采购管理制度.doc

浙江三弘集团家纺事业部浙江大泓家纺有限公司SAP系统MM模块采购管理试行制度第一章 总 则第一条 为了规范SAP系统的操作，保证SAP系统的准确、及时、有效，规范物料采购管理，特制定本制度。第二条 本制度适用于浙江大泓家纺有限公司SAP系统MM模块采购相关人员。第二章 职权与职责第三条 MM模块采购相关人员均被赋予了相应的工作权限，并因此承担相应的职责。第四条 MM模块采购相关人员进行业务操作时，首先应遵守MM模块的标准业务流程；其次应遵守MM模块用户操作手册。第五条 SAP系统MM模块采购相关业务操作中应遵循的几条原则。1 系统操作必须伴随相关单据的流转，严禁在无单据的情况下操作。2 系统内过帐操作与系统外实物流转须实时进行。3 认真执行信息反馈与沟通制度，与其他部门或人员有关联的系统操作，在系统操作完成后应及时与相关部门或人员进行信息反馈与沟通。第六条 各业务部门应做到日事日毕，所执行的业务应实行日清。原则上各项业务的系统操作要求做到即时录入，特殊情况下无法做到的，也必须以确保不影响下道操作为限。1. 当天发现的问题最终用户应立即反馈给关键用户，关键用户应立即查找原因着手解决并进行书面登记；若无法解决，须在一天之内提交SAP内部顾问协商解决。2. 对新上线单位内部顾问应每日针对日清情况进行抽查，并将抽查结果每周汇总交实施单位的经理作考核依据，并抄送公司经理及副经理。3. 模块操作员在离岗期间，一定要以书面授权方式委托指定人员进行系统操作。第三章 流程管理细则第七条 主数据维护1. 主数据维护包含物料主数据维护、供应商主数据维护、采购价格信息记录维护和货源清单维护四个部分。物料主数据维护和供应商主数据维护另有相应的管理制度；该条内容主要针对采购价格信息记录维护和货源清单维护。2. 主数据维护前应确保系统中已建立相关的物料主数据和供应商主数据。3. 主数据如需创建或变更，应由需求部门将创建或变更信息、时间填写书面申请并经相关主管审批后，数据维护人员才能在系统作创建或更改；全部变更完成后的申请表需返还给申请人核销，然后交资料员收集归档。第八条 标准采购管理1. 采购员每天在系统中定时查询新产生的采购申请并做处理，当天产生的采购申请必须当天处理；并应及时处理定时查询以外时段所产生的采购申请。2. 采购订单的更改及打印下达，采购员应于接收到信息后的当天处理完成。并在完成后将信息即刻反馈给相关人员。3. 采购员应定时查询订单的到期情况，并对订单进行相应的跟催，出现问题时应及时反馈给实际主管和计划人员。4. 采购主管对新产生的采购申请应在当天审批完毕，需要进行修改的采购订单，采购主管须及时通知相应的人员进行修改。对权限范围内的采购业务，采购主管有责任对下属人员的工作进行指导和沟通。 第九条 特殊采购管理1. 跟单员坯布收货完成后须立即将收货信息以邮件形式反馈给仓管员和采购员以供系统内入库。仓管员接受信息的当天完成系统内入库操作，并打印入库单（交采购员）。2 采购员应于接收到坯布收货信息的当天完成委外采购供应商的确定及坯布粗分配信息，并将信息当天传递给跟单员。3 采购员接收跟单员反馈的坯布修改信息当天完成委外采购订单的创建，经采购主管审批后当天传递给跟单员并通知仓管员系统内发料。多层委外的订单应将委外次序告知仓管员。4 跟单员必须在供应商送货前一天将送货信息传递给采购员和仓管员，填写完整的委外采购信息清单。第十条 其他相关业务1 在采购退换货和让步接收操作中，采购主管有责任及时判定处理意见；对于不能及时判定或需要协商解决的，采购主管应及时与销售、计划部门沟通，协商处理方案。2 采购员在接收到询价需求时，应在当天完成询报价，并将报价结果整理后反馈给询价部门。3 低值易耗品和固定资产的供应源由相关采购员确定，并由其创建采购订单和收货。财务部门应在接收固定资产主数据维护申请后的当天完成数据维护。4 业务员在保税料收货时要及时与采购员沟通；采购员应积极配合业务员的工作，及时填写入库信息以供仓管员入库使用。第十一条 为了确保采购管理规范，严禁系统操作人员使用本人以外的其他系统用户名进行操作，如有需要，应提交书面申请经审批通过后方可使用。第十二条 补充说明1. 对于违反业务流程、操作手册的行为，若未造成任何影响（本模块范围内即可纠正的错误）则罚款10元；产生系统影响需要跨模块协调才能解决，但未造成公司损失时则罚款20元；造成公司损失，视情节轻重罚款50元以上。2. 对于同一错误适用不同惩罚条款的，从重处罚。第四章 附 则第十三条 本试行制度由SAP项目管理部门负责解释，由集团信息中心负责检查，稽查科监督实施。第十四条 集团信息中心每月至少抽查两次，并在每次检查后两个工作日内提交检查报告给总裁办