信息资源管理的基础理论.ppt

第2章信息资源管理的理论基础 第一章内容复习 第一部分是信息资源管理的概述和基本理论 1 2 第二部分是信息资源管理的四个主要领域 4 5 6 7 第三部分是信息资源管理的三大管理手段 3 8 9 10 11 第1章信息资源管理概述 1 1信息 信息源和信息资源1 2信息资源的特性 功能和价值1 3信息资源管理发展沿革1 4信息资源管理的科学性质和内容范围 1 1信息 信息源和信息资源 一 信息的定义信息是反映事物运动状态和方式 以文本 数值或多媒体等形式存在的数据 事实或见解 二 信息资源的定义信息资源是人类活动各个领域所产生和有使用价值的信息总和 狭义的理解 即指信息内容本身 广义的理解 指的是除信息内容本身外 还包括与其紧密相联的信息设备 信息人员 信息系统 信息网络等 三 信息源与信息资源的关系 返回主菜单 信息成为资源的条件 必要条件信息可以为人类创造财富和提供福利通过人类活动信息可以被识别或检测到充分条件经过有序化处理 真实准确的信息具备一定的富集度 返回 1 2信息资源的特性 功能和价值 一 信息资源的特性自然特性非物质性可数字化易于存储方便复制快速传输可以共享质量差异性意义多样性经济特性效用性供给的稀缺性成本结构的特殊性体验性边际效益递增性智能性高非均衡性突出二 信息资源的分类三 信息资源的社会功能和价值 返回主菜单 信息资源的价值 信息的价值信息的价值应该是获取信息之前与之后的最大效用之差 信息资源是组织的战略资源对一个组织的生存和发展起关键 全局性和长远性作用的资源称为这个组织的战略资源 信息资源的战略价值 为什么说信息资源具有战略价值 资源不同 对某个国家意义也不同 国家战略资源是一个国家实现本国战略目标可以利用的现实的和潜在的关键性资源 信息技术的广泛应用 使信息成为重要的生产要素和战略资源 是优化资源配置 推动传统产业不断升级和提高社会劳动生产率的新动力 我国目前信息技术应用已经很普遍 各个信息系统迫切需要注入充足的信息资源 以维持其正常运行和发挥更大的效益 在军事领域内 信息就是情报 对信息优势的争夺成为影响信息时代战争胜负的关键因素 1 3信息资源管理发展沿革 一 信息资源管理的出现背景二 信息资源管理的产生三 信息资源管理的发展阶段 返回主菜单 一 信息资源管理的出现背景 产生背景信息资源对国家经济发展和安全日益重要文书记录和文献数量激增信息技术的广泛应用最早形成的实践领域政府部门的文书管理领域工商行业的企业管理领域 二 信息资源管理的产生 1 信息资源管理的产生信息资源管理 InformationResourcesManagement IRM 于20世纪70年代末80年代初在美国的政府部门出现 随后迅速扩展到工商企业 科研机构和高等院校等部门 2 对信息资源管理的理解是一门学科 是一种系统方法 是一个发展阶段 是一种管理活动 信息资源管理是信息管理的一个发展阶段 信息资源管理的对象是广义的信息资源 信息资源管理根植于3个独立的学科 数据库管理 文献管理和数据处理管理 成长和发展于2个不同的社会部门 政府机构和公司企业 3 信息资源管理的基本思想4 信息资源管理的意义5 信息主管的出现 CIO 3 信息资源管理的基本思想 霍顿 F W Horton 和马钱德 D A Marchand 等人是美国信息资源管理学家 是IRM理论奠基人 最有权威的研究者和实践者 他们关于IRM的论著很多 其主要观点有 1 信息资源 InformationResources 与人力 物力 财力和自然资源一样 都是企业的重要资源 因此 应该像管理其他资源那样管理信息资源 IRM是企业管理的必要环节 应该纳入企业管理的预算 2 IRM包括数据资源管理和信息处理管理 前者强调对数据的控制 后者则关心企业管理人员在一定条件下如何获取和处理信息 3 IRM是企业管理的新职能 产生这种新职能的动因是信息与文件资料的激增 各级管理人员获取有序的信息和快速简便处理信息的迫切需要 4 IRM的目标是通过增强企业处理动态和静态条件下内外信息需求的能力来提高管理的效益 IRM追求 3E Efficient Effective和Economical 即高效 实效 经济 3E 之间关系密切 相互制约 5 IRM的发展具有阶段性 到20世纪90年代 IRM的发展大约可分为物理控制 自动化技术管理 