安远财务内控制度V2.doc

嘉兴市安远物业管理有限公司 AY/CW20130501作成签署刘守涛白清苏 财务内控制度（草稿）嘉兴市安远物业管理有限公司嘉兴市安远物业管理有限公司财务内控制度第一部分 一般会计核算原则一、 为了加强企业财务管理工作，保障企业及投资人合法权益，维护公司正常经济运行秩序，控制经营风险，保证公司可持续、健康发展，根据公司法、会计法以及中华人民共和国物业管理条例的相关规定，结合本企业的具体情况，制定本制度。二、 本企业的会计核算年度自公历1月1日起至12月31日止。三、 企业的会计核算工作应当以实际发生的经济业务为依据，做到记录准确，内容完整，方法正确，手续齐备，符合时限。四、 企业收入和费用的计算应当相互配比，同一会计期间所取得的收入以及与其相关联的成本、费用，应当在同一会计期间登记入帐。五、 企业的财产应按照实际成本核算，除另有规定者外，企业不得自行调整财产的帐面价值。六、 企业的会计核算方法，前后各期应当一致，不得随意变更，如果有必要变更，一般应当自新的会计年度开始时变更，并在变更年度的会计报告中予以说明。七、 企业每发生一笔经济业务，都应当取得或者填制原始凭证，各种原始凭证必须内容真实、完整，手续齐备，数字准确，原始凭证经审核无误，才能据以填制记帐凭证。八、 本企业设置日记帐、总分类帐和明细分类帐三种主要帐簿以及各种必要的辅助性帐簿。各种帐簿应当根据审核无误的原始凭证、记帐凭证或者凭证汇总表等登记，做到登记及时，内容完整，数字准确，摘要清楚。现金和银行存款设置日记帐，按照业务发生顺序逐日逐笔进行登记。九、 存货需定期盘点，每月盘点一次，盘存数如果与帐面记录不符，应当于查明原因后及时进行会计处理，一般在年终结帐前处理完毕。十、 企业的固定资产应当单独核算，并在资产负债表中单列项目反映，固定资产应当按照原价登记入帐。固定资产的折旧采用直线法；固定资产每年盘点一次，盘存数如果与帐面记录不符，应当于查明原因后及时进行会计处理，一般在年终结帐前处理完毕。十一、实收资本是指投资人按照合同、协议或者企业申请书的约定实际缴入的出资额。十二、企业在经营过程中发生的物资消耗、劳动报酬及各项费用，都应当按规定计入成本、费用。企业在生产经营中所耗用的各项材料，应当按照实际耗用的数量和帐面单价计算，计入成本、费用。企业应付职工的工资，应当根据规定的工资标准、工资形式、奖励津贴等制度，以及工时等记录资料正确计算，计入成本费用；按规定支付的职工保险福利费用、各项补贴等，也应以工资项目计入成本、费用。十三、管理费用包括管理企业所发生的各项费用，包括公司管理人员工资、福利、办公用品、社会保险费、交通差旅费、诉讼费、交际应酬费、税金（包括城市房地产税和车船使用税等）、培训费、坏帐损失、职工培训费和其他管理费用。财务费用包括利息支出（减利息收入）、金融机构手续费等。十四、企业的营业收入，包括主营业务收入和其他业务收入，应当分别核算。主营业务收入，包括物业服务费收入，物业经营收入，物业大修收入。物业服务收费，是指物业服务企业按照物业服务合同的约定，为业主提供房屋及配套设施设备和相关场地维修、养护、管理，维护相关区域内的环境卫生和秩序等服务，向业主收取的费用。物业服务收费项目包括物业服务费、住宅装修垃圾清运费、住宅小区汽车停放服务费、代办服务费和特约服务费等。物业服务收费应当遵循合法、合理、公开以及收费与服务质量相适应的原则。十五、企业的利润总额，包括营业利润和营业外收支净额。营业利润为主营业务收入减去营业税金和营业成本后的毛利，再减去管理费用和财务费用、加上其他业务利润的净额；其他业务利润为其他业务收入减去其他业务支出的净额。十六、本企业的会计报告包括会计报表和财务情况说明书。会计报表包括小企业资产负债表、小企业利润表、小企业现金流量表。十七、企业的会计档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报告、验资报告、查帐报告、财务会计制度以及与经营管理和投资人权益有关的其他重要文件，如合同、章程、董事会决议和长期经济合同等。十八、企业必须按规定建立会计档案和档案管理制度。会计档案必须妥善保存，不得丢失损坏。会计凭证、会计帐簿和月份、年度会计报表，至少保存15年。十九、一般会计核算原则是会计工作基本遵守，是规范公司会计行为，保证会计核算合法性的重要依据。