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RHOA 办公自动化办公自动化 解决方案解决方案 上海瑞横数码科技有限公司 2013 年 2 月 目目 录录 第一章第一章 系统设计目标系统设计目标 6 1 1 概述 6 1 2 设计目标 7 1 2 1 形成连接单位内各个部门的信息网络 7 1 2 2 平台化设计 可自行规划 始终符合用户需要 8 1 2 3 跨平台的信息连通 8 1 2 4 信息化成效 8 第二章第二章 系统设计原则系统设计原则 9 2 1 易用的原则 9 2 2 整体性保障原则 9 2 3 实用性与适应性原则 9 2 4 先进性与发展性原则 10 第三章第三章信息管理平台的架构信息管理平台的架构 11 3 1 平台的架构 11 3 1 1 信息化的主要内容 11 3 1 2 信息管理平台的架构 11 3 1 3 平台的构成 12 3 2 系统的网络环境 14 3 2 1 基本的运行环境 14 3 2 2 局域网 14 3 2 3 广域网 15 3 3 数据库系统 15 3 4 电子邮件系统 15 3 5 网络协议 15 3 6 操作系统 16 3 7 系统安全 16 3 7 1 互联管理的措施 16 3 7 2 口令保护 17 3 7 3 存取控制 17 3 7 4 审计管理 17 3 7 5 计算机病毒的防治 17 3 7 7 安全意识教育与严格的管理制度 18 第四章第四章主要功能主要功能 19 4 1 信息系统的组成 19 4 2 系统概览 19 4 2 1 个人事务 个人办公桌 19 4 2 1 1 部门通知 19 4 2 1 1 1部门通知浏览 19 4 2 1 1 2部门通知管理 20 4 2 1 2 公司通知 21 4 2 1 3 电子刊物 21 4 2 1 4 个人考勤 21 4 2 1 4 1个人上下班 22 4 2 1 4 2出差登记 22 4 2 1 4 3 加班登记 病假登记 事假登记 23 4 2 1 5 日程安排 24 4 2 1 6 工作日志 25 4 2 1 7 我的会议 27 4 2 1 8 通讯录管理 28 4 2 1 8 1 公司通讯录 29 4 2 1 8 2 个人通讯录 29 4 2 1 8 3 公共通讯录 30 4 2 1 8 4 通讯录类别 30 4 2 1 9 个人设置 32 4 2 1 9 1 用户提醒设置 32 4 2 1 9 2 邮件参数设置 33 4 2 1 9 3 常用审批批注 33 4 2 2 工作流程 34 4 2 2 1 印章管理 34 4 2 2 1 1 我的印章 34 4 2 2 1 2 印章使用记录 35 4 2 2 2 表单定义 36 4 2 2 2 1 表单设计 36 4 2 2 2 2 表单类别 39 4 2 2 3 工作流管理 41 4 2 2 4 工作管理 43 4 2 2 4 1 新建工作 43 4 2 2 4 2 待办工作 44 4 2 2 4 3 工作查询 45 4 2 2 4 4 归档工作 48 4 2 2 4 5 委托设置 48 4 2 3 公共事务 48 4 2 3 1 工作计划 48 4 2 3 2 办公用品管理 51 4 2 3 3 会议管理 52 4 2 3 4 车辆管理 52 4 2 3 5 固定资产管理 52 4 2 4 信息交流 54 4 2 4 1 内部消息 54 4 2 4 2 内部邮件 54 4 2 4 3 外部邮件 55 4 2 4 4 内部讨论区 55 4 2 4 5 内部互动聊天 55 4 2 4 6 投票管理 56 4 2 4 7 文件传阅 56 4 2 5 人力资源 57 4 2 5 1 人事档案 57 4 2 5 2 考勤批示 统计 58 4 2 5 3 薪资管理 59 4 2 5 4 培训 奖惩管理 59 4 2 5 5 基础设置 60 4 2 6 销售管理 60 4 2 6 1 客户管理 客户忠诚度管理 60 4 2 6 2 产品信息 65 4 2 6 3 销售管理 65 4 2 6 4 供应商信息 66 4 2 6 5 统计分析 66 4 2 7 档案管理 67 4 2 7 1 卷库管理 67 4 2 7 2 案卷管理 67 4 2 7 3 文件管理 68 4 2 7 4 案卷借阅 69 4 2 7 5 档案统计 70 4 2 7 6 档案销毁 70 4 2 7 7 基础数据设置 71 4 2 8 知识管理 71 4 2 8 1 知识大类 71 4 2 8 2 知识小类 71 4 2 8 3 我的知识 72 4 2 8 4 知识排行 73 4 2 8 5 知识地图 73 4 2 8 6 知识检索 74 4 2 8 7知识互动 74 4 2 8 8知识审批 74 4 2 8 9知识管理员 74 4 2 9 项目管理 75 4 2 9 1 项目创建 75 4 2 9 2 项目浏览 75 4 2 9 3 项目公告 76 4 2 9 4 项目进度 76 4 2 9 5 项目资源 76 4 2 9 6 项目预算 77 4 2 9 7任务计划 77 4 2 9 8项目外包 77 4 2 9 9项目利润 78 4 2 9 10费用报销 78 4 2 9 11报销管理 78 4 2 9 12数据字典 78 4 2 10 附件程序 79 4 2 10 1 印章管理 81 