信息资源管理和知识管理四个阶段 每个阶段的发展情况 可用推动力量 战略目标 基本技术 管理方法 组织状态等因素进行比较 4 信息资源管理的意义 1 为提高企业管理绩效提供了新的思路 2 确立了信息资源在企业中的战略地位 3 支持企业参与市场竞争 4 促进企业文化建设 三 信息资源管理的发展阶段 下面介绍几种较有代表性的观点 五阶段论 1985年 霍顿和马钱德 文书管理阶段自动化技术管理阶段信息资源管理阶段竞争情报分析阶段战略信息管理阶段四阶段论 1988年 马钱德和克莱斯兰 信息的物理控制阶段自动化技术的管理阶段信息资源管理阶段知识管理阶段三时期说传统管理技术管理资源管理 1 4信息资源管理的科学性质和内容范围 一 信息资源管理的含义和性质二 信息资源管理的对象和目标三 信息资源管理的定位 责任和基本方法 返回主菜单 一 信息资源管理的含义和性质 1 信息管理的含义信息资源管理就是综合运用各种方法和手段进行信息资源规划 组织 利用和控制的过程 2 信息管理的性质 一种管理哲学一门学科一种系统方法一个发展阶段一个管理过程一种管理活动 二 信息资源管理的对象和目标 1 信息资源管理的研究范围 略 2 信息资源管理的研究对象3 信息资源管理的目标使一个机构的信息资源的质量 可用性和价值最大化 并在整个机构中实现信息共享 三 信息资源管理的定位 责任和基本方法 1 信息资源管理部门的定位 责任和主要业务 1 信息资源管理部门的定位和信息主管信息主管部门信息主管负责制定公司信息政策 标准 并对全公司的信息资源进行管理和控制的高级行政管理人员 2 信息资源管理部门的责任 3 信息资源管理部门的主要任务 略 2 信息资源管理的基本方法政策法律手段经济手段技术手段人文手段 第2章信息资源管理的理论基础 2 1信息科学理论2 2信息系统的进化模型2 3信息资源管理的发展模型2 4信息生命周期理论2 5信息生态理论2 6信息构建理论2 7管理学理论 2 1信息科学理论 一 信息论二 控制论三 系统论 一 信息论 1 信息论简介2 信息论的产生和发展3 狭义信息论4 广义信息论 1 信息论简介 信息论 信息论是关于信息的本质和传输规律的科学的理论 是研究信息的计量 发送 传递 交换 接收和储存的一门新兴学科 关于信息论 有着多种解释 按照涉及面的宽窄 可以把信息论分外三种 狭义信息论 主要研究信息的信息量 信道容量以及信息的编码问题 也就是香农 Shannon C E 信息论 一般信息论 也是研究通信问题 但包括了噪声理论 信号滤波与预测 调制等问题 广义信息论 不仅包括1 和2 而且包括所有与信息有关的领域 2 信息论的产生和发展 对信息论的产生起决定性作用的是美国数学家香农 C E Shannon 和维纳 N Wiener 的研究工作 香农于1949年发表的 噪声中的通信 一文 标志着信息论的正式诞生维纳对信息论的产生也做出了重大的贡献 他和香农分别独立地建立了统计信息量概念 提出了度量信息的数学公式 而且特别论证了控制系统中的信息作用发展阶段 在仙农的狭义信息论的基础上 又产生了广义信息论 广义信息论是以各种系统的信息为研究对象 广泛地研究信息的本质和特点 以及信息获取 计量 传输 储存 处理 控制和利用的一般规律 3 狭义信息论 早期香农等人的信息论仅限于研究通信领域的信息问题 因此被称为狭义信息论 也被称为通信理论 核心内容 1 信息论的通信系统模型2 狭义信息的度量3 滤波理论在信息的传输过程中 由于内部环境和外部噪声的干扰 常常会影响信息传递的质量 为了尽量减少信息的失真损失 达到较好的效果 在信息论的研究中就提出了相应的滤波理论 来揭示通信与控制过程中信息的过滤问题的本质 有多种滤波理论 4 广义信息论 广义信息论通常叫做信息科学广义信息论包括了狭义信息论的内容 但其研究范围却比通讯领域广泛得多 是狭义信息论在各个领域的应用和推广 因此 它的规律也更一般化 适用于各个领域 所以它是一门横断学科 广义信息论 人们也称它为信息科学 主要研究以计算机处理为中心的信息处理的基本理论 包括评议 文字的处理 图像识别 学习理论及其各种应用 二 控制论 1 控制论产生的背景2 控制论的基本概念3 控制论的基本理论4 控制论的基本方法 1 控制论产生的背景 社会背景现代社会的生产和管理对于高度自动化水平的需要社会一旦有技术上的需要 