第二部分 财务内控管理一、财务管理组织图总经理白清苏财务经理刘守涛会计出纳二、财务部岗位职责职 务财务经理上级主管总经理职位要求1、经济类会计专业，大专以上学历2、男性，35岁以上，8年以上工作经验3、扎实的财务功底，熟练财务软件和办公软件4、制订财务战略规划和修订相关财务制度岗位责任1、负责制订、修正公司财务内控制度，预算制度并监督执行2、参与公司重大经济事项决策（如招投标、经济合同的签订）3、根据授权负责财务事项的审批4、负责公章、法人章使用管理5、负责财务部日常运行，雇佣解聘财务部员工、制定薪资标准及奖罚事项6、参与新增项目岗位设置、人员配备及项目退出时清算监督7、对项目（物业管理处）财务事项进行监督检查8、协调处理公司内外部财务事项关联关系9、负责月度财务报表及分析10、负责税务规划及报税工作11、其他事项工商年检、汇算清缴（所得税、养老金）等12、总经理临时安排的其他工作职 务会计上级主管财务经理职位要求1、经济类会计专业，大专以上学历2、女性，30岁-45岁，5年以上工作经验3、熟悉财务知识和资金结算，熟练财务软件和办公软件4、有一定协调能力和财务分析水平，遵守公司基本规章制度岗位责任1、根据项目部提交开票申请单及时开票，时时跟踪资金到位情况2、制作会计凭证，登记入帐，与出纳帐目核对无误3、协助财务经理检查项目财务帐目，台帐,报表提交情况4、负责重要经济合同财务登记备案5、负责管理营业执照等各类证件，以及会计凭证、报表等财务档案。6、协助财务经理做好财务部日常管理工作7、协助财务经理进行年度决算并制订下一年度财务预算8、会计工作周报每周一发财务经理9、财务经理临时安排的其他工作职 位出纳-上级领导财务经理职位要求1、经济类会计专业，大专以上学历2、女性，28岁-40岁，2年以上工作经验，本地户籍3、熟悉财务知识和资金结算，熟练财务软件和办公软件4、工作仔细认真，能吃苦，遵守公司基本规章制度基本职能负责公司货币资金的收支工作，包括将各种收入款项及时存入银行，按财务规定对符合审批手续的款项办理银行付款手续，或现金报销手续，要保证帐款相符，日清月结。岗位责任1、认真清点各部门交来的各种款项，做到单据和款项核对相符，做好资金收支明细报表2、按财务规定做好报销的日常工作，做到日清月结，及时补充备用金3、认真审核每笔款项审批手续是否完善,对不符合手续的，坚决拒付 4、公司收据统一管理,各部门领用登记、缴销,缴销时财务经理需签字5、及时跟踪催收应收帐款及个人借款，当月费用当月入帐6、逐笔登记银行存款及现金日记帐，做到帐帐相符，未达帐项编制银行余额调节表报财务经理确认7、负责财务专用章保管，支票等银行票据的使用管理8、保证资金安全，日备用金余额不能超过2000元 9、出纳周报每周一发财务经理，适时掌握资金动态10、财务经理临时安排的其他工作二、公司审批程序第一 业务办理审批 提出申请 审核 审核 审批部门经理 副总经理 财务经理 总经理第二 资金支付审批 支付申请 审核 审核 审批申请人 副总经理 财务经理 总经理第三 直接支付时提出申请 审核 审批申请人 财务经理 总经理要求：1、 所办业务必须先审批后执行，按照审批程序依次办理，各部门审批及资金支付事项统一到部门（项目）经理处，各部门长须认真核对，力求节约，符合实际，副总注明审批意见，财务经理预算审核。2、 财务经理须严格审核各项开支内容，对不符合要求的及与预算不符的项目可要求部门修改或取消，财务经理审核无误并签字后上报总经理审批。3、 对预算之外的各项开支且部门认为必须购置或支出的，需打报告说明原因并报副总经理确认，经总经办讨论通过后执行。4、 各级管理人员要严格审批程序，事必躬亲，严格把关，倒序追责，签字须负责。5、 日常审批及支付手续统一放至行政秘书，由秘书统一转交总经理审批，紧急情况可直接审批。三、公司公章、法人章、财务专用章1、公司公章、法人章由财务经理负责管理财务专用章由出纳负责管理，财务专用章只限财务部业务使用2、用章审批流程由副总经理审批，涉及财务事项内容财务经理须审核 说明：1、 公司业务合同、协议、授权书、承诺书等以公司名义对外用章必须由副总经理以上领导审签盖章须登记，必要时资料复印备案2、 严禁在内容填写不全的文件或空白合同、协议、证明及介绍信上加盖公司印章3、 合同类等重要经济文书，财务部须备案，原件统一由行政秘书编号归类保管 4、原则上公章、法人章严禁带出公司，更不得私自交于他人，财务经理指定专人保管时注明时段第三部分 物业管理费收缴控制一、物业管理费是公司主要收入来源，是企业赖以生存和发展的基础，规范收缴物业管理费行为，确保物业管理费按时、全部、足额上缴是财务管理的重点。