采购管理办法.doc

发布 浙江台邦电机工业有限公司 北京微特微电机制造有限公司乐清分公司 TBVTV QW-02管理文件采购管理办法编 制 审 核 批 准 版 本 号 1.0 受控状态 分 发 号 持 有 人 2009年10月05日发布 2009年 实施浙 江 台 邦 电 机 工 业 有 限 公 司北京微特微电机制造有限公司乐清分公司文件修改状态修改条款修 改 内 容提出修改人版本号 管理文件版本号：1.0修订状态：0TBVTV QW-02 采购管理办法页次： 1/61、目的: 为了更好的了解公司采购控制作业程序，熟练掌握工作技巧,以保证供需双方维持良好的合作关系，确保采购产品以合理的价格，适时、适质、适量的满足生产所需，并符合规定的采购要求。2、适用范围: 适用于生产性、非生产性物料的采购管理、委外加工管理以及对供应商、委外加工单位进行选择、评价和控制。3、职责:3.1.供应部3.1.1.采购员 负责按公司的要求对供应商进行评估,编制“合格供方名册”，并对供应商供货的业绩定期评价提供素材,建立供应商档案。3.1.2负责制定采购订单或合同,执行采购作业。3.2.1 外协主管 负责按公司的要求组织对外协单位进行评价,编制“合格外协名册” 并对外协加工业绩定期评价提供素材,建立外协单位档案。3.2.2负责制定委外加工单或合同,执行委外加工作业。3.2.3. 负责外协单位开发、询价议价、物料加工、外协单位管理及资讯传递等处理工作。3.3.1.仓库物料申报员 负责采购物料、加工物料的申报、采购物料进度追踪、反馈、对仓库物料库存现有量和可用量进行排查和监控。3.3.2仓管员 负责对进货数量的核对，供方采购订单、委外加工单的核对以及物料的收发料管理。3.4 品质部: 负责对采购、委外加工物资进货检验;对供应商、外协的供货品质进行评价；并做好供应商、外协供货质量记录。3.5.技术部: 3.5.1.负责对采购、委外加工件、非标件图纸等的制订以及细节要求说明。3.5.2负责对技术改进、样品开发所用物料的试制跟踪及确认。4、采购原则4.1.货比三家原则 三家以上的供应商，从质量、价格、服务等方面进行比较。4.2.合格供方原则 向经过公司评定的合格供应商处进行采购。4.3.最优质量原则 价格、服务等方面相同的情况下要选择质量最好的。4.4.最低价格原则 质量、服务等方面相同的情况下要选择价格最低的。4.5.最佳服务原则 质量、价格等方面相同的情况下要选择服务最好的。4.6.就近供方原则 质量、价格、服务等方面相同的情况下选择就近的。4.7.合理数量原则 严格按照申购数量进行购买与交付。4.8.多人谈判原则 在对供应商进行商务洽谈时，须同时有两个或两个以上人员参加4.9.异常反馈原则 在采购过程中有质量、服务、价格、交期等方面与申购要求有出入的，必须及时反馈到相关部门或个人。5、安全库存的设置原则 根据前四个月的平均生产量，计算出大约平均一个月的生产量；结合前1年同段时间内的大约平均生产量，计算出生产量增长比例；对照前四个月、前一年同段时间内单月的最高生产量和最低生产量结合增长比例，设置安全库存。6、物料申报计划原则 现有库存量减去现有订单和在制品，等于库存可用量；现有库存量减去现有可用量等于申报计划。7、物料的分类7.1.重要物料(A类):构成最终产品的主要部分或关键部分,直接影响最终产品使用或安全性能,可能导 管理文件版本号：1.0修订状态：0TBVTV QW-02 采购管理办法页次：2/6致顾客严重投诉的物料。7.2.一般物料（B类）：构成最终产品非关键部分的批量物料,它一般不会对最终产品的质量有影响，或即使略有影响,也可采用措施予以纠正。7.3.辅助物料(C类):非直接用于产品本身的、起辅助作用的物料。8、采购流程详见采购控制程序中的4、 工作程序。9、采购样品流程确认实施细节9.1. 索样9.1.1.新产品开发时:由技术部填写新产品开发申购单并附带受控图纸、图纸注明要求细节（例如版本号，不得涂改等，交供应部,由采购员负责下单并跟踪供应商的进度）。9.1.2.技术部设计变更需样品确认时:由技术部填写技术变更申购单并附带变更后的受控图纸、图纸应注明要求细节（例如版本等），不得涂改。交供应部,由采购员负责跟踪供应商的试样进度；老产品需开发新供应商时,由供应部采购员直接向供方索样。9.1.3.索样部门申请样品流程:审批程序（索样部门索样人/新产品开发申购单或技术变更申购单设计人员/相关业务部门经理确认，必要时总经理核准，供应部实施。9.1.4 样品在供应商制作过程中:因涉及技术、图纸等技术类问题时，技术部须提供必要的支持与服务。9.1.5.送样：供应商依规定时间、数量将样品交给责任采购员。9.2.样品确认9.2.1.