超市后勤采购管理手册.doc

采购部门是负责商品的采购工作。 1、 采购部的职能 、 采购部的职能 选择、保持丰富的品种 提供超值的商品及服务 争取最有利的供货条件 制定合理的价格政策 创造最 高的业绩和利润 把握市场变化及趋势 2、 采购人员素质要求 、 采购人员需要具备以下素质： 有良好的个人信誉，无不良行为记录 有一定的学历，熟练使用计算机，了解财务知识 熟悉超市的整体工作，有采购工作的经验 有良好的沟通和谈判能力 商品知识丰富 有较强的敬业精神 有良好的身体素质，成熟的年龄 3、 采购部经理岗位职责 、 主持采购部全面工作，提出公司商品采购年度计划，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成； 调查研究公司各部门商品需求及销售情况，熟悉各种商品的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。指导 并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司的正常采购量； 审核年度各采购呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大 的供应； 要熟悉和掌握公司所需各类商品的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进商品是否符合质量要求， 对公司的商品采购和质量要求负有领导责任； 监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况； 按计划完成公司各类商品的采购任务，并在预算内尽量减少开支； 认真监督检查各采购主管的采购进程和价格控制； 督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系， 在平等互利的原则下开展业务往来。 争取公司利益最大化。 4、 采购员岗位职责 、 监督并执行商品政策； 设计本部门商品结构； 决定商品售价（价格线的决定、依市场原则） ； 达成经营目标；设定与监督商品品质鲜度基准； 维持重点商品价格形象； 指导经营方向； 督导新商品导入； 监督滞销品淘汰（一进一出之原则） ； 开发特色商品和自有商品； 决定厂商业务合作之方式； 采购人员的培训及管理。 本部门之日常工作顺利开展。 把握预算目标 对于每月店内的营业额，有责任促其达成预算目标； 有责任达成预算的毛利额； 销售计划及采购计划 采购业务 商品的议价（包括旧品、促销等） ； 交易条件协商（含折扣，付款方式，帐期，退货条件等） ； 新商品的引进及议价，商品的配送方式； 数量决定（一次采购数量的决定） 。 商品管理业务 畅销品及滞销品的发现； 滞销品的清理； 库存的掌握； 商品的店间调货； 商品配置表的制作与管理； 坏品退货监督； 商品鲜度的监督； 卖场陈列指导。 促销业务 年度促销计划； 月度促销计划； 特卖商品的售价； 特卖商品的谈判。 情报收集 店内销售 情报收集； 顾客情报收集； 竞争店的情报收集。 各卖场理货员的商品知识培训； 采购部门的管理要求 制定采购预算 采购金额预算 采购成本预算 促销费用预算 坚持市场调研 只有坚持从实际出发，只有不间断的进行市场调研，才能保证采购工作的正确方向。市场调研有如下要点： 调查商圈消费人数、消费水平 调查竞争对手基本情况及经营情况调查自己在市场上的占有率 研究卖场定位 研究商品政策 8、 制定竞争方案 、 通过市场调研，做到了知己知彼，面对竞争对手情况，制定更具有针对性的竞争方案。 通常的竞争方案有如下类型： 正面价格竞争，强化市场占有率 商品错位竞争，打造个性卖场 促销方法竞争，突出经营形象 品项、价格带竞争，广泛满足消费需求。 