会计学教案第三章.ppt

第三章会计凭证 会计账簿及财产清查 第一节会计凭证 一 会计凭证的概念和作用 一 概念 会计凭证是记录经济业务 明确经济责任并作为记账依据的书面证明文件 二 作用 1 记录经济业务 提供记账依据 2 监督经济业务的合法性 合理性 3 明确经济责任 加强岗位责任制 二 会计凭证的种类 根据取得和填制会计凭证的程序和用途从总体上把会计凭证分为原始凭证和记账凭证 一 原始凭证1 概念 原始凭证又称单据 是在经济业务发生时取得或填制的 用来证明经济业务已经发生或完成 明确经济责任 并用作记账原始依据的一种会计凭证 2 分类 1 原始凭证按其来源不同 可以分为自制原始凭证和外来原始凭证 外来原始凭证 是指经济业务发生或完成时从本企业外部的单位或个人取得的原始凭证 如企业购买材料时从供货单位取得的发货票 银行转来的收款通知 职工出差取得的飞机票等 自制原始凭证 是指由本单位经办业务的部门或人员在经济业务发生或完成时自行填制的原始凭证 如购入材料验收入库时填制的收料单 领用材料时填制的领料单等 2 原始凭证按填制手续的次数不同 可分为一次凭证和累计凭证两种 一次凭证 是指经济业务发生时 一次填制完成 不能再次填制的原始凭证 一次凭证只反映一项经济业务或若干项同类性质的经济业务 可以是自制凭证 也可以是外来凭证 如收据 发票等 普通发票 增值税专用发票等 累计凭证 是指多次填制完成的原始凭证 累计凭证通常用于反映一定时期内连续发生的同类经济业务 一般限于自制凭证 如限额领料单 3 原始凭证按照格式不同 分为通用凭证和专用凭证 通用凭证 是指由有关部门统一印制 在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证 通用凭证的使用范围 因制作部门而异 可以是某一地区 某一部门 也可以是全国通用 专用凭证 是指由单位根据自己的具体情况自行印制 仅在本单位内部使用的原始凭证 如领料单 差旅费报销单等 4 原始凭证按是否经过汇总 可分为汇总原始凭证和非汇总原始凭证两种 汇总凭证 又称原始凭证汇总表 是指将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证汇总编制一张凭证 用以集中反映某项经济业务总括发生情况的原始凭证 汇总原始凭证合并了同类型经济业务 简化了记账工作量 如发料凭证汇总表 差旅费报销单等 非汇总原始凭证 是指没有经过汇总的原始凭证 二 记账凭证 1 概念记账凭证是本单位会计部门根据审核无误的原始凭证编制的 载有会计分录 并作为登账直接依据的书面文件 2 分类 1 按照经济业务是否涉及货币资金 记账凭证分为收款凭证 付款凭证和转账凭证三种 收款凭证用于记录与货币资金收入有关的经济业务 付款凭证用于记录与货币资金付出有关的经济业务 转账凭证用于记录与货币资金收付无关的经济业务 注意 如果企业经济业务繁多 将收款凭证进一步分为现金收款凭证和银行存款收款凭证 将付款凭证进一步分为现金付款凭证和银行存款付款凭证 再加上转账凭证共五种 如果企业经济业务较少 记账凭证可以不再分为收 付和转三种凭证 而采用通用的记账凭证来记录所有经济业务 并统一编号 通用记账凭证的格式与转账凭证的格式基本相同 对于导致现金和银行存款此增彼减的经济业务 只编制付款凭证而不再编制收款凭证 2 根据填列方式不同 记账凭证可以分为复式记账凭证和单式记账凭证 复式记账凭证定义 是指将经济业务所涉及的全部会计科目集中填列在一张凭证上的记账凭证 优点 这种凭证全面反映了经济业务的账户对应关系 便于了解经济业务的来龙去脉 