具体要求：1、项目部建立报表和台帐制度，记载必须正确，物业管理费报表登记收入与财务会计账面物业管理费收入定期核对，分周报、月报，报送必须及时，同时分收费项目建立和登记收费日记帐2、物业管理费报表中应收未收的物业管理费要正确反映，信息齐全，与财务会计帐面进行核对3、款项的缴存（1）收据由公司财务部统一管理，各部门使用收据严格执行缴销制度（2）收费员在业主交纳物业管理费时，必须在收据联、记账联上盖财务专用章、收款员签字，收据填写必须认真规范，一式三联内容一次性复写，内容一致，收据作废时三联要齐全（3）收款员将当天收到的现金填写“现金缴款单”送交公司指定银行或公司财务部收据记帐联与收费明细表随同“现金缴款单”交财务部审核签收，收费明细表一份退回收费员（4）财务部将审核、签收后的“收费明细表”和收据记账联转会计记帐（5）项目部收费员月末编制“物业管理费月报表”，经财务部稽核确认，本月财务账反映的物业管理费实收数与月报表实交数无误，财务部签字后退回一份由项目部保管（6）定期（年末）对应收未收物业管理费进行清算，对由于各种原因确实无法收回的账项，由项目部提交报告，详细介绍物业管理费收缴情况，由公司总经办共同研究方案。4、 公司所属全部项目业务收入由公司财务部统一帐户管理，项目部应如实申报，不允许项目部私立帐户或坐支现金，隐瞒不报甚至挪用资金，一经核实，严肃处理，构成犯罪的报司法机关处理5、 逐步建立公司财务与项目部财务管理无缝对接，统一管理，统一标准，努力做到精、细、准。6、缴费责任划分：项目收费收据及收费报表必须经项目负责人签字确认，以划分责任项目经理（项目直接管理者）负主要责任，分管领导负监管责任二、发票管理办法 1、发票由公司财务部统一管理，统一开具，严格按照税务规定办理发票购买、保管和缴销事宜2、发票开具非居住类项目严格按照项目管理部分工，负责发票送达及服务费收缴工作，服务费收缴情况将纳入年度考核（附AY/CW-B03）发票开具程序：业务联系单 开票登记 送达收款 款到核销申请人 会计 项目经理 财务部要求：、新增业务或开票内容发生变动的，项目责任人需提交开票申请单提交财务部、新增项目合同（或新签合同）须在财务部备案登记居住类（小区）发票开具由收费管理员按客户要求，根据收费收据统一到公司财务部办理三、项目其他业务收入为了扩大公司营业收入，各项目应该拓展思路，积极开源节流，既做好项目的管理者，又要有经营意识，落实好停车费，商铺等其他服务收入的经营和管理1、鼓励各项目进一步提高服务质量，积极开展延深服务，激励多业务发展2、创新服务模式，树立公司品牌，下大力气打造2-3个优质项目，打造管理样板项目，扩大公司影响力3、狠抓内部管理，练好基本功，打好基础，为公司进一步发展创造条件第四部分 成本费用控制目前公司项目点多，面广，线长，项目管理难度大是现实情况，同时也加大了成本费用控制的难度，我们必须面对现实，公司采取了一系列应对措施，建立激励约束机制，进一步扩大公司规模，利用规模效应降低成本。最关健是全员树立节约意识，养成精打细算的习惯，把浪费、损失消灭在事前，防患于未然一、人力资源成本1、组织机构：部门设置功能清晰，人员配备精干高效，业务运转流畅有序2、人员配备：坚持“三定、一考核”原则，定岗定员定职责，绩效考核跟进，激励机制引导新增项目定岗定员 复核 审批 执行行政人事部 副总经理 总经理 项目经理加岗加人 复核 审核 审批项目经理 行政人事部 副总经理 总经理3、工资核算及发放：行政人事部负责工资表核算制作，财务部负责审核发放考勤汇总 编制工资表 复核 审核 项目主管 人事助理 行政人事部经理 副总经理 - 10号完成行政人事部经理负责内容：考勤、人员、工资标准、考核工资、工龄工资、加班审批审核 审批 发放财务部 总经理 出纳 -14号完成 财务部负责内容：1、人员增减审核2、薪资标准依据3、考核依据要求：1、“三定、一考核”统一由行政人事部门负责，发生改变，走相关人事审批流程，批准后通告各部门2、所有工资性质补贴、奖励、加班等内容全部纳入当月工资，统一发放，不再零星办理3、超出正常工资标准的各类补贴、加班、奖励等项目，必须向财务部提供公司制度依据，严格按照审批流程事前审批，不得延