9、 采购部门运作实施 、 第一次交易达成前， 采购部在了解供应商情况的基础上， 还应加强对供应商综合供应能力和资金实力的了解， 必要时可进行供应商探访等事项。为提高经营效率，缩短流通环节，在条件允许的情况下应把直接生产厂商作为 优先考虑的合作伙伴。 10、采购部工作流程 、 1） 供应商进场流程 ） 供应商进场流程说明 首先由采购根据与供应商谈判结果，填报供应商进场（合同）审批单 。并将市调情况、供应商“三证” 等相关资料，一并提交商品委员会讨论。 商品委员会根据采购提议及时召开会议，并对供应商的资质等进行认真的审议、讨论并签字通过。最后由总经理签字批准。 采购持供应商进场（合同）审批单 、及合同文本，到行政办盖章。行政办认真核对供应商进场（合同） 审批单与合同文本的一致性，然后请总经理在合同文本上签字后予以加盖公章。 行政办将供应商进场（合同）审批单转给财务部签收。财务部按审批单上的收费标准收取费用后， 在供应商进场（合同）审批单上签字确认，然后转给信息部方可录入供应商资料 。信息部将审批单 存档备案。 2） 新品进店流程： ） 新品进店流程： 出进店申请 供应商 供应商谈判 开 始 市调发现需求 门店、采购 采购员 审批意见 新品进场 采购经理 审批单商品部 打价签陈列 理货员 下定单 采购部 执行录入 信息部 审 核 费 财务部 审核 商品委员会 新品进店流程说明 采购部首先将拟进店的新品提交营运进行市调。然后逐品填写新品进店建议单 ，并按部门汇总填报新 品进店审批单 ，连同新品的质检报告单、市调反馈单、其他店的进货凭证，一并提交商品委员会讨论。 商品委员会经过研究审议，在新品进店审批单上履行签字手续。 采购按收费标准填写费用收缴单，并将新品进店审批单新品进店建议单同时交给财务部。财务部核 、 对三单的一致性后，收取费用并在缴费单上加盖收讫章，在新品进店建议单上签字确认费用已收。 新品建议单返到信息部，信息部依据新品建议单上总经理的同意进店签字、财务部的收费确认签字， 方可录入新品。并将新品进店建议单登记，存档备案。缴费单返给采购部，采购部方可訂货。 注：供应商合同签定一式三份，供应商、采购部、财务部各执一份。3） 订货流程 ）商品部 开始 了解销售和库存 理货员 商品部 草制 理货员 商品订 货申请 商品部 审核 库管发订单 采购助理审核 采购经理编辑订单 采购助理库管 电子订货业务 店长订货单 记录表跟踪到货 采购助理 到货商品订货业务流程说明 理货员根据门店商品缺货情况，要求填写清楚商品的货号、名称、数量后交给库管。 库管根据掌握的卖场内该商品陈列货位的缺货情况及日常销售情况进行审核， 并将提货数量输入电脑要货申 请单中。 店长对要货申请单进行审核后，通知电脑部进行通讯传给采购部。 采购助理接到门店采购建议书后，对其编辑生成订单。 （采购订货数量须小于等于门店提请数量，如须增加 或减少数量，采购须与门店协商确定） 采购经理对编辑后的订单进行审核。 采购助理以电话或传真的形式，向供应商发出采购订单（如有赠品，采购助理须在采购订单上注明：赠品名 称，数量及赠送标准（异地门店应以公告板通知） 。 采购助理将订单转给门店收货部，并做订单登记。 采购助理跟踪反馈到货情况，按要求把订货单号、到货情况登记备档，作为对供应商考核的依据。 4） 特价商品订货流程： ） 特价商品订货流程： 采购助理核实库存量及日均销量，由采购确定特价商品补货数量。 采购助理根据特价内容及特价商品 补货数量填写促销单，并由电子公告版传至各门店。 由各店店长，依据日均销售量以及库存量，对促销单上特价商品的补货数量进行确认。 采购助理根据门店反馈订货数量，进行特价商品首单订货。 采购经理审核首张特价商品订货单并进行确认。 采购助理通过电话或传真方式向供应商发出特价商品首张订单。 *对于促销档期有库存的商品需要采取“假进假退”方式处理。 