药业集团股份有限公司管理白皮书.doc

天津中新药业集团股份有限公司 汉普管理咨询 中国 有限公司 管 理 白 皮 书 2 155 文档控制文档控制 文档更新记录文档更新记录 日期更新人版本备注 01 12 05汉普顾问组V1 0白皮书初稿 01 12 14汉普顾问组V2 0依据管理模式方案修改 01 12 21汉普顾问组V3 0提交客户最终稿 文档审核记录文档审核记录 日期审核人职务备注 文档去向记录文档去向记录 拷贝份数接受人职务备注 3 155 目目 录录 文档控制文档控制 2 第一章第一章 综述综述 8 第二章第二章 组织机构组织机构 9 第三章第三章 部门职责部门职责 10 采购部 10 质量部 11 储运部 12 销售部 13 市场部 14 财务部 15 营运管理部 16 门店管理部 17 人力资源部 18 审计部 19 第四章第四章 部门绩效考核部门绩效考核 20 采购部 20 质量部 21 储运部 22 库存部 23 运输部 24 销售部 25 4 155 市场部 26 销售分公司 27 财务部 28 营运管理部 29 门店管理部 30 人力资源部 31 审计部 32 第五章第五章 岗位职责岗位职责 33 采购部主管 36 采购部进货员 37 采购部档案管理员 38 质量管理部主管 39 质量管理部质检员 40 质量管理部化验员 41 质量管理部养护员 42 储运部主管 43 储运部保管员 44 储运部不合格品库保管员 45 储运部接待员 46 储运部复核员 47 储运部直提员 48 储运部调度员 49 储运部装卸员 50 储运部司机 51 销售部主管 52 销售部业务员 53 销售部开票员 54 5 155 市场部主管 55 市场部监测员 56 市场部研究员 57 财务部主管 58 财务部预算员 59 财务部应付会计 60 财务部存货会计 61 财务部固定资产会计 62 财务部总账会计 63 财务部出纳 64 财务部稽核员 65 财务部分析员 66 营运管理部主管 67 营运管理部计划员 68 营运管理部物价管理员 69 营运管理部经营分析员 70 营运管理部系统管理员 71 门店管理部主管 72 门店管理部督导员 73 门店管理部售后服务员 74 门店管理部投资分析员 75 审计部主管 76 审计部审计员 82 第六章第六章 程序文件程序文件 83 BIZ 01 供应商管理流程程序 83 BIZ 02 采购合同管理流程程序 86 BIZ 03 采购订单管理流程程序 88 6 155 BIZ 04 采购执行流程程序 90 BIZ 05 采购退换货流程程序 92 BIZ 06 客户管理流程程序 94 BIZ 07 销售订单管理流程程序 97 BIZ 08 门店补货流程程序 99 BIZ 09 销售执行流程程序 101 BIZ 10 客户直提流程程序 103 BIZ 11 销售退换货流程程序 105 BIZ PLUS 01 化验流程程序 107 BIZ PLUS 02 养护流程程序 109 BIZ PLUS 03 升溢报损流程程序 111 MAN 01 市场分析流程程序 113 MAN 02 价格管理流程程序 115 MAN 03 门店管理流程程序 117 MAN 04 门店拓展流程程序 119 MAN 05 系统维护及开发流程程序 121 MAN 06 物流计划流程程序 123 MAN 07 预算流程程序 125 MAN 08 经营分析流程程序 127 MAN 09 业务管理流程程序 129 MAN 10 计划管理流程程序 131 FIN 01 应付流程程序 133 FIN 02 应收流程程序 135 FIN 03 盘点流程程序 137 FIN 04 固定资产购置流程程序 139 FIN 05 固定资产新建流程程序 141 FIN 06 费用管理流程程序 143 FIN 07 总帐流程程序 145 7 155 FIN 08 财务分析流程程序 147 FIN 09 财务统计流程程序 149 附件附件 A 目标流程目标流程 150 8 155 第一章第一章 综述综述 汉普工作介绍 管理白皮书 共分七个部分 第一章第一章 综述 综述 说明本文档与本阶段工作的关系 文档概况 文档结构等 第二章第二章 组织机构 组织机构 说明了组织机构建议方案 第三章第三章 部门职责 部门职责 说明了依据组织职能和流程调整后的部门职责 第四章第四章 部门绩效考核 部门绩效考核 依照财务 流程 员工 客户等四个方面提出了对部门的绩效的考核因素 第五章第五章 岗位职责 岗位职责 给出了结合流程的岗位职能 第六章第六章 程序文件 程序文件 对目标流程的提供了补充说明 附件附件 A 目标流程 9 155 第二章第二章 组织机构组织机构 10 155 第三章第三章 部门职责部门职责 采购部采购部 部门名称 采购部部门名称 采购部上级主管 上级主管 部门岗位设置 部门岗位设置 1 主管 2 进货员 3 档案管理员 部门职责 部门职责 1 根据市内销售部制订的发展战略 以市场为导向 制定采购政策 提高采购工作质量 2 负责品类的月度和周采购计划的制定 并提交给营运管理部作为制订整体采购月度和周计划的依据 3 向有关部门提供采购计划执行过程中的相关信息 4 负责进行供应商关系管理 发展与供应商的互利合作关系 以达到更低的成本和更加优质的采购服务 