 在左侧表单下部分 耗用软硬件列表 就是子表 将光标放在单元格中 在右侧点击相应字段即可 普通用户在工作流程模块应用这个流程的时候 表单显示如下效果 1 2 4 自定义模块自定义模块 1 管理系统默认功能模块 管理系统默认功能模块 在自定义模块中 管理员可以隐藏 显示功能模块 也可以设置模块的使用范围和模块的排序 在左侧进入 自定义模块 在用模块 在右侧显示了所有在用的模块 从表从表 主表主表 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 40 页 共 188 页 点击隐藏按钮 可以将这个模块隐藏起来 点击修改按钮 可以设置这个模块给哪些用户使用 还可以设置模块之间的先后顺序 如果 是否在用 选择 否 和隐藏功能相同 2 自定义模块 自定义模块 可以通过自定义模块强大的自定义功能 从无到有 搭建一个全新的数据管理模块 完成任意内容的业务 数据管理 并通过权限配置使不同权限范围的用户可以查看 维护不同的数据 比如薪资查询 资产管理等等 在右侧点击 新增 按钮 弹出以下页面 模块名称 模块名称 在系统中显示的模块或栏目名称 所属模块 所属模块 如果是主菜单 则在首页上方一级菜单显示 如果选择已经存在的模块 如 综合办公 则所增加栏目在 综合办公 下显示 默认导航 默认导航 可以选择某个已经建立的自定义模块 比如 模块名称为 基础设置 默认导航选择其下 修改 隐藏 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 41 页 共 188 页 级栏目 设备类别 那么点击基础设置栏目时 在右侧默认显示其下级栏目 设备类别 的数据列表 模块位置 模块位置 可以在同级别模块 栏目中进行排序 适用范围 适用范围 即这个模块有哪些用户可以使用 显示方式 显示方式 即点击这个模块时 其触发的页面是 内嵌 还是 弹出 是否有效 是否有效 如果希望此模块暂不显示 则选择 否 模块属性 模块属性 如果所属模块是主菜单 则模块属性中默认只有 地址链接 在这里可以输入一个 B S 系 统的地址 可以是一个静态页面 也可以通过输入参数来登录第三方应用系统 如果 所属模块 不是主菜单 那么在模块属性中还显示 启动信息列表项 启动一个流程 链接一 个文件 启动信息列表项启动信息列表项 数据库表 是在 自定义平台 自定义数据表 中设置的 即点击此模块后显示的数据列表 维护表单 是在 自定义平台 自定义表单 中设置的 即点击新增或修改按钮后显示的表单 主表约束 通过条件配置 显示出符合条件的数据 在值中可以选择 if document all submitPerson else userName document all user Name value var url defaultroot ebsys fceform ereport ebrun htm file reportName window open url TOP 0 LEFT 0 scrollbars yes resizable yes width 800 height 600 点击 保存退出 按钮 完成自定义表单设计 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 88 页 共 188 页 第第 5 5 章章 公文管理公文管理 公文管理主要是国家行政机关 企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是 依法行政和进行公务活动的重要工具 本模块针对不同应用需求 提供了更为灵活的设置功能 使得产品能够满足不同类型用户的需要 大大减 少了二次开发工作 5 1 权限说明权限说明 在系统管理中 为公文管理设计了以下权限 发文管理发文管理 办理查阅 办理查阅 含维护 查看权限 带权限范围 有维护权限的用户 可以修改 删除数据范围 内的在办或办结的文件 可以将文件正文同步到信息管理栏目中 有查看权限的用户 可以查看数据 范围内的在办或办结的文件 有查看权限的用户 在发文管理中看到 办理查阅 如下图 有维护权限的用户 在发文管理中看到 办理查阅 并且有修改 删除 归档等按钮 如下图 发文管理发文管理 发文设置 发文设置 含设置权限 带权限范围 可以设置发文的机关代字 文号 流水号 模板 流 程 签章 表单 在发文管理下看到 发文设置 如下图 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 89 页 共 188 页 发文管理发文管理 基础设置 基础设置 含维护权限 不带权限范围 可以设置发文的主题词 标签 参数 在发文管理 下看到 基础设置 如下图 公文交换公文交换 单位设置 单位设置 含维护权限 带权限范围 可以新增 修改 删除单位名称和单位账号 公文交换公文交换 收文员设置 收文员设置 含设置权限 带权限范围 可以设置单位收文员 在公文交换下看到 单位设 置 如下图 公文交换公文交换 收文员 收文员 含维护权限 带权限范围 可以维护未收公文 已收公文 未发公文 已发公文 在公文交换下显示如下图 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 90 页 共 188 页 收文管理收文管理 办理查阅 办理查阅 含维护 查看权限 带权限范围 有维护权限的用户 可以修改 删除数据范围 内的在办或办结的文件 有查看权限的用户 可以查看数据范围内的在办或办结的文件 有查看权限的用户 可以看到 办理查阅 如下图 有维护权限的用户 可以看到 办理查阅 并且有修改 删除 归档按钮 如下图 收文管理收文管理 设置 设置 含设置权限 带权限范围 可以设置流水号 参数 流程 表单等 有权限的用户 可以看到 收文设置 如下图 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 91 页 共 188 页 文件送审签文件送审签 办理查阅 含办理查阅 含维护 查看权限 带权限范围 有维护权限的用户 可以修改 删除数据范 围内的在办或办结的文件 有查看权限的用户 可以查看数据范围内的在办或办结的文件 有查看权限的用户 可以看到 办理查阅 如下图 有维护权限的用户 可以看到 办理查阅 并且有修改 删除 归档按钮 如下图 文件送审签文件送审签 设置 设置 含设置权限 带权限范围 可以设置模板 流程等 在文件送审签栏目中拥有 文件送审签 设置 的设置权限 如下图 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手册 第 92 页 共 188 页 5 2 发文管理发文管理 5 2 1 参数设置参数设置 在参数设置中 将发文的许多字段都做成了设置项 可以根据用户的实际情况进行灵活的设置 具体如下 图 文件种类 设置文件的类型 如 制度 规范 决定 规定 办法 通知通报 报告 请示 批复 函 会议纪 要 意见 等 文种以分号隔开 并且一定要用半角符号 秘密级别 文件的保密级别 如 秘密 机密 绝密 其中 没有秘密的 又不想显示 无 的 可以用空格 办理紧急 文件办理的紧急程度 如 平急 急件 加急 特急 特提 内容紧急 内容的紧急程度设置 如 平急 急件 加急 特急 特提 保密期限 文件的保密期限要求 如 一个月 三个月 一年 短期 长期 永久 文号类别 设置系统中发文文号的类型 可以根据单位实际管理情况进行分类 如 总部发文 分公 司发文 市政府发文 政府部门发文 等 主题词区域类别 主题词的一级分类 定义格式为 综合经济 01 公交 能源 邮电 02 旅游 城乡建设 环保 03 类别名称以竖杠 和编号以及半角分号隔开 万户 ezOFFICE 专业版管理员使用手