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金蝶协同管理解决方案 金蝶协同管理解决方案 协同管理协同管理 高效运营高效运营 目目 录录 1 关键管理目标关键管理目标 1 2 管理思路管理思路 2 2 1个人办公 4 2 2团队协作 4 2 3行政办公 4 2 4知识管理 5 3 协同管理方案总体框架协同管理方案总体框架 5 3 1企业内部角色应用场景 6 4 主要业务解决方案主要业务解决方案 8 4 1人员协作与沟通 8 4 1 1业务与财务协同的费用报销 9 4 1 2矩阵式管理的行政审批 10 4 1 3集成统一的管理门户 11 4 1 4多种形式结合的业务协作 13 4 2信息的共享与利用 14 4 2 1高效应用的会议管理 14 4 2 2集团内规范化的公文管理 15 4 2 3全盘可控的车辆管理 16 4 3流程管理与执行 17 4 4技术的保障与创新 18 4 4 1单点登录 19 4 4 2无处不在的移动应用 20 4 4 3方便快捷的搜索引擎 21 4 4 4面向角色的个性化门户 22 5 应用组合应用组合 24 6 技术特性技术特性 25 6 1统一身份认证集成应用 25 6 2业务流程全程监控 26 6 3个性化 PORTAL灵活配置 27 6 4角色门户便捷操控 ERP 28 6 5内容管理丰富展现 29 6 6信息搜索快速定位 30 7 客户价值客户价值 32 8 成功实践成功实践 大族激光大族激光 34 8 1企业概况 34 8 2项目目标 34 8 3应用亮点 35 8 3 1实现大族应用系统的门户整合 35 8 3 2实现大族激光基础应用整合 35 8 3 3实现信息一体化发布及管理的目标 36 8 3 4应用效果 37 9 更多客户更多客户 38 10 金蝶金蝶 EAS 荣誉荣誉 38 协同管理解决方案 0 42 1 1 关键管理目标关键管理目标 随着国内改革开放三十多年来 社会的不断进步和经济的飞速发展 很多企业从最初的单体 公司快速扩张成为集团性企业或者多元化业务经营公司 但随着企业的发展 组织变化和人员扩 充愈加频繁 进而企业内部组织间 人与人之间的协调与沟通 都会产生这样或者那样的管理疑 问或者沟通效率障碍 另一方面 企业从采用信息化系统管理开始 在企业管理和个人办公层面 信息量不断扩张 各类数据信息存储形式也趋于多元化 而企业内部交流的手段和通讯方式也多样化 比如 邮件 即时通讯 手持终端等等 在企业的信息化全员参与大环境背景下 企业管理者和信息化负责人 对于长期的信息规划及全体职员的协同办公都会充满期望和疑惑 在此背景下 企业面对不断扩展的业务和管理的复杂化 对业务流程化的协同管理需求逐步 显著 随着企业管理软件的应用领域不断扩充 独立系统和企业集成门户等矛盾逐步明显 集团 性企业的系统庞大 功能繁多 对快捷易用的需求突出 移动商务需要切实的参与业务处理 而 不是一个信息终端 业务千变万化 软件产品必须适应不断变化的企业需求 在集团范围内 公 司和个人在组织协调 协同办公和集团信息化系统管理中存在的普遍需求包括 1 随着集团规模越来越大 业务管理流程愈趋于复杂 随着业务的不断调整流程也在不断 改变 集团内各公司对办公业务流程管理和执行相对困难 无法使管理流程规范化 标 准化 员工也对公司管理流程和管理目的无法清晰的理解 协同管理解决方案 1 42 2 集团企业管理层级多 总部 分子公司相互之间的信息传递缓慢 且经常出现不对称传 递的情况 分子公司中 由于信息化的程度不一 并且已经实现了协同信息化的公司也 存在各自独立的系统 不能实现集团内分子公司间的信息共享和交流 造成了实际上的 信息孤岛 3 集团内分子公司分布在各地 且经常有员工出差 怎么保证我们的员工随时随地的使用 系统 协同管理系统是全员应用的系统 如果每个用户的客户端都需要安装维护 会造 成 IT 维护的成本急剧攀升 4 传统的公文交换方式主要采用邮递和直接送达方式传递红头文件 从而实现上传下达 这种方式虽然在不断改进 但是无法革除其固有的 与生俱来的弊端 如速度慢 易泄 密 易丢失 成本高等 随着企业信息化程度的提高 集团期望通过协同管理系统 实 现公文的电子化管理和集团内部的电子化自动分发 以提高集团的行政效率 增加行政 的透明度 5 集团内的会议室 车辆等办公资源都是通过专门的人员手工在管理预订和排程 由于预 订人无法即时了解资源的忙闲状态 时常出现资源的预订冲突 6 全集团范围内 需要实现内分子公司相互之间的文件共享 员工的文档要么就是保存在 自己的电脑上 要么就通过邮件实现内部的传递 文档基本处于无序状态 7 各项报销时 报销人需要清楚一笔费用报销了多少 还剩余多少 是否会超出 在审批 时 审批者需要清楚能否审批这笔费用 是否在部门的预算范围内 审批的依据又是什 么 财务处理时 需要知道凭证和付款单对应的是哪笔费用 8 企业中不同角色的用户需要不同的信息门户 来满足对于每个岗位不同的工作特色和管 