有利于检查会计分录的正确性 减少了填制记账凭证的工作量 缺点 不便于分工记账 不便于分工汇总会计科目的发生额 单式记账凭证定义 要求将某一经济业务涉及的每一个会计科目都分别编制记账凭证 即有几个总账会计科目就编制几张记账凭证 编制借方科目的记账凭证称为借项凭证 编制贷方科目的记账凭证称为贷项凭证 优点 便于分工记账 便于分工汇总会计科目的发生额 缺点 不便于反映经济业务的全貌 不便于检验会计分录的正确性 制证工作量大 3 按记账凭证是否经过汇总 可分为汇总记账凭证和非汇总记账凭证 非汇总记账凭证 是指没有经过汇总的记账凭证 如前述的复式记账凭证和单式记账凭证等 汇总记账凭证 是指根据非汇总记账凭证进一步汇总而编制的用来登记总账的一种记账凭证 汇总记账凭证按汇总方法的不同 可分为分类汇总记账凭证和全部汇总记账凭证两种 前者如汇总收款凭证 汇总付款凭证和汇总转账凭证 后者如科目汇总表 三 原始凭证的填制和审核 一 原始凭证必须具备的内容 二 原始凭证的填制要求 三 原始凭证的审核 一 原始凭证必须具备的内容 1 原始凭证的名称 2 填制凭证的日期 3 填制凭证单位和接受凭证单位的名称 4 经办人员的签名或盖章 5 经济业务的内容 经济业务的数量 单价和金额 6 凭证的编号 二 原始凭证的填制要求 1 记录真实 2 内容完整 3 编制及时 4 字迹要清楚规范 5 不得随意刮擦 涂改 挖补 6 编号要连续 三 原始凭证的审核 1 审核原始凭证的真实性2 审核原始凭证的合法性 合理性3 审核原始凭证的正确性和完整性 四 记账凭证的填制和审核 一 记账凭证的基本内容1 记账凭证的名称 2 填制凭证的日期 3 凭证的编号 4 经济业务的内容摘要 5 会计分录 6 所附原始凭证的张数 7 填制凭证人员 稽核人员 记账人员 会计机构负责人的签名或盖章 二 记账凭证的填制要求及举例 1 记账凭证的填制要求P552 记账凭证填制 1 收款凭证的填制方法 适用业务 货币资金收款业务 格式 如表3 4所示 具体内容的填写教材56页 2 付款凭证的填制方法 适用业务 货币资金付款业务 付款凭证的格式 如表3 5 具体内容的填写教材57页 3 转账凭证的填制方法 适用业务 与货币资金收付无关的经济业务 付款凭证的格式 如表3 6 具体内容的填写教材57页 三 记账凭证的审核 1 审核记账凭证与原始凭证的一致性 2 审核记账凭证上会计分录的正确性 3 审核记账凭证中有关项目的填写是否完整 签名或盖章是否齐全 第二节会计账簿 一 会计账簿的意义 一 定义会计账簿 简称账簿 是由相互联系的具有一定格式的账页组成 并以会计凭证为依据 全面 连续 系统地记录各项经济业务的簿籍 二 意义1 可以为经营管理提供连续 系统 完整的会计核算资料 2 为编制会计报表提供直接的依据3 为发挥会计监督职能提供重要的手段 二 账簿的分类 一 账簿按用途可分为序时账簿 分类账簿和备查账簿 1 序时账簿 定义 又称日记账 是按照经济业务发生的时间先后顺序 逐日逐笔登记经济业务的账簿 作用 序时账簿保证了经济业务的序时性和连续性 分类 序时账簿可以分为普通日记账和特种日记账 普通日记账是用来记录全部经济业务的日记账 特种日记账为记录某一类型经济业务的日记账 如银行存款日记账 现金日记账 库存现金 2 分类账簿 定义 是按照分类账户开设并对经济业务分类登记的账簿 总分类账与明细分类账及其关系 按照总分类账户分类登记经济业务的是总分类账簿 简称总账 按照明细分类账户分类登记经济业务的是明细分类账簿 总分类账反映的是总括的会计信息 对所属明细分类账起统驭作用 明细分类账反映详细的会计信息 