4 2 10 2 红头文件管理 81 4 2 10 3 用户管理 82 4 2 10 4 角色管理 82 4 2 10 5 部门管理 82 4 2 10 6 职位管理 82 4 2 10 7 附件类型 83 4 2 10 8 系统日志 83 4 2 10 9 手机短信管理 83 4 2 11 OA系统左系统菜单 84 4 2 11 1 在线人员 全部人员 84 4 2 11 2 windows快捷组 84 4 2 11 3 个人资料 其他设置 86 4 2 11 4 导航栏 86 第五章第五章 系统特性系统特性 88 5 1 简单使用 88 5 2 平台结构 模块化组件 通用性好 88 5 3 强大的适应能力 89 5 4 技术领先 89 第一章第一章 系统设计目标系统设计目标 1 1 概述概述 自计算机应用于管理领域以来 短短的十几多年中 发生了惊人的变化 在信息 系统开发与应用方面的进展相当神速 从 EDP 到 MIS OA DSS CIMS 的开发 乃至当今 信息高速公路 信息港 政府上网工程 电子商务 企业上网工程 的建设 信息系统工程的建设浪潮一浪高过一浪 信息系统建设的三大支柱 管理科学 信息 技术 系统理论 的新成果不断涌现 尤其是信息技术 包括信息理论 计算机科学 网络通信技术 的发展日新月异 我们正处在从 工业社会 向 信息社会 过渡的伟大时 代 在向信息化社会的过渡过程中 每一个企业都需要紧跟时代的发展 保持企业的 竞争力和对现代企业的管理能力 计算机技术 网络技术已经渗透到企业的日常工作中 大量的公文 报告 数据 等各类信息量越来越大 涉及到的部门 合作伙伴越来越广泛 传统的手工处理方式 文件的传递方式和信息的利用方式已经不能满足企业发展的需要 影响了企业领导的 决策和业务的发展 迫切需要利用已经拥有的计算机 网络资源 实现企业的信息化 加快内部的信息流通与信息的有效利用 从大部分企业的现状来看 虽然迫切需要实现信息化 但是 企业的许多现实情 况制约企业信息化的发展 主要的问题有 信息化建设的目标不明确信息化建设的目标不明确 信息化建设对每一个企业来讲都是新鲜事物 不 知道如何才能够实现信息化 不清楚第一步该如果去建设信息化 偏重于业务信息系统的建设 偏重于业务信息系统的建设 对管理和辅助决策分析系统的建设投入不够 使 计算机系统的建设停留在数据处理阶段 没有上升到信息资源利用的高度 无法直接从各级 各类业务信息系统中采集数据 并加以综合利用 无法直接从各级 各类业务信息系统中采集数据 并加以综合利用 瑞横数码科技开发的 RHOA 网络智能办公系统 以下简称 OA 是专门为上述这 样一类用户设计的网络信息管理系统 作为一个 OA 系统 其具备了一些基础功能 提供绝大部分用户所需要的信息化管理功能和需求 力求减少用户和系统管理员的使 用和管理难度 减少系统使用的培训和维护 提供相当的灵活性 使得企业用户可以 按照本企业的特点构建符合企业需要的信息化管理系统 同时由于 OA 系统的特殊性 每个企业都有自己的业务流程和管理方式 因此 RHOA 具备了很强的二次开发定制能 力 同时具备与其他应用系统的兼容能力 信息共享能力 RHOA 能够帮助企业的信 息系统发挥更高效的作用 为企业创造利益 1 2 设计目标设计目标 OA 是以开放 先进的 Intranet Internet Web 技术为核心的新一代信息处理集成平 台 通过它的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托 提高企业信息化水平 在单 位内部实现信息资源共享和流通 为各级领导及时了解情况 为宏观管理和科学决策 提供高效便利的服务 单位员工及时掌握各方面动态 改善办公条件 使得单位的管 理更加高效化 无纸化 规范化和科学化 OA 提供开放 安全和可管理的信息共享 业务处理和协同工作的平台 能够满足 单位内部事务处理需要 它主要是面向单位计算机网络规模在几十台到几百台 主要 应用为 信息共享 资料管理 业务数据查询 公文处理 审批处理 电子邮件 数 据查询 短信发送 人事管理 固定资产管理 单位车辆管理 等等业务处理 内部 办公和协同工作 使单位内部信息管理和办公水平更加规范 快捷 提高工作效率 采用 OA 构建的信息管理系统可以达到以下的目标 重点 1 2 1 形成连接单位内各个部门的信息形成连接单位内各个部门的信息网络网络 单位内部各个部门的员工都可以在网络上获取与工作相关的信息 不同的部门和个人有不同的信息访问权限 非本地部门和外出人员可以远程访问信息系统 需要将系统挂载在公司外网 或通过公司 VPN 连接访问公司内网 可以在线进行收发内部与外部邮件 外部邮件须安装 JMail 组件 可以在线进行交流 互动聊天和内部讨论区 人事档案的建立与管理 考勤管理的批示 人员薪资管理 销售管理中的客户管理 产品信息 销售以及供应商等的管理 1 2 2 平台化设计 可自行规划 始终符合用户需要平台化设计 可自行规划 始终符合用户需要 完全按照用户需要 自行规划 建立全部的信息管理项目和内容 根据本单位信息管理需要 选择使用平台提供的功能模块 用商品化产品的价 格 享受量身定制的服务 随着信息管理需求的变化 管理员可以自行增加 调整信息系统的结构和用户 权限 1 2 3 跨平台的信息连通跨平台的信息连通 挂接其他 HTML