负责组织供应商的认证和评审 负责供应商 档案管理 建立 发展并巩固与供应商的长期合作伙伴关系 5 按采购计划询价并向合格供应商采购 保证采购质量 降低采购成本 缩短采购周期 6 负责采购合同和采购订单的管理 加强对价格 数量 交货期的审核 采购订单的执行过程监控 7 负责品类到货工作 依据门店销售数据制定对门店送货配送要求并交营运管理部制定整体配送计划 8 负责新品引进 进行商品的促销管理 9 进货部门和销货部门定期召开会议 沟通信息 对存在的问题及时解决 调整购进计划 10 进行品类库存及门店库存分析 11 寻找新货源及降价渠道 尽量降低采购成本和采购周期 保持最合理库存数量 12 与上 下游部门团结协作 为达成企业整体效率最高 成本最低 13 制定部门的资本支出 预算计划 11 155 质量部质量部 部门名称 质量部部门名称 质量部上级主管 上级主管 部门岗位设置 部门岗位设置 1 主管 2 质检员 3 化验员 4 养护员 部门职责 部门职责 1 在集团总体方针的指导下 建立和完善事业部的质量管理体系 2 进行全面的质量监督和管理 保证 GSP 规范在企业的全面贯彻 宣传全面质量管理的思想和方法 提高全员质量意识 3 负责对质量体系文件的管理与控制 负责质量体系的运行监控与改进 4 组织并实施对事业部质量体系的内部质量审核 以及管理评审 5 负责在库药品的养护 合理控制仓储区环境和温湿度 6 负责药品的到货验收 保证入库药品的质量 7 负责送检药品的质量检验 对在库药品进行定期和不定期抽检 8 开展质量统计与分析工作 编制质量报告 9 按照 GSP 的要求对质量检验原始记录进行归档和管理 10 对供应商与客户证照等材料进行审查 参与品质评估 11 负责不合格商品的确认处理及监督 12 负责首营药品及首营企业的审核验证 13 参与部门预算的制订工作 12 155 储运部储运部 部门名称 储运部部门名称 储运部上级主管 上级主管 部门岗位设置 部门岗位设置 1 主管 2 保管员 3 不合格品库保管员 4 接待员 5 复核员 6 调度员 7 直提员 8 装卸员 9 司机 部门职责 部门职责 1 负责药品的入库接收的工作 2 负责在库商品的保管等管理工作 3 负责协助财务部进行定期的库存盘点 4 负责执行营运管理部门制定的门店配送计划和客户配送计划 进行组配 运输等工作 5 保证仓库管理工作质量 以确保市内销售部全年销售目标的顺利实现 6 保证仓储区储存条件及布局的合理 7 负责仓库合理库容量 药品周转期 效期的分析及控制 8 负责药品的报损 并依据一定的程序 办理药品销毁处理工作 9 负责对部门成本的控制 13 155 销售部销售部 部门名称 销售部部门名称 销售部上级主管 上级主管 部门岗位设置 部门岗位设置 1 主管 2 业务员 3 开票员 部门职责 部门职责 1 认真学习 遵守贯彻执行国家 药品管理法 产品质量法 计量法 标准化法 等有关基本法律法规及公司制定的各项质量管理制度 按规定 的经营范围依法经营 2 执行市场部制订的销售政策和销售计划 3 为辅助市场部工作主动提出销售任务预测 包括品种和数量 定期检查销售完成情况并修订预测值 4 培养并开发潜在客户 提供高质量的客户服务 建立和保持良好的客户关系 确保客户满意度 做好客户的定期回访 进行有效的客户评审和客户 关系管理工作 5 负责日常销售业务 包括业务洽谈 合同和订单签订 跟踪订单执行情况及货款催收等 6 对销售合同进行管理 7 对销售任务完成情况和完成进度进行分析 8 负责提出对客户的配送要求 交由营运管理部制定整体的配送计划 9 进货部门和销货部门定期召开会议 沟通信息 对存在的问题及时解决 调整购进计划 10 吸引 发展和保留优秀销售人才 建立高效的销售队伍 11 统计及评审业务员业绩 12 对市内部业务整体运营状况进行统计 分析 以指导公司业务的良性运营 13 负责对市内销售体系的所属超市进行管理 14 账务管理 14 155 市场部市场部 部门名称 市场部部门名称 市场部上级主管 上级主管 部门岗位设置 部门岗位设置 1 主管 2 监测员 3 研究员 部门职责 部门职责 1 根据市内部制订的发展规划 对全年销售进行合理预测 制订年度和月度销售计划 并将销售任务进行分配 2 进行销售管理 监督销售计划的实施 及时调整销售任务 负责统计销售业绩 3 搜集市场信息 进行市场调研及分析 4 制定销售政策 负责产品市场推广及宣传工作 5 组织市场活动 支持销售 协调资源以辅助销售分公司完成销售任务 6 组织招标和投标工作 7 定期检查销售完成情况和完成进度 进行分析 并向市内部管理层提供相关报告 8 组织业务员进行定期和不定期的业务和技能培训 15 155 财务部财务部 部门名称 财务部部门名称 财务部上级主管 上级主管 部门岗位设置 部门岗位设置 1 主管 2 应收会计 3 应付会计 4 存货会计 5 固定资产会计 6 总帐会计 7 出纳 8 稽核员 9 分析员 部门职责 部门职责 1 遵守国家各项财经法规 制度 在集团的财务制度指导下开展工作 2 负责事业部会计核算与财务管理工作 3 执行集团会计政策 设计事业部财务有效的内部控制制度 4 制订并实施公司ERP系统财务操作规范 5 牵头组织编制事业部财务预算 并在执行中进行责任中心的核算 控制与考核 