缩短工程任务下达办理时间(PPT 30页).ppt

缩短工程任务下达办理时间广西电力工业勘察设计研究院安科公司生产管理QC小组 1小组概况1 1小组注册情况表1小组注册情况表 1 2小组成员情况表2小组成员情况表 1 3小组活动情况小组本课题活动情况见表3 表3本课题小组活动情况表 2010年公司的生产例会 生产部门多次抱怨工程任务下达办理时间太长 直接影响勘察工程进度 工程成本 同时间接影响了我院的质量信誉 是公司生产管理急需解决的突出问题 缩短工程任务下达办理时间 现状 公司管理方针以人为本 技术创新 产品合格 顾客满意 环保达标 健康安全 规范管理 持续改进 生产技术部管理目标管理水平要不断改进提高 工程造价要合理 工程工期要保证率95 质量安全要达率100 公司要求 课题选定 部门要求 2P阶段 计划阶段 2 1选题理由 图1 选题理由流程图制图 谢克校核 黄黎明2011年3月1日第一次小组活动通过 2 2活动计划为了使活动有计划地开展 小组成员制定了活动计划 图2活动计划甘特图 制图 黄光延校核 谢克2011年3月1日第一次小组活动通过 2 3现状调查调查1 课题确定后 为掌握工程任务下达办理时间的情况 小组成员对2011年1月1日至1月30日的20个工程项目进行调查 见表4 并绘制了工程任务下达办理时间折线图 图3 表4 工程任务下达办理时间耗时统计表 单位 工日 制表 李佳校核 黄黎明2011年3月11日第二次小组活动整理 图3 工程任务下达办理时间耗时统计折线图 制图 李佳校核 黄黎明2011年3月11日第二次小组活动通过 耗时 工程代号 注 工程任务书下达办理时间长短与工程大小无关 需走的程序与办理花费的时间基本相同 定义一个工日为8小时 公司现有地质 测绘 物探测试 钻探 施工 岩土设计 机械修配等7个专业 生产任务书需要下达到专业 如果同一工程项目需涉及多个专业完成 则任务书须在所有相关专业和资料管理部门流转 为生产人员作业提供器材和资料 通过调查发现 这20个工程项目任务下达所花的平均时间是2 35个工日 其中办理最长的达3 5工日 最短是0 5工日 经过了解 最短的0 5工日项目仅为特例 因为这一天公司正开生产例会 所有需办理文件审批签字的人员都在同一个会议室 省却了文件审签流转时间 调查2 小组针对任务下达办理时间长的现状 再按各工作环节内容进行数据调查和数据统计 共对15个工程的任务下达办理时间各环节耗时进行了分层调查统计 详见表5 1和5 2 表5 1工程任务下达办理时间各环节耗时分层调查表 工日 制表 制图 谢克校核 黄黎明2011年3月11日第二次小组活动通过 制图 谢克校核 黄黎明2011年3月11日第二次小组活动通过 表5 2勘察工程任务下达办理时间各环节耗时调查统计表 通过对各环节耗时分层调查统计得知 任务下达过程有生产任务书 生产 技术及辅助生产管理等文件需要公司领导及相关部门审签 文件审签过程 的时间占勘察工程任务下达办理时间的71 06 平均达到1 67个工日 结论 文件审签过程耗时长 是勘察工程任务下达办理时间长的问题症结 2 4设定目标2 4 1设定目标值经过小组充分讨论决定 将本次活动的目标值定为 工程任务下达耗时从现状平均2 35个工日降到平均1 5个工日 详见图4 制图 李佳校核 黄黎明2011年3月30日第三次小组活动通过 图4目标柱状图 2 4 2目标设定依据依据一 经过调查 工程任务下达办理时间最短记录是0 5工日 虽然那次办理过程是在生产例会中完成 属于非常态办理 但启发了我们 如果能构造一种零距离 无障碍的工作环境 完全可以提高任务下达办理效率 假如能将目前文件审签过程时间1 67工日减少一半 即2 35工日 1 67 2 工日 1 52工日 就能接近实现目标值 依据二 我院经过多年的计算机系统开发 目前网上办公OA系统为生产与管理协同工作提供了很好的支撑平台 为我们能够实现零距离 无障碍的工作环境提供了依据 结论 我们认为制定的目标值可以实现 2 5原因分析小组成员充分开拓思路 