JSP ASP ASP NET 页面或 C S 结构和单机版 Windows 应用程序 支持多种操作系统平台下的运行 1 2 4 信息化成效信息化成效 信息传输的自动化 公文 信息 报告等传输将由系统自动完成 相关领导或 部门只需要进行简单的点击操作 就可以完成所有应完成的工作 全面掌握各 项业务的状态 解除了打印 制表 交接 签字 运输等繁杂的过程 信息获取的快速化 以前需要翻箱倒柜才能查询到的信息 现在只需要几分钟 甚至几秒种即可获取 充分利用信息资源 可以将企业的各类信息资源组织到信息管理系统中 人 财 物等相关文件 报表 数据等信息资源由计算机统一管理 可以充分利用 发挥更大的效益 办公过程的规范化 通过办公自动化系统的实施 将促进办公过程的规范化 通过使用工作流等等功能模块 公文 档案 会议 交办 请示 审批 日程 安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求 形成标准和规范化的计算 机流程处理 管理进一步科学化 通过网络 员工在工作中的交流 协作 沟通更为方便快捷 消除时间 空间 距离上的障碍 第二章第二章 系统设计原则系统设计原则 建立一个实用信息系统涉及单位的各个部门 各项业务和全体人员 是一个复杂 的系统工程 采用 OA 建立的信息管理系统遵循以下基本原则 2 1 易用的原则易用的原则 参照国内外信息系统的成功与失败的经验 不论一个应用系统的功能有多么庞大 如果不能让使用者掌握 也不能发挥作用 信息管理系统不同于财务 人事等业务软 件 只需要少数人经过培训 掌握使用方法就可以 而是涉及各个工作岗位的人员 特别是单位的领导 如果信息系统只是领导者部门掌握使用 信息管理系统就失去了 重要的作用 信息化的目的不是为了单纯的拥有现代的科学技术 而是为了提高管理 能力和运行效率 信息化建设不是一朝一夕的工作 需要不断地发展和完善 需要在 发展中完善 在完善中发展 2 2 整体性保障原则整体性保障原则 信息管理系统是政府 企业的数字神经系统 每个部门 每个员工都可以通过信 息管理系统发布信息 获取信息 它需要与各项业务系统有通畅的信息接口 充分利 用原有系统 保护投资 OA 采用平台化结构 平台上的功能模块就像建筑模块一样 用户可以按照本单位的需要 构建符合自己需要的信息大厦 这些模块可以独立升级 增添 或自行设计开发 以保证信息系统的发展和完善 2 3 实用性与适应性原则实用性与适应性原则 实用性是衡量软件质量体系中最重要的指标 是否与业务紧密的结合 是否具有 严格的业务针对性 是系统成败的关键因素 因此 每一个提交给用户手上的系统都 应该是实用的 解决问题的 适应性是软件质量体系中重要的指标之一 系统的设计从最开始就应该以适应于 多种运行环境 而且还必须具有应变能力 以适应未来变化的环境和需求 这就要求 软件设计上非常灵活 才能具有很好的通用性 2 4 先进性与发展性原则先进性与发展性原则 采用现代最新技术 建立一种新概念的 开放的现代管理和办公环境 它以 TCP IP 广域网互连 路由 防火墙和网络管理技术为核心 建立一个安全可靠的网 络应用平台 利用最新的 ASP NET 平台 javascript 和 AJAX SQLSERVER 关系型数据库等 技术 结合 OA 思想的独特设计 建立一个开放的信息资源管理平台 利用数据库及分布式处理技术 模块化功能设计 构造信息存储与事务处理平台 第三章第三章信息管理平台的架构信息管理平台的架构 3 1 平台的架构平台的架构 VS2008 IIS7 0 Sql server 2008 3 1 1 信息化的主要内容信息化的主要内容 政府 企事业单位的信息化建设是一个集办公自动化 业务管理 领导决策等应 用为一体综合信息管理系统 是一个应用覆盖面广泛 涉及部门多的应用系统 财务 人事 或业务管理系统往往只是涉及一个部门 或者一部分人员使用的业务管理系统 而整个单位的信息化涉及各个部门和各项业务 使用人员包括单位的最高级领导 管 理部门和全体员工 因此 政府和企业的信息化是一个涉及面广泛的综合信息管理系 统 每个单位的信息管理系统反映一个单位的业务特点 管理模式和管理风格 即使 同一个行业的用户 也有各自的管理方式和特点 因此 用户对本单位的信息化有很 多个性化的需求 我们把信息化应用分为三个方面的内容 通用办公应用 业务管理 和决策支持 通用办公应用是各个单位在日常运行中最基本的信息化需求 例如 信 息共享 信息检索 文件管理 电子邮件 请示与审批 短信发送 公文处理 常用 信息管理 会议管理 工作计划 出差管理等等 但是 每个单位在构建本单位的信 息管理系统时 需要将这些功能进行有效的组织 使之符合本单位的管理工作的需要 业务管理系统有很强的行业特点 政府部门 企业 科研机构 学校等单位都有各自 的业务需求 决策支持系统是对单位各个部门的业务数据进行综合性分析的基础上 为科学决策提供信息支持 3 1 2 信息管理平台的架构信息管理平台的架构 信息管理平台 将主要依据 Internet Intranet 的建设原则 在先进 实用的基本网 络平台基础上 使用 客户 WWW 服务器 应用服务器 数据库服务器 的结构来构造单位 内部的信息管理系统 客户端采用浏览器模式使信息管理系统的易用性更强 客户端 不需要安装专用的客户端软件 使整个系统的管理维护工作大量减少 