开展经济活动分析 6 从管理需要出发 提供绩效考核的财务数据 7 对现金及其等价物进行有效管理 提高资金使用效率 8 负责事业部各类财务报表的编制 并及时提交相关的使用方 9 研究 跟踪国家税收政策 负责税收策划工作 10 负责固定资产的账务管理 并参与实物的管理 11 保管并合理使用财务印章 12 保管会计原始凭证 有关票据 财务报表等 负责财务资料的安全与保密 16 155 营运管理部营运管理部 部门名称 营运管理部部门名称 营运管理部上级主管 上级主管 部门岗位设置 部门岗位设置 1 主管 2 计划员 3 物价管理员 4 经营分析员 5 系统管理员 部门职责 部门职责 1 负责制定事业部商品年度经营计划 月季度经营计划的制订 进行计划的综合协调和综合平衡 2 负责商品经营计划的执行监督和信息反馈收集 3 负责商品品类的管理 4 对商品档案进行管理 5 组织对于供应商的级别评定 6 采购 库存成本分析 7 负责依据采购部提出的门店配送要求和销售部提出的配送要求制定整体的配送计划 8 制定部门的资本支出 预算计划 9 进行医药商业的科学管理研究 不断提高事业部的基础管理工作 10 负责部门绩效考核方案的制订 进行季度的部门绩效考核 督促各个部门不断提高部门绩效 11 负责各类标准合同文本的制订 并对各类合同归口管理 12 在国家政策指导下 根据市场竞争需要 对药品经营的价格体系进行管理 13 负责事业部范围内的信息系统实施与维护 保障信息畅通 14 网络系统的规划 建设和维护 15 硬件设备的规划 配置 维护和管理 16 软件系统的编制 维护和管理以及在企业内的推广 17 各类经营数据的提取和分析 不断提高决策支持的能力 18 进行员工的 IT 技术培训 17 155 门店管理部门店管理部 部门名称 门店管理部部门名称 门店管理部上级主管 上级主管 部门岗位设置 部门岗位设置 1 主管 2 督导员 3 售后服务岗 4 投资分析员 部门职责 部门职责 1 研究医药商业的规范连锁经营 不断提高连锁门店的管理水平 2 在集团投资发展部的资本支出计划指导下 制订详细的门店拓展与收缩计划 3 负责进行门店拓展的可行性研究 在经过集团审批后负责新建门店的建设实施 4 制订连锁门店的服务质量规范 并采取实际有效的措施监控门店的执行情况 不断提高门店的服务水平 5 处理对门店的投诉 在事业部范围内协调处理 6 组织开展各种顾客关怀活动 7 参与部门预算的制订工作 18 155 人力资源部人力资源部 部门名称 人力资源部部门名称 人力资源部上级主管 上级主管 部门岗位设置 部门岗位设置 部门职责 部门职责 1 负责制订事业部的人力资源发展规划 不断优化事业部的人力资源状况 2 进行工作研究 定岗定责 制订事业部的岗位职责体系 3 了解各个部门的人力资源需求 科学开展招聘工作 4 牵头制订岗位考核体系 进行季度的岗位绩效考核 督促各岗位不断提高工作质量 5 组织进行各层次的业务培训与管理培训 不断提高各级员工的业务水平和工作能力 6 负责建立和完善以岗位 绩效为导向的科学合理的薪酬福利体系 7 根据相关管理制度 对员工进行奖惩 以达到正向和反向的激励作用 8 负责公司员工的档案管理及人事状态分析 9 参与制订部门预算的制订工作 19 155 审计部审计部 部门名称 审计部部门名称 审计部上级主管 上级主管 部门岗位设置 部门岗位设置 主管 审计员 部门职责 部门职责 1 按照 会计法 审计法 要求规范企业会计核算 指导企业的财会工作 2 加强对各分公司经营审计 3 接受公司董事会指导 按照有关内部审计的规定 定期或不定期检查公司及子公司财经纪律执行情况 提交审计情况报告 4 加强对资金运用的监督管理 掌握资金正常流向 发现问题及时汇报 并提出改进意见 5 认真做好有关专项审计等工作 并写出专项审计情况报告 6 做好有关审计报表的编报工作 7 通过从各业务 财务系统中收集的数据对各部门的业务进行审计管理 8 做好公司领导和上级审计部门临时交办的审计工作 20 155 第四章第四章 部门绩效考核部门绩效考核 采购部采购部 采购部关键业绩指标采购部关键业绩指标 部门名称部门名称 采购部采购部 部门负责人部门负责人 财务指标财务指标 销售收入 毛利率 平均存货周转率 积压商品比率 存货 应付帐款 费用预算完成情况 计划完成率 流程指标流程指标 平均交货期 商品退货率 供应商准时送货比率 采购订单出错率 总采购金额 人数 采购质量异议索赔成功率 重点商品缺货天数 客户指标客户指标 客户满意度 客户种类 供应商 营运管理部门 财务部 员工指标员工指标 员工工作效率 员工稳定性 员工满意度 员工培训频率 21 155 质量部质量部 质量部关键业绩指标质量部关键业绩指标 部门名称部门名称 质量部质量部部门负责人部门负责人 财务指标财务指标 预算控制程度 流程指标流程指标 构架和维护质量体系的合理性 质量体系执行程度 无重大质量事故 客户指标客户指标 客户满意度 客户种类 供应商 客户 营运管理部门 财务部 采购部 销售部 储 运部 人员指标人员指标 员工稳定性 员工满意度 员工培训程度 人员培训频率 22 155 储运部储运部 储运部部门关键业绩指标储运部部门关键业绩指标 部门名称部门名称 储运部部门负责人部门负责人 财务指标财务指标 预算执行程度 计划完成率 