《SAP采购申请作业指引》.doc

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除拟定部门：第九事业部PMC适用范围：第九事业部拟 定 人：张步云发 行：第九事业部文控中心受控状态： 非受控 受控 受控号：秘密等级： 一级（绝密） 二级（机密） 三级（秘密） 四级（一般） 文件发放/修改记录版本号发放日期修改内容拟定审 核批 准A/0初版发行张步云/章节号内 容页 次1目的22适用范围23参考文件24定义25职责26程序2117附件118910111213141 目的 为规范采购申请的创建，转换等操作的规范化、制度化等相关系统操作都有据可循。2 适用范围 适用于第九事业部小家电产品3 参考文件WIP04-00011九部工单结案考核作业办法4 定义 采购申请：是指在SAP系统中创建的物料的购买，含物料料号，申请数量，交货日期等信息。5 职责5.1 物控人员：负责采购申请的创建，下达。 5.2 采购人员：负责执行采购订单，按期交货以及采购订单的结案等操作。5.3 成本会计：负责对生产订单的复核及结帐处理6 程序 6.1 采购申请的创建原则6.1.1 遵循“谁创建谁负责”原则，物控人员从创建采购申请开始就负责追踪物料的相关情况，直至采购订单的结案。6.1.2. 采购申请的创建需有依据，如：客户PO、FORCAST、任务令、生产计划、BOM单、部门申请单等书面需求资料,请购数量原则上与按照客户订单数量或部门申请数量一致;6.1.3 物控人员严禁擅自修改、删除、添加产品的物料清单项目或数量，以SAP BOM 自动生成数据为准，如紧急情况，需项目同意后方可手动更改;6.1.4 物控人员严禁开立虚拟采购申请的操作;6.1.5 如损耗过大或其他部门人员申请，导致原采购申请数量无法满足生产计划时，可及时采用追加新采购申请的方式予以补充需求;6.1.6 创建采购申请时，需求时间、库存地点注意选择正确。6.1.7 创建采购申请SAP系统操作的事务代码为：ME51N 。6.1.7.1 录入“物料料号”“申请数量”“交货日期”，如果录入是“D”则对应的交货日期也是精确到日，如果录入是“W”则对应的交货日期为周单位，依次类推。(以上信息也可以手工加入)6.1.7.2 录入“工厂”然后按回车键，此时系统“状态”栏会显示红灯，因系统还没有录入完整。继续录入“库存地点”“申请者”“需求跟踪号”相关信息（也可以手工录入信息）。 附：因公司工厂较多，建议物控员自行手工录入“工厂”代码；库存地点分为量产与试产库位，在录入时务必录入正确。附：自行编写“申请者”与“需求跟踪号”，均可以手工录入，“需求跟踪号”方便物控员后期物料的跟踪。6.1.7.3录入完以上信息后，再按回车键，“状态”一栏红灯自行通过，再按保存键，系统下方栏会自动显示：采购申请号，即PR号。 6.1.7.4 采购申请单批准SAP系统操作的事务代码为：ME54N ；选定物料，单击，然后再保存，即可进行单个物料的批准，批准后在项目栏中会显示。如进行批量批准，点击，然后单击，然后再保存，即可进行批量批准。批准完后，记录下PR号，再以邮件的形式传达到采购员。6.2 采购申请单修改原则6.2.1 已下达的采购申请，原则上不允许随意更改，以免给后续单位造成困扰;6.2.2 未转PO的采购申请可进行修改，无需发出更改通知，以免造成混淆;6.2.3 已转PO的采购申请如需更改，必须先通知采购反审核PO，再进行更改，更改后，必须发出更改通知，周知相关单位知悉，特别是采购和仓库，并调整相关作业单据及操作;6.2.4 已关闭采购订单，原则上不允许修改采购申请，如需修改，需经成本会计同意后方可修改，修改后需跟进相关操作及时处理，直至关闭。6.2.5 修改采购申请使用事务代码ME53N进入系统，修改采购申请内容。6.2.5.1 进入ME54N进入系统，用鼠标点击蓝色圈中的图标，自动弹出“选择凭证”，再录入需修改的采购申请号，再按回车键;对相应的单据进行驳回批准，如果要修改多个物料，注意是一个物料，一个物料的驳回批准，才能对其一个一个修改。当驳回批准后，红色圈中会显示批准修改。6.2.5.2 录入ME53N进入系统，用鼠标点击蓝色圈中的图标，自动弹出“选择凭证”，再录入需修改的采购申请号，再按回车键; 6.2.5.3 点击系统栏中，进而对对应的采购申请单中录入的任何一栏信息进行修改，操作完毕后“保存”完成修改操作。 6.2.5.4 对修改后的采购申请单据还需要进行批准，参考6.1.7.4步骤。 6.2.5.5 也可以直接ME54N,进入系统后，直接在单据上面一个一个修改,最后在批量审核即可，保存。6.3 生产订单删除的前提原则6.3.1 原则上已下达采购申请不得随意删除; 6.3.2 已下达采购申请，如因需要必须删除，如是未转PO的采购申请，可以自行调出来删除，如是已转的PO的采购申请，先行通知采购员反审核PO，再进行更改，更改后，必须发出更改通知，周知相关单位知悉，特别是采购和仓库，如是采购员不给与反审核PO，请相关部门对于造成的呆滞，给予处理方案。6.3.3 已结案采购订单原则上不得删除采购申请