则这种需要就会比十所大学更能把科学推向前进 恩格斯直接原因二战期间 维纳参加了火炮控制和电子计算机的研制工作 1943年 维纳 毕格罗和罗森勃吕特三人共同发表了 行为 目的和目的论 1948年维纳发表了著名的 控制论 关于在动物和机器中控制和通讯的科学 控制论诞生 理论准备数学分析 微分方程 统计数学 信息科学 温度控制系统 水位控制系统 2 控制论的基本概念 控制 指的是一种带有目的性的因果联系 即施控系统对受控系统有目的的影响干预 反馈 是指系统输出的全部或一部分通过一定途径返回到输入端 从而对系统的输入和再输出施加影响的过程 以达预期目的 正反馈 凡是回输信息 反馈信息 与原输入信息起相同作用 使总输出增大的叫正反馈 它倾向于加剧系统偏离目标的运动 使系统趋于不稳定 负反馈 回输信息与原输入信息起相反作用 使总输出减少的叫负反馈 倾向于缩小系统偏离目标的运动 使系统趋于稳定 而在控制论中所讲的反馈 主要是负反馈 例子 1 鹰抓小鸡2 温度的控制3 航线问题 3 控制论的基本理论 反馈是控制论的核心 对被控制系统 被控对象 的控制 主要就是通过信息的反馈过程来进行的 反馈过程就是原因和结果的不断相互作用 以完成一个共同的功能目的的过程 这就是控制论的核心思想 控制论通过行为把反馈和目的联系起来 将生物和机器进行类比 成功地将高炮自动瞄准仪代替了高炮操纵者 通过反馈 使行为与目标的偏差逐渐缩小 控制论的一般模型 4 控制论的基本方法 功能模拟法功能模拟方法即不要求系统结构相同而只要求系统的行为和功能相似的方法 黑箱方法不打开黑箱 即不通过考察系统的内部结构 而只通过外部的考察 测试等分析对象的输入 输出及其动态过程 定量地研究对象的功能 行为 然后再推断系统内部结构合机制的一种科学研究方法 如 知人知面不知心 中医 望 闻 问 切 程序黑箱测试投入产出分析 三 系统论 1 系统论简介2 系统论的基本概念3 系统论的原则和系统方法 1 系统论简介 系统论 研究系统类型 一般性质和一般运动规律的科学 其体系包括系统学 系统方法学和系统工程学 虽然人类早就有关于系统的思想 但近代比较完整地提出系统理论的 则是奥地利的贝塔朗菲 本世纪二十年代 奥地利学者贝塔朗菲研究理论生物学时 用机体论生物学批判并取代了当时的机械论和活力论生物学 建立了有机体系统的概念 提出了系统理论的思想 贝塔朗菲认为 系统可以定义为相互作用着的若干要素的复合体 2 系统论的基本概念 系统的定义系统是由相互作用 相互依赖的若干组成部分组合而成的 具有特定功能的有机整体 系统时时处处可见 一台机器 一个工厂 一个企业 一定自然条件下的植物群落 一个组织 一个国家等等 都可视为一个系统 从不同的研究和目的出发 可对系统作不同层次和不同范围的划分 例如一个细胞 一个器官 一个人 一个家庭 一条街道 一座城市等 都可相对独立地划为一个系统来进行研究 一个系统可以包括若干子系统 但它本身又是另一个更高层次系统的子系统 基本特征 系统是由若干要素组成的 这些要素相互作用 相互倚赖 由于要素间的相互作用 使系统作为一个整体具有特定的功能 3 系统论的原则和系统方法 原则 整体性原则 层次结构原则 动态性原则 综合优化原则 所谓系统方法 我国大部分学者都认为 就是把对象放在系统的形式中加以考虑的一种方法 具体来说 从系统的观点出发 着重从整体与部分 要素 之间 从整体与外部环境的相互联系 相互作用 相互制约的关系中综合地 精确地考察对象 以达到最优地处理问题的一种方法 案例分析 Chrysler公司应用电子数据交换 1984年 提出每量车降低成本30 的目标供求双方存在许多不确定因素采用电子数据交换 及时发送 修改 确认信息资金周转加快进货报废减少库存费用减少优化的运输策略信息处理费用减少1995年 单车成本下降100 89美元 案例分析 信息是除了物资 能源 投入以外企业可以增加利润的又一条途径信息可以减少不确定性控制论 反馈 2 2信息系统的进化模型 一 诺兰模型二 史密斯和梅得利模型三 米歇模型 一 诺兰模型 1979年 诺兰将计算机信息系统的发展道路划分为六个阶段 诺兰强调 任何组织在实现以计算机为基础的信息系统时都必须从一个阶段发展到下一个阶段 不能实现跳跃式发展 诺兰模型的六个阶段分别是 初始阶段 传播阶段 控制阶段 集成阶段 