理需要 各业务系统间需要进行业务集成 集团内的消息和任务需要统一规范处理 2 2 管理思路管理思路 企业信息化的过程都是从单纯解决一个业务功能 business 问题 到解决企业内部业务流 程问题 再扩展到解决不同业务流程的关联互动问题 也就是说 目前 信息系统集成应用的核 心是业务的集成和业务的协同 而实现这一协同应用的基础展现工具就是企业信息门户 实现业 务与业务之间的协同应用也需要有一个统一的业务协同管理平台 协同管理解决方案 2 42 从企业的协同管理范畴来讲 一般分为四个大的领域 包括人员 流程 信息和技术 人员 协同领域 包括管理沟通 电子 在线交流 协同空间如现在的博客 另外还有人员集合组成的 团队之间的协作 也就是近代企业的组织建立的必然结果 同时 企业管理随着业务的特色不同 企业的核心管理流程也存在不同的差异 那么管理流程也就成为企业协同管理的核心内容 我们 谈到的流程管理 就包括流程驱动 流程运行中的监控管理 流程优化 流程的统计 执行效率 分析等等 信息化高速发展的今天 企业的运营管理数据 政策法规 公文 文档和公告等都在 不断更新和变化 这就造成这些数据的分类管理 信息共享庞杂 不宜搜索 因此信息最重要的 内容就是 怎样更好的进行管理和利用 在协同管理信息化技术越来越先进 应用产品越来越成 熟的今天 怎样更好的为企业的协同管理服务 更高效的为企业员工或组织提供帮助 成为信息 化技术供应商的关键规划目标 金蝶协同管理解决方案结合先进的协同管理思想和六十万家客户的管理实践 以办公管理为 基础 以业务集成为手段 以协同管理为目标 为集团性企业提供人员 信息 流程 技术全方 位的解决方案 根据协同管理应用的纬度 金蝶 EAS 把协同管理分为人员 流程 信息的协同应用 而对 于这几个层面再细化到应用范畴 又分为个人办公 团队协作 行政办公 知识管理等四个方面 协同管理解决方案 3 42 2 12 1 个人办公个人办公 个人在日常工作中的内容 一般会包括移动应用 邮件集成 日程计划 通讯录 即时沟通 等方面 通过这些办公方式 快速提高工作效率和协作办公能力 为终端用户提供一种简单 易 于使用的管理软件操作场所 2 22 2 团队协作团队协作 各类业务和管理工作的执行 落实都是依靠团队 团队的协作是经营目标达成质量和效果的 保障 企业组织也是为了提高企业的生产率而设置的 也就是围绕企业核心业务高效的进行团队 协同办公 组织协同的主要方式是工作和任务协同 包括统一任务目标 团队组织 关键事件 文档共享 进度跟踪等内容 2 32 3 行政办公行政办公 行政办公是业务目标的衍生 是为达成企业经营目标而服务的 所以说 企业的任何行政办 公行为 都是和业务运作紧密相关 在日常的行政办公中 将收发文 企业办公资源管理 车辆 管理 会议 物品 低值易耗管理等 行政审批管理 请销假 费用报销 差旅流程 申请等 通过统一的权限和技术平台 完全整合起来 真正实现行政办公和企业 ERP 业务的一体化运行 协同管理解决方案 4 42 2 42 4 知识管理知识管理 企业运作中的文档 报告 提案 新闻 论文 音频 视频等构成了整个无形资产体系 对 这些无形资产的管理就是企业知识管理 为企业管理理念传承 企业文化积累 技术和管理的创 新提供内容支持 根据现代知识管理理论和分类标准 把知识管理按照应用方式和目标分为档案 管理和知识库管理 知识库管理是企业应用的重点 规章制度 新闻公告 办公文档 技术创新 全文检索等内容均属于知识库管理范畴 3 3 协同管理方案总体框架协同管理方案总体框架 协同是指人与人之间的沟通和协作 如果要给 协同 下一个正式的定义 是协调两个或者 两个以上的不同资源或者个体 一起完成某一目标的过程或能力 金蝶 EAS 协同管理解决方案 就是指以 消息为中心 流程为驱动 以应用为核心 的一个业务综合与应用管理系统 是一个 集成了协同工具软件 协同平台软件 协同办公软件以及协同商务理念的具有 ERP II 思想的综合 应用管理系统 协同管理是整个信息化建设的应用门户和操作平台 一方面整合 发布系统资源 一方面包 装和整理业务信息 另一方面扩展业务操作和日常工作 金蝶的 EAS 协同管理产品包括管理门户 协同应用等内容 其中协同应用是协同管理的核 心系统功能 主要包括行政管理 公文管理 文档管理和集成应用 协同管理解决方案 5 42 选择金蝶 EAS 协同管理解决方案 将帮助您和您的企业实现 1 通过信息检索 报告体系设置 管理制度等协同及控制策略的灵活配置 为企业用户提 供灵活的业务流程和个性化应用门户 有效降低企业 IT 系统管理者的配置复杂度 提 升系统协同应用效率 2 提供会议管理 车辆管理 费用报销 请销假 通讯录 用品管理 新闻公告 交流论 坛等行政管理功能 帮助集团企业实现网络一体化的集成办公和协同应用 3 提供全面的发文 收文 上下行文 归档等公文处理流程和版本化的文档管理 帮助集 团企业有效规范公文管理流程和文档管理标准 4 