5） 赠品的订货 ） （同一般商品订货流程） 6） 加急商品订货 ） 理货员根据加急商品缺货情况填写请货单，要求填写清楚商品的名称、货号、数量、缺货原因后交给门店当 班店长。 当班店长根据卖场内该商品的陈列货位的缺货情况和该商品的库存进行审核， 并对缺货原因进行核实， 同时 在请货单上签字确认并标明加急字样。 理货员将店长审批后的请货单交到采购部，由采购经理签字确认。 采购助理对请货单进行编辑后生成订单，并对其审核，通知微机室进行通讯。 采购助理向供应商发出采购订单。 采购助理将订单转给门店收货部，并做订单登记。 7） 收货流程 ）收货部 开 供应商送 订 货 单 按订单验收商 验收员、理货 验 收 结 果 是 否 商品部 签字 理货员、验收拒收， 货物返回签 字 后 订财务部 供 应 商 收货部 验 收 确认、签字 录入微机制单 收货部商品收货业务流程说明 收货员先审核供应商原始出库单与采购订单的商品单价与箱容是否一致， 如果单价与箱容不一致， 由验货员 手工在在订单上修改，如送货量未达到订货量的 50%，由采购确认是否收货。 收货员、理货员、供应商三方按验收标准逐一验收，收货员在采购订单上手工标注实收数量，确认无误后， 收货员、理货员，供应商三方在采购订单上签字，收货员将采购订单交至录入员处。 录入员依据厂商原始出库单、采购订单，进行验收作业，如发现有收货员手工标注的价格或箱容有误时，在 验收作业中直接进行修改，然后在将此价格或箱容的差额填至商品价格、箱容差异表中，然后打印出进货凭 证，再用进货凭证核对采购订单、厂家出库单的数量、规格、单价、箱容、进货总额是否一致，最后签字并 审核进货凭证 录入员将采购订单、原始出库单、进货凭证交由验货员审核签字后，由验货员交至库管员审核并查验进货总 件数，签字确认并加盖“货以验收”印章，方可将进货凭证第二联交至供应商，进货凭证第一联连同进货汇 总表每日交至财务科对帐。 注： 如供应商因特殊情况不能当时取走单据， 收货部正常履行手续， 将签字齐全的单据登记留存， 待供应商取走。 不准让供应商直接接触订单。 如此供应商有返货，则先进行返货，再进行收货。 验收标准 收货验收时，禁止同时验收几家的商品，要逐家、逐件、逐品，一次性验收完一张订单所有订购的商品。 认真核对订单上所开列的商品品名、规格、条码与实物是否相符。 认真验收商品数量，对整件商品开箱验货，散件细查，散货过秤核斤。 认真核查商品规格，订单上的规格与实物规格是否一致，有无以小充大现象。 认真注意商品质量，验货时认真查看出厂日期、生产厂家、保质期有无标识，对无生产日期，无生产厂家， 无保质期的商品采取拒收。 对变质、破损、顶期或已过保质期的商品拒收。 验收供应商送货保质期规定如下： 验收供应商送货保质期规定如下： 保质期 10 天以下，允许收货期限（距生产日期）3 天以内，下架期限（距保质期）2 天 保质期 15 天以下，允许收货期限（距生产日期）5 天以内，下架期限（距保质期）3 天 保质期 1 个月以下，允许收货期限（距生产日期）10 天以内，下架期限（距保质期）7 天 保质期 3 个月以下，允许收货期限（距保质期）30 天以内，下架期限（距保质期）20 天 保质期 6 个月以下，允许收货期限（距保质期）45 天，下架期限（距保质期）30 天 保质期 8 个月以下，允许收货期限（距保质期）2 个月，下架期限（距保质期）30 天 保质期 1 年以下，允许收货期限（距保质期）3 个月， 下架期限（距保质期）30 天 保质期 1 年半以下，允许收货期限（距保质期）4 个月，下架期限（距保质期）60 天 如遇订单以外商品或检验有问题的商品，收货人在订单的品名后注明拒收字样，并使用标记以示区别，不可 与合格商品混放，以防不合格商品流入卖场。 验货六步 第一步 核对厂商出库单与订单的进货金额。 第二步 核对商品的箱数。 第三步 核对商品条码与订单所写条码是否一致，如发现不一致，要用微机核对一下，是否是一品多码，确 认此商品条码是否是相应的一品多码，如果不是一品多码，看一下是否是自制条码（0000 开头）散货为（28 开头） 。 