办公设施管理制度SC.doc

办公设施管理制度SC 1.2范围适用于办公设备和办公家具的管理控制。 2术语和定义办公设备包括计算机、传真机、复印机、打印机、投影机、像机、网络交换机、电话系统。 办公家具办公桌椅、文件柜、衣柜、保险柜等。 部门内调配同一部门员工管理的设备家具在部门内部员工之间的调换；计算机部件在部门内部机器中调换；利用报废机器可用部件，添加扩充现有设备，且不发生升级变更费用的均属部门内调配。 外部调配跨部门的设备家具变更与调配；机器升级，需购买新配件，发生升级费用的。 3岗位职责人事行政部负责公司办公设备、家具的管理、维护、维修与报废申请。 领用人负责设备家具的日常保管。 部门经理负责部门内部设备、家具的调换控制。 网管负责计算机系统、网络机房设备日常维护，办公设备故障的初步诊断和基本故障的排除，常用备件更换。 4流程图配备规划建立记录日常保管报废维护、维修监督人事行政部人事行政部领用人/保管人部门经理人事行政部协调提请部门/人事行政部网管/人事行政部人事行政依各部门需求和设备现状在第一季提出。 建立细表与总表，分别记录具体信息与当前信息。 谁领用，谁保管；公用设备由人事行政部指定人员负责日常保管。 员工提请调配，经部门经理批准后执行，将调配结果报人事行政部，由行政进行记录变更。 部门内调配外部调配执行YYN员工提请外部调配，履行审批后执行；人事行政部据变更相庆记录。 1/2/全员/人事行政部人事行政部系统维护、设备故障诊断简单备件更换由网管负责；人事行政部联系外部修理；负责家俱检修维护。 全员监督行政按期、保质提供维护维修服务；行政部监督设备领用人按规定使用、保管。 经确认符合报废条件，发出报废通知单。 N5有效输入（无）6办公设备的管理6.1办公设备管理规划建议人事行政部在每年度第一季度依据公司年度经营规划与各部门设备、家具配备需求，提出办公设备与家具年度配备建议书。 具体内容涉及办公设备、家具年度采购计划、计算机年度配置标准、现有设备资源合理调配建议等。 6.2建立设备记录人事行政部负责建立并维护办公设备记录，记录分为设备记录细表和设备记录总表，为设备家具管理直接有效凭证，分别记录设备家具原始与变更详细信息和当前设备状态，以达到设备管理调配均有案可查之目的。 人事行政部新购入办公设备，据采购单和供方原始出货凭证建立办公设备记录，属固定资产类的办公设备，建立记录后将相应单据传递到财务部，由财务部建立固定资产台帐。 设备记录细表记录办公设备状况、规格、品牌、升级情况、领用人/保管人、改变原配置的维修、设备升级、内外调配、变更保管人等具体信息；设备记录总表细表当前信息汇总，可以快速查阅公司设备数量与目前状态。 设备记录总表以年度为单位向财务部报送。 办公家具只建立总表，记录当前使用保管人。 6.3设备家具使用管理、借用6.3.1日常保管设备、家具以“谁使用、谁管理、谁负责”为管理原则，责任落实到人。 设备、家具使用者即是保管者和直接责任人，必需在设备记录细表中签字，负责设备、家具的日常管理和维护；发现设备故障报网管检查，家具损坏，报人事行政部检修。 公用设备由人事行政部指定人员负责定期检查并负责添加耗材；员工在使用公用设备时，需按设备操作提示进行操作，出现问题，按设备图文提示步骤操作予以解决；故障如不能排除，通知人事行政部联系专业修人员检修。 部门内部不同员工共同使用的设备、家具由部门经理签字作为管理责任人，或由部门经理指定专人负责日常管理与维护。 6.3.2使用管理各部门因故出现闲置设备，必需报人事行政部备案，闲置设备在重新调用前仍由各部门负责日常保管。 爱护办公设备家具，遵照使用说明正确操作设备。 严禁随意私拆乱动；大件办公设备家具存放于固定位置，若因工作需要调换位置，务必提前2个工作日报知人事行政部，经人事行政部确认后再予以操作。 