支持与邮件系统 业务系统 业务工具 短信平台等系统的集成应用 为集团企业提供 整合集成 高效协同的信息化办公环境 3 13 1 企业内部角色应用场景企业内部角色应用场景 在协同管理中 金蝶通过协同应用和管理门户 为企业中的各种角色提供日常办公和业务处 理的信息化应用门户 根据金蝶 EAS 协同管理解决方案中规划的人员应用功能和操作规程 主 要分为高层领导 中层领导 一般员工三个层面 每个层面关心办公流程和信息内容都各有特色 协同管理解决方案 6 42 3 1 13 1 1 高层领导高层领导 1 监控核心流程 个人效率 管理日程和合理安排时间 工作协调 对中层管理人员工作情况及时了解 指导工作方便有效 任务管理 可以方便下达任务 检查和审核有效保障任务完成 项目协作 有效参与各大业务流程 资源分配合理有序 流程监控 审批重要流程事项 对流程的效率进行统计分析 监督运作 2 掌控信息 数据分析 自动化的分析 统计 制表 画图功能 快速高效的分析数据 提供最佳 的辅助决策支持功能 管理控制 随时随地查询公司数据 监控流程运作 实时在线 无论是在办公室 旅途中抑或家中 都可以通过 Internet 来访问网络 建 立通信渠道 快捷沟通 手机或 PDA 都可以随时与同事沟通 了解流程状况 公司运作 3 1 23 1 2 中层领导中层领导 1 流程审批 个人效率 管理日程和合理安排时间 工作协调 对团队成员工作情况及时了解 指导工作方便有效 任务管理 可以方便下达任务 检查和审核有效保障任务完成 项目协作 有效参与各大业务流程 组织流程实施 提供流程管理 流程运作 发起或审批重要流程事项 提供流程知识 2 信息审核和查看 协同管理解决方案 7 42 部门管理 得心应手的部门效率管理系统 部门核心目标多重保障 实时在线 无论是在办公室 旅途中抑或家中 都可以通过 Internet 来访问网络 建 立通信渠道 快捷沟通 手机或 PDA 都可以随时与同事沟通 了解流程状况 公司运作 3 1 33 1 3 员工员工 1 流程提交和监控 个人效率 管理日程和合理安排时间 待办事项 员工的待办工作 每天都有具体 明确的目标 随时提醒 岗位职责 清楚岗位职责 要做什么 要负责什么 要学习什么 怎么发展 流程协作 了解上级对审批的进度 流程可以通知需要办理的事务 2 信息收集和编辑 实时在线 无论是在办公室 旅途中抑或家中 都可以通过 Internet 来访问网络 建 立通信渠道 快捷沟通 手机或 PDA 都可以随时与同事沟通 了解流程状况 公司运作 自我管理 个人计划就是部门计划的一部分 让员工时刻感受到自己在团队中的重要 性 4 4 主要业务解决方案主要业务解决方案 金蝶 EAS 协同管理解决方案 为企业的组织与个人提供消息管理 行政管理 公文管理和 文档管理等全面协同应用 帮助企业所有员工更直观 便捷 高效的进行日常的行政办公和业务 处理工作 并通过管理门户的集成应用 帮助企业管理者实时掌控集团企业全面经营信息和关键 指标 为企业运营决策提供准确可靠的依据 作为集团性企业 信息化系统集中应用管理 属于企业管理信息化战略的高效办公和全员协 作的基础建设 因此 金蝶从人员 流程 信息 技术等四个层面为集团企业提供了全面的 协 同管理 高效运营 解决方案 协同管理解决方案 8 42 4 14 1 人员协作与沟通人员协作与沟通 金蝶 EAS 协同管理解决方案 以人为本 从企业信息系统的使用者 即从不同的企业管理 应用角色 来划分相应的操作功能和运转流程 更加高效的为企业协同办公服务 把协同管理应用的主要涉众分为以下三类角色 包括高层领导 中层领导 员工等 根据此 三类角色的办公流程管理与执行和信息共享与利用的特色以及关注层面 把费用管理 办公用品 会议管理 日程管理 收发文 档案文档 车辆管理等进行了操作划分 在同一功能模块 不同 的参与者 对于业务处理的步骤和关注是不同的 例如 高层领导关注全集团运行数据的准确性 和偏差出现的具体公司和相关责任负责人 中层管理关注公司的主管业务数据的处理过程和各下 属组织的运转情况 而一般员工 则关注目前未完成的任务和已经完成的任务的具体数据信息 个人与组织的协同 在协同管理的流程中心能够充分表现 例如 张三作为采购专员 可以 时刻跟踪自己的采购订单审批流程所处的环节 也可以及时收到库存不足的预警消息 来及时地 进行采购 4 1 14 1 1 业务与财务协同的费用报销业务与财务协同的费用报销 费用报销系统 是协同管理的一个应用模块 主要解决日常办公中的费用报销问题 如出差 各种用途的借款或费用申请等 费用报销利用工作流和单据转换把日常办公中的业务和财务模块 集成在了一起 实现了业务 财务一体化 也体现了 EAS 系统模块之间的协作 协同管理解决方案 9 42 业务协作的重点是 业务 核心是协作 协同 即起点是业务 通过消息中心的整合 将 各种业务集中至协同平台中来办理 以达到协作的意义 业务协作目前主要实现的功能是费用报 销相关功能 包含出差申请 