特别是作为整 个单位的信息化 系统的用户数量多 涉及的部门多 而且可能还有远程的用户 如 果需要维护客户端的软件系统 将会导致许多客户端系统需要大量安装 调试工作 影响整个系统的稳定运行 用浏览器作为统一的信息访问工具 避免访问各种业务系 统数据是需要启动 进入不同编程工具设计的应用系统 更有利于管理人员使用计算 机获取各个方面的业务数据 系统的结构示意图如下所示 最适合信息管理系统的结构 3 1 3 平台的构成平台的构成 OA 是一个通用的信息管理平台 平台主要包含八个主要部分 个人事务 工作流 程 公共事务 信息交流 人力资源 销售管理 附件程序和系统管理 个人事务 主要是与个人办公 通讯 考勤 会议等等相关内容的整合 工作流程 涉及个人的网络公章管理及使用记录 各种表单的定制 类别管理 工作流的管理及工作管理 公共事务 涉及工作计划 办公用品的管理 会议 车辆以及固定资产的管理 信息交流 用于建立公司企业内部的交流平台及短信发送 O A 办 公 自 动 化 程 序 运 行 服 务 器 通用办公模块 业务管理模块 决策支持模块 数据库 服务器 用户电脑 用户层服务层应用层数据层 用户电脑 用户电脑 用户电脑 人力资源 对公司人员的信息档案有一定的管理 涵盖了人事档案 考勤批示 统计 薪资管理 培训记录及奖惩记录等等 销售管理 大致分为客户方面的管理 产品方面管理以及销售方面管理的综合业 务管理 附件管理 提供常用的日历 世界时间查询 常用网址的保存 便于一键打开特定 的地址 全国各个省 县 市的邮政编码和电话区号 系统管理 用于规划本单位信息系统的结构 内容 印章 公告 红头文件的管 理 按照组织机构 业务分类 功能需要设计信息系统的菜单 按照用户所属的部门 角色 职位 管理范围进行管理和权限指派 信息管理平台的模式是科技独创的一种信息管理模式 主要目的是为用户提供一 个自由设计符合个性化需要的信息管理系统 并且可以满足用户不断提高的信息化需 求 努力做到一次投资 终生享用 不论用户属于哪种行业类型 对用户管理 模块 管理和权限管理的需要是共同的 只是对功能模块的需求不同 因此 OA 给用户提供 了一个构建真正属于自己 符合本单位需要的信息管理系统 信息管理平台的结构图 如下 OA 的平台基本构成 通过用户权限的管理 不同身份的用户进入系统以后 可以见到 使用的功能模 块是不同的 也就是说 如果没有某项功能的使用权限就不能得到相关的信息 对于 单位内部的信息管理来讲 权限的管理十分重要 某些信息只能领导掌握 某些信息 只能相关部门掌握 没有权限的管理 就不可能在网络上安全共享与业务有关的信息 功能模块是实现信息处理的子系统 用户可以根据信息系统的需要选择适当的功 能模块实现信息化处理 系统提供很多功能模块 也可根据用户需要定制功能模块 系统功能的模块化是 OA 的重要特点 类似搭积木的方式 选择需要的模块 用户就 角色权限管理模块与菜单管理 功能模块 功能模块 个人事务 工作流程 公共事务 信息交流 人力资源 销售管理 用户管理 可以构造符合自己业务需要的信息管理系统 新模块和升级模块可以直接添加到系统 的模块库 科技将不断为用户提供更多的信息处理模块和原有模块的升级版 为用户 提供更好的信息服务 用户也可以按照系统的接口标准自行设计适合自己业务信息处 理需要的专用模块 3 2 系统的网络环境系统的网络环境 网络结构 服务器 数据库服务器 应用服务器 客户端 远程访问 3 2 1 基本的运行环境基本的运行环境 OA 是运行在服务器上的应用系统 最低的运行环境需要一台服务器 安装 Windows 2000 2003 操作系统及 MSSQL2000 数据库 客户端只需要安装 Windows 98 以上的版本 使用 IE5 0 以上版本的浏览器 不需 要在客户端安装专门的软件 特殊插件除外 建议使用 IE 6 0 当用户数量比较多 且用户访问量很大时 可以考虑将 Web 服务器和数据库服务 器分别设在两台服务器上 提高系统的运行效率 OA 网络智能办公系统的构成 Windows2000 2003 Server 操作系统 MSSQL Server 数据库系统 应用开发平台 ASP NET 等开发工具Microsoft Office 等客户端文字 编辑工具 续易Office Anywhere网络智能办公系统政府 企业信息化办公系统 平台提供的功能模块 3 2 2 局域网局域网 OA 可以安装在局域网络上的任何一台服务器上 局域网用户通过局域网 IP 地址 即可访问 3 2 3 广域网广域网 有远程分支机构 或出差用户时 需要广域网的支持 远程用户可以用远程拨号 专线 VPN Internet 联接等方式实现访问信息系统 可通过光纤或 WLAN 接入 ADSL 宽带 主机托管等方式实现广域网 OA 应用 3 3 数据库系统数据库系统 数据库系统实现数据信息的组织 管理 安全及可靠性保障 并为各种应用提供 数据访问 存储等服务 信息管理系统设计的信息包含大量结构化信息和非结构化信 息数据 也涉及多媒体数据信息 业务管理系统主要是以数据信息为主 决策支持需 要数据仓库系统的支持 OA 支持 MSSQL Server 作为信息管理系统的数据库系统 3 4 电子邮件系统电子邮件系统 电子邮件是 OA 的一个重要功能模块 它主要包含两个功能 1 内部员工的电子 