差旅费业务需求规格说明书V1.0.docx

差旅费业务需求规格说明书关键用户职能部门财务管理部涉及部门各职能部门、财务管理部1概述为明确进出口公司资金支付差旅费用报销标准，规范各部门职责和报销审批程序，避免违规的费用开支，特制差旅费用管理流程。2定义差旅费用是企业各部门或分支机构能自由支配的费用，在每年度部门预算中所制定，并在预算的控制下执行。该费用根据不同的资金权限，由部门主管、主管领导、总经理进行审批。3范围本规定适用于中海油进出口公司。4职责 【经办人】，流程发起人，负责填写借款单，提供、扫描并录入相关支持资料； 【部门经理】，审核，签字确认； 【资金和财务经理】，审核（审批），签字确认； 【出纳】，复核，付款，填写收到申请和实际付款时间，标记付款状态，打印存档； 【会计】，核算、记账，签字确认； 【预算管理】，复核，签字确认； 【财务总监】，复核（审批），签字确认； 【主管领导】，复核（审批），签字确认； 【公司总经理】，审批，签字确认5表单为了规范进出口公司差旅费报销表单，符合公司会计核算、财务管理以及合同管理的要求，特编制进出口公司差旅费报销表单。交通标准、住宿标准、差旅费补助标准,按最高标准执行。差旅费报销申请1.弹出帮助提示页面（可动态配置）2. 差旅费报销审批单页面差旅费用报销审批单申请部门自动读取申请人所在部门申请日期申请人可选择（默认当前）附件张数附件数量出差事由起止时间起至地点出行情况补助情况起始时间结束时间起始地点到达地点出 差城市天数票据金额补助金额降舱路途交通住勤住勤补贴电话调动2013/11/12013/11/6北京天津天津62020980200120600602013/11/62013/11/10天津沈阳沈阳44000182010080400120040合计：105020280020010020010001200100出差总天数10车船飞机票小计5000补助金额小计2800票据金额小计20其他小计20报销总金额人民币小写7820备用金欠款5000是否冲销是冲销金额3000人民币大写柒仟佰捌圆应领款3820报销分配预算差旅费用类别会议、培训、招待等费用（非合同付款）预算金额已支付金额预算可用余额票据类型及金额序号票据类型金额费用发生人开始时间结束时间出差城市订票方式1飞机票-经济舱1000张三2013/11/1 10:202013/11/1 11:20天津公司指定协议订票2火车票-二等座200张三2013/11/6 9:102013/11/6 14:25沈阳3住宿费3000张三、李四2013/11/6 16:002013/11/10 8:00沈阳4飞机票-头等舱800张三2013/11/10 12:502013/11/10 13:40沈阳非公司订票5退票费20张三2013/11/10 12:502013/11/10 13:40天津差旅报销附件上传报销分配序号票据类型附件名称上传时间上传人附件大小序号姓名卡号金额备注1飞机票机票扫描1李四1234600住勤补贴（沈阳）2飞机票机票扫描23火车票火车票扫描34住宿费住宿票扫描45退票费退票费2扫描5.打印格式表单说明1.申请人：默认是当前登录人，可选，如进行代报销，则选择实际报销人（弹出窗口选择）。系统记录申请人和经办人。如申请人是当前登录人，那么申请人和经办人为一人。2.申请部门：申请部门显示申请人的所在部门,不是经办人的所在部门。3.附件张数：根据附件自动计算。4.到达地点：弹出窗口选择。出差地除公司所在地外，补助标准都统一为一百元。5.类别/席位：飞机（公务舱、头等舱、经济舱等）火车（一等座、二等座、硬卧、软卧等）。需要系统初始化时维护。6.订票方式：下拉列表选择。分为【公司指定协议订票】和【非公司订票】。选择【公司指定协议订票】，填写机票金额，计入合计总金额，不计入应领款金额合计。选择【非公司订票】需要填写机票金额。7.天数：根据【起始时间】和【结束时间】自动计算出天数。8.住勤补助：住勤补助（按自然天计算）每天100元，在本单位所在地出差，不享受住勤补助。系统按每天100元计算，【天数100元】。补助金额需要提前在系统中维护。9.住勤补贴（经理以下级别，普通员工享受）：员工出差期间在有条件的情况下，以合住方式住宿并且实际住宿费低于标准（500元/天.人）的，则在每人每天节约部分的40%以住勤补贴形式发放给个人。票据录入时，费用发生人默认是申请人，也可以选择多个。如果票据类型选择住宿；1）首先判断【金额/天数单日住宿标准】,系统给出提示，不能保存。2）如果费用发生人选择一个以上，那么【住勤补贴=金额人数40%】。 3）不同部门合住报销，费用发生在申请人的部门。10.车船飞机票小计：车船飞机票小计=票据类型及金额页面里录入的飞机票、火车票、船票、长途汽车票的金额合计。11.补助金额小计：补助情况里的金额合计。12. 票据金额小计：票据金额小计=票据类型及金额页面里录入的除飞机票、火车票、船票、长途汽车票，其他票据的金额合计。13.备用金欠款：显示申请人当前备用金欠款金额。14.是否冲销：指当前报销单据是否冲销备用金。15.冲销金额：如果当前报销要冲销备用金，可以自定义冲销额度，冲销金额，不能大于当前报销金额，冲销金额大于备用金欠款金额。备用金冲销人默认经办人。16.应该领款：本次报销后，应领取的金额（扣除协议订票点机票金额及冲抵备用金金额）。17.报销分配：弹出窗口选择人员和银行帐号，输入对应金额，审批结束后，财务人员将相应的金额汇入指定的银行帐号。报销分配的总金额不能大于当前报销单实际金额。18.预算类别：默认当前申请人所在部门的出国费用预算。19.预算金额：权限控制，只有部门经理及以上级别复核（审批）级别可以看到（财务默认）。修改成所有人都可以查看本部门预算信息，财务人员可以查看所有预算的预算信息。20.已支付金额：权限控制，只有部门经理及以上级别复核（审批）级别可以看到（财务默认）。修改成所有人都可以查看本部门预算信息，财务人员可以查看所有预算的预算信息。21.预算可用余额：权限控制，只有部门经理及以上级别复核（审批）级别可以看到（财务默认）。修改成所有人都可以查看本部门预算信息，财务人员可以查看所有预算的预算信息。22.申请单页面的自动计算数据项，由票据类型和金额录入页面录入的票据信息自动计算。23.财务刚在审批时，对表单的补助类金额有最终修改权利。6流程参见进出口公司资金管理系统审批流程.docx7实现功能l 新增差旅报销单（动态增加）;l 差旅报销单暂存;l 差旅报销单提交;l 差旅报销单审批;l 编辑差旅报销单;l 删除差旅报销单;l 查看差旅报销单;l 费用明细录入（动态增加）;l 附件信息;l 预算类