使用人应按使用说明和操作规程使用设备，发生违规操作，由直接领导对其进行说服教育；如造成设备故障、损坏，双倍赔付维修及该设备在不能正常使用期间发生的相关费用。 严禁利用公司办公设备处理私人文件与事务。 6.3.3借用部门内部和跨部门短期借用设备，由设备保管人自行控制借用手续，并于借用到期日负责收回设备；公共设备借用，由人事行政部记录控制。 跨部门长期借用，原保管人可以提请变更保管人；设备家具带到外部使用，履行物品出入审批手续，详见物品出入管理制度。 6.4设备、家具调配设备家具的调配以物尽其用为原则，人事行政部可以提出现有资源再次分配建议；业务部门可以提请调用其他部门保管的设备、家具。 闲置设备，人事行政部在知会设备原管理部门管理人后可以直接调往需求部门，同时变更管理记录管理部门管理人信息。 若发生设备家具保管人变更，原保管人未按规定办理变更手续，引发一切问题由原保管人承担。 6.4.1内部调配内部调配经部门经理批准，即可进行；内部调配必需按规定报知人事行政部。 设备调配，由申请人填写调配通知单，注明变更内容（原状态，调配后状态），由部门经理签字批准，送人事行政部，人事行政部照单调整原记录。 部门内批量设备家具调配，可以由部门经理指定人员批处理，即在一张单中注明原设备信息，和变更后的信息，经部门经理签字核准后送交人事行政部，再由人事行政部履行变更手续。 若部门经理预见在短期内会频繁发生变更，由部门内部先自行记录，以季为单位向人事行政部报送季度末设备家具实际使用状况。 6.4.2外部调配外部调配由人事行政部协调，办理变更手续。 设备调配尤其是涉及到设备家具部门之间对调的，以及将部门现正在使用的设备调至其他部门的调配，严格履行审批手续，获得批准后，再执行设备、家具的调配，履行变更保管人手续。 人事行政部在执行调配设备家具调配操作前，至少提前二个工作日与设备、家具原管理部门、管理人有效沟通，同时下达设备/家具调配通知单，书面知会原设备家具保管部门。 调整计算机、网络设备，由人事行政部履行审批手续后，告知网管配合原设备使用人备份或清空原设备数据记录，并由网管执行设备的接通与调试、测试。 各部门员工应当积极配合人事行政部合理的、按规定执行的设备家具调拔，不得无端阻挠。 6.4.3设备、家具调配审批权限人事行政部和业务部门均可提请调整设备家具，经部门经理审核、主管副总核准后，进入调配审批流程。 序号可以调配状况描述提请人审批权限协调单位行政主管副总业务部门经理业务部门主管副总总裁闲置设备家具调至需求部门时需求部门/人事行政不需审批，直接调配。 人事行政2部门内部调配部门内员工批准部门经理3衣柜、电话、一般工位调需求部门/批准人事行政整人事行政4办公重新分区，重大调整（不包括第3项）审核批准人事行政5调用正在使用中的设备、家具。 审核核准批准人事行政6调整正在使用中的设备，将严重影响目前使用部门工作。 审核初审复审批准人事行政6.5设备家具维护、维修6.5.1维护、维修办公家具损坏，由人事行政部查看损坏程度，联系供方或维修单位维修。 网管负责办公设备故障的初步诊断和基本故障的排除，常用备件更抽换。 若网管无法自行修复或重要部件损坏需外部修理，由网管出据初步维修建议，由人事行政部联系外部修理。 6.5.2维护、监督人事行政部每年度对办公设备、家具状况进行一次全面检查，依据检查结果对办公设备家具管理、维护、配备提出意见；将检查结果在公司内部通报。 人事行政部对设备、家具使用者日常保管维护给予关注，发现不按规程使用的操作及时予以纠正。 全员监督人事行政部对办公设备与家具的管理、维护，发现问题及时提出并监督人事行政部在约定期间内修复设备。 6.5.3报废设备设施不能满足工作需要且不能正常使用，经内外部技术维修人员/单位检查，确认没有修复价值的办公设备、家具，由设备使用保管人填写报废通知单，书面详细说明拟报废设备家具状况，附检修方检修