借款 费用申请 费用报销等 同时集成了财务的全面预算及全面 转化为财务的付款单与凭证等业务 不仅基本实现了业务与财务的一体化 同时将来业务协作将 有更多的扩展应用 包括出差 培训 办公 电话费等报销 并且可以根据企业个性化管理特色 需求自行定制 也可以直接使用标准的单据进行相关配置 4 1 24 1 2 矩阵式管理的行政审批矩阵式管理的行政审批 行政审批模块为用户提供各类日常行政审批业务的自定义功能 用户可以根据具体业务需要 使用 office 工具定义参与审批的单据样式 自定义的单据和金蝶 BOS 的工作流相结合 完成各 类日常行政审批业务 协同管理解决方案 10 42 4 1 34 1 3 集成统一的管理门户集成统一的管理门户 协同平台作为 EAS 系统的数据采集 包装 发布的统一平台 面向前端用户提供最准确 最直接 最有效的系统信息 报表和其他的管理数据作为企业经营决策的关键信息 在各个环节 都发挥着重要作用 但是 在一般的 ERP 系统中报表和其他的一些经营管理数据往往散落在各 个专业业务领域 其整理 获取都很不方便 对于企业管理者 更需要在第一时间掌握经营动态 和组织变化 协同管理解决方案 11 42 金蝶 EAS 各个业务系统均会产生大量报表 其中包括固定报表 合并报表 自定义报表等 等 需要一个方便 统一的平台对报表做集中的展现 企业中的不同领域业务人员和管理人员就 决定了报表的发布对象是分角色的 报表发布就是要做到不同的报表以不同的形式发布给合适的 人 真正做到信息的推式生成 减少管理者的系统操作复杂度和时间 协同管理解决方案 12 42 随着 EAS 系统大量使用于企业的管理 企业在实施了业务流程 自动化 之后 一个突出 的问题被摆在了眼前 如何将企业的业务信息及时 精炼 明确地呈报给管理层 管理驾驶舱 就是基于业务数据 进行智能化分析的工具 通过它将业务数据变成智能信息 来帮助经营者和 决策层做出判断 同时 管理驾驶舱也是管理者制定发展方向 编制未来规划的信息支持 为管 理者提供了数据的挖掘 整理 分析的功能 管理驾驶舱的提示和预警功能又保证了在第一时间及时发现问题 分析问题 进而快速解决 问题 简易的使用方式也是其能真正发挥作用的保证 4 1 44 1 4 多种形式结合的业务协作多种形式结合的业务协作 协同管理中的业务协作主要提供了对日常业务的费用控制过程 同时与财务集成 实现了对 费用类业务的完全控制和预算控制 从具体来说 业务协同子系统主要包含了费用申请流程 借 款流程和报销流程 同时还扩展了出差申请流程 当然 在业务协作模块中 通过自定义的工作 流平台 用户可以扩展任意的行政审批单据 下面是一个简单的业务协作示意 通过这个案例简单描述一下业务协作的过程 让大家更加 清晰的了解业务协作在金蝶 EAS 协同管理中的具体应用操作流程 上图描述了整个业务协作的大流程 业务协作通过费用申请流程 借款流程和费用报销流程 过来实现对费用类业务的审批和控制 他们包括如下可能的流程 1 费用申请 费用报销 财务 2 费用申请 借款 费用报销 财务 3 借款 费用报销 财务 4 出差 或者其他业务 费用申请 费用报销 或者借款 费用报销 财务 协同管理解决方案 13 42 5 出差 或者其他业务 借款 费用报销 财务 6 出差 或者其他业务 费用报销 财务 这些流程满足了用户对费用支出的不同工作流程 用户通过工作流平台和 BOTP 等工具 也 可以根据实际需要配置相应的自定义工作流程 4 24 2 信息的共享与利用信息的共享与利用 4 2 14 2 1 高效应用的会议管理高效应用的会议管理 会议管理模块是帮助企业对生产经营中的各种会议进行管理的平台 主要功能包括例会方案 设置 会议安排 会议调度 会议纪要 会议决议的跟踪情况反馈等 该系统对会议的全过程进 行了完整的管理 实现了会议的内容可追溯 会议管理的业务流程 由会议申请或例会方案新增会议 新增会议信息包括会议内容 主持 人 参会人 召集人 记录人 会议开始时间 会议结束时间及会议室预定 新增会议后 系统 自动以邮件 短信 消息等方式发送会议通知给会议参与人 在会议开始时间前 会议申请人 会议管理员可以更改会议 调度会议资源和取消会议 并将更改信息发通知给会议参与人 会议 召开后 参会人可以编写会议纪要并提交会议管理员审批 会议申请人和会议管理员维护会议决 议执行情况跟踪 系统自动将会议纪要信息 会议决议执行情况跟踪信息发通知给会议参与人 对会议的全过程实现智能化管理 适用于企业办公室对于会议进行统一组织 管理的所有会 议 并可灵活地通过公告栏 即时消息 手机短信等方式进行通知 使会议计划以快捷的方式传 播给与会人员 会议管理的功能包括会议室资源预约 会议计划 会议通知 与会应答 会议纪要 协同管理解决方案 14 42 1 会议资源 与会议室管理有机结合起来 可实时查看会议室的名称 容纳人数 位置等 信息 便于会议时间地点的确定和会议室预订 2 会议计划 新建增一个会议计划 登记会议主题 