邮件 2 收发员工的外部 Internet 邮件 内部邮件内部邮件 内部邮件系统使用户不必投资建立专门的邮件服务器 就可以使内部 员工之间可以通过内部邮件实现协作 沟通 交流 而且没有邮件服务器的复杂配置 和管理 特别适合单位内部的日常工作 外部邮件外部邮件 外部邮件实现收发 管理员工外部邮件的功能 在系统服务器上安装 JMail4 0 以上组件 可以自动接收外部的电子邮件 并分发给收件人 员工提交的外 部邮件 外部邮件模块为网络的管理和邮件的使用提供方便 3 5 网络协议网络协议 网络协议建议采用 TCP IP 通过 TCP IP 可以十分方便地将异种机型 异种操作 系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络 TCP IP 网络 事实上 TCP IP 也是现在网络协议中一种通行的标准 3 6 操作系统操作系统 整个信息系统的性能不仅取决于硬件设备 网络设备的性能 以及应用软件的性 能 很大程度上也取决于系统软件 特别是操作系统的性能 采用 Browser Server B S Intranet Internet 体系结构后 与数据库有关的操作都将由服 务器来完成 操作系统性能的好坏对于整个管理信息系统建设具有十分重要的意义 3 7 系统安全系统安全 系统的安全主要包括两部分 即系统运行的安全和信息的安全 系统运行的安全 是保证系统正常的运行和防止系统被恶意攻击 信息的安全是保证信息的完整性 保 密性 为了保证系统的安全 有以下防范措施供网络建设时考虑 3 7 1 互联管理的措施互联管理的措施 a 通过专网互联 通过专网互联 单位的信息管理系统有时需要与分支结构 下属部门 或合作 伙伴的互联 为了信息的安全 建议采用专网互联的方式 对于非本单位的人员一般 不允许直接 透明地访问本网络 b 从物理上与从物理上与 Internet 断开断开 对于保密性要求较高的单位 物理上断开可以从根 本上防止黑客对网络的攻击 但是也造成使用的不方便 针对此问题 我们可以采用 一种相对安全的方案 允许 Intranet 用户访问 Internet 禁止 Internet 用户进入 Intranet 利用防火墙技术建立一个停火区 将 Intranet 网络和 Internet 隔离开 首先在停火 区中用一个具有数据包过滤功能的筛选路由器 通过检查流经该路由器上数据包的 IP 地址状态 判断数据包 IP 地址是通信之中的 IP 还是请求连接的 IP 将来自 Internet 的请求连接的 IP 数据包阻止在筛选路由器之外 实现初步安全 然后用代理服务器在 应用层将 Intranet 与 Internet 相连 所有 Intranet 用户对 Internet 的访问都用该代理服 务器来完成 通过网络地址转换 NAT 将 Intranet 的网络地址隐藏起来 对 Internet 来的访问 代理服务器不对其提供任何服务 从而阻止 Internet 对 Intranet 的闯入 而 且代理服务具有身份验证和日志功能 可以用于实施对数据流监控 过滤 记录 c 通过使用通过使用 SSL 加密技术 实现传输安全加密技术 实现传输安全 系统可实现支持 SSL 传输协议的可 选方案 数据在互联网传递时 可实现 128 位加密 对于需要互联网应用 OA 系统的 单位 是很适宜采用的可选安全方案 3 7 2 口令保护口令保护 为了防止非法用户不合法的存取信息 应对用户的存取资格和权限进行检查 在 系统中口令选择足够的码长 用户口令的字符长度系统要求不低于 6 位 同时具备用 户密码修改功能和数据库密码加密功能 3 7 3 存取控制存取控制 在网络设计时通过对数据重要性 保密性 公开性及使用者的分析 把网络划分 为不同的网段 或划分为不同的工作组 通过信息系统的管理人员对工作组和用户不 同操作的授权 可以控制用户对信息源不同级别操作 防止对信息非法的访问 修改 删除 保证数据的安全与保密 3 7 4 审计管理审计管理 系统软件和应用软件应具有强大的日志能力 对于任何被保护的数据资源 如数 据库文件 的存取 删除 修改等操作的时间 操作的用户 系统登录等信息都有详 细记录 提供审计功能 3 7 5 计算机病毒的防治计算机病毒的防治 计算机病毒种类繁多 危害极大 轻者影响系统的运行性能 重者破坏系统数据 使系统陷于瘫痪 对此必须对计算机病毒采取严密的防范措施 未经信息中心的许可 不得使用可移动介质 软 光盘等 进行程序 信息的复 制与传递 定期或不定期的进行病毒的防治检查 系统中应配有公安部门认可的安全可靠软 硬件杀病毒 防病毒产品 系统管理员定期和不定期方式清除集团公司所有终端计算机病毒 同时各终端上 配置防病毒软件 用户可自行进行病毒的清除和预防 可以设置终端进行计算机病毒 自动防治 3 7 7 安全意识教育与严格的管理制度安全意识教育与严格的管理制度 在系统中最重要的安全保密因素是操作人员 以上所有的安全都是由操作人员来 实现的 所以必要的安全意识教育与严格的管理制度是系统安全与保密的重要组成部 分 第四章第四章主要功能主要功能 4 1 信息系统的组成信息系统的组成 OA 具有内部电子邮件 短信息 公告通知 日程安排 工作日志 通讯 录 工作流 网络硬盘 文件柜 人事档案管理 考勤管理 工资报表 网络 会议 讨论区 聊天室 