流程指标流程指标 采购预测准确度 客户指标客户指标 客户满意度 客户种类 门店 客户 营运管理部门 财务部 质检 员工指标员工指标 员工工作效率 员工稳定性 员工满意度 员工培训频率 23 155 库存部库存部 库存部门关键业绩指标库存部门关键业绩指标 部门名称部门名称 库存部部门负责人部门负责人 财务指标财务指标 预算执行程度 流程指标流程指标 仓库每一单位的物料接收成本 发货准确率 库存正确度 盘点 库存损失率 存货总周转额 库存部门人数 工作效率 客户指标客户指标 客户满意度 客户种类 供应商 营运管理部门 财务部 质检 运输 员工指标员工指标 员工工作效率 员工稳定性 员工满意度 员工培训频率 24 155 运输部运输部 运输部关键业绩指标运输部关键业绩指标 部门名称部门名称 运输部部门负责人部门负责人 财务指标财务指标 预算控制程度 计划完成率 流程指标流程指标 满载率 准时送货比率 送货破损率 总送货金额 人数 总送货金额 车辆 费用 出车次数 因发运原因造成延期交货 次数 发货失误次数 仓库单据准确率 仓库帐实相符率 各部门满意度 客户指标客户指标 客户满意度 客户种类 客户 营运管理部门 销售部 财务部 员工指标员工指标 员工工作效率 员工稳定性 员工满意度 25 155 销售部销售部 销售部关键业绩指标销售部关键业绩指标 部门名称部门名称 销售部部门负责人部门负责人 财务指标财务指标 销售收入 毛利率 应收帐款周转率 坏账比率 预算控制程度 计划完成率 流程指标流程指标 商品推广及宣传效果 市场信息的完整性与真实性 客户投诉率 销售订单出错率 销售预测准确度 销售退货率 人均销售额 销售费用率 销售计划的执行程度 客户指标客户指标 客户响应速度和满意度 客户满意度 客户种类 客户 营运管理部门 储运部 财务部 员工指标员工指标 员工工作效率 员工稳定性 员工满意度 人员培训频率 26 155 市场部市场部 运营部部门关键业绩指标运营部部门关键业绩指标 部门名称部门名称 市场部 部门负责人部门负责人 财务指标财务指标 销售收入 毛利率 应收帐款周转率 坏账比率 预算控制程度 计划完成率 流程指标流程指标 商品推广及宣传效果 市场信息的完整性与真实性 客户投诉率 销售订单出错率 销售预测准确度 销售退货率 人均销售额 销售费用率 销售计划的执行程度 客户指标客户指标 客户满意度 客户种类 销售部 营运管理部门 财务部 员工指标员工指标 员工工作效率 员工稳定性 员工满意度 员工培训频率 27 155 销售分公司销售分公司 销售分公司关键业绩指标销售分公司关键业绩指标 部门名称部门名称 销售分公司部门负责人部门负责人 财务指标财务指标 销售收入 毛利率 应收帐款周转率 坏账比率 预算控制程度 计划完成率 应收帐款周转率 客户满意度 产品策划 销售预测 流程指标流程指标 商品推广及宣传效果 市场信息的完整性与真实性 客户投诉率 销售订单出错率 销售预测准确度 销售退货率 人均销售额 销售费用率 销售计划的执行程度 客户指标客户指标 客户响应速度和满意度 客户档案的完整性与真实性 客户满意度 客户种类 客户 营运管理部门 财务部 员工指标员工指标 员工工作效率 员工稳定性 员工满意度 人员培训频率 28 155 财务部财务部 财务部部门关键业绩指标财务部部门关键业绩指标 部门名称部门名称 财务部 部门负责人部门负责人 财务指标财务指标 预算控制程度 计划完成率 流程指标流程指标 关帐后更改次数 凭证 会计人员数 预算周期 财务重大工作失误 客户指标客户指标 客户满意度 客户种类 供应商 客户 公司内部各部门 员工指标员工指标 员工工作效率 员工稳定性 员工满意度 员工培训频率 29 155 营运管理部营运管理部 营运管理部部门关键业绩指标营运管理部部门关键业绩指标 部门名称部门名称 营运管理部部门负责人部门负责人 财务指标财务指标 预算完成情况 计划完成率 流程指标流程指标 系统稳定性 服务响应速度 系统运行无重大事故 运营分析对于业务问题挖掘的深度和对战略的辅助 计划制定的可实施性 价格政策的合理性 客户指标客户指标 客户满意度 客户种类 采购部 销售部 储运部 营运管理部门 财务部 员工指标员工指标 员工工作效率 员工稳定性 员工满意度 员工培训频率 30 155 门店管理部门店管理部 门店管理部关键业绩指标门店管理部关键业绩指标 部门名称部门名称 门店管理部部门负责人部门负责人 财务指标财务指标 销售收入 毛利率 产品策划 销售预测 投资回收期 按门店计算 预算控制程度 计划完成率 流程指标流程指标 各项投资计划的科学性 指导性和可操作性 投资项目进度控制及完成率 投诉率 人均销售额 商品损失率 客户指标客户指标 客户满意度 客户种类 门店 营运管理部门 财务部 员工指标员工指标 员工工作效率 员工稳定性 员工满意度 人员培训频率 31 155 人力资源部人力资源部 人力资源部关键业绩指标人力资源部关键业绩指标 部门名称部门名称 人力资源部人力资源部部门负责人部门负责人 财务指标财务指标 预算控制程度 流程指标流程指标 人力资源需求编制的合理性 人事档案记录的准确 保密 及时 准确地办理工资 合 同 保险 福利等有关业务 各部门职能合理分工 绩效考核指标的客观 公正及合 理性 培训计划科学实用 员工培训结果 