新店费用合同管理的培训程序.doc

新店费用合同管理的培训程序 G AP olic y&P r o ce du re G A606新店费用合同管理的培训程序W a l-m ar tC hi na Gr ou pC on fi de nt ia lP ag e1目的?为了帮助大家正确、熟练地操作费用合同系统?财务部针对合同的签署、录入、审核及保存等环节提供完整的、及时有效的培训?提高合同的签署率及合同录入的正确性?特制定此培训程序。 培训参加人员合同录入部门、付款申请部门?一般指各商场行政部?。 培训时间及方式a)开业前三个月?通过E MA IL、电话或V CD对各店进行合同的签署及录入培训?b)开业前二个月?催促新店行政部负责人跟踪合同的签署及录入工作?c)开业前两周?根据各新店合同的签订、录入、供应商号码申请的情况?进行有针对性的培训?d)开业次月再次提醒?所有需要签署合同的业务必须签署合同?所有已签署的合同必须录入合同系统?否则将无法进行在线付款申请。 具体操作流程 一、根据最近新店开业计划?安排合同录入培训 1、每月月初?统计次月即将开业的新店?确定参加培训人员。 2、每月10日前?发送E m a il通知各新店培训安排?根据实际情况?如果开店数量较少?也可每季度安排?。 E ma il需明确?培训时间、参加者名单、会前准备及要求、参加电话会议程序、并附上合同录入与审核指引、在线付款申请操作指引。 3、培训开始前两个工作日?在电话会议系统中预约会议?并确保已经预约成功。 二、培训内容 1、首先对P ip el i n e上“在线费用合同管理系统”进行全面介绍? 2、合同录入、保存的要求?结合实际讲解合同录入的要求?详细介绍如何在合同管理界面中添加新合同?复制、查询、修改、等功能的使用? 3、合同的付款申请?结合实际讲解在线付款申请操作的要求?详细介绍已审核的合同如何在系统中进行在线付款申请?GAP olic y&P ro ce du re GA606新店费用合同管理的培训程序W al-mar tC hina Grou pC on fi de nt ialP ag e 24、介绍新店在合同签订过程中应注意的问题? 5、供应商号码申请的要求?合同签署部门应在合同签署的当日向总部供应商管理小组申请供应商号码?所有已签署的合同都必须申请供应商号码?如果没有供应商号码?将无法通过系统进行在线付款申请? 三、培训结束后续工作的跟进 1、培训结束后?应根据培训过程中各商场所反映的问题?以及以往工作中的问题汇总?通过E ma il发送培训总结给到所有参加培训的新店。 2、跟踪合同系统中各新店合同录入的状况以及及时跟进、解决合同录入、付款申请过程中存在的问题?并定期总结反馈给各相关部门。 四、合同续签工作的跟进 1、每月月初?通过合同系统导出未来三个月?包含本月?的即将到期的合同清单?并进行。 2、发送E ma il通知全国各商场?跟进合同续签事项。 3、强调续签合同的录入方法?1)如果续签合同的其他条款没有变化?只是延续合同有效期?则该类合同在合同系统中只需要在原合同的基础上修改到期日?并将续签的合同上传到系统中?2)如果除了有效期外其他条款也发生了变化?则需建立一个新的合同号?不能在原合同上进行修改。 3)如果合同在执行过程中提前终止?在系统中需将到期日修改为实际终止日?并在合同注解中注明合同提前终止的原因?再将新签订的合同录入系统。 如果选择方法1?合同录入人应及时将修改后的合