手机短信 工作计划 会议管理 电话区号查询 邮 政编码查询等数十个极具价值的功能模块 将单位内部 分散在各部门和个人管理的文件集中 统一管理在单位内部 的信息管理系统中 而且通过菜单 权限构成的信息共享管理机制 使文件的 使用更方便 管理更安全 4 2 系统概览系统概览 4 2 1 个人事务个人事务 个人办公桌个人办公桌 个人事务 是把菜单中几项比较常用的功能 醒目地列在主操作区上 方便用户操作 用户登录进来之后 主操作区上默认显示 个人事务 具体操 作说明详见相应的模块说明 4 2 1 1 部门通知部门通知 部门通知位于 个人事务 主菜单下 包括两个菜单选项 部门通知浏 览 部门通知管理 4 2 1 1 1 部门通知浏览部门通知浏览 部门通知浏览是部门内部直接下发通知 信息的一个窗口 例如 召开部门 会议 部门通知 等事情可以由处查看 如果系统设置了弹出提示 则在登 录系统时候就可以接收到信息 后面详细介绍 或是在工作台处查看到信息 后 面详细介绍 如图 3 2 4 2 1 1 2 部门通知管理部门通知管理 顾名思义 这部分就是发布部门通知消息的窗口 有权限的用户 可以在此对 信息进行增 删 改的操作 4 2 1 2 公司通知公司通知 公司通知位于 个人事务 主菜单下 同样包括两个菜单选项 公司通知浏 览 公司通知管理 具体操作和部门通知相同 唯一不同就是此信息的发布是整个公司的人员进行 查看 4 2 1 3 电子刊物电子刊物 电子刊物位于 个人事务 主菜单下 包括 电子刊物的浏览 和 电子刊物 管理 此模块用于电子书刊 杂志的存放 可以自建分类书架 将相应的书刊 杂志存入不同的书架中 便于管理 4 2 1 4 个人考勤个人考勤 个人考勤位于 个人事务 下 是一个重要的模块 此模块下分 5 个子模块 分别是 上下班登记 出差登记 加班登记 病假登记 和 事假登记 此功能实现了个人 5 种情况下的相应管理 在需要的时候 可以直接通过此 方式将信息传达给相应的权限用户进行审批 信息的传播方式是以短信和工作 台两种方式进行通知相应人进行审批 或是直接在 人力资源 模块下的 考 勤批示 下进行审批 4 2 1 4 1 个人上下班个人上下班 注 注 个人上下班考勤为自己管理 个人上下班考勤是实现的三班制考勤时间填 写模式 相关人员可通过此时间来进行相应的设置 如图所示 4 2 1 4 2 出差登记出差登记 个人递交上去审批的出差登记实现了统一的管理 需要出差的个人通过此登记可以迅速的 将待办事情上报进行审批 简化了审批流程 减少了中间待办时间 在此模块下 相应用 户可以查看到自己递交的待办事情的审批结果 例如 已通过审批的事情 未通过审批的 事情 并可以进行查找 修改 添加新出差待办事情等等 包括审批后的出差天数都有相 应的显示查看 相应模块如图 4 2 1 4 3 加班登记 病假登记 事假登记加班登记 病假登记 事假登记 相关操作同上 审批流程同出差审批相同 同样可以在工作台与内部短信息通知获得 加班登记如图 加班登记如图 病假登记如图 病假登记如图 事假登记如图 事假登记如图 4 2 1 5 日程安排日程安排 日程安排分为日历模式和列表模式 日历模式可以直接点击相应的月日进行提前安排事情 提醒 在日期下填写需要提醒的事件后 相应日期改变颜色 说明此日期下有已经填写的 日程安排事件 或是使用列表模式 查询相应的日期有何安排事件 操作如图 点击相应的日期 进入事件登记模式 如下图 点击增加 进入编辑事件 如图 点击确定 就可以看到效果 相应的日期下变为红色 当日期到了相应事件 将会有提示 信息告知记录人 工作监控工作监控 对允许监控的日程进行查看 方便随时查看员工的工作动态 4 2 1 6 工作日志工作日志 填写个人工作日志 主要作用起到一个备忘的作用 给自己安排好一天的工作计划 方便 查询 并且可以提交给项目的职员领导查看 可以增加 查询 删除 修改 如图 日志查阅日志查阅 对员工的工作日志进行查阅 如图 4 2 1 7 我的会议我的会议 此模块下分为个人会议记录与网络会议安排 个人会员主要是查看自己所参与的会议 会 议的开始与结束事件是什么时候 出席的人员有那些 分外部人员和内部人员 网络会议 主要是同过网络进行的会议 通过 Windows 自带的 NetMeeting 进行网络通讯 需要在本机安装此插件 进行会议 网络会议 点击进入 呼叫进入 就可以进行会议了 注 使用网络会议需要管理员在 公共事务 模块下的 网络会议 中填写相应内容 我的会议 我的会议 网络会议 网络会议 4 2 1 8 通讯录管理通讯录管理 通讯录下分四个子模块 分为 公司通讯录 个人通讯录 公共通讯录 通讯录类别 4 2 1 8 1 公司通讯录公司通讯录 公司通讯录内部是公司内部所有人员的通讯录 可以在此查看 增加 删除 修改 便于 查询相关联系方式 4 2 1 8 2 个人通讯录个人通讯录 单用户通讯录设置 可以放置自己好友或是经常联系的客户通讯地址 只有自己可以查看 保密性较好 4 2 1 8 3 公共通讯录公共通讯录 此模块下的通讯信息 是在个人通讯录中第一个选项进行设置 如果在个人通讯录中的第 一项设置为公开 如图 那么在公共通讯录中就可以进行信息共享 方便其他人查询 此 主要应用于部门客户通讯信息 4 2 1 8 4 通讯录类别通讯录类别 此处主要设置为通讯录的类别 例如 