集思广益 利用头脑风暴法对导致 文件审签过程耗时长 的问题症结进行了原因分析 并整理出因果分析图 详见图5 通过原因分析 找出了导致 文件审签过程耗时长 的10条末端因素 即 1 审签领导出差在外 2 工程负责人兼职多 3 未接受岗位培训 4 电脑配置低档 5 打印机配备不足 6 电脑数量少 7 审签环节多 8 缺少网上办理管理系统软件 9传递过程走单一流程 10 各项办理审签地点分散 2 6确定要因小组成员针对因果分析图中的10条末端因素 逐一进行充分的调查分析 表7确认二 表6确认一 表8确认三 表9确认四 表10确认五 表11确认六 表12确认七 小组对审签的环节现状进行调查 绘制出流程图 表13确认八 表14确认九 表15确认十 通过小组成员的调查 分析论证 确定的要因是 1 审签环节多 2 缺少网上办理管理系统软件 2 7制定对策要因确定后 小组成员按5W1H要求 针对要因的现状 要达到的目标 所采取的措施 计划完成时间 负责人和检查人等进行了认真的讨论 并逐一制定了对策表 见表16 表15确认十 表16对策表 制表 肖艳校核 谢克2011年4月29日第六次小组活动通过 3D阶段 对策实施 3 1实施对策一3 1 1措施1 重新审核原生产任务审签流程2011年5月5日 黄黎明在征得公司主管领导同意后 组织召开公司生产管理扩大会 QC小组成员均参加了会议 会议根据小组的建议 对原生产任务下达环节进行了重新评审 认为原任务下达流程是依据纸质文件传递方式建立的 已经不适应网络生产管理的需要 因此有必要对原任务下达流程进行修订 由本QC小组提出具体方案 效果评价 公司生产与管理部门达成了共识 为改进任务下达审签传递环节提供支持 3 1 2措施2 小组讨论 修改 提出新的任务下达审签环节方案小组展开讨论分析 认为原任务书办理审签的13个环节 是为纸质任务书传递所设定 如采用网络办公可减少了部门签收任务书及在诸多辅助生产管理部门的来回奔走环节 由黄光延 谢克根据讨论意见提出新的任务下达办理流程方案 表17任务下达审签流程新 老方案分析表 制表 肖艳校核 谢克2011年6月3日第七次小组活动通过效果评价 通过分析比较 确定了网络电子任务书审签的流程方案 3 1 3措施3 征求生产部门意见 报领导审批由肖艳将新的任务下达审签流程方案通过OA系统征求各生产部门意见 李佳 肖艳负责收集并汇总各生产部的意见 黄黎明组织生产部门与相关人员对反馈意见进行充分的讨论沟通 达成共识后再行修改 最后确定新的方案 报公司领导批准后执行 效果评价 图6任务书下达审签新老流程比较制图 肖艳检查人 黄黎明2011年6月3日第七次小组活动通过3 1 4实施对策一后的效果 对策一实施后 简化了工程任务下达审签过程 办理审签环节由13个降到了5个 从而简化了文件的审签手续 对策实施前13个环节 对策实施后5个环节 实现了对策一的小目标 3 2实施对策二3 2 1措施1 由舒蜜 李佳 肖艳提出利用院里VPN远程登录系统建立创建公司生产任务管理平台的方案 经小组讨论确认后 再由舒蜜并采用现行最新的编程工具 编写网上办理审签的系统软件 黄光延负责生产业务方面知识的指导 VPN远程登录系统及软件系统结构图如下所示 图7VPN远程登录系统及软件系统结构图制图 舒密校核 黄黎明2011年6月3日第七次小组活动通过 效果评价 1 通过院里VPN远程登录系统创建生产任务管理平台 出差在外的领导可通过远程登录系统及时了解公司生产管理情况 审签文件 图8远程登录效果图制图 谢克检查人 黄黎明2011年6月6日检查地点 岩滩水电站 2 利用VB net编程工具 编写的公司网上项目管理系统 操作方便 图9安科公司项目管理系统界面制图 李佳检查人 黄光延2011年6月8日检查地点 办公室 三个管理子系统界面清晰 容易操作 图10合同 生产 车辆管理子系统界面制图 李佳检查人 黄光延2011年6月9日检查地点 办公室 编写合同管理子界面 编写生产管理子界面 编写车辆管理子界面 3 2 2措施2 编写审批提醒手机短信插件 