是对总分类账起补充和说明作用 3 备查账簿 定义 又称辅助账簿 是对序时账簿和分类账簿等主要账簿不能登记或登记不详细的事项进行补充登记的账簿 如 租入固定资产备查账簿 应收票据贴现备查账簿 等 备查账簿与序时账簿和分类账簿的不同 一是登记依据可能不需要记账凭证 甚至不需要一般意义上的原始凭证 二是账簿的格式和登记方法不同 备查簿的主要栏目不记录金额 它更注重用文字来表达某项经济业务的发生情况 二 账簿按其外表形式分为订本账 活页账和卡片账 1 订本账 1 定义 是启用前就将格式相同并连续编号的账页装订成册的账簿 2 优点 防止账页散失和非法抽换 3 缺点 不便于分工记账 也不能为各账户准确地预留账页 4 适用账簿 通常用于带有统驭性和比较重要的账簿 如总分类账簿 现金日记账和银行存款日记账 2 活页账 1 定义 是指在启用时 将若干格式相同的零散账页放置于活页账夹内 可以随时抽取空白账页的账簿 2 注意 这种账在使用时应连续编号 使用完毕后应装订成册 加具封面 并由主管人员在账页上加盖印章 以便于保管 3 优点 可随时增减空白账页 便于分工记账 4 缺点 是易造成账页散失或被人为抽换账页 5 适用账簿 明细分类账一般采用活页账 3 卡片账 1 定义 是指由具有一定格式的硬卡片组成并存放在卡片箱内的账簿 卡片账严格说也是一种活页账 在使用时也需要连续编号 2 优点 类似于活页账 3 常见的卡片账 固定资产卡片账 由于固定资产在使用过程中实物形态保持不变 又可能经常转移使用部门 设置卡片账便于卡片随同实物一起转移 使对固定资产的管理更加方便 例如当某项固定资产出售或报废时 该卡片随之抽出 卡片式账簿 订本式账簿 活页式账簿 卡片箱 单张账页 三 账簿按账页格式可分为三栏式 多栏式和数量金额式三种 1 三栏式账簿 是设有借方 贷方和余额三个基本栏目的账簿 如各种日记账 总分类账以及资本 债权 债务明细账都采用三栏式账簿 2 多栏式账簿 是在账簿的两个基本栏目借方和贷方按需要分设专栏的账簿 专栏可设在借方 也可设在贷方或借贷方同时设专栏 专栏设多少根据需要而定 收入 费用明细账一般采用此种格式的账簿 3 数量金额式账簿 是在账簿的借方 贷方和余额三个栏目内都分设数量 单价和金额三个专栏 以反映实物资产的数量和价值量 如原材料 库存商品明细账 三 会计账簿的基本内容 一 封面 一般用来标明账簿的名称 如总分类账 现金日记账 应收账款明细分类账等 二 扉页 扉页上列明了账簿启用及经管人员一览表 其基本格式如表3 7 三 账页 账页是账簿的主体 账页因其反映的具体业务内容不同而有不同的格式 但其基本内容应包括 1 账户名称 总分类科目 或明细科目 2 记账的日期栏 3 凭证种类和号数栏 4 摘要栏 经济业务内容的简要说明 5 金额栏 经济业务的增减变动金额及其增减变动后的余额 6 总页次和分户页次 四 账簿的设置与登记 账簿的设置主要包括确定账簿的种类和数量 各类账簿中账页的格式 账簿的登记方法等 账簿的数量取决于账户设置的数量和详细程度 而账户设置的数量和详细程度则取决于企业生产经营的特点 规模的大小 经营管理的要求以及国家统一会计制度等情况 这里主要从账页格式的角度说明账户的设置与登记 一 日记账的设置与登记 1 现金日记账的设置与登记 1 现金日记账的设置 订本账 金额栏 可以采用三栏式 也可以采用多栏式 但以三栏式现金日记账较为常用 对方科目栏 在金额栏与摘要栏之间常常插入 对方科目 栏 标明现金收入的来源和现金支出的用途 具体格式如表3 8 库存现金日记账 库存现金日记账 也可设为 借方 贷方 和 余额 三栏 2 