第四部 如果条码一致，再核对商品品名，规格与订单上的品名、规格是否一致。 第五部 核对商品的生产日期、保质期。 （按验收标准执行） 第六部 核对商品的数量，在核对商品数量的同时核对商品的质量。 注：核对生产日期的时候，是否有双日期和改日期的现象，如发现，正批货拒收。 8） 调拨流程 ）分店所要商品如需从总部调拨，由采购 第 11 页 共 34 页 打印出商品调拨预报单交至收货主管注： 分店需调回总店的商品或分店之间的商品调拨， 必须通过公 告板向采购部提出调拨申请， 批准后分店方可按 上诉标准履行调拨流程 调拨商品进货凭证的监审由每周总部微机室分别打印出门店之间互调商品的汇总表交给财务， 财务科依据汇 总表和调拨商品凭证进行核对入帐 9） 退货流程 ）商品部 商品退调 开始 填制申请 部门人员 申请单 确认、签字 商品部 店长 审核、签字财务部 审核后的商品 退调申请单 审核、签字 结算员采购部 审核、签字 采购员退货流程说明 财务部 理货源按部门填写商品退调返厂审批表店长填报返货原因， 供应商 商品部 收货部 店长同意后，经采购部采购员同意后对此表审核签字，确认价格。 正式退货 经采购确认后，由财务部结算员对此表审核签字，确认供应商货款可供退货 退调商品出库 验收退调商品 单（2 份） 理货员持店长、采购签字的商品退调返厂审批表 ，然后将退货商品返至仓库退货区，并将审批表交 库管员 验收人员 至库管员验收数量，理货员和库管双方在审批表上签字确认。 录入员打印出一式两联的退货凭证，库管员在供应商到来时，将退货交给验货员和供应商验收，然后由录入 供应商 员审核此退货单,并由验收员、供应商、店长三人签字后，商品方可出库。 退货凭证，底联交给供应商，第一联同审批表同退货汇总一同交往财务科，在结款时扣出返货款。 注：1.返货按最后一笔进价返货，采购确认价格10）换货流程 ） 理货员填写换货单，连同换货商品转至库房退货区，库管员、理货员双方验货签字确认。 供应商送货时，收货部要求供应商带来相同品种、规格、数量的新品，如能带来相同的商品，则进行一对一 的兑换；如不能当时兑换，厂商须先拿走商品后拿回兑换商品，须填至商品换货登记表，待供应商取走商品 时须签字确认，并须店长确认签字后，方可将此商品出库，供应商将商品确认，如供应商 15 个工作日内不 能将商品拿回，库房将自行履行退货手续，在货款中扣除。 11）报损商品流程 ） 采购确定报损商品 理货员填写报损清单 采购、店长、经理签字审批 微机室录入报损清单并签字 验收员、库管员进行整理出库 保安部监督报损商品的销毁 店长填写报损商品汇总审批表 交给财务科签收做账项处理 12）清场商品流程 ） 淘汰供应商的清场必须认真、全面。按下列流程进行： 理货员填报清场商品退场单，采购审核签字 采购中心通知结算中心对其货款全部保留 店长对卖场内存留的清场商品清理后签字 采购中心通知各门店对其库存进行核对主管店长对仓库内的清场商品清理后签字 店长对卖 场内存留的清场商品清理后签字 主管店长对仓库内的清场商品清理后签字 理货员将清场商品全部退入退货区 验收员、保管员按退货流程履行验货出库手续 经店长，经理签字后 将清场商品的退场单及审批表交给财务 财务科从账款或质保金中扣出货款 清场单返到微机室做供应商合同清场处理供应商退场申请单日期： 供应商全部厂编 供应商名称及曾用名 供应商商品品种 供应商合作时间 退场原因： 年 月 日至 年 供应商公司章： 铁东店库存数 民祥店库存数 浏园店库存数 供应商帐面余款 供应商应结货款 供应商库存处理意见： 各部门领导意见 总经理 备注 13）商品进价上调流程 ） 采购中心经理 财务部主任 店长 经手人签字 经手人签字 经手人签字 经手人签字调进价申请 开 始 供应商市场调研报 采购员审批意见 