车辆管理制度.doc

文件编号：AM-CL01文件名称车辆管理制度01版生效日期2017/2/01批准总经理审核副总经理签字签字会签财务管理部编制行政人事部签字签字车辆管理制度1.0 目的为规范公司用车秩序，定期做好车辆保养与维护，确保行车安全,规范员工市内交通补贴标准，做好车辆成本控制，特制定本规定。2.0 适用范围 本规定适用于东莞公司全体员工。3.0 职责3.1 行政人事部是公司车辆管理的归口管理部门。3.2 公司车辆均由行政人事部车辆管理人统一调派，任何人不得私自安排司机出车。特殊（紧急）情况下，行政人事部经理或总经理可调派车辆，但须知会派车负责人做好补充登记。3.3 行政人事部负责公司车队的全面管理，包括：3.3.1 公司车辆采购，以及相关手续的办理；3.3.2 公司车辆年审，以及相关手续的办理；3.3.3 确保公司车辆安全、正常使用，安排车辆定期保养、维修及服务供应商的确定；3.3.4 及时购买车辆保险、油卡充值、粤通卡充值等相关手续及费用处理；3.3.5 负责司机的培训及管理，督导司机定期学习有关交通法规政策，及时了解当地交通新政及路面交通变化，督导司机严格遵守交通法规，安全驾驶。4.0 程序与规定4.1 车辆使用原则：4.1.1 总体原则：分清主次，先急后缓；用车申请，出车登记；安全行驶，高效节约。4.1.2 目前公司共有四台公务用车，两台小轿车和两台别克商务车。其中车牌粤SNY697奥迪A6小骄车为总经理专用车；车牌粤S950FD别克商务车为公司接待专用车；车牌粤BPP825别克商务车及车牌粤B26902本田小骄车为各部门外出办事用车。4.1.3 公司车辆按照申请时间顺序、权衡轻重缓急，在首先确保公司商务接待用车及工程用车的基础上，优先考虑财务携现金用车以及招商部拜访客户用车。4.1.4 为提高安全系数，避免旧车损坏，往返深圳车辆优先安排950FD(新商务车)；为降低油耗，3人以内市内非接待用车优先安排902轿车。4.1.5 各部门员工外出公干，如公司不能提供用车，可乘坐市内交通工具（公交车、出租车）或开私家车外出公干（公司给予报销相应的交通费用），外出前需填写外出公干交通费申请表，由部门经理批准后报行政人事部留底，作为月度部门统一报销时的核对依据。4.1.6 车辆使用完毕，需停放在公司指定停车场，严格杜绝公车私用。4.2 车辆使用规程4.2.1 各部门用车，应提前向行政人事车辆管理人提出用车申请，车辆管理人根据事件、时间、车辆、司机情况安排出车。4.2.2 出车前，由派车人填写车辆外出使用登记表以做备案及检视车辆费用之用。4.2.3 公司车辆原则上由公司专职司机驾驶，如遇人手紧张等特殊情况，应由具备驾驶资格的人员驾驶（C牌以上，3年以上驾龄）。但员工集体出行时有公司专职司机在场，必须由专职司机驾驶车辆。4.3 车辆监管4.3.1 公司车辆（除总经理专用车）回到深圳，一律停放在深圳天安数码城车库。4.3.2 工作日期间，车辆一律停放在公司指定停车场，不得随意停放。4.3.3 行政人事部不定期对车辆的使用情况进行抽查，抽查内容包括但不限于：a.车辆证件是否齐全完好。b.车身状况是否完好。c.司机是否有未经批准私自用车现象。d.根据车辆外出使用登记表查核油费、路桥费等是否属实。4.3.4 财务管理部对车辆使用产生的各项费用进行监督，于每月5日前向行政人事部 和公司总经理提交上月月度公司车辆费用支出汇总表。4.4 费用报销规定及财务流程4.4.1 原则上，公司车辆能够挂账月结的费用（油卡充值、粤通卡充值、定点维修保养等），一律采用月结方式结算。4.4.2 总经理、副总经理用车，实报实销，一车一月一单。4.4.3 公司车辆正常开销（油费、停车费、过桥过路费等），一车一月一单，按油费、路桥费、停车费及其它共4项分列明细，并按上述分类粘贴票据，由司机填报、行政人事部经理审核、总经理批准后报销。4.4.4 员工公务出行交通费报销办法：A、须在本部门填写交通费用报销明细表，由部门负责人签字核准；B、报销时部门以月为单位，将部门员工实际出行情况进行汇总，按财务相关流程，贴妥实际交通票据，凭交通费用报销明细表和实际交通票据予以报销，每部门一月一单。开私家车外出公干的报销标准为1.5元/公里（每月费用可累积后以加油票的形式报销），过路费、停车费按实际发生另计。