与会时间 主持人 参与人 会议议 程等信息 3 会议通知 以公告通知 即时消息 手机短信等多种方式进行会议通知 4 会议纪要 对正在召开或已经结束的会议 会议组织部门可以形成会议纪要 会议决议 等内容 会议组织者及与会人员可以查看会议纪要的内容 5 会议查询 一般与会人员可以查询本人参加的会议信息 会议组织者或管理者 可以查 询到权限范围内的会议信息 4 2 24 2 2 集团内规范化的公文管理集团内规范化的公文管理 公文管理以工作流为基础 结合企业的办事 办文及相关管理规范 对需要多个部门 相关 领导共同来审批办理某份文件 某项申请进行处理 它既可以处理企业日常的文件收发 也可以 完成其它事项的申请或审批工作 处理范围涵盖企业现有的各种文件及事务办理 同时 提供对 文件 信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制 方便企业主管部门及领导及时掌握执行情 况 协同管理解决方案 15 42 对于集团企业来说 集团范围的公文收发的转换和跨组织应用非常重要 传统的公文交换方 式主要采用邮递和直接送达方式传递红头文件 这种方式虽然在不断改进 但是无法革除其固有 的 与生俱来的弊端 如速度慢 易泄密 易丢失 成本高等 而金蝶提供的公文管理能有效地 避免上述弊端 实现公文的电子化管理和集团内部的电子化自动分发 以提高集团的行政效率 增加行政的透明度 金蝶提供公文的主送 抄送 报送可以在公文分发时即时 自动的传递到收 文单位的机要员的收件箱 并通过系统的自动公文交换 收文单位的机要员在收件夹可以直接查 看接收到的公文 4 2 34 2 3 全盘可控的车辆管理全盘可控的车辆管理 车辆管理模块是帮助企业对车辆进行管理 调度派车的平台 主要功能包括基础设置 车辆 申请 申请单审批 车辆调度派车 出车反馈等功能 该系统对车辆的使用情况进行了全面的管 理 全程掌握车辆的使用情况 提高车辆的利用率 车辆管理的业务流程如下 车辆使用人员提出用车申请 车辆调度员根据车辆使用情况进行 车辆调度 调度时可以修改申请车辆 出车时间 同意派车后生成派车单进行派车 车辆返还后 车辆调度员录入出车反馈单 协同管理解决方案 16 42 4 34 3 流程管理与执行流程管理与执行 金蝶 EAS 提供企业流程的全程监控管理和执行分析等功能 在协同管理中的流程中心提供 了处理流程 查询流程 定制用户常用流程 流程监控和流程统计分析的功能 为用户提供了以 流程为驱动的工作方式 通过流程中心 用户可以方便的跟踪和处理相关的工作流程 同时 通 过流程统计分析功能 可以对流程的效率进行统计和分析 从而为用户优化流程和提高流程效率 提供数据依据 流程中心提供了如下的工作流程 1 从流程中心定义自己的常用流程 2 从流程中心处理自己的待办流程 3 从流程中心跟踪自己发起的工作流程 4 从流程中心统计和分析所有流程的效率 协同管理解决方案 17 42 流程中心提供了如下功能 1 提供了所有流程导航功能 用户可以从所有流程导航查询所有自己有权限的流程 管理 员可以置流程分类 以便于查询流程 2 提供我的常用流程导航 可以定制自己的常用流程 并且在首页我的工作台显示 3 提供流程监控导航 用户可以从我的待办导航中处理需要自己处理的流程 可以从我的 在办导航中跟踪自己发起的流程执行情况 提供流程分析导航 提供流程统计功能 用户可以对自己处理过的流程进行统计和分析 主 管可以对自己部门的流程进行统计和分析 可以按类别的不同状态统计 已处理 未处理 超期 催办 流程的数量和平均处理天数 并且可以查看流程明细 提供流程效率分析功能 可以针对 每个流程统计不同流程环节的平均执行时间 最大最小执行时间 并且可以查看相关的流程明细 4 44 4 技术的保障与创新技术的保障与创新 金蝶 EAS 协同管理解决方案提供先进的技术框架和不断创新的管理手段 在企业管理发生 变革或战略进行调整后 能够快速响应 进行系统的组织架构变更和人员调整 并稳健保障企业 的信息化协作与沟通的时效性 准确性和规范化操作 协同管理解决方案 18 42 4 4 14 4 1 单点登录单点登录 单一登录技术是一种认证和授权机制 它允许用户只登录系统一次 而后在授权许可范围内 访问其他连接的系统时 无需再进行登录 金蝶 EAS 管理门户登录到一个 Portal 系统的过程操作简单 输入用户身份名 然后再输入 口令 登录系统 首先是认证过程 认证发生在系统验证登录的实体 人或程序 是否是与这个 用户身份相关的实体时 认证通常通过将口令与用户的 ID 匹配来实现 由于 SSO 涉及到对很多访问权限的授权 因此非常重要的一点是保证单一认证过程的安全 确保做到这点的一条途径是用数字 证书 来代替静态的用户 ID 口令对 如 RSA Security 公 司提供的 SecurID 卡 这类证书为每次登录生成不同的一次性使用的口令 并且将生成的口令在 网络上加密传输 这使得攻击者实际不可能发现可使用的口令 