现金日记账的登记 登记人员 出纳 登记依据 现金收款凭证 现金付款凭证和与现金有关的银行存款付款凭证 从银行提取现金业务 登记方式 按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔登记 每日终了还应加计当日现金收入 付出合计数及余额 每月终了还应加计当月收入 付出合计数及余额 及时与库存现金实有数额核对 做到日清月结 2 银行存款日记账的设置与登记 1 银行存款日记账的设置 当采用订本账 金额栏 可以采用三栏式 也可以采用多栏式 实际工作中以三栏式日记账较为常用 对方科目栏 结算凭证栏 在 摘要 栏与 对方科目 栏之间增加 结算凭证 一栏 以便与银行核对账目 格式如表3 9所示 库存现金日记账 也可设为 借方 贷方 和 余额 三栏 2 银行存款日记账的登记 登记人员 出纳人员 登记依据 银行存款收款凭证 银行存款付款凭证和与银行存款有关的现金付款凭证 将现金存入银行业务 登记方式 按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔登记 每日终了还应加计当日银行存款发生额合计和余额 每月终了还应加计当月收入 付出合计数及余额 以便与银行对账 也有利于银行存款的管理 二 总分类账的设置与登记 1 总分类账的设置 总分类账是其明细账的统驭性账户 一般采用订本账 账页格式有金额三栏式和金额多栏式两种 最常用的格式是金额三栏式 格式如表3 10 2 总分类账的登记总分类账的登记依据和登记方法取决于企业采用的账务处理程序 既可以根据各种记账凭证逐笔登记 也可以将一定时期的各种记账凭证先编制成汇总记账凭证或科目汇总表 然后再据以登记总账 三 明细账的设置与登记 1 金额三栏式明细分类账的设置与登记 1 金额三栏式明细分类账的设置 格式 只设置借方 贷方和余额三个基本金额栏目 适用账户 只要求提供货币信息而不需要提供非货币信息的账户 如债权 债务等结算类账户 资本金账户等账户 2 金额三栏式明细分类账的登记金额三栏式明细分类账是由会计人员依据审核无误的记账凭证和原始凭证 按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔登记 2 数量金额式明细分类账的设置与登记 1 设置 格式 借方 贷方和余额三个基本金额栏的每一栏再分别设置数量 单价和金额三个专栏 适用账户 适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的各种财产物资账户 如原材料 库存商品等明细分类账户 2 登记数量金额式明细分类账是由会计人员依据审核无误的记账凭证 原始凭证或汇总原始凭证 按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔登记 也可以定期汇总登记 3 多栏式明细分类账的设置与登记 1 设置 格式 将属于同一账户的若干明细账户合并在一张账页上进行登记 以集中提供该账户的详细资料 这种格式的账页在借方或贷方发生额栏内按照明细项目设若干专栏 分栏登记各明细账的发生额 适用账户 非常适用于成本 费用 收入和利润等类账户的明细分类核算 分类 借方多栏式明细分类账 适用于借方需要设多个明细项目分类核算的账户 如制造费用 生产成本 材料采购 管理费用等账户 格式见表3 12 贷方多栏式明细分类账 适用于贷方需要设多个明细项目进行分类核算的账户 如收入类账户 格式见表3 13 借贷方多栏式明细分类账 适用于借贷方均需要设多个明细项目进行分类核算的账户 如本年利润 应交税费 应交增值税账户 