新样品确认：由供应部责任采购员填写样品确认表必需附带“产品出厂检验报告、产品规格书、产品试验报告”由技术部第一时间对样品材料从外观、尺寸、实装配合、材质性能等方面进行确认,并由技术部填写对样品确认表进行相关技术数据验证和签名确认，确认后由技术部第一时间将样品确认表结果反馈给供应部。9.2.2.新样品无法确定时:当样品确认表无法满足相关部门确定的内容时,确认部门可提供自己部门的确认方法或测试报告。无法鉴定的项目, 由技术部要求供应部协助托外进行测试，后由技术部审查确认。9.2.3.业务部门直接申请的样品：由业务部门自行会同技术部进行书面确认，然后将样品确认表结果反馈给供应部。9.3.样品封样: 当技术部确认样品合格后,应第一时间对物料进行封样,并将“确认报告及封样”分发品质部、供应部(供应商)、生产部等单位,作为日后供应商交货质量标准依据之一。9.4.老产品新供应商提供样品:由供应部责任采购员填写样品确认表必需附带“产品出厂检验报告、产品规格书、产品试验报告”提交品质部，检验人员应第一时间对外观及尺寸、实装配合、性能等方面进行检验，并在样品确认表上签字确认。9.5.样品经评审合格：样品经技术部评审合格后结果反馈给供应部，则由供应部通知供方小批量供货，经品质部验证合格，仓库办理相关入库手续，并有责任采购员填写 供应商合格名册中的相应内容；若小批量送样经检验或测试为不合格，由供应商进行改进后允许重新送样。10、物料需求计划编制、批准及接收10.1 月度申购需求计划编制、批准10.1.1.采购员 根据月度销售订单在编制月度申购需求计划时，（按本管理平台六“物料申报计划原则 ”实行），第一时间核查物料库存，结合“供货周期”及时编制月度请购需求计划交部门经理审核，总经理审批。10.1.2.物料申报员在编制月度请购需求计划时，如果“采购物料因供应商产能或是其他原因满足不了出货交期时”，及时反馈给生产部门和部门经理。 管理文件版本号：1.0修订状态：0TBVTV QW-02 采购管理办法页次：3/610.2.物料申报单的接收原则：相关物料申请部门在提供的申购单上必须具备以下条件：a.申请人、申请部门主管审核签字确认。b.所申购的物料信息齐全，如产品名称、规格、型号、相关参数、材质、性能等，特殊物料则必需提供图纸或样品等；非生产性物料申报，必须填写使用用途。C.如以上内容不全，供应部有权拒收，但同时供应部有义务将拒收理由告知相关物料申请部门，然后由申请部门落实，直至最终接收。10.3.物料跟单流程：申请部门采购跟单员确认/订单生成经理审核总经理批准跟单员跟单。10.4.采购预测月度请购需求计划经部门经理审核，总经理审批后月度请购需求计划及时与责任采购员确认，采购员根据供方日常物料达成状况，及时友好主动的与供应商进行沟通，了解供应商的现产能状况，无误根据月度请购需求计划及时由采购跟单人员编制预测采购订单。经责任采购员确认，交部门经理审核，总经理批准后由采购跟单人员及时传递给供应商进行供货。10.5.1.供应商的选择 采购跟单员应按照采购物资技术标准和质量要求在合格供应商名录中进行选择性采购。10.5.2.采购订单形成 采购跟单员根据物料申报员的物料申报单，形成采购订单时，应该积极主动与供应商进行沟通，了解供应商的状况，无误地根据“物料需求日期”及时编制采购订单。10.5.3.编制采购订单异常处理 采购跟单员如在编制采购订单时与供应商了解发现有问题时，采购跟单员应立即反馈给采购员与供应商做紧急措施，当问题无法解决时采购员及时反馈给部门经理，请求支持，同时把信息反馈物料申报部门或是部门申报员。10.5.4订单审核审批原则 审核采订购单时, 部门经理及时审查采购订单内容之完整性与适切性，并交总经理批准后采购订单方生效。 10.5.5建立商品采购跟踪表: 采购订单生效后，采购跟单员应第一时间登入电脑商品采购跟踪表，商品采购跟踪表予以共享，达到申报部门也能了解所需商品采购状况，同时与供应商保持经常性联系以跟催厂商生产进度和交期，以确保生产供料。10.5.6采购订单发放: 采购跟单员及时把生效采购订单递交一联仓库物料申报员并以回签，由申报员第一时间交给相关仓管人员，相关仓管人员必须保管好采购订单；10.5.7 采购跟单员应该及时把生效采购订单一联递交财务部相应会计并回签，财务部相应会计必须保管好采购订单。11、采购订单的联系方式11.1.供应商 必须具备固定的联系方式：电话、传真、手机号码、电子邮箱、其它网络联系方式、业务员不允许两人；供方必须按需方的采购订单上的联系方式进行填写。11.2.供应部 必须用固定的电话号码、传真、手机号码、电子邮箱及其它网络联系；直接供货到公司联系人为相应的采购跟单员；快件、托运的联系人为总经理，联系电话为供应部业务指定联系电话。11.3.供应部采购通讯设备 禁止其他部门使用，防止造成业务往来错觉。12、委外加工单管理 外协主管根据物料申报员编制委外加工单时，应该积极友好