基于证书的认证还防止绕过 SSO 直接登录到次级系统的企图 用户 ID 口令对也被加密 如可以使用 Kerkeros 算法 以防止监测攻击 SSO 还可以支持 两重或三重认证 将口令 证书甚至生物特征等认证工具组合在一起使用 协同管理解决方案 19 42 实现认证和授权的集成还简化了雇员离开公司后的清洗工作 管理人员不用再跟踪雇员可能 访问过的所有系统和资源 只要简单地删除掉这名雇员的 SSO 账户就行了 4 4 24 4 2 无处不在的移动应用无处不在的移动应用 没有引入无线应用技术之前 用户的任何操作活动都需要登录应用系统才可以进行 因此当 领导出差 则很多的审批流程被搁置 当公司员工出差在外就不知道自己申请的在办事宜进展情 况 各种各样的情况造成离开应用系统就不能处理业务 极大地影响了企业的工作效率 EAS 管 理门户的移动商务的应用将有效的解决这些问题 提高企业的办公效率 EAS 移动商务主要以日常事务的查询 审批 通知三个方面 辅以短信预警通知 短消息中 心 打破了时空和地域的界限 让用户随时随地可以处理各种办公事宜 帮助企业创造更高的价 值 移动应用提供了如下功能 1 流程中心 用户发送短信查询 我的在办 收到短信后可以继续查询任务明细 然后 针对任务明细进行短信催办 也可以在 EAS 系统的流程中心进行短信催办 当前任务 处理人收到短信后 可以直接进行短信审批 并且支持手机的工作流多级审批 2 消息中心 工作流可以发送各种通知到 EAS 的消息中心 也发送到被通知人的手机 协同管理解决方案 20 42 3 短消息中心 作为 EAS 管理沟通的子功能 EAS 管理门户系统框架支持随时发送短信 门户 Portlet 也可以发送短信 该功能和企业通讯录集成 4 内容管理 内容管理的文档在发布时系统会发送短信通知有权限阅读的用户 该功能可 以有效的加强企业内部的知识交流和知识共享 5 预警平台 可以对协同平台的业务进行预警设置 当设置的预警条件被触发时 系统会 自动发送短信到预警接收人的手机上 以便及时处理 4 4 34 4 3 方便快捷的搜索引擎方便快捷的搜索引擎 管理门户提供自己的全文搜索引擎 可以对管理门户信息和业务信息进行全文搜索 全文搜 索提供如下功能 1 提供对内容管理的所有内容进行全文搜索 包括附件 2 对附件的全文搜索是可扩展的 支持所有编码和格式的附件搜索 3 全文搜索是受权限过滤的 没有权限的内容不能搜索出来 4 EAS 的搜索引擎作为系统的必备功能 有单独的搜索工具 而且也体现在所有的流程 协同管理解决方案 21 42 和操作的界面中 5 EAS 的搜索功能支持固定查询 条件查询 自定义搜索 自定义方案搜索功能 6 除了本身的搜索功能 EAS 管理门户还支持客户前端的自由排序查找 金蝶 EAS 管理门户的搜索引擎可以应对任何对本系统的索引 定位 4 4 44 4 4 面向角色的个性化门户面向角色的个性化门户 用户进入 EAS 后 可以完全按照自己需要的信息 日常工作的内容来定义自己的系统界面 和内容 使得用户可以在最短的时间内找到自己在 EAS 系统中需要处理的业务 可以说 个性 化门户是系统的一张脸 它展示了 EAS 的第一用户体验和印象 同时 通过个性化功能的提供 和实施缩短用户熟悉系统的时间 加快用户上手的过程 个性化门户为每个 EAS 用户提供自己的门户 实现用户真正的工作台 通过个性化门户 每个用户可以根据自己的角色和工作内容定义自己的工作台面 高效的处理各类业务 个性化门户主要提供了基于用户的门户个性化流程 包括 1 提供给用户对默认管理门户页面的管理设置 协同管理解决方案 22 42 2 提供给用户选择页面布局的功能 3 提供给用户从首页进入相关功能的流程 个性化门户主要提供了基于业务实现的功能 包括 1 个性化门户主要提供了基于业务实现的功能 2 查看内容管理发布的信息 3 提供工作日历 可以从日历上直接查看到当日有哪些消息 可以从日历上直接查询该日 的消息 4 提供我的工作台 可以定制我的常用流程和功能 从我的工作台直接启动一项工作 5 提供我的订阅 Portlet 6 提供我的报表 Portlet 用户可以直接查询相关报表 有权限的用户 7 提供办公管理 Portlet 完成办公自动化业务 另外 在个性化设置上 还提供如下内容 协同管理解决方案 23 42 1 设置个人喜欢的颜色方案 2 设置个人的消息委托 3 设置个人的布局方案 4 设置个人的工具栏风格 5 设置个人的密码 5 5 应用组合应用组合 根据企业的应用范围 金蝶 EAS 针对不同的应用 为大家配置了不同的功能模块组合 对 于集团型企业来说 分为个人办公 行政办公 团队协作 知识管理等四类用途 另外 针对企 业对于 ERP 系统和信息化系统的数据整合的要求 也可以选择管理门户 来统一管理所有信息 系统的流程 信息和数据展现方式 1 个人办公 提供多种类型的个人办公方式 让您随时随地办理手头的重要任务和日常工作 帮助您及时 进行个人与个人以及个人与组织之间的交流和协作 