格式见表3 14 制造费用明细账 只按借方发生额设置专栏的多栏式 2 多栏式明细分类账的登记多栏式明细分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证逐日逐笔登记的 对于借 贷 方多栏式明细分类账 由于只在借 贷 方设多栏 平常在借 贷 方登记发生额 贷 借 方登记月末将借 贷 方发生额一次转出的数额 因此平常如果有贷 借 方发生额 应在借 贷 方用红字冲记 特点 只提供价值指标 减少数用红字登记 业务发生日期 凭证和摘要等的填列方法同前 有关费用发生时 增加 在预先按借方设置的相应栏次中登记 由于未设贷方栏 在月末分配制造费用时 减少 用红字登记 制造费用明细账 只按借方发生额设置专栏的多栏式 五 登记账簿的规则 一 账簿的使用与交接规则1 启用账簿规则 2 交接账簿规则 二 账簿登记基本规则 1 根据凭证记账 登记内容齐全 2 使用蓝黑墨水 红字限制使用 记账凭证编号 蓝 黑字表示正常的含义 红字表示相反的含义 制造费用明细账 只按借方发生额设置专栏的多栏式 3 账页连续登记 不得隔页跳行 书写正确 占行高二分之一 书写错误 书写占满格 4 说明简明扼要 书写适当留格 5 账页结转说明 6 注明余额方向 7 做好记账标记 8 记账发生错误 按规定方法更正 第三节对账 结账和错账的更正 一 对账的意义和内容 一 账证核对1 核对内容 核对账簿记录和记账凭证及其粘附的原始凭证的时间 凭证字号 内容 金额是否一致 记账方向是否相符 一般来讲 日记账应与收付款凭证相核对 总账应与记账凭证相核对 明细账应与记账凭证或原始凭证相核对 2 核对时间 这种核对可以在日常核算工作中进行 使错账能够及时更正 月终如果发现总分类账试算不平衡 总分类账和所属明细账不符 应对有疑问的账户进行重点核对 二 账账核对 就是将各种账簿之间的有关数字相互核对 1 具体内容 核对总账有关账户的余额 核对各账户的期末借方发生额合计与其贷方发生额合计 借方余额总计数与贷方余额总计数是否平衡 核对日记账与总账 核对明细账与总账 会计部门有关财产物资明细分类账中的余额应该同财产物资保管部门和使用部门经管的明细账的余额核对相符 2 核对时间 至少应在每月月终进行一次 三 账实核对1 定义 账实核对就是对各种财产物资 债权债务的账面记录与其实存数额的相互核对 2 具体内容 1 现金日记账的账面余额应逐日与实际库存现金数核对相符 2 银行存款日记账应该定期同银行对账单核对 3 各种财产物资明细账的账面余额 应定期与财产物资的库存实物数量核对相符 4 各种有关债权债务明细分类账的期末余额应该同有关债权债务单位或个人核对相符 说明 以上对账工作是基于手工处理系统的 实行会计电算化后 账证核对在录入记账凭证工作之后同时进行 无需进行账账核对工作 期末仍需进行账实核对的工作 二 结账的意义和内容 一 概念 结账是会计期末在将本期应记的经济业务全部登记入账的基础上 结算 登记每个账户的本期发生额合计和期末余额的账务处理工作 包括虚账户的结清和实账户的结转 二 结账工作的内容和程序主要包括 1 将本期发生的经济业务事项全部登记入账并保证其正确性2 根据权责发生制的要求调整有关账项 合理确定本期应计的收入和应计的费用 3 将损益类科目转入本年利润科目结平所有损益类科目4 结算出资产 负债和所有者权益科目的本期发生额和余额并结转下期 三 结账的一般方法是 1 月结2 季结3 年结 三 错账的更正方法 一 错账的基本类型 基于记账凭证与账簿登记两个环节的分析 1 记账凭证正确但登记账簿发生错误 2 