企业人员变动率 全员劳动生产率 财务人员工资总数 公司工资总数 客户指标客户指标 客户满意度 客户种类 市内部各相关部门 员工指标员工指标 员工工作效率 员工稳定性 员工满意度 人员培训频率 32 155 审计部审计部 审计部关键业绩指标审计部关键业绩指标 部门名称部门名称 审计部审计部部门负责人部门负责人 财务指标财务指标 预算控制程度 流程指标流程指标 客户指标客户指标 客户满意度 客户种类 市内部各相关部门 员工指标员工指标 员工工作效率 员工稳定性 员工满意度 人员培训频率 33 155 第五章第五章 岗位职责岗位职责 岗位同业务流程的关系岗位同业务流程的关系 中新药业目标业务流程 业务流程 质检流程 财务流程 共涉及关键岗位 41 个 下表是这些岗位同目标业务流程之间的对应关系 序号序号部门部门流程中岗位流程中岗位所属流程所属流程 1 2 采购部主管 供应商管理流程 采购合同管理流程 采购订单管理流程 系统维护及开发流程 应付流程 预算流程 费用管理流 程 3 采购部进货员 供应商管理流程 采购合同管理流程 采购订单管理流程 采购退换货流程 养护流程 销售订单管理流程 应付流 程 价格管理流程 4 采购部档案管理员供应商管理流程 采购合同管理流程 采购订单管理流程 5 采购部统计员经营分析流程 6 质量管理部主管化验流程 养护流程 升溢报损流程 系统维护及开发流程 预算流程 费用管理流程 7 质量管理部质检员供应商管理流程 采购执行流程 采购退换货流程 销售退换货流程 客户管理流程 升溢报损流程 应付流程 8 质量管理部化验员化验流程 养护流程 9 质量管理部养护员养护流程 10 储运部主管升溢报损流程 系统维护及开发流程 盘点流程 预算流程 费用管理流程 11 储运部 保管员采购执行流程 采购退换货流程 销售执行流程 门店补货流程 销售退换货流程 化验流程 养护流程 升溢报损 流程 盘点流程 12 储运部不合格品库保 管员 采购退换货流程 13 储运部接待员采购执行流程 14 储运部复核员销售执行流程 门店补货流程 15 储运部调度员销售执行流程 16 储运部装卸员销售执行流程 门店补货流程 销售退换货流程 34 155 序号序号部门部门流程中岗位流程中岗位所属流程所属流程 17 储运部司机销售执行流程 门店补货流程 销售退换货流程 18 销售部主管销售退换货流程 客户管理流程 系统维护及开发流程 预算流程 费用管理流程 19 销售部业务员销售订单管理流程 销售退换货流程 销售收款流程 客户管理流程 应收流程 价格管理流程 20 销售部开票员销售订单管理流程 销售退换货流程 21 销售部统计员经营分析流程 22 市场部主管系统维护及开发流程 市场分析流程 预算流程 费用管理流程 23 市场部监测员市场分析流程 24 市场部研究员市场分析流程 25 财务部主管采购订单管理流程 系统维护及开发流程 预算流程 应付流程 盘点流程 费用管理流程 总帐流程 采购付款流 程 26 财务部应收会计销售收款流程 客户管理流程 应收流程 27 财务部应付会计采购退换货流程 采购付款流程 应付流程 28 财务部存货会计采购执行流程 销售退换货流程 升溢报损流程 盘点流程 盘点流程 29 财务部固定资产会计固定资产购置流程 30 财务部总帐会计总帐流程 31 财务部出纳采购订单管理流程 采购付款流程 应付流程 费用管理流程 32 财务部稽核员总帐流程 33 财务部分析员经营分析流程 34 营运管理部主管经营分析流程 预算流程 费用管理流程 35 营运管理部计划员门店补货流程 36 营运管理部物价管理员价格管理流程 37 营运管理部经营分析员经营分析流程 38 营运管理部预算管理员固定资产购置流程 39 信息中心主管系统维护及开发流程 预算流程 费用管理流程 40 信息中心系统管理员系统维护及开发流程 35 155 岗位设置与岗位职责岗位设置与岗位职责 36 155 采购部主管采购部主管 岗位名称岗位名称 采购部主管所属部门所属部门 采购部 上级主管上级主管 国内销售部经理 岗位职责岗位职责 落实国内销售部发展规划 合理安排采购 保证国内销售部销售任务的顺利实现 按上级下达的各项经济指标 管理指标 制定内部的管理计划和管理方案 作好采购部管理工作 协调内部关系 保证整体效率 采购与市场紧密结合 避免盲目进货 实行统一采购 以获得成本优势 提高整体利润 监督并审核国内销售部采购计划的制定 负责供应商的评定 管理及定期评审工作 对合同和订单的价格 数量 交货期进行审核 对采购预付款和付款计划进行审批 收集销售的一线资料 及时调整采购品种结构 把握合理库存 使资金运用达到最合理状态 把握好新品种的引进 督促部门人员及时与供应商联系退换货 将公司的损失降至最低 严格管理 杜绝假药 劣药进入企业 树立好公司的整体形象 监督部门预算的制定工作 对部门内费用支出进行合理规划和审批 控制采购和管理成本 安排并审核部门固定资产的购置 保证合理使用 对本部门提出的系统维护及开发申请进行审批提交 协助人力资源部认真进行本部门员工的考核 以及部门员工的教育 培训工作 37 155 采购部采购部进货员进货员 岗位名称岗位名称 采购部进货员所属部门所属部门 采购部 上级主管上级主管 采购部主管 岗位职责岗位职责 主动热情接待厂商 采购药品时 应选择具有法定资格的单位 