2 行政办公 协同管理解决方案 24 42 实现企业组织内和组织间快速行政事务处理和办公资源共享 为管理者提供多种审批方式和 操作模式 3 团队协作 为管理团队建立统一的可分解或整合的任务目标 组织形式 记录关键事件 进行团队范围 内的文档共享 4 知识管理 为企业建立知识积累和企业文化传承的管理平台 更科学和规范的搭建知识管理的应用系统 和管理体系 5 管理门户 提供灵活便捷的 Web 框架 集成统一的流程中心 及时办公的移动应用 准确地商业分析 系统 能够随需扩展和配置 方便企业建立既统一又个性化的门户应用系统 6 6 技术特性技术特性 6 16 1 统一身份认证集成应用统一身份认证集成应用 统一身份认证技术是一种认证和授权机制 它允许用户只登录到系统一次 而后授权访问其 他连接的 WEB 系统 无需再进行登录 EAS 协同管理支持多种认证模式 LDAP EAS 用户认 证 WINDOWS 身份认证 委托第三方认证或者混合的认证模式 用户的集中管理和部署也可按 照客户的具体情况选择 金蝶 EAS 的协同管理解决方案让单点登录技术成为可配置的功能 企业所有的 IT 系统有了 统一的桌面 各种业务系统和信息资源触手可及 结合各种密码加密策略 实现传统密码 U Key 动态密码卡等的综合登录应用 协同管理解决方案 25 42 6 26 2 业务流程全程监控业务流程全程监控 企业的业务都可以被抽象为流程 众多的流程组成了企业的经营活动 抓住关键的核心流程 也在一定程度上把握了企业的命脉 信息化建设的一个重要方面就是流程化 在这样的前提下 面对各种各样的流程 统一 可配置 可跟踪 可统计分析和易用性是 EAS 协同管理流程中心 的要实现的目标 1 流程中心体现了以消息为中心 实现 事找人 的工作方式 以流程为驱动 处理并全 程跟踪 监控整个流程 2 面向 ERP 所有流程的导航 用户可自定义流程分类 清晰划分业务类型 3 在流程导航中 自由定制个人工作 并自动映射在个性化门户首页上 4 流程监控导航 关注待办和用户参与过的工作 个人相关业务随时掌握 5 图形 图表的统计和效率分析 直观了解企业的过程管理 发现管理瓶颈 进行流程优 化 梳理 提升效率 协同管理解决方案 26 42 6 36 3 个性化个性化 PORTALPORTAL 灵活配置灵活配置 用户希望 Portal 系统能够成为自己和后台业务系统之间的助手 这个助手就必须具备适应主 人各种要求的能力 个性化要求必须可配置 只有可配置的系统才是灵活 高效的 IT 系统 这对 于 Portal 系统尤其重要 EAS Portal 力求不断满足用户个性化的需求 EAS Portal 中页签和 Portlet 窗口 可以按个人或角色来设置 也就是说不同的用户或者不 同的角色可以聚焦本职工作 而这些页签或者 Portlet 又是经过数据权限保护的 延续了 EAS 对 权限和数据安全的优势 同时 EAS Portal 的样式 功能快捷键和个人信息等均可做个性化设置 协同管理解决方案 27 42 6 46 4 角色门户便捷操控角色门户便捷操控 ERPERP ERP 在企业中的应用 涉及企业很多角色 每个角色都希望自己能够只关注与自己业务相关 的操作 以及他的上下游信息的传递 ERP 系统是企业运营的核心系统 涵盖各个方面 面对复 杂的企业业务和众多功能 如果有了角色门户 那么用户所需要关注的东西就相对简单得多了 例如一个管理者 他的企业所有环节都被 ERP 控制 财务 采购 生产 人力资源等系统 高效的运转着 处处存在的数据 报表 单据 流程 在有角色门户后就变得亲切 易用了 通 过业务分析得到的图表 关键指标 通过管理报表得到的经营报表快照或者链接 通过主题分析 得到的专业 BI 系统的分析结果 通过经理人平台得到人力资源异动信息 所有这些都可以被定 制成管理者的默认界面 角色门户提供了一站式的 ERP 服务 协同管理解决方案 28 42 6 56 5 内容管理丰富展现内容管理丰富展现 EAS 协同管理根植于 ERP 系统 关注货币资本 物质资本和知识资本 提供整套知识管理 体系和工具 在 EAS 系统中知识管理的理念无处不在 通过系统收集到的各类知识则通过协同 管理中的内容管理展现出来 内容管理架构 工作流程 发布方式可定制 以适应不同企业的知 识管理模式 只有融合在企业活动和流程中的知识管理才能发挥最大价值 通过 EAS 协同管理 平台的内容管理 不仅可以搭建企业内部网站 并且可以规范地管理所有非结构化的数据 内容 管理遵循 Portal 技术的框架和内容无关性 无需用户关注表现形式 由系统提供可设置的模版等 机制灵活展现 保证各类数据的完美展现与优质内容相结合 我们企业的 ERP 系统是一只无形的手 指挥和推动着企业良好运转 这只手在以前只是控 制着货币资本和物质资本 但是 对于现代企业 知识资本 的价值不断凸显 知识资本以往由 于其依托的载体是网络 具有虚拟化的特征 看不到 摸不着 