朋友 客户 家人等等 主要用于个人通讯录中的分 类 让个人通讯录中可以将相应的通讯信息分类存放 便于查找 3 3 2 9 个人文件柜个人文件柜 将自己的文件 分门别类的存入系统中 方便自己可以在任何地区登录系统进行查询 实 现了文件即时存放 即时下载查询功能 同时只有个人查询 其于人员无法得到 查询您 的文件信息 如果在增加文件柜时选择共享 那么就可以将此文件柜共享与他人 4 2 1 9 个人设置个人设置 此模块主要用于个人模块的设置 例如 短信的通知时间 邮件的相关参数设置 用户密 码修改等等 4 2 1 9 1 用户提醒设置用户提醒设置 设置短信提示间隔时间或是否需要提醒 如果 否 则登录系统后 将不弹出窗口进行提 示 3 3 2 10 2 密码修改密码修改 修改当前登录的用户密码 修改时必须填写原来的旧密码 否则不允许修改 保证非此用 户修改密码的安全性 4 2 1 9 2 邮件参数设置邮件参数设置 主要是设置外部邮件收发功能参数 设置外部邮件收发 需安装 JMail 插件和设置的邮箱 是否支持外部邮件介入 4 2 1 9 3 常用审批批注常用审批批注 用于设置审批时候的批注文字 3 3 2 10 5 常用模板设置常用模板设置 用于统一文件的一种格式 无其他意义 可共享给其他人 统一按照一种模板样式进行文 件格式的统一管理 4 2 2 工作流程工作流程 4 2 2 1 印章管理印章管理 增加个人印章 修改印章 只能修改密码 印章使用记录 4 2 2 1 1 我的印章我的印章 此功能是上传个人印章之用 将印章图片通过此处保存至数据库 可以设置个人印章使用 密码 放置被其他人使用 如果印章需要修改的话 在此页面是不能进行印章图片修改 只能删除原印章后重新上传印章等待管理员的审批通过才可以使用 本页面只可以修改印 章使用密码 4 2 2 1 2 印章使用记录印章使用记录 此页面为使用印章的记录 并可以查看使用着的 IP 地址 和使用人是哪些用户 4 2 2 2 表单定义表单定义 4 2 2 2 1 表单设计表单设计 自定义设计各种文件表单 红头文件样式 不需要写任何代码 不需要任何专业知识 可 以自由的设计各式各样的表单供公司使用 在设计框内利用附带的各种制表符 文字控制等插件设计出各种表单 下面是具体操作说 明 点击新增出现如下图所示 点击新增出现如下图所示 例如设计红头文件 例如设计红头文件 点击 插入表格 从左侧拖入标准控件插入编辑框内 4 2 2 2 2 表单类别表单类别 定义表单是用什么地方 统一管理表单文件类别 做到表单模板一次成型多次使用管理 4 2 2 3 工作流管理工作流管理 对工作流程做一个全面的布局 可以通过列表模式一项一项的查看 也可以通过流程图有 一个全面的了解 在工作流中的表单对应的是表单设计中设计好的表单 在图形化的流程 图中 可以自定义流程图的模式 不用打字 直接完成流程图的设计 如图所示 新建步骤 流程图显示界面 列表视图显示界面 4 2 2 4 工作管理工作管理 根据表单设计的内容进行工作上的管理 并且可以随时查询自己的待办工作 工作监控等 对自己工作的流程有一定的安排 4 2 2 4 1 新建工作新建工作 在已经设计过的表单模板上 建立自己的工作审批 4 2 2 4 2 待办工作待办工作 通过新建工作递交上来的工作 可以在这里进行办理或委托或是导出工作信息 在步骤与 流程图下可以查看工作步骤 图形化界面 非常直观 4 2 2 4 3 工作查询工作查询 已经提交的工作信息 在这里可以选择是否进行办理 委托 查看 点评 导出等操作 办理模式 委托模式 审批模式 点评模式 4 2 2 4 4 归档工作归档工作 将工作信息存档 可以自建子分类 在子分类下进行工作信息保存 4 2 2 4 5 委托设置委托设置 设置委托人员 4 2 3 公共事务公共事务 4 2 3 1 工作计划工作计划 填写工作计划 并可以加入此计划的相关部门 人员共同参与 设置工作计划的类型 例 如 周计划 月计划 年计划等 统筹管理 方便快捷 4 2 3 2 办公用品管理办公用品管理 每个公司都有自己的办公用品 此功能实现办公用品的统一管理 统一领用审批 做到统 筹化管理 使原本复杂的工作变的简单明朗化 办公用品的管理 办公用品的管理 可以设置库警 库存警戒线 参数 随时查看物品的库存量 做到及时保障 入库登记 入库登记 顾名思义 购入物品存入库中的数量有一个登记 领用登记 领用登记 使用人员领用物品 将在此登记 领走多少 将从相应的库存中减去多少 借用登记 借用登记 对于公共的 可多次使用的物品 相应部门借去使用 将做一个登记 归还登记 归还登记 物品使用完毕 归还仓库 将在此做登记 报废登记 报废登记 多次可利用物品 使用时间过长 将做报废处理 在此处登记 办公用品登记审批办公用品登记审批 分为 入库登记审批 领用登记审批 借用登记审批 归还登记审批 报废登记审批 5 个审批页 此 5 项目对应以上办公用品登记 5 项的审批工作 只有在此审批过的项 才可 以去相应部门领用物品 4 2 3 3 会议管理会议管理 在个人事务中的 我的会议 模块中已介绍 本模块重要是对本地会员地点 会议室有个 统一的管理 包括会议的申请 管理 会议室设置 会议室的管理员设置 会议纪要 网 络会议 个人事务中的网络会议 将有此处进行会议设置 包括会议的 IP 地址 出席人员 