数据管理阶段和成熟阶段 计算机时代 信息时代 初始阶段 计算机刚进入企业 只作为办公设备使用 应用非常少 通常用来完成一些报表统计工作 甚至大多数时候被当做打字机使用 在这一阶段 企业对计算机基本不了解 更不清楚IT技术可以为企业带来哪些好处 解决哪些问题 IT的需求只被作为简单的办公设施改善的需求来对待 采购量少 只有少数人使用 在企业内没有普及 初始阶段特点 1 组织中只有个别人具有使用计算机的能力 2 该阶段一般发生在一个组织的财务部门 传播阶段 企业对计算机有了一定了解 想利用计算机解决工作中的问题 比如进行更多的数据处理 给管理工作和业务带来便利 于是 应用需求开始增加 企业对IT应用开始产生兴趣 并对开发软件热情高涨 投入开始大幅度增加 但此时很容易出现盲目购机 盲目定制开发软件的现象 缺少计划和规划 因而应用水平不高 IT的整体效用无法突显 扩展阶段特点 1 数据处理能力得到迅速发展 2 出现许多新问题 如数据冗余 数据不一致性 难以共享等 3 计算机使用效率不高等 控制阶段 在前一阶段盲目购机 盲目定制开发软件之后 企业管理者意识到计算机的使用超出控制 IT投资增长快 但效益不理想 于是开始从整体上控制计算机信息系统的发展 在客观上要求组织协调 解决数据共享问题 此时 企业IT建设更加务实 对IT的利用有了更明确的认识和目标 在这一阶段 一些职能部门内部实现了网络化 如财务系统 人事系统 库存系统等 但各软件系统之间还存在 部门壁垒 信息孤岛 信息系统呈现单点 分散的特点 系统和资源利用率不高 控制阶段特点 1 成立了一个领导小组 2 采用了数据库 DB 技术 3 这一阶段是计算机管理变为数据管理的关键 集成阶段 在控制的基础上 企业开始重新进行规划设计 建立基础数据库 并建成统一的信息管理系统 企业的IT建设开始由分散和单点发展到成体系 此时 企业IT主管开始把企业内部不同的IT机构和系统统一到一个系统中进行管理 使人 财 物等资源信息能够在企业集成共享 更有效地利用现有的IT系统和资源 不过 这样的集成所花费的成本会更高 时间更长 而且系统更不稳定 集成阶段特点 1 建立集中式的DB及相应的IS 2 增加大量硬件 预算费用迅速增长 数据管理阶段 企业高层意识到信息战略的重要 信息成为企业的重要资源 企业的信息化建设也真正进入到数据处理阶段 这一阶段中 企业开始选定统一的数据库平台 数据管理体系和信息管理平台 统一数据的管理和使用 各部门 各系统基本实现资源整合 信息共享 IT系统的规划及资源利用更加高效 成熟阶段 中上层和高层管理者开始认识到 管理信息系统是组织不可缺少的基础 正式的信息资源计划和控制系统投入使用 以确保管理信息系统支持业务计划 信息资源管理的效用充分体现出来 诺兰阶段模型的作用 对于管理信息系统的建设具有指导意义 二 史密斯和梅得利模型 三 米歇模型 2 3信息资源管理的发展模型 一 霍顿的信息资源管理理论二 马钱德和霍顿的五阶段模型三 马钱德和克雷斯兰的四阶段模型 二 马钱德和霍顿的五阶段模型 三 马钱德和克雷斯兰的四阶段模型 三 马钱德和克雷斯兰的四阶段模型 2 4信息生命周期理论 一 信息生命周期管理出现的背景二 信息生命周期管理理论的产生三 信息生命周期管理理论四 信息生命周期理论的意义五 信息生命周期理论的实现 一 信息生命周期管理出现的背景 出现60 70年代 现在又得到推崇 和企业的信息化应用和互联网的高速发展分不开 信息的爆炸性增长成本的限制信息的战略价值信息的流动性法律和法规的要求信息的灾难性恢复 信息的爆炸性增长 今天一个现代人一天所吸收的信息 比莎士比亚一生所得的信息还多 信息的增长对基础设施的建设需求带来了巨大增长数据格式五花八门 难以统一信息的相关程度不断提高电子数据的增长带来了一套全新的属性数据 成本的限制 企业的竞争要求不断缩减开支控制信息成本至关重要不能只做扩张计划例如 企业的ERP CRM OA越来越慢 信息的战略价值 利润来自于关键业务信息的获取 信息的流动性 信息在生命周期的不同阶段 具有不同的价值需要与之匹配的管理手段和方法 法律和法规的要求 国家的法规要求2006 美林证券公司 没有在规定时间内向美国证监会提供相关业务的历史电子邮件 被处以250万美金的罚款美国著名投资机构摩根斯坦利公司 1500万美金罚款 美国萨班斯法案 