这就是我们以往总是低估其价值 的原因 衡量知识资本的财务价值应该分析知识资本创造财务价值的能力 比如国际软件巨头总 是市值超过资产数十倍甚至上百倍 协同管理解决方案 29 42 6 66 6 信息搜索快速定位信息搜索快速定位 面对海量的信息 充分的共享越来越困难 获取信息的成本在不断增高 我们需要一种工具 来定位 发现 提取信息 这就是搜索的意义 搜索使得隐性知识更快速的转化为显性知识 使 得知识传播的范围扩大 使得知识在企业内部运转的机制空前活跃 也使得知识新增和产生过程 更灵活 EAS 协同管理的搜索工具提供主动和被动两种方式 通过知识订阅由系统把用户关心的信息 推式生成 用户可以通过高级查询和模糊查询 按照条件主动搜索查询 同时 EAS 协同管理的 搜索也体现着和 ERP 系统及关系型数据的联系 支持对 ERP 业务数据和附件体系的查询 协同管理解决方案 30 42 6 76 7 移动商务深入整合移动商务深入整合 ERPERP 企业信息化的发展有赖于 IT 技术和通讯技术的飞速发展 使网络协作 远程办公变成可能 现代企业所处的激烈竞争环境更要求管理者提高效率 快速决策 移动商务真正提供了一种工作 方式 让企业流程和业务工作不再受时间 地域和人为的影响 移动商务是一种全新的数字电子 商务模式 金蝶 EAS 协同管理系统中包含移动商务解决方案 在技术上协同管理整合了金蝶通讯平台 实现与国内各个 ISP 的统一通讯平台 在业务上 EAS 协同管理将移动通讯和 ERP 系统紧密结 合在一起 实现移动 HR 移动财务管理 移动预警 移动管理指标等 EAS 协同管理平台无疑 是移动商务的最佳展现方式 作为 ERP 乃至整个企业信息化系统的用户接口 EAS 协同管理平 台让企业用户的手机成为 ERP 系统的一个客户端 可以主动参与工作和业务流程 而不再只是 被动接收 协同管理解决方案 31 42 7 7 客户价值客户价值 协同管理产品在四个方面体现客户应用价值 分别是人员 流程 信息 技术保证等 四类 应用相辅相成 在金蝶 EAS 业务系统基础上 充分发挥 BOS 随需应变优势 在统一平台下体现 应用价值 通过物理网络 业务网络提供一个跨组织 跨区域的集成工作场所并提供灵活应用工 具 具体的客户价值包括 1 集团整体协同办公自动化管理 金蝶协同管理中的办公自动化管理帮助企业构建集团总部及其分子公司的信息共享和交流平 台 彻底解决集团内的信息孤岛问题 打造集团信息传递的高速路 保证内部政令的快速 透明 对称的传递 铸就规范化 标准化的企业管理流程 并可以在分子公司复制 2 集团内公文自动交换 协同管理解决方案 32 42 通过公文管理可以实现流程处理的实时监控 方便企业主管部门及领导及时掌握重要事务的 执行情况 通过规范的 严格的流程处理 保证了事务的强有力执行 提高了企业的行政效率和 行政透明度 3 可视化的办公资源管理 通过可视化的协同资源管理可以即时反映资源的忙闲状况 主动接受用户的预订 同时也方 便管理员的调度 提高资源的利用率 降低资源的管理成本 4 集团内的文档规范化管理 帮助企业让知识保留下来 流转起来 把散落在各个角落的知识统一管理 确保企业核心知 识文档的安全 提供丰富的共享和流通渠道 便于员工快速获取 为员工提供必要的知识 员工可以从不断扩大和逐渐发展的专家网络中学习全面的知识 作为日常工作的一部分加以使用 更快完成任务 可以快速发现那些尚未发现的由主题专家提供 的信息 通过预先审查的书签 能够加快学习 研究进度 5 与财务无缝集成的费用报销 通过费用报销与财务 预算管理的无缝集成 实现所有费用报销流程和费用预算以及财务记 账的全面应用 让流程参与者方便查询具体预算余额和实际发生额等情况明细 帮助企业用户跨 业务领域实时了解财务 业务数据信息 6 个性化可配置的管理门户 金蝶 EAS 协同管理通过先进的门户技术 包装不同的业务应用类型 分角色的展现出来 提供管理门户 财务经理门户 HR 经理门户 员工门户等 把企业经营信息和报表 通过完善 的安全控制推向管理人员 实现信息挖掘 减少客户熟悉系统的时间 提高工作效率 对于企业 管理者 EAS 提供的管理报表 管理驾驶舱可以便捷的掌握各项管理数据 预设管理指标来直观 的监控经营状况 首先对业务数据有目的 有选择的搜集 整理和分析 转换为对决策有用的信 息 使企业的各级决策者获得对业务运作的洞察力 帮助他们做出对企业更有利的决策 协同管理解决方案 33 42 8 8 成功实践成功实践 大族激光大族激光 8 18 1 企业概况企业概况 1996 年大族实业有限公司在深圳成立 在深圳良好的创业环境使大族激光快速成长 2001 年更名为大族激光股份有限公司 并成为中国激光装备行业的领军企业 作为世界知名的激光加 工设备生产厂商 公司已成为广东省装备制造业重点企业 国家级创新型试点企业 国家科技成 果推广示范基地重点推广示范企业 国家规划布局内重点软件企业 主要科研项目被认定为国家 级火炬计划项目 目前 集团已发展到三千