严禁从私人及证照不全的单位进货 坚持 按需进货 择优选购 的原则进货 对供货企业的销 售人员进行法定资格的审查 企业授权委托书 推销员资格证书 必要时签订 质量保证协议 对于首次进货及进口药品和首次发生业务的单位 搜集审查的资料并填写首营品种或进口药品审验表 送至质量员审查 对新增供应商评估其执行情况 并参与制定供应商级别 根据市场情况引进适销对路的新品种 不断开发代理品种 并及时将商品信息通知相关人员 在确保合法性的前提下 不断寻找新供应商 尽量降低进货成本 坚持从商品质量信誉好 具有法定资格并优先从通过 GMP 认证的厂家进 货 严格执行符合药品质量要求的进货程序 增加总代理和厂家进货数量 减少商业调拔 随时检查商品库存情况 负责编制品种采购计划 及时组织进货 根据销售情况确定单次进货数量 尽量降低库存成本 根据销售情况调整商品采购 对畅销产品及时增加库存量 对滞销品种和过季商品及时退货 根据供应商级别 参照采购合同及销售情况 定期制定付款计划上报部门主管审批 对由于各种原因造成的残损商品 积极与供应商联系退换 尽量减少企业损失 38 155 采购部档案管理员采购部档案管理员 岗位名称岗位名称 采购部档案管理员所属部门所属部门 采购部 上级主管上级主管 采购部主管 岗位职责岗位职责 负责对采购合同进行录入和管理 负责对采购合同进行分解 系统录入与供应商确定的订单 负责根据相关供应商资料 对供应商执行情况 经营状况进行数据收集和管理 并对供应商档案进行维护 业务人员需要对合同进行复印时 需经主管领导签字后 档案管理员方可复印 因特殊需要借用合同原件时 需经主管领导签字后 档案管理员方可借出 采购合同保管 销毁按国家及企业的有关规定执行 采购合同属于企业机密 任何人不能对外泄漏 39 155 质量管理部主管质量管理部主管 岗位名称岗位名称 质量管理部主管所属部门所属部门 质量管理部 上级主管上级主管 国内销售部经理 岗位职责岗位职责 在国内销售部经理的领导下 实施药品经营的质量管理工作 组织和指导国内销售部各销售部门认真贯彻和实施 药品管理法 产品质量 法 标准化法 计量法 药品经营质量管理规范 GSP 及上级颁布的药品质量管理规定 加强药品质量管理和监督工作 定期向药品监督管理部门汇报药品经营的质量情况并接受业务指导 检查 负责做好质量的组织管理及药品验收 检验的审核工作 负责组织质量不合格药品的审核 及对不合格药品处理过程实施监督 负责组织药品质量的查询 投诉和质量事故的调查 处理及报告 做好质量的调查研究工作 提高管理水平 对需要解决的矛盾和问题及时拿出意见和方案 定期对质量管理进行全面检查 查验收 养护等项记录和相符状况 差错情况 定期对安全 卫生管理进行一次全面检查 查制度落实 重点部位防范 安全检查记录等情况 负责组织管理商品抽样检验和复检工作 负责对因质量问题需暂时停售或停售的商品申请进行审批 监督部门预算的制定工作 对部门内费用支出进行合理规划和审批 控制采购和管理成本 安排并审核部门固定资产的购置 保证合理使用 对本部门提出的系统维护及开发申请进行审批提交 协助人力资源部认真进行本部门员工的考核 以及部门员工的教育 培训工作 40 155 质量管理部质检员质量管理部质检员 岗位名称岗位名称 质量管理部质检员所属部门所属部门 质量管理部 上级主管上级主管 国内销售部经理 岗位职责岗位职责 首次经营药品由销售部门向供货单位索要该品种生产批文 质量标准 商标注册证复印件 要认真填写 首次经营药品审批表 并附药品的 有关质量标准 省 自治区 直辖市以上药品检验所的检验报告书 厂检报告 说明书 包装 GMP 认证证书 生产企业或经营企业证照等 交质量管理部门进行质量审核 批准后方可销售 参与供应商资质评价 评审的主要内容包括 进货批次 合格批次 不合格批次 不合格率及不合格原因等 对连续出现不合格药品的生产 厂家要做重点分析 检验完毕后 按要求填写检验记录 记录填写完整 无漏项 检验记录不得涂改 如出现书写错误 可在错误处用直尺划一横线后盖上化验 员章 严格按检验标准进行检验 遇不合格检品由指定人员复检 不经复检不准出不合格报告 检验完毕后 按正确格式将检验结果记录留存 负责原始记录及检验档案的建立 收集 归档 保管 在对样品抽检时 填写商品抽样出库单 取走抽样商品 收到检品后应与检验清单逐项进行核对无误后 进行检验 对采购到货商品进行检验 并对合格商品进行入库确认 41 155 质量管理部化验员质量管理部化验员 岗位名称岗位名称 质量管理部化验员所属部门所属部门 质量管理部 上级主管上级主管 质量管理部主管 岗位职责岗位职责 负责填写抽样出库单和复检单 并提交主管经理审批 对抽取样品进行化验 并按要求填写检验记录 记录填写完整 无漏项 一律用钢笔书写 字迹清晰 色调一致 对检验不合格药品出具化验报告 并提交修改销售状态申请 审批后做化验台帐记录 在检验过程中要做到严操 细检 并对检验结果负责 严禁出现结果判断错误 每天下班前要将试验所用玻璃仪器清洗干净 严禁过夜 崩解仪 溶出仪用完后立即清洗 42 155 质量管理部养护员质量管理部养护员 岗位名称岗位名称 质量管理部养护员所属部门所属部门 质量管理部 上级主管上级主管 质量管理部主管 岗位职责岗位职责 负责对在库商品进行养护 指导保管人员对药品进行合理储存 