并安装在公司内部办公网上小组利用原有办公系统中的提醒功能 舒蜜编写审批提醒信使插件 安装在有审批权的领导和有关办事人员的计算机中 并放置在状态栏中 以便通知有关人员及时办理各项审签业务 效果评价 通过设立系统提醒功能 在外主管人员能在第一时间内了解生产动态 及时登录公司项目管理系统办理文件审签 图11短信提醒功能及接收效果图 制图 谢克检查人 黄光延时间 2011年6月8日检查地点 办公室 按项目分类管理 图12管理系统的项目分类效果制图 谢克检查人 黄光延时间 2011年6月9日检查地点 办公室 舒蜜 李佳 肖艳在设计网页时 为了方便项目检索的便捷 采纳了黄光延 谢克将管理系统中的项目按其规律性进行分类的建议 效果评价 项目通过分类管理 检索便捷 快速 管理与生产部门人员很容易通过管理平台查找到自己所需内容 3 2 4实施对策二后的效果通过利用院里VPN远程登录系统建立创建生产任务管理平台 编写了 工程项目管理系统 软件 审签提醒信使插件 并将其安装在有审签权的领导和相关办事人员计算机中 提醒信息直接发到审签人员的手机上 审签实现了无距离的限制 无障碍的沟通 相关管理人员可对工程流程的运转状态进行实时的监控 实现了网上办理审签功能 使任务书审签办理人员在同一个平台上办公 实现了对策二的小目标 4C阶段 检查阶段 4 1目标检查经过小组共同努力 将制定的对策实施后 公司简化了任务下达审签流程 工程项目管理系统 的应用 使得文件审签用时最多0 5个工日 最少0 25个工日 任务下达的文件审签平均耗时从原来的平均1 67工日降到平均0 45工日 详见表18 表182011年6月11日至30日工程任务传递耗时统计表 单位 工日 小组成员对所有对策实施后缩短工程任务下达办理时间进行了测算 测算公式为 活动后工程任务下达办理时间 平均工日 活动前工程任务下达办理时间 平均工日 活动后文件审签节省的时间 平均工日 即 2 35个平均工日 1 67 0 45 个平均工日 1 13个平均工日活动后缩短为1 13个平均工日 超过了原设定的1 5个平均工日目标值 实现了课题总目标 2 35工日 实施前目标值实施后 1 13工日 1 5工日 图13工程任务下达办理时间实施效果对比柱状图 制表 黄黎明校核 黄光延2011年7月1日第八次小组活动通过 制图 黄黎明校核 黄光延2011年7月1日第八次小组活动通过 4 2经济效益1 节约材料 2011年7月至12月节约任务书打印 复印费用 每张0 3元 1000个工程 每个工程20张 6000 00元2 节省前期工期人工费用 每个人工100元 2人 缩短 2 35 1 13 工日 800个工程 195200 00元 2011年7月至12月 3 成本 短信每条0 1元 0 1元 1000个工程 10人 1000元 小组活动材料成本5000元 成本小计6000元 两项合计除去成本为 195200 00元据不完全统计 本次活动产生的经济效益约为 195200 00元 注 公司现有地质 测绘 物探测试 钻探 施工 岩土设计 机械修配等7个专业 生产任务书需要下达到各个专业 如果同一工程名称涉及几个专业完成 则任务书就分别下达几个专业 上述所指的工程量是半年7个专业生产任务的总和 4 3社会效益公司生产管理实现无纸化办公 体现了绿色环保功效 节省了人力资源 提高了工作效率 缩短任务下达时间 缩短勘察工期 公司凭良好的声誉赢得了顾客 也赢得了市场 5A阶段 总结阶段 5 1巩固措施小组的活动成果提高生产管理的效率 为巩固活动成果 我们采取了两点巩固措施 并得到公司的支持 措施一 2011年7月公司发布 关于启用 安科公司项目管理系统 的通知 文件 明确正式使用 公司项目管理系统 的网络办公平台 在生产管理过程实现无纸化办公 措施二 建议公司修改 生产管理办法 将新的任务下达办理流程在文件中明确 5 2巩固期效果检查为了进一步确认效果 为判断工程任务下达办理时间是否稳定 小组设三个月为巩固期 对7月至9月份工程任务下达办理时间耗时进行跟