业务员文档整理规范.doc

销售员文档管理规范一、 编写目的 设立统一的文档管理办法和格式，确保公司文件资料的完整性和规范性； 为销售人员平时工作中产生的各类文件提供快捷的搜索解决方案，提高工作效率； 利于销售人员之间对于业务的相互交流，资源共享； 培养销售部门人员良好的文档整理习惯。二、 文档管理范围销售人员工作中产生的所有具有可追溯性和参考性的文件资料（包括图片、PPT、文档、图纸等）。三、 文档管理职责文档的分类及存档按照既定的文档整理方案进行管理，由销售人员对个人产生的文档定期进行整理更新，保存到个人电脑，同时防止电脑丢失坏损、人员调动、操作失误等原因造成文件丢失，销售人员每2周向技术部提交最新资料进行备份，所有销售员都有承担定期整理和按时提交资料的义务和责任。四、 文档整理程序 4.1文件夹建立PPT、 现场图片、报价单、合同、会议记录、外出记录、客户资料、检测报告、询价单 .销售员A2015年12月30日 2016年1月1日 2017年1月1日 日常文件 报价文件 合同文件 生产单 客户资料 常用技术资料常用技术资料：销售人员常用的图纸，方案，产品参数，图片等数据。 4.2、日常文件整理流程日常文件 周报 月 报 季 报 总结报告 ZB2016-01-1 命 YB2016-01 JB2016-1 下单生产应对方案 ZB2016-01-2 YB2016-02 JB2016-2 ZB2016-01-3 JB2016-3 2015年度工作总结 ZB2016-01-4 命名规则：YB（月报）+年月 JB2016-4 命名规则：ZB(周报)+年-月-周 命名规则：JB（季报）+年-季 命名规则：按照报告内容命名 广州市华滤环保设备有限公司4.3报价文件整理流程报价文件 询价单 报价单 XJ20160101南昌百玛士绿 BJ20160101 南昌百玛士绿色色能源有限公司 能源有限公司 XJ20160305重庆三峰卡万塔环 BJ20160305重庆三峰卡万塔环境产业有限公司 境产业有限公司 命名规则：XJ(询价)+询价日期+客户公司名称 命名规则：BJ(报价)+报价日期+客户公司名称 询价单：往来公司询价的具有书面凭据的关于公司产品价格咨询类问价，包括各种扫描件、EXCEL、word文档，按照XJ(询价)+询价日期（8字符）+来询公司名称 进行命名，对同一公司一天内产生的多个询价文件以文件的时效性和权威性取舍存档，尽量保存签字盖章的询价单。报价单：针对客户询价，我司发出的关于产品价格的报价文件，包括各种回传性扫描件，EXCEL、word文档，按照BJ（报价）+报价日期（8字符）+来询公司名称 进行命名，对一天内同一客户产生的多个报价文件，以最终商定的报价为准存档。4.4合同文件整理流程合同文件 客户1 客户2 客户3 HT20160101 南昌百玛士绿色 能源有限公司 1HT20160101 南昌百玛士绿色 能源有限公司 2 HT20160101 南昌百玛士绿色 能源有限公司 3 命名规则：HT(合同)+签订日期+客户公司名称合同文件：同客户签署的合约类文件。不同的客户建立单独的文件夹，每个客户的合同文件统一按照HT(合同)+合同签订日期（8字符）+客户公司全称进行命名，同一客户可能产生的多个合同文件，在文件名后后缀编码1、2、3.进行区分。4.5生产单整理流程生产单 外购单 生产指令单 YG深圳粤能环保有限公司（脉冲阀） SC 201312029东莞五全(布袋、脉冲阀 ) YG深圳粤能环保有限公司（笼架） SC 201312029东莞五全(滤筒 )命名规则：YG(外购)+公司全称+（产品名称） 命名规则：SC(生产)+订单号+公司全称+（产品名称）广州市华滤环保设备有限公司4.6客户资料整理流程客户资料 客户1 客户2 1南昌百玛士能源有限公司（垃圾焚烧） 客户4 客户5工况调查 照片、视频 方案、报告 商务往来文件 产品检测报告 GK20160101南昌百玛 20160101滤筒安装方案 TEST20160101 PPS旧滤袋（安德鲁）士绿色能源有限公司 命名规则：TEST(检测)+检测日期+检测 GK20160305南昌百玛 产品名称+（检测单位）士绿色能源有限公司命名规则：GK（工况）+调查 日期+公司名称广州市华滤环保设备有限公司客户资料：除报价文件、合同文件、生产单外，所有关于某一客户的资料，客户资料文件夹的命名按照0/1（0代表未成交的客户、 1代表已成交的客户）+公司全称+（行业）进行，对合作过的客户尤其是合作金额超过5万的客户，必须建立客户资料库并按照文件命名规则进行分类，确保档案的完整性。工况调查：根据现场实际工况，填写工况调查表，有利于后期分析产品使用效果，命名按照GK(工况)+调查日期+公司全称 进行。照片、视频：现场调查过程中产生的图片或视频，不需要进行详细命名；方案、报告：包括现场勘查报告，解决方案等面对客户的文件，文件根据 日期+报告内容 进行命名。商务文件:一些常用的票据或客户通过邮件、QQ等发给销售人员的一些临时文件。产品检测报告：销售人员在日常业务中涉及到产品检测结果，检测参数表等记录性文件，文件