记账凭证错误引发账簿登记错误 记账 记账 二 错账的更正方法 一 划线更正法1 适用条件 在结账之前 如果发现账簿记录有错误 而记账凭证无错误 即纯属数字或文字上的笔误或数字计算有错误 2 更正的方法是 将错误的文字或数字划一条红线表示注销 必须使原有的字迹仍可辨认 并在划线上方用蓝字填写正确的文字或数字 由更正人员在更正处盖章 以示负责 划线更正法 适用于更正记账凭证正确只是记账时发生的错账 例 用银行存款3600元购买办公用品 记账凭证上编制的分录为 借 管理费用3600贷 银行存款3600 错账 其中 银行存款 账户中误登记为3900 更正方法为 分录正确 无需更正 更正方法正确 更正方法错误 张清 注意问题 对错误的数字必须全部划掉 不能只划掉其中的部分数字 划掉的数字必须保持清晰可见 二 红字更正法 又称红字冲销法 一种情况1 适用条件 记账凭证上的会计科目或科目的方向错 已记账 从而造成账簿记录错误 2 更正方法 先用红字金额填制一张内容与原来错误的记账凭证相同的记账凭证 并据以用红字金额登记有关账簿 冲销原来的错误记录 然后再用蓝字金额填制一张正确的记账凭证 并据以登记有关账簿 例 企业管理人员公出预借差旅费3000元 付给现金 错误分录如下 并已入账 借 应收账款3000贷 库存现金3000 错账 借方科目应为 其他应收款 更正方法为 A用红字编分录并记账 冲销错账 借 应收账款3000贷 库存现金3000 B编制正确分录并记账 借 其他应收款3000贷 库存现金3000 3000 0 注意问题 对登记没有错误的账户 如 库存现金 也要重新登记 不能只登记原来错账的账户 应收账款 另一种情况1 适用条件 记账之后 如果发现记账凭证账户名称和方向正确 但所填的金额大于应填的金额 2 更正方法 更正时 只要把多记的金额用红字填制一张与原本对应账户一致的记账凭证 并将其补充登记入账即可 用于更正记账凭证上金额写多的错账 例3 15 用银行存款7500元缴纳税金 错误分录如下 并已入账 借 应交税费75000贷 银行存款75000 错账 分录中金额写多 67500元 即75000 7500 更正方法为 用红字编分录并记账 金额为正确数字与错误数字二者之差67500元 冲销错账 借 应交税费67500贷 银行存款67500 三 补充登记法1 适用条件 记账之后 如果发现记账凭证账户对应关系正确 但所填的金额小于应填的金额 2 更正方法 更正时 只要把少记的金额用蓝字填制一张与原本对应账户一致的记账凭证 并将其补充登记入账即可 3 补充登记法 适用于更正记账凭证上金额写少而引发的错账 例 用银行存款28000元偿还应付账款 错误分录如下 并已入账 借 应付账款2800贷 银行存款2800 错账 会计分录中金额写少 25200元 即28000 2800 更正方法为 编制正确分录并记账 金额为正确数字与错误数字二者之差25200元 补充记账 借 应付账款25200贷 银行存款25200 注意 若记账凭证无误 账户中少记 则不须编制记账凭证 可直接在账户中进行记录 但账户摘要栏要说明 查 号凭证金额为 元 误记为 元 记 元 第四节财产清查 一 财产清查的意义和种类 一 财产清查的概念1 概念 财产清查 就是根据账簿记录 对企业的各项实物 现金的实地盘点和对银行存款 往来款项的核对 来确定各种财产物资 货币资金 往来款的实有数 并查明账存数与实有数是否相符的一种专门方法 2 账实不符的原因 1 财产物资在保管中有的会发生自然损耗 2 财产物资在保管中有时会发生水灾 火灾 风灾等自然灾害造成损失 3 在财产物资的收发过程中 有时发生错收 