第11章 中文版Project2016管理多重项目.ppt

Project2016实用教程 第十一章 管理多重项目 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 学习目标 在实际工作中 对于大型项目来讲 为了便于规划与执行 往往需要划分为几个小项目由不同的人负责 最后再由项目经理合成为一个总项目 这样一来 项目经理便需要同时管理多个项目 例如 需要协调各项目之间的资源 工作分配与成本问题 在Project2016中 可以通过管理多重项目的功能 不仅可以将多个项目计划间的资源进行合并及更新 而且还可以将多个单独的项目计划组合成一个合并项目计划 并为新项目计划创建项目间的依赖关系 从而帮助项目经理解决多个项目之间的各种协调问题 本章重点 合并资源管理共享资源创建主项目管理多项目 10 1合并项目文档 Project2016提供了 项目合并 功能 尤其在制定大型而复杂的计划时 通过将一个项目插入到另一个项目中创建合并项目 可以简单而有效地组织一系列相关的大型项目 主 子项目和合并项目插入项目文档查看子项目信息编辑项目文档 10 1 1主 子项目和合并项目 合并项目是将多个项目组合成一个总项目 也就是将其中一个项目作为主项目 另外几个项目作为子项目插入到主项目中 其中 主项目是指包含其他项目 插入项目或子项目 的项目 也称为合并项目 子项目是指插入到其他项目中的项目 子项目可作为一种复杂项目分解为更多可管理部分的部分 子项目也称为插入项目 每个子项目都可以被保存为一个单独的项目文档 可以为每个子项目分配资源 建立链接和约束 当需要从宏观的角度跟踪整个项目时 就可以把分离的多个子项目合并成为一个大型项目 子项目在合并项目中显示为摘要任务 可以隐藏任何一个与子项目相关的任务 在合并项目文档中 可以只对所关心的部分进行操作 可以查看 打印和修改任何一个子项目的信息 10 1 2插入项目文档 在插入项目文档之前首先需要确定主项目 然后将其他的项目文档作为子项目插入到主文档中 10 1 3查看子项目信息 选择子项目总摘要任务 选择 任务 属性 信息 选项 在弹出的 插入项目信息 对话框中 选择 高级 选项卡 即可查看子项目的名称 链接地址等信息 10 1 4编辑项目文档 将子项目插入到主项目后 为了满足主项目文档的需要 还需对插入的项目做进一步的编辑 例如 可以对子项目进行类似于摘要任务的处理 在大纲中通过升级或降级的方法来更改任务层次中子项目的次序 移动插入的项目计算多重关键路径 10 2建立项目间的先关性 在实际工作中 只有两个项目的任务目的相同 并且两者之间存在相互制约的关系才会进行合并 因此 合并项目后 既可以链接合并项目中各项目之间的任务 也可以链接几个独立的相关项目之间的任务 链接任务时 Project显示任务相关性的同时会在每个项目中显示外部任务 要注意的是 不能对外部任务进行编辑 创建合并项目间的链接创建不同项目间的链接 10 2 1创建合并项目间的链接 创建合并项目中任务的相关性是指创建子项目的任务与主项目中的任务之间的相关性 项目之间的相关性可以是Project提供的4种链接关系中的任意一种 也可以设置延隔或重叠时间 创建合并项目中任务的相关性与创建同一项目内各任务之间的相关性完全相同 10 2 2创建不同项目间的链接 创建不同项目中的任务相关性是在未建立合并关系的不同项目任务之间建立链接 10 3在项目间共享资源 在同时对多个项目进行处理时 各个项目会经常使用相同的资源 而这些项目都各自调用自身的资源池 从而造成了一定程度的浪费 尤其是面对一些庞大的项目管理时 资源池的修改和维护是非常耗费人力的 Project提供了共享资源池功能可以有效地解决多个项目间共享资源管理问题 理解资源池创建资源池打开资源文件查看资源池中断资源共享 10 3 1理解资源池 资源池是一个项目计划 其他项目计划从中提取资源信息 有助于查看多资源在多个项目中使用情况 资源池中包括链接到资源池的所有项目计划中的资源的任务分配信息 用户可以在资源池中修改资源的最大值 成本费率 非工作时间等资源信息 另外 所有链接的项目计划会使用更新后的信息 并且链接到资源池的项目计划会成为共享计划 在创建资源池之前 每个项目包含自己单独的资源信息 当将该项目的资源信息分配给两个项目中的任务时 可能会导致资源的过度分配与重复的现象 10 3 2建立共享资源池 若在多个项目中分配了相同的资源 或者在多个项目中具有共享的资源 可将所有资源信息合并到资源池中 然后在分配资源时让所有的项目都使用这个公共资源池 10 3 3打开共享资源池 创建了共享资源池后 再打开资源池或共享资源文件时 Project2016将给出各种提示 可以使用不同的方式打开这些文件 10 3 4查看共享资源池 在项目管理的过程中 常常需要管理多个项目 同时这些项目的资源又存在着一定的相关性 这时 就可以查看创建了资源共享的项目以及发生冲突的资源 10 3 5中断资源共享 如果需要独自对所属项目文件进行操作 可以断开项目文件与共享资源池或其他文件的链接 断开链接后 项目文件中自有的资源将保留 而资源池及其他文件所拥有的资源将无法调用 停止共享来自资源池的资源断开资源池与被共享资源文件的链接 10 4更新资源池 为了便于管理资源池中的资源信息 也为了更好地协调各项目间的问工作分配于工作时间等问题 项目经理需要运用 资源使用状况 视图 更改工作时间 对话框等功能来更新资源池 更新资源信息更新工作分配更新所有计划的工作时间 10 4 1更新资源信息 更新资源信息是更新资源池中的成本率及工作时间 选择资源池窗口 选择 视图 任务视图 资源使用状况 选项 然后选中资源名称 选择 任务 编辑 滚动到任务 选项 查看该资源的工作信息 选择 资源 属性 信息 选项 单击 更改工作时间 按钮 在 例外日期 选项卡中 更改资源的工作时间 10 4 2更新工作分配 在Project2016中 可以通过下面介绍的方法更新工作分配 10 4 3更新所有计划的工作时间 首先 选择资源池文档 将视图切换到 甘特图 视图中 选择 项目 更改工作时间 选项 在弹出的 更改工作时间 对话框中 设置所有计划任务的日历类型与例外日历 然后 选择资源共享文件 选择 项目 更改工作时间 对话框中 在资源池文件中将显示所更改的工作时间 10 4 4更新资源池 资源发生冲突时 就需要对资源进行调整 调整资源之前 先要权衡发生冲突的任务的重要性 再选择对应的项目文件进行调整 要更新共享资源池 首先打开需要更新的共享资源文件 在打开的 打开资源池信息 对话框选中 打开资源池以查看所有共享资源文件的工作分配 单选按钮 然后单击 确定 按钮 在项目文档中对资源进行调整后 打开 资源 选项卡 在 工作分配 组中单击 资源池 按钮 从打开的菜单中选择 更新资源池 命令即可 10 5管理多项目 在Project2016中提供了对多项目信息进行汇总和管理的功能 可以在一个项目中创建报表 视图等信息 并且还能保证子项目与主项目的同步 汇总多项目信息创建多项目信息同步 10 5 1汇总多项目信息 汇总多项目信息时报表功能 用于显示或查阅多项目的信息情况 当多个子项