采购经理变 价 申 请单商品进价上调流业务程图说明 商品进价上调流业务程图说明 变 价 申 执行调价 供应商提出调进价申请单； 更换价签 请单 采购员做好市场调研工作，并形成市场调研报告； 技术部 理货员 采购中心经理审核市场调研报告； 营运部审核调进售价报告 财务部跟踪对库存商品处理； 信息部执行进售价的修改； 14）商品进价下调业务流程 ）调进价申请 供应商 供应商谈 开 市调价格高 门店、采购 采购员商品部审核 财务部审核 营运部审批意见 采购经理变价申 请单商品部 变价申 更换价签 请单 技术部 营运部 执行调价 审核商品进价下调流业务程图说明 供应商提出调进价申请单或门店、采购市调发现价格高； 采购员与供应商谈判； 采购部经理审核； 营运部审核调进售价报告 信息部执行进售价的修改； 第三章 商品组织原则为确保采购工作的成功，除了保有价格的竞争力外，最重要的便是商品的组织，正确的商品组织必须以客户 群的需要来决定。通常的原则如下： 1、 种类 、 商品种类力求齐全，品项力求宽广，应选择 80%客户群需要的商品，避免选择“冷门”的商品，尽量以回转 快、销售量大的商品为主力。如果卖场面积较大，对于边际效益的追求，应该做出更多的努力。 2、 结构 、 无论什么种类的商品， 都存在着一个组织结构， 通常卖场中的商品群， 主要由大众认同的畅销品 （主力商品） ； 认同度较低，但价格有优势或者有个性的诱导性商品（补助商品） ；强调款式及附加值的品位商品（观赏商 品）等三部分构成。 一般而言，理想的超市畅销品约占 30，诱导性商品约占 60，品位商品约占 10。 3、 质量 、 质量良好 的商品是买卖的基础，质量必须是物有所值，绝对不可采购不良率高的商品，绝对不允许因满足低 价位的要求而直接采购低质量的商品。 4、 档次 、 在超市中通常是指价格档次，虽然商品档次包含复杂的内容（如：设计、美感、材质、功效等） ，但价格是 代表，是卖方最真实的追求，是限制顾客购买行为的决定性因素。 超市是面对大众消费者，其商品应以中低档为主。在这里须特别强调低档商品的确定应格外小心，质次价低 的商品决不可以采购。相反，不懈的挖掘质优价廉的商品，提供超值的服务，才是商品采购的最高境界。 5、 退货 、 原则上，不鼓励退货给供应商，因为退货会增加供应商之负担，间接也会增加超市未来的进货成本。但对于 新产品或促销品，超市应事先与供应商有所约定，若在一定时间内的销售量无法达到供应商建议的数量，超 市有权在保留部分供销售之库存后，将其余的存货退还供应商。 第四章 商品的分类对品种繁多的商品进行分类， 是超市科学化、 规范化管理的需要； 它有利于将商品分门别类进行采购、 配送、 销售、库存、核算,提高管理效率和经济效益； 商品分类一般采用综合分类标准，将所有商品划分成大分类、中分类、小分类和单品四个层次，目的是为了 便于管理，提高管理效率。 需要说明的是， 商品分类并没有统一固定的标准， 各超市公司可根据市场和自身的实际情况对商品进行分类。 但商品分类应该以方便顾客购物、方便商品组合、体现企业特点为目的。 1、 大分类 、 大分类是超级市场最粗线条的分类。大分类的主要标准是生产来源、方式、处理保存方式等商品特征，如畜 产、水产、果菜、日配加工食品、一般食品、日用杂货、 日用百货、家用电器等。为了便于管理，超级市 场的大分类一般以不超过 30 个为宜。 2、 中分类 、 着重于功能、用途、制造方式、方法、产地等区分。各中分类间属关连性分类，商品关连性不强，但陈列配置上最容易被使用，也是经营分析上之重点分析方向。其分类标准主要有： 按商品功能与用途划分。如日配品这个大分类下，可分出牛奶、豆制品、冰品、冷冻食品等中分类。 按商品制造方法划分。如畜产品这个大分类下，可细分出熟肉制品的中分类，包括咸肉、嚣肉、火腿、香肠 等。 按商品产地划分。如水果蔬菜这个大分类下，可细分出国产水果与进口水果的中分类。 