养护员要定期循环检查 对储存时间长 效期商品 易变商品要增加检查次数严禁漏养护 同时做好抽查记录 定期完成所负责养护品种的批次 建立养护档案 认真填写商品养护档案 记录填写要真实 准确 书写工整 无涂改 错处有盖章 按上级指示做好冬夏防质量检查工作 对由于异常原因可能出现质量问题的药品和在库时间较长的中药材 应主动抽样送检 养护检查发现有质量问题的商品 应及时填写查询记录 并及时通知销售部门 接业务单位处理意见后 及时处理 对养护中查出有质量问 题商品及时查询 年底汇总 每天上午接收地区天气预报广播 并做好记录 若有天气急剧变化时 应及时汇报有关领导 并对库房商品采取有效的防范措施 每天上 下午两次 按规定时间 对库内 外温度 湿度进行检查并记录 温湿度记录定期汇总 装订留存 接到保管员上报的效期报表后 到库认真逐批核对品名 数量 批号 厂家 效期核对无误后 汇总效期报表 效期报表应填写准确 无误 字迹清晰 养护员按效期报表所列过期品种填写不合格药品报损单 效期报表定期上报质量部 储运部和业务经营单位 并装订留存 负责养护用仪器设备 温湿度检测和监控仪器 仓库在用计量仪器及器具等的管理工作 43 155 储运部主管储运部主管 岗位名称岗位名称 储运部主管所属部门所属部门 储运部 上级主管上级主管 国内销售部经理 岗位职责岗位职责 主持日常管理工作 做好储存 运输组织管理 按上级下达的各项经济指标 管理指标 制定内部的管理计划和管理方案 做好储存 运输的调查研究工作 提高管理水平 对需要解决的矛盾和问题及时拿出意见和方案 审批升溢报损出库单 对盘点结果进行审批 并根据差异结果是否超过限额进行相应处理 定期对储存 运输管理进行全面检查 查保管 出 入库 运输调单等项记录和相符状况 差错情况 定期对安全 卫生管理进行全面检查 查制度落实 重点部位防范 安全检查记录 交通安全学习记录及库容 库貌等情况 监督部门预算的制定工作 对部门内费用支出进行合理规划和审批 控制储运和管理成本 安排并审核部门固定资产的购置 保证合理使用 对本部门提出的系统维护及开发申请进行审批提交 协助人力资源部认真进行本部门员工的考核 以及部门员工的教育 培训工作 44 155 储运部保管员储运部保管员 岗位名称岗位名称 储运部保管员所属部门所属部门 储运部 上级主管上级主管 储运部主管 岗位职责岗位职责 商品入库应根据正式入库凭证 其它有效证件及质检员签字盖章收货 并按凭证 证件上所列项目认真与商品进行核对 无误后方可入库 对存在破损 污染 破箱等问题以及与送货单不符的商品 不得入库 商品入库时发现的问题要在收发货凭证或收货记录上详细注明 并有签字或盖章 商品入库后 应记录收货时间 批号 效期数量 产地及存放地点 不得出现缺项 漏项 涂改现象 在库商品实行色标管理 货位编号制 并做到记录准确 停发商品要有明显标志 合格品不得与过期失效 有问题及报费商品混存 混放 应严格保证商品账货相符 库内货垛货架洁净 无灰垢 搬运工具 包装物料定位放置 药品按批号分层码放 按照经审批执行的销售订单 按货位进行商品备货 同时确认规格 数量 批号等数据 商品出库必须有正式出库凭证 急救 急需商品需持有临时出库凭证 并有单位负责人签字 出库凭证与商品出现不符时 应做退票处理 所有退票必须注明原因 并有当事人签字或盖章 商品出库后要认真按票面项目逐项复核 在复核员处加盖出库人员与复核人员手章 对购货方有特殊要求的要按对方所提要求认真办理 商品出库执行先产先出 先进先出的原则 同时要确保出库商品质量完好 包装牢固 数量准确 外观清洁 无破损 无污染 将客户确认签字的送货单接收留存 协同销售部业务人员审核销售退回商品的批号 规格 产地等 配合质检人员进行检验抽样 将已确定存在质量问题的商品移至不合格品库 对出现的正常的商品损溢填写系统升溢报损出库单 报至主管经理审批 对审批通过的进行升溢报损业务处理 盘点时冻结库存并打印盘点表 与存货会计一起进行实地盘点 明确盘点差异并查明原因 45 155 储运部不合格品库保管员储运部不合格品库保管员 岗位名称岗位名称 储运部不合格品库保管员所属部门所属部门 储运部 上级主管上级主管 储运部主管 岗位职责岗位职责 按规定要求完成各项工作 做到及时准确 将不合格品接收入库后 应记录收货时间 批号 效期数量 产地及存放地点 不得出现缺项 漏项 涂改现象 按照相关销售部门的指令 对不合格品进行处理 对不合格药品报废 销毁进行记录 并对处理情况进行汇总和分析 46 155 储运部储运部接待员接待员 岗位名称岗位名称 储运部接待员所属部门所属部门 储运部 上级主管上级主管 储运部主管 岗位职责岗位职责 按规定要求完成各项工作 做到及时准确 根据送货单查找相应的采购订单 检查厂家 品名 规格 包装是否正确 核对数量 对数量不符的查明原因做相应处理 数量正确则修改 采购订单状态为待检状态 对厂家 品名 规格 包装不符的商品做拒收处理 对检验合格的商品 按照相应的库位通知保管员领货入库 对检验不合格商品通知采购部进行处理 47 155 储运部复核员储运部复核员 岗位名称岗位名称 储运部复核员所属部门所属部门 储运部 上级主管上级主管 储运部主管 岗位职责岗位职责 按规定要求完成各项工作 做到及时准确 接收出库单并与商品进行逐项核对 接收门店的补货申请单并与商品进行逐项核对 