我国规定 信息的灾难性恢复 2003年 美加地区的大面积停电 二 信息生命周期管理理论的产生 Synnott辛诺特和Gruber格卢博提出了 系统开发 项目生命周期管理的概念 他们认为 有效的项目管理必须根据生命周期来进行 因为系统开发是一个复杂的过程 每一步的错误都可能导致系统失败 生命周期管理的概念是基于sharedmanagement的思想 其目的是明确有关人员 包括用户 的角色和任务 项目生命周期标准对成功的项目管理是无价的 其好处包括有 更易维护 具有良好的文档资料 工作和人员更容易传承 从一组人到另一组人 从系统开发到生产 一致的检查系统 更容易培训 由于该标准成为内部培训计划的一部分 1977年 美国联邦文书工作委员会提出了一个基本的生命周期 确定需求 控制 处理 利用和处置1985年 A 130号文件正式引入了信息生命周期理论 三 信息生命周期管理理论 马钱德和霍顿提出了 信息生命周期 的概念信息生命周期管理作为一种信息管理模型 认为信息有一个从产生 保护 读取 更改 迁移 存档 回收的周期 再次激活以及退出的生命周期 对信息进行贯穿其整个生命的管理需要相应的策略和技术实现手段 信息生命周期管理的目的在于帮助企业在信息生命周期的各个阶段以最低的成本获得最大的价值 实例 企业中的信息是如何流动的 四 信息生命周期理论的意义 通过分层存储平台提高资产利用率获得成本高效的信息存取 业务连续性和保护解决方案通过基于战略的管理 确保更容易符合政府政策和法规通过将存储基础结构和管理与信息的价值相匹配 从而以最低的信息持有成本提供最大的信息利用价值 五 信息生命周期理论的实现 1 数据发现与分类2 在存储介质上面合理的进行数据的分配3 根据相关的企业制度 法律法规来进行数据的迁移 移动像自动基于政策的存档移植和复制等 根据不同的需要 使数据灵活起来 4 建立内容索引与搜索 2 5信息生态理论 一 信息生态学的定义二 信息生态学的主要特征三 信息生态学的模型四 创建一个信息生态Web 什么是生态系统 生态系统是在一定时间和空间内 生物与其生存环境以及生物与生物之间相互作用 彼此通过物质循环 能量流动和信息交换 形成的一个不可分割的自然整体 信息生态就是特定环境中由人 实践 价值和技术构成的一个系统 一是知识不是孤立存在的二是知识与整体和部分之间总存在影响和被影响的关系三是知识是动态的 始终处于变化发展之中 在一个信息生态中 起核心作用的不是先进的技术 而是在一定技术支持下的人的活动 引进信息生态这一概念的目的就是要跳出技术框架 将研究的中心放到工具 人及其实践活动之间的联系上 医院是一个信息生态 这里所有人与技术的中心是治病救人 虽然这类机构要明显依赖先进技术 但人的专业 判断 同情心 合作和价值仍是使这一系统运作的中心因素 信息生态系统的基本特征 系统性 信息生态中各个不同组成部分之间存在强大的相互联系和相互依赖性 它们的变化都是系统性的 一个生态要素所发生的变化会影响到整个系统 多样性 信息生态中有许多不同类型的人和工具 它们以互补的方式共同运作 形成了一个健全的生态 一个多样性的信息生态是一个充满活力 人性化和高度社会化的地方 拥有许多不同的资源和资料 允许个体脾性和兴趣存在 动态演化 一个健康的系统总是在动态发展过程中的 新技术的不断介入使信息生态随着生态中的新工具等的出现而不断演化 也就需要人们需做好充分的准备以参与信息生态的持续发展 关键性 物种 是具有丰富业务经验 同时理解和掌握技术的人 他们能支持新技术的使用 情境性 在每一个情境下的技术都发挥的是不同的作用 而信息生态中的人能够对自己的本地生态施加影响 这是在这个生态之外的别的人无法办到的 协同性 信息生态中存在各种子系统和 物种 它们之间是协同互动的 在协同互动中推动系统演化 标准和规范是系统协同互动的数字神经 信息生态观的基本启示 一是 信息生态 本身即是一个比喻式的概念 它产生于社会学 强调的是人与技术 实践等构成的和谐系统 我们可以借用该概念迁移到信息化中 借用的是 生态 的观点和系统的角度 二是从信息生态系统的本质特点来看 我们认为 信息生态系统 其核心关键词可以概括为 信息 开放 动态 创新 以人为本 三是强调信息生态系统的 情境性 在一定情境下的信息生态之核心 人 他们所拥有的应该是专属该情境的知识并对这种情境下的信息生态施加影响 