（单程里程数参考：集团总部东莞公司：80公里）C、员工的公务交通费用，由员工自行垫付，报销时一并签字领款。4.4.5 车辆费用及交通费用报销日以每月10日为准，如遇节假日、双休日，以最近的下一个工作日为准。不得跨月报销，即每月10日前报销上月车辆及交通费用。4.5 车辆维修保养4.5.1 公司车辆由行政人事部定期安排清洁、保养、维修，并须到指定的汽车美容中心、修配厂进行，费用原则上采用挂账月结的方式结算。4.5.2 计划性车辆维修及保养项目须填写车辆维修申请表，一事一单，经行政人事部经理批准后送定点服务商维修。若属保险外维修，费用超过2000元的单车单笔大宗维修，需报总经理批准后方可执行。4.5.3 在以下特殊情况下，车辆可在非指定服务点进行维修：a.车辆出车途中，因突发故障不能行驶，距指定的维修服务点路程在20公里以上，且经行政人事部经理或公司总经理同意的。b.轮胎爆胎而备用胎不能使用，经行政人事部经理或公司总经理同意的。4.5.3 在未能书面提前申请的情况下发生的车辆维修保养，需补填车辆维修申请表。4.5.4 行政人事部每年须对车辆保养维修签约单位进行服务供应商评估后方能续约，对其商誉、费用、技术能力、服务速度等各方面进行综合评价，以确保其技术、服务水平符合我司车辆安全运行要求。4.6 车辆安全管理4.6.1 司机不得在酒后、过劳或受药物影响下驾驶车辆。4.6.2 司机于出车前应对车辆作基本检查：a.检查车身是否有碰擦伤痕。b.检查燃油、机油液、冷却液是否加足。c.检查有无漏油、漏水、漏电、漏气现象。d.检查轮胎气压是否正常，轮胎及钢板弹簧是否牢固可靠。e.检查方向盘（把）、离合器、踏板自由行程和刹车情况是否良好。f.检查发动机有无异响，发动机各部位工作是否正常。g.检查灯光是否完好、正常。4.6.3 司机于行车时应检查：a.注意车辆行驶状况，如有异响、异动、异味，应立即下车检查，严禁开故障车。b.注意转向装置和制动装置的工作情况是否正常。c.检查仪表和信号装置的工作情况是否正常。4.6.4 司机于收车时应注意：a.收拾好携带物品，检查车身状况。b.收车时将车辆停放到位，关闭所有电路系统。c.检查有无漏油、漏水、漏气现象，检查燃油、润滑油和冷却液水平。d.检查轮胎气压、清除轮胎间表面异物，检查钢板弹簧有无损坏，检查各转动体系有无过热现象。4.7 事故处理4.7.1 车辆如发生交通意外，司机应保持镇静，做好以下事项：a.及时通知交警部门，留守并保护好现场，在交警未到达现场前，不擅自移动损毁车辆，直至交警到场调查。b.救护伤者。c.及时向公司行政人事部报告。d.如意外涉及第三者，应记录对方车辆车牌、司机/个人姓名、地址、联系方式等，以备日后调查联络之用。4.7.2 在没有得到行政人事部经理的许可，司机不得与事故任何一方人士有任何口头或书面的协议，私下解决问题；4.7.3 司机应于事故发生两个工作日内填写车辆交通意外报告书，详细记录事故发生的日期、经过等交行政人事部经理，用于调查跟进及向保险公司报出险的依据；4.7.4 事故发生后，司机应主动与交警部门、保险公司协调办理有关手续，在未有结果之前，不得因故办理调动或离职。4.8 违规处罚4.8.1 司机或行政人事部其它人员未经批准私自用车的，公司将视其情况轻重给予口头警告及至解聘的处分；4.8.2 司机或行政人事部相关人员利用职务之便，将车辆外借他人或给无驾驶执照/不熟练司机提供车辆练车的，一经发现，从严处理，如在此期间违反交通规则、肇事或车辆损坏，由责任人赔偿；4.8.3 司机或其他人员利用职务之便为非公司车辆加油的，除由违规者个人支付外，按油费的三倍进行处罚；4.8.4 虚报车辆支出费用导致公司损失的，除返还多报金额外，视其情况轻重处予警告及至解聘的处分；4.8.5 行政人事部每月15日左右须上网搜索公司车辆是否有违章纪录，如有纪录可根据车辆外出使用登记表追溯当时相关驾驶人员，并由责任人填报车辆违章处理意见表。司机因违反交通规则（超速、闯红灯、违规停车等）被罚款、扣牌、吊证和拖扣车辆的，责任由司机个人负责，费用将从司机的绩效工资中扣除。4.8.6 因保管不善，导致车辆证件、钥匙遗失的，责任由保管人个人负责，补