高效会议管理论文.doc

请联系实际如何做好高效会议管理前言随着社会现代化进程的飞速发张，各公司之间的竞争日益加剧，一个公司要想做大做强并长远的发展下去，企业的目标和决策，是至关重要的。而这些对于现代的经济社会而言，则是通过公司会议来解决的。可以说现在的公司会议，对一个企业来说是非常重要的，而会议召开的是否顺利，召开的成功或失败，这直接影响一个公司能否更快更让你更准确的作出决策，抓住先机，能否决胜于商业竞争之战中取得胜利是非常重要的。正文 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。而会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理”的中心议题。 而如何把一个公司会议开好，使其繁琐的会议变成一个高效得会议，是会议充满生机活力，使会议达到预期的目的，这就需要会议主持人具有打破僵局、会场控制、会场特殊情况的处理等控场和沟通技巧。奥本海默企业里不是所有的会议都经过充分准备，也不是所有会议都能做到精心控制。事实上，许多会议差不多完全失控，还有一些会议则几乎完全与企业的利益背道而驰。 在召开会议之前应做好，如果没有做好会议准备，那么还不如不要开会，这样的会议注定是一个失败的会议。因此，会议召集者必须做好会议准备工作。会议通知内容里须写明会议时间，会议地点，与会者，会议讨论主题，如果要求与会者携带笔记本或者汇报材料等，也必须在会议通知中备注说明。所以会议前准备工作如下： 第一，提前计划会议，以使会议效率最大化。在会议召开之前，组织者应提前发出会议议程及相关背景资料。会议议程应给出每个议题的大致时间。这样做，既能提高效率，又能保证每个议题有充分的讨论时间。 第二，建立会议评估机制。为增强会议的有效性，与会者应定期对会议进行评估，找出哪些地方需要改进。这样既能在这次会议中找到这次会议的优点和这次会议的不足，又可为下次会议做准备。 第三，会场预约。根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。 第四，会场的布局，设备安装调试。根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。 会议应制定严格会议制度。例：有一家企业在会议制度中采用了一个“现场捐款”的方式，规定：与会者每迟到一分钟，现场捐款10元；会议过程中，电话铃声每响一次，现场捐款10元，手机等通话工具必须处于震动状态或者关机状态。为什么要突出“现场”两字？因为执行一个制度必须要求快捷迅速，这样被处罚者才能在第一时间里知道错误所在，处罚不是目的，而是让受罚者不要犯下同样的低级错误。同时应规定会议所处罚的款项应归为员工福利，加班人回家的打车费，作为短期内进步员工的鼓励进或作为下次会议的经费。此外，企业开会切忌条条框框。会议应具有一个良好的氛围，不应一走进会场就能感受到一种死气沉沉的氛围。这会使员工压力很大，不能发表自己的看法，于是就选择了沉默。但是等到会议一结束，就会满腹牢骚。而应是会议具有一个良好的氛围，使与会者各抒己见，滔滔不绝，不管接受谁的方案，但是走出会议室，大家还是喜笑颜开，都能够严格去执行会上决定的方案。 总结会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重要。使会议效率低下通常有： 1.会议目的、内容与议题的确定会议的目的 2.,围绕会议议题的有关材料准备情况质量高的会议.应当不讨论先无准备的议题 3.会议主持人的素质和与会人员的构成状况主持人对会议的重视程度、对议越相关情况掌握的程度 4.会议的组织领导水平会议的组织领导工作主要是指安排处理好会议活动各个环节之间的关系.包括从会议议题的提出