四是强调信息生态的价值 即每一个信息生态都是一个系统 包括了人 实践活动和技术 但是这些内容都是彼此相连 而且必然需要为一个统一的核心目标服务 在信息生态里可以以 价值 来描述 一 信息生态学的定义 生态信息学是应用在生态学理论来管理信息的一种新思维 以人为中心的管理 其基本点是把人放回到信息环境的中心位置 而把技术推到它适当的位置即外围 信息生态学家可以调动来构筑一个更好的信息环境的不仅是结构设计和IT 而且还有信息战略 政治因素 行为因素 支持性工作人员和作业流程等 二 信息生态学的主要特征 各种类型信息的集成认识信息生态 环境 的发展演变强调对现有信息环境的观察和描述焦点是人和信息行为 三 信息生态学的模型 四 创建一个信息生态Web 信息生态学要实现更高水平的集成 使许多不同的要素构成一个互连式的Web 它有四层含义 从企业外部为企业的新生 成长 发展或再生 转化到衰亡的全过程提供多目的多层次的信息 这是一种广泛融合的生态化的信息服务 从企业内部为企业提供生产经营全流程 即物流 生产流 信息流 资金流 人才流 客户流等全过程的电子化 智能化 标准化的管理和商务解决方案 反映企业产品生命周期全过程的变动状况和发展情况 生态Web提供的信息和服务可以帮助企业减少资源消耗 降低成本 具有生态保护的特点 2 6信息构建理论 一 信息构建的背景二 信息构建的起源三 信息构建的定义四 有关信息构建的国内外研究现状五 信息构建的范围 核心与应用目标 信息构建以信息的清晰化和信息的可理解 易获取为主要目标可以应用于解决复杂的信息集合的信息组织和管理问题 特别适合于解决网络环境下的复杂信息集合的信息构建问题 一 信息构建的背景 1 信息环境的恶化 2 信息焦虑现象普遍存在 3 信息获取场景的变化 4 信息的展示方式与信息内容同样重要 5 人们心态的变化 6 对复杂信息加以组织的情况普遍存在 7 对化复杂问题为简单答案的渴求 8 对对话与交互的期待 9 经济学规则的变化 1 信息环境的恶化 由于信息数量泛滥成灾 传输速度加快 信息流通失衡 信息污染严重 信息获取障碍加剧 信息差距扩大 信息资源分布不匀 全球信息冲突激烈等现象的大量存在 我们生活的这个社会 人们身陷信息的汪洋大海中 却不能及时 有效地找到自己所需要的信息 各种传媒24小时不间断地传播信息 但很多信息不能为人们所理解和获取 我们所在的信息环境实际上是恶化了 2 信息焦虑现象普遍存在 沃尔曼先生认为 信息焦虑是数据和知识之间的一个黑洞 在信息不能告知人们需要了解的东西时 它就会产生 除了传统的广播 电视 报纸 图书馆 我们又有了传真 电子语音信箱 电子邮件 因特网 信息技术极大地方便了信息的提取 却同时带来了信息的过量和信息的混乱 今天人们用信息超载 数据烟雾和信息疲劳综合症等名词来谈论面对大量的信息时所感到的压力 焦虑 混乱和无措 今天的信息问题已经成为人们生活和工作中遇到的重要障碍 3 信息获取场景的变化 全球化 技术和信息化的发展 使数据全天候不间断地在各种渠道流动 信息被发送到更多的普通人的手中 因此为社会整理和组织信息的个人和团体开始增多了 人们对信息的品位和要求提高了 人们获得信息的信息场景变化了 人们在面对着他们从没有到过的现实的和虚拟的环境中 面对的是陌生的信息环境 获取信息的难度就加大了 4 信息的展示方式与信息内容同样重要 沃尔曼先生在 信息饥渴 一书中提出的观点就很能回答这个问题 查询 筛选 分类 组织和标注信息比创建信息本身更重要 毕竟 如果书籍只是杂乱地散落在地板上 即使是国会图书馆也不会有多大价值 信息展示和组织方式已经和内容变得同等重要 也许在过去 信息的组织结构的建立只是少数人的事 信息组织后的结果满足的也是少数人在特定环境中 如图书馆中 的需要 图书馆学和情报学就是研究满足这些特定用户在图书馆和信息中心的查询需要的学问 而今天 更多的人们要针对更多的对象提供信息 如何给予人们清晰的结构显示信息的内容和特征就变得非常重要了 5 人们心态的变化 人的心态的变化也是信息构建理论实践流行的基础 今天由于活动范围广 机会多 人们空前繁忙 时间宝贵 由于关注的事情越来越多 没有特色的事物很少引起人们的注意 所以注意力资源成为了一种宝贵资源 由于过多的信息输入让人们来不及消化 获取信息的时间占用了太多而思考和消化的时间占得太少 