开始结 束时间等等 会议的设置只有相应的管理员可以设置 4 2 3 4 车辆管理车辆管理 包括车辆使用申请 使用查询 使用管理 维护管理 信息管理 人员管理和车辆的类型 管理 对单位内的车辆进行统一化管理 解决公司 企业车辆管理上的缺陷 4 2 3 5 固定资产管理固定资产管理 每个公司 企业 都有自己的固定资产 往往有的企业忽略了企业固定资产的损耗 此功 能将有助于管理者对企业固定资产的管理有一定的概念 同时可以查看固定资产的折旧记录 做到心中有数 折旧物品及类别 折旧类别中可以设置物品的折旧率和折旧周期 4 2 4 信息交流信息交流 4 2 4 1 内部消息内部消息 当系统设置不弹出信息提示时 使用者可以在此处查看相应的通知信息详情 点击消息标题 可以查看相应信息的详细内容 4 2 4 2 内部邮件内部邮件 类似于内部消息 即时发布信息 即时收到信息 针对独立用户 可将信息存放与收件箱 并可查看所有的内部邮件信息或已经发送过的信息 4 2 4 3 外部邮件外部邮件 可以接收 发送本网外邮件 可以将自己的邮件地址绑定到内部 OA 系统中 实现外部邮 件的发送与接收 方便管理者即时查看外部邮件箱内的邮件信息 做到信息及时化 注 如使用外部邮件 需要在系统的插件中下载 JMAIL 插件 方可使用外部邮件系统 另 外还需要在个人事务中的个人设置模块中设置邮件参数 4 2 4 4 内部讨论区内部讨论区 相当于论坛 BBS 系统 一个内置的小型 BBS 讨论模块 针对某一个问题进行讨论 可以 发布主题贴 可以进行回复讨论 4 2 4 5 内部互动聊天内部互动聊天 类似于网络上的 Chat 聊天室 即时在线交流 增加公司员工之间的工作默契 3 3 5 6 网络硬盘 可以在此功能上进行文件的存储 保存相关信息文件 便于管理 防止丢失 此功能可以自建分类 同时也可以实现文件共享与他人 4 2 4 6 投票管理投票管理 发布投票信息 可以用在公司人员投票 项目投票等 权限用户可以发布信息 删除 修改投票的的主题 4 2 4 7 文件传阅文件传阅 文件内部传阅 如果此文件发布时 允许被相应人看到 将在接收文件处可以看到此文件 点击阅读 可以阅读此文件信息 并给出相应的意见与建议 4 2 5 人力资源人力资源 4 2 5 1 人事档案人事档案 针对公司所有人员登记注册 统一管理 使管理者对自己的员工有充分的了解 方便管理 同时可以保存相应员工的资料信息与人事合同 人事档案 人事合同 4 2 5 2 考勤批示考勤批示 统计统计 对个人事务中个人考勤的四种审批批示 只有相关权限人员在此审批同意后 个人考勤中 才会通过 并进行相应的出差 加班 请假等 否则事情不通过 解决了现在企业中的繁 琐申请制度 无纸化申请 批示及审核 并针对个人考勤有一定的统计 4 2 5 3 薪资管理薪资管理 对于员工的薪资录入 管理 审批 工种的的名称 计算方式统一管理 各种工种的工资 待遇 计件工资的支付等 方便人员薪资管理 从个人薪资的录入到工种计件工资的支付 都直接在系统中反应出来 减少了相关人员的工作量 减少了错误几率 4 2 5 4 培训培训 奖惩管理奖惩管理 任何一个公司在新招聘或新进入的员工都需要有针对性的培训 此模块就是对培训的人员 培训的项目进行统一管理 同时也为以后的员工培训留下了第一手的材料 奖惩管理 公司员工犯错或是奖励某位员工 在此模块中进行管理 不论是奖励还是惩罚 都可以保 存于系统中 对于许多企业年底核算 分红 考核有了重要的依据 提升企业的管理水平 4 2 5 5 基础设置基础设置 分为考勤中人员的上下班时间设置和薪资的帐套设置 上下班设置分几个权限 例如 老总 科长 员工等 帐套设置主要是针对员工薪资的账号分配 4 2 6 销售管理销售管理 4 2 6 1 客户管理客户管理 客户忠诚度管理客户忠诚度管理 OA 系统中集成的客户管理系统 将 CRM 客户关系系统中重要部分集成至办公自动化系统 中来 囊括了 CRM 中的客户基本信息 客户交往记录 客户服务 客户转移 客户关怀 客户回访 客户投诉和客户满意度调查等管理模块 大大减少了企业在客户信息度上的投 入精力 客户基本信息 客户基本信息 客户基本信息中包括了共享客户 公开客户的信息查询 可以增 删 改 查客户资料 统一管理客户信息 管理人员可以根据以上信息编辑客户的详细资料 如果将设置 为共享或是公开 那么在共享和公开模式下只能查看客户信息 注意 在修改或添加客户改为共享模式时 请将共享人填入 不填 则无人可以查看 注意 在修改或添加客户改为共享模式时 请将共享人填入 不填 则无人可以查看 客户联系人 客户联系人 相同于客户信息管理 这里主要增加为联系人 客户交往记录 客户交往记录 客户名称无须在此处填写 直接点选后面的搜索图标 客户名称是在客户信息管理中事先 添加好的 联系人同样是在联系人管理中事先添加过的 交往时间与结束时间 主要是把握客户信息状态 并且包括和客户交往的内容 客户服务 客户服务 针对客户的服务管理 包括客户的意见 满意度等信息的管理 可以更进一步的了解公司 在客户服务上哪些方面的不足 从而更好的把握客户信息状态 客户关怀 客户关怀 类似于客户服务 主要是对客户的反馈意见整体把握 提醒公司对自己的客户做到关心 让企业不至于忽略了自己的客户 客户回访 客户回访 相当于售后服务 对自己的客户做回访调查 记录客户