直提的药品 按提货凭证上所列品种复核 当面点交清楚 直提员应在提货凭证上签名 备查 48 155 储运部直提员储运部直提员 岗位名称岗位名称 储运部直提员所属部门所属部门 储运部 上级主管上级主管 储运部主管 岗位职责岗位职责 按规定要求完成各项工作 做到及时准确 负责执行客户直提工作 依据客户直提要求联系储运部保管员配货发运 保证发货的准确性 保证客户无销售订单和发票不能够提货 负责直提客户的接待和内部票据传递工作 49 155 储运部调度员储运部调度员 岗位名称岗位名称 储运部调度员所属部门所属部门 储运部 上级主管上级主管 储运部主管 岗位职责岗位职责 根据发货计划 结合组装单进行任务分配 派车送货 本着安全 准确 快捷 经济的原则 合理安排运输车辆 全面考虑供求缓急 商品性质和运输工具 保证商品运输任务完成 熟悉各项交通法规 掌握道路情况 了解卸货地理位置 合理组配运力 负责运输计划的编制 每日监督发送任务 注意事项与司机交待清楚 发现问题及时解决 监收车辆 发现问题立即处理 并做好记录 掌握各类客户送货要求 组织好运力 人员配置 满足客户需求 严格考核和管理工作 各种单据记录齐全 遇有特殊情况及时向部门主管请示汇报 50 155 储运部储运部装卸员装卸员 岗位名称岗位名称 储运部装卸员所属部门所属部门 储运部 上级主管上级主管 储运部主管 岗位职责岗位职责 按规定要求完成各项工作 做到及时准确 商品装车码放做到装载平衡 保证装卸安全 轻拿轻放 保证商品完好 配合司机完成商品的配送工作 根据送货单将商品装车送货 带回客户确认的送货单 根据补货单将商品装车送货 带回门店确认的送货单 将退回商品运回仓库 51 155 储运部司机储运部司机 岗位名称岗位名称 储运部司机所属部门所属部门 储运部 上级主管上级主管 储运部主管 岗位职责岗位职责 自觉遵守交通法规和各项安全管理制度 保证行车安全 杜绝责任事故 严格执行调度命令 按路单核对商品数量 检查包装质量 确定无误后方可出库装车 不准擅自改变运输计划 保证按时按质按量完成运输 任务 与客户交接商品 做到数量准确 手续清楚 遇有问题立即与调度取得联系 按指示要求去做 不得与客户发生冲突 退货商品做到数量准确无误 按单位做好交接记录 回库后交售后服务组 并有交接签字 完成任务后 向调度室交清路单及回执单据 做到不丢 不漏 保证车况完好 车容整洁 做好日常维护工作及换季保养工作 保管好车辆各种证件 备胎 雨具及随车工具 不得丢失 短少 车辆发生故障时 应向调度汇报 并向修理人员讲清故障原因和修理项目 并在修理所需项目及所用配件单据上签字 非工作性质动用车辆 必须先请示主管领导 无主管领导同意 车辆不准出单位 52 155 销售部主管销售部主管 岗位名称岗位名称 销售部主管所属部门所属部门 销售部 上级主管上级主管 国内销售部经理 岗位职责岗位职责 完成国内销售部下达的经济指标及各项任务 措施到位 管理到位 组织实施到位 督促 检查销售部业务经营工作及各项工作的完成情况 保证各岗位工作正常运行 根据市场情况及经营情况 及时调整经营策略 并提出设想 评估客户回款情况 对客户进行定期评审和评价 负责监督管理销售退换货 监督部门预算的制定工作 对部门内费用支出进行合理规划和审批 控制销售和管理成本 安排并审核部门固定资产的购置 保证合理使用 做好各项费用的审批工作 增收节支 提高效益 对本部门提出的系统维护及开发申请进行审批提交 协助人力资源部认真进行本部门员工的考核 以及部门员工的教育 培训工作 53 155 销售部业务员销售部业务员 岗位名称岗位名称 销售部业务员所属部门所属部门 销售部 上级主管上级主管 销售部主管 岗位职责岗位职责 负责完成销售计划 与客户接触 了解客户需求并确定销售订单 与客户建立良好的合作关系 提高客户满意度 接电话及时 热情 做好电话记录 并将电话订货记录交予开票员 负责收款并与销售订单进行匹配 负责向客户催收欠款 对客户要求退换货的药品进行初步审查 对调价商品到期按扣率执行售价 负责搜集管理现有客户和新客户信息 负责向质监部提供药品售后质量反馈信息 对非质量退货提出处理建议和书面报告 销售药品时 应选择具有法定资格的单位 严禁向私人和证照不全的药品经营单位或无医疗机构执业许可证的单位销售 54 155 销售部开票员销售部开票员 岗位名称岗位名称 销售部开票员所属部门所属部门 销售部 上级主管上级主管 销售部主管 岗位职责岗位职责 根据要求及时开票 做到准确无误 减少差错 要货记录单装订成册 对缺货或库存不足的商品填写采购进货申请单 负责销售订单 销售退货单和采购申请单的录入 接收销售退货单并开红票 55 155 市场部主管市场部主管 岗位名称岗位名称 市场部主管所属部门所属部门 市场部 上级主管上级主管 国内销售部经理 岗位职责岗位职责 落实国内销售部发展规划 合理安排市场活动 保证公司销售任务的顺利实现 作好市场部日常管理工作 协调内部关系 保证整体效率 结合采购部进行新品的宣传和推广 定期召开业务会 并下达相关销售政策 监督并审核公司销售计划的制定 收集销售的一线资料 及时总结销售情况 调整销售政策 根据需要 完成各种会议 上市会 答谢会等 的组织策划工作 审批市场分析报告 市场策略调整报告并监督执行 监督部门预算的制定工作 对部