嘈杂的生活使人们的耐心越来越缺乏 因此 简单明确的东西相对于复杂和晦涩的东西更受人们的欢迎 6 对复杂信息加以组织的情况普遍存在 正因为信息量大 成分复杂 各种信息系统的开发和设计都需要在杂乱的信息中筛选 取舍和安置信息 因此人们面对复杂信息而手足无措的情况常常发生 比起过去的信息匮乏时代 信息富集时代的信息处理问题更需要科学的方法来解决 而信息构建的思想是解决这一社会矛盾的直接措施之一 7 对化复杂问题为简单答案的渴求 美国国际数据集团IDG发行的 傻瓜 系列丛书是出版界最受欢迎的丛书之一 他们发行的 Windows傻瓜书 园艺傻瓜书 古董傻瓜书 等系列丛书包括了350多种主题 印刷了5000万册 而在这套书策划出版的开始 包括IDG自己的主管人员在内的一些人都反对 傻瓜书 的提议 一些连锁书店也拒绝使用 傻瓜书 作为宣传标题 但是 由于最终出版人瞄准了这套书对消除人们的技术畏惧心理 寻求复杂事物的简单答案的心理 坚持出版 才最终赢得了消费者的喜爱 这套丛书以其通俗易懂 风趣幽默的信息语言和信息结构 化复杂为简单 化畏惧为亲和 成为成功的信息传递案例 表明了人们对当前信息需求的一个方面的特征 8 对对话与交互的期待 人类的信息交流从史前期的单一渠道发展为今天的多样化信息通道 信息交流经历了 一对一 一对多 多对一 和 多对多 的交流方式 虽然总的看来 没有一种交流媒介可以完全取代另一种媒介 但从众多的媒介渠道看 双向的交流渠道和面对面的交流渠道是效果最好的交流形式 众多调查显示人们欢迎交互式电视和电影的存在 因特网的快速发展实际上也由于它能够提供交互的 对话的信息环境 人们在对话和交互中发生着不断的刺激与响应活动 信息得到充分的理解并且升华 这使人们在交流中形成联系 达到合作 协调和默契 9 经济学规则的变化 从经济学角度来看 万维网 WEB 是一种注意力经济 它最大的消费是用户的时间 传统媒体中 用户作出重新选择的代价往往较高 比如用户正在阅读一本杂志 如果他不是很满意 要购买另一份杂志 那么从时间和金钱两方面看 成本都太高 而WEB环境中 用户几乎不需要再付出额外的代价 就可以放弃目前的站点而进入另一个不同的站点 这样的条件下 只提供给用户高质量的内容显然不够了 我们还需要在吸引用户注意力 降低信息理解的难度 节省用户的时间方面下工夫 二 信息构建的起源 信息构建的英文为InformationArchitecture简称IA 是美国建筑师沃尔曼 RichardSaulWurman 在1975年创造出的一个新词汇 作为建筑师的沃尔曼注意到了其他建筑师同行无暇顾及的现象 他以自己独特的视角和非凡的抽象概括能力关注信息的收集 组织和表示问题 并在满足使用者需求这一相同点上 将信息的收集 组织和表示与建造建筑物所要解决的问题相比较 将它们视为一种服务于特定目标的建筑设计工作 创造性地提出了IA这个词汇和相应的研究领域 三 信息构建的定义 组织信息和设计信息环境 信息空间或信息体系结构 以满足需求者的信息需求的一门艺术和科学 IA包括调查 分析 设计和执行过程 它涉及到组织 标识 导航和搜索系统的设计 目的是帮助人们成功地发现和管理信息 IA是多学科综合的研究领域 目前看来 认知科学 图书馆学情报学 图形设计 通讯科学 语言学 社会科学 计算机科学中的人机交互和界面设计 知识管理 组织发展与行为学 教育学等学科都是IA的基础性的相关学科 四 有关信息构建的国内外研究现状 1 沃尔曼先生的著作和活动2 美国信息科学与技术协会 ASIST 的峰会3 核心网站4 IA的教育5 国内研究 1 沃尔曼先生的著作和活动 沃尔曼先生著有60多本书 其中与IA理论探讨密切相关的 影响最大的著作是 信息饥渴 InformationAnxiety 和 信息建筑师 InformationArchitects 2 美国信息科学与技术协会 ASIST 的峰会 美国信息科学与技术协会2000年成立了IA特别兴趣组IA SIG2002年末学会的会刊出版了IA专集 学会已经连续几年举行IA峰会 反映出了情报界对IA的热情 3 核心网站 用搜索引擎可以查到成千上万的网站和网页 表明IA的热度 使用GOOGLE搜索引擎在2002年底可以返回多于3 500 000个结果 2003年4月为4 680 000个结果 2003年底为8 970 000个结果 