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文档简介
会务接机流程和要求一、接机1、确定好接机的2个跟车人员;2、 由接机负责人来统筹牵头负责接机,以及与之衔接的跟车等事宜。 在每个过程中明确每个节点、环节的负责人;3、 对接机每个人人员发放或者自备一份参会人员通信录,包括姓名、地市、性别、联系电话、航班、房间号;4、事先打印好黏贴便签,印有地市、姓名、航班、房间号,由接机和跟车人员,在接到参会者后,协助拿送行李箱,直接送至酒店房间。确保参会者到机场后,行李箱交给接机人员后,直接在房间看到行李箱,可以根据航班情况,安排接送车,若集中在一段时间,可以将人和行李分车运送。到酒店后,由专人负责将行李送至房间;5、接机处3个接机人员,2个跟车人员。要求接机、跟车人员,内部沟通好,清楚衔接流程,清楚自己的该做什么,负责什么,知晓整个会议的行程安排。行李标签由跟车人员负责保管,并负责将参会人员行李安全送至酒店接待行李的负责人;6、需要根据航班情况,提前计划好大巴运送次数、时间;7、在整个安排确定后,为每位工作人员进行一次全流程培训或者会务整体安排的告知,让大家熟悉整体情况,以免参会者问起,答不上来;8、印发工作人员操作手册,里面印有参会人员名单(姓名、地市、性别、联系电话、航班、房间号)、整体计划安排、各个环节的内容、统一负责人及联系方式,工作人员分工联系表等,便于出现紧急意外情况,大家都清楚哪块问题找谁。二、接机场景过程模拟1、航班起飞前,由统一负责短信发送的人员,负责发送温馨提示短信:“X主任,您好,我是XXX会务工作人员XXX,您的航班将在X月X日XX时刻到达南京禄口机场。届时我将在XX位置持“XXX”接站牌等您,有任何需求都可以和我联系(联系电话XXXX),祝您旅途愉快”。之前由接机负责人与短信负责人确认沟通好;2、1号2号接机人员(其中一个举牌子)和2个跟车人员在机场出口等待,3号接机人员在VIP贵宾室,3、在航班落地后,1号或2号接机人员电话联系参会者:“XXX,您好,我是XXXX,我在XX位置持“XXX”接站牌等您”。电话未接通者,可以短信;4、在见到参会者后,由1号或2号接机人员上前,“您是XXXX单位+职位您好,我是XXXXX,欢迎您来到南京。请先到机场VIP贵宾室稍作休息,一会有专车送您到宾馆。行李请交给我们,我们直接为您送到宾馆您的XXX房间”,这时,1号跟车人员负责接过行李箱,贴上事先准备好的行李标签,将行李送至大巴车上,2号跟车人员负责带参会者到VIP机场贵宾室休息。对于接到直接走,不需要去贵宾室等的参会者,直接由2号跟车人员送至大巴车上;5、到了VIP机场贵宾室后,由2号跟车人员交接至3号接机人员,并介绍,“这是XX单位xx”。2号接机人员负责招呼休息,可以对VIP贵宾室或者住宿、安排等情况稍作介绍;6、完毕后,1、2号跟车人员和接机人员再次在机场出口汇合,接下一位;7、在参会者到达差不多时,大巴要出发前,1、2号跟车人员先确认行李安全无误,再回到VIP贵宾室,由3号接机人员告知,“请各位领导跟随我们工作人员上车前往xxxx酒店”,1、2号跟车人员,1人在前,1人在后,带引参会者上车;8、大巴途中,由1位跟车人员发送水给各位参会者,并根据情况作简要交流介绍。到达酒店后,将参会者引导至酒店的接待人员,将行李交付给酒店处行李负责人员,并核对数量,名单;9、接机过程中,始终保持微笑,递送东西时要双手。接待的基本要求是:礼貌得体、热情大方、不卑不亢;10、接机过程中,各角色可以轮流担当;11、着装统一要求:男生 黑皮鞋,白色衬衣
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