3、 小分类 、 单品管理前最小单位、 最细之分类管理单位， 是以控制单品数量的前哨站， 但一般于管理上尚少有商家使用， 因易造成混淆且繁杂，令人有不切 实际之感。主要分类标准有： 按功能用途划分。如“畜产”大分类中、“猪肉”中分类下，可进一步细分出“排骨”、 “里肌肉”等小分类。 按规格包装划分。如“一般食品”大分类中、“饮料”中分类 下，可进一步细分出“听装饮料”、“瓶装饮料”、“盒 装饮料”等小分 类。 按商品成份分类。如“日用百货”大分类中、“鞋”中分类 下，可进一步细分出“皮鞋”、“人造革鞋”、“布鞋”、 “塑料鞋”等小分类。 按商品口味划分。如“糖果饼干”大分类中、“饼干”中分类下，可进一步细分出“甜味饼干”、“咸味饼干”、“奶 油饼干”、“果味饼干”等小分类。 4、 单品 、 单品是商品分类中不能进一步细分的、完整独立的商品品项。如 “355 毫升 听装可口可乐”、“1.25 升瓶装可口可乐”、“2 升瓶装可口可乐”、“2 升瓶装雪碧”，就属于四个不同单品。 第五章 供应商与谈判 1、 谈判的定义 、 “谈判” ，或有些人称这为“协商”或“交涉” ，是担任采购工作最吸引人的部分之一。 采购谈判不尽是“讨价还价” ，谈判在韦氏大辞典的定义是“买卖之间商谈或讨论以达成协议” 。成功的谈判 是一种买卖之间经过计划、检讨、及分析达成互相接受的协议或折中方案。这些协议或折中方案里包含了所 有交易的条件，而非只有价格。 谈判与球赛或战争之不同在于，在球赛或战争中只有一个赢家，另一个是输家；在成功的谈判里，双方都是 赢家，只是一方可能比另一方多赢一些，这种情况是商业的常事，也就是说谈判技巧较好的一方理应获得较 多的收获。 2、 采购谈判的目标 、 在采购工作上，谈判通常有五项目标： 为相互同意的质量条件的商品取得公平而合理的价格。 要使供应商按合约规定准时与准确地执行合约。 在执行合约的方式取得某种程度的控制权。 说服供应商给超市最大的合作。 与表现好的供应商取得互利与持续的良好关系。 3、 公平而合理的价格 、 谈判可单独与供应商进行或由数家供应商竞标的方式来进行。 单独进行时， 采购人员最好先分析成本或价格。 数家竞标时，采购人员应选择两三家较低标的供应商，再分别与他们谈判，求得公平而合理的价格。 4、 交货期 、 在采购工作上交货期通常是供应商的最大问题。大多是因为： 采购人员订货时间太短，供应商生产无法配合。 采购人员在谈判时，未将交货期的因素合理考虑。 不切实际的交货期将危害供应商的商品质量，并增加他们的成本，间接会使供应商价格提高。故采购人员应 随时了解供应商的生产状况，以调整订单的数量及交货期。 5、 供 应商的表现 、 表现不良的供应商往往会影响到卖场的业绩及利润，并造成顾客的不满。故采购人员应在谈判时，除价格外应谈妥合约中有关质量、数量、所装、交货、付款及售后服务等条款，及无法履行义务之责任与罚则。 对于合作良好的供应商，则应给予较多的订单或其他的方式来奖励，毕竟买卖双方要互利，才可维持长久的 关系。 6、 与供应商维持关系 、 采购人员应了解任何谈判都是与供应商维持关系的过程的一部分。 若某次谈判采购人员让供应商吃了闷亏或 大亏，供应商若找到适当时机时，也会利用各种方式回敬采购人员。因此采购人员在谈判过程中应在超市与 供应商的短期与长期利益中，求取一个平衡点，以维持长久的关系。 7、 谈判的有利与不利的因素 、 谈判有些因素对采购人员或供应商而言是有利的或是不利的，采购人员应设法先研究这些因素： 市场的供需与竞争的状况。 供应商价格与质量的优势或缺点。 成本的因素。 时间的因素。 相互之间的准备工作。 8、 谈判技巧 、 谈判技巧是采购人员的利器。谈判高手通常都愿意花时间去研究这些技巧，以求事半功倍，下列谈判技巧值 得超市采购人员研究： 谈判前要有充分的准备：知已各彼，百战百胜，成功的