4 IA的教育 由于社会对信息建筑师的需求旺盛 教育界已经开始了对相关职业的培训 如美国肯特州立大学图书馆学情报学院等提供的信息构建与知识管理的科学硕士课程 伊利诺斯大学技术学院的信息构建科学硕士课程 IA的教育旨在培养能成为信息设计师 informationdesigner 或信息建筑师 informationarchitect 的人才 这种人才负责在宏观和微观层次上规划产品结构 在多个层面上定义和描述信息关系和导航模式 目前很多人自称为信息建筑师 在美国这样的国家 这个职业的社会需要正呈迅猛的上升势头 5 国内研究 自从2001年12月底开始 我国IA的学术研究开始进入发展时期2002年6月 中国国防科技信息学会与中国科学技术情报学会理论方法与教育委员会两个专业委员会联合召开了一个小规模的IA专题研讨会2002年9月中国科学技术情报学会第十六届全国计算机信息管理学术研讨会 面向企业知识服务的信息基础结构 有意识地将IA作为大会的研讨内容之一2003年10月底中国国防科技信息学会与中国科学技术情报学会理论方法与教育委员会在南京又召开了 信息构建与情报学理论方法的新发展 学术研讨会2003年6月北京大学信息管理系的几位博士和硕士通过了有关IA研究的学位论文答辩 我国情报学学术刊物也在陆续发表IA的学术论文 以上这些研究成果将我国的IA研究逐步推向深入 五 信息构建的范围 核心与应用目标 一般情况下 陌生的信息环境和复杂的信息空间更需要IA 网络信息环境就是这样一个对用户而言陌生的信息环境 目前信息构建理论方法的主要应用领域是万维网的信息构建问题 在国外 信息构建已经作为网站设计和开发的一个必备知识 核心 IA的核心要素就是网站的信息组织系统 标识系统 导航系统和搜索系统这四大系统 组织系统负责信息的分类 由它对信息进行逻辑分组 并确定各组之间的关系标识系统负责信息内容的表述 为内容确定名称 标签或描述导航系统负责信息的浏览和在信息之间移动 通过各种标志和路径的显示 让用户能够知道自己看到过的信息 自己的现在位置和自己可以进一步获得的信息内容搜索系统负责帮用户搜索信息 通过提供搜索引擎 根据用户的提问式 按照一定的检索算法对网站内容进行搜索 并提交给用户搜索的结果 应用目标 WEB信息构建的目标可以从两个方面看 一是从对信息的处理结果看 要达到信息的清晰化和信息可理解两个目标 二是从用户的使用结果看 要达到网站信息有用性 可用性强和使用者具有良好的用户体验两个目标 信息的清晰化 无论是导航 标识 组织和浏览哪一种处理方式 都应该起到如同建筑物或道路的标志牌一样的功效 纷纭繁杂的异质信息能够形成一个清晰的结构 有清晰的呈现方式 能清晰的指引到达信息的路径 信息可理解 在以前 信息发送者自顾自地发送信息 不顾信息接收方面理解和解释的困难 这样的现象在信息稀缺时代 人们为了必须的信息利用目的 而不得不去克服困难 但是这样的现象在我们这个信息富集时代 从 省力法则 的规律来看 人们会转而求助于其他的信息渠道 自然地会避开理解和解释的困难 信息有用性 可用性强 可用性专家Nielsen认为站点的可用性是由五个因素决定的 可学习性 可记忆性 使用时的效率 使用时的可靠程度 用户的满意程度 良好的用户体验 用户体验是指帮助用户快速和容易地在网站上完成他们任务的活动 信息构建的目的在于使信息的使用者拥有愉快的用户体验 2 7管理学理论 1 企业 再造工程 产生的背景2 企业再造流程的过程3 信息技术是企业再造的前提4 企业文化是企业再造成功的保证 20世纪90年代以来 西方发达国家兴起了一场企业再造革命 被喻为是 从毛毛虫变蝴蝶 的革命 也被认为是继全面质量管理运动后的第二次管理革命 1993年 麻省理工学院 迈克 哈默和詹姆斯 钱皮 从头改变 重新设计 以工作流程为中心 重新设计企业的经营 管理及运营模式 1 企业 再造工程 产生的背景 西方国家经济的长期低增长又使得市场竞争日益激烈 企业面临着严峻的挑战 有些管理专家用3C理论阐述了这种全新的挑战 1 顾客 Customer 买卖双方关系中的主导权转到顾客一方 竞争使顾客对商品有了更大的选择 随着生活水平的不断提高 顾客对各种产品和服务有了更高的要求 2 竞争 Competition 技术进步使竞争的方式和手段不断发展 发生了根本性的变化 越来越多的跨国公司越出国