错付 计量检验不准确等情况 4 因财产物资的各种管理制度尚未建立或健全 或者财产物资管理人员失职 所造成的财产物资的破损 变质或短缺 5 会计记账工作或计算上可出现的差错 6 发生营私舞弊 贪污盗窃等等 二 财产清查的意义 通过财产清查 一方面要查明具体原因 分清责任 另一方面 对发现的问题要及时 严肃处理 调整账面记录 达到账实相符 1 保证会计核算资料的准确可靠2 健全财产物资保管制度 保护财产物资安全与完整3 挖掘财产物资的潜力 加速资金周转 三 财产清查的种类 1 根据清查涉及的范围 可分为全面清查与局部清查 1 全面清查 定义 就是对企业所有的财产物资 货币资金和应收款项等进行全面的 彻底的清查 盘点和核对 需要进行全面清查的几种情况 A 年终决算之前 B 企业破产 撤消 合并 联营或实行股份制改造时 要进行一次全面清查 以明确经济责任 C 开展资产评估 清产核资时 D 单位主要负责人调离时 2 局部清查 定义 就是根据经营管理的需要 对某一部分的财产物资 货币资金和应收款项所进行的清查 局部清查时间一般确定如下 流动性较大或易于损耗短缺的财产物资 除年终进行全面清查外 每年至少轮流盘点或重点抽查一次 贵重物资 每月至少盘点一次 现金 出纳员应每日自行盘点一次 银行存款 每月应同银行核对一次 各种债权债务 一般每年至少要核对一到两次 当实物保管人员因调动工作移交时 或财产物资遭受意外损失时 也要及时进行局部清查 2 根据清查进行的时间可分为定期清查与不定期清查 1 定期清查 就是按照预先规定的时间对财产物资 货币资金和应收款项所进行的清查 可以是全面清查 也可以是局部清查 这种清查的目的在于保证会计资料的真实准确 通常是在年末 季末或月份结账时进行 2 不定期清查 就是事先不规定清查时间 而是根据经营管理的实际需要 临时安排对某些物资财产 货币资金和应收款项所进行的清查 不定期清查常见于以下几种情况 财产物资和现金保管人员办理移交 财产物资和现金发生非常损失 上级主管部门 财税机关 审计部门对本单位进行会计检查时 等等 二 财产清查的方法 一 存货盘存制度存货盘存制度是指在日常会计核算中采取什么方式来确定各项存货账面结存额的一种制度 1 永续盘存制度 1 定义 永续盘存制 又称 账面盘存制 是按照财产物资增加和减少的发生顺序 根据会计凭证 在账簿中及时地 连续地逐笔登记 并随时在账上结出各项财产物资的结存余额 期末账面结存数 期初账面结存数 本期增加数 本期减少数 2 优点 通过财产物资明细账 可以随时了解和掌握各种财产物资的收入 发出结存情况 并能从数量和金额两方面进行控制 通过账实核对 有利于查明溢余或短缺原因 明确责任 通过对账存数量与最高库存 最低库存限额比较 以判断是否库存积压或不足 并及时进行处理 3 缺点 财产物资按品种设置明细分类账 其核算工作量过大 4 适用范围 由于永续盘存制度的优点比较突出 在实际工作中企业一般都在采用永续盘存制核算财产物资 2 实地盘存制度 1 定义 实地盘存制 也称定期盘存制 就是对各项财产物资的账面记录 平时只登记增加数 不记减少数 到月底结账时 根据实地盘点的数量 确定期末余额 倒挤出本期减少的数额 并将期减少数量登记入账 本期减少数 期初账面结存数 本期增加数 期末实际结存数 2 优点 是可以大大简化库存财产物资的明细核算工作 3 缺点 不能随时反映库存财产物资的账面结存数量和金额 不利于对财产物资库存的管理和控制 使得将一些库存财产物资损耗 差错 损失和短缺等挤入了销售成本和耗用成本 影响了成本的正确 同时也掩盖可有关工作存在的种种弊端 平时不能计算销