供应部作业管理制度1DOC.doc

供应部作业管理制度1. 供应部采购管理流程 部门步骤总经理货款给付材料计划申请表材料采购计划表采购合同财务部选择合适供应商相关部门申请物料采购进行谈判跟踪订货单审批办理物料货款物料验收编制物料采购计划编写采购合同接收货物申请办理货款审核审批供应部签订采购合同1. 公司各个部门根据部门本身的职权向供应部提交材料计划申请表，具体职权划分如下：1）生产部，设备维修保养等所产生的物料（非常用零部件等）、劳保用品、水泥、矿粉、粉煤灰，根据用量报计划；冷硬板、冷拉丝、线材、承口板、插口板、螺旋管根据销售部订单，及时报计划。黄砂、石子（包含玄武岩石子）、机制砂、煤根据料场存量，报计划；2）仓库，备品备件、常用办公用品、低值易耗品（纳入低值易耗品单的）等;3）办公室，所有部门的办公用品一律报办公室审批领用，包括各种单据的印制（即一般情况下不得有除办公室以外的职能部门向供应部上报计划）；4）新材料公司，独立上报计划；5）商砼公司，独立上报计划；6）外加剂复配厂，独立上报计划。2有关材料计划申请表的相关事宜 1）用料部门的经办人首先到仓库问询，当库存不足的情况下，填写材料计划申请表经部门领导签字提交供应部，填写时要注明物料名称、规格、数量、需求日期（原则上三天以上）及对物料的特殊要求，不写明特殊需求的，按照常规型号对待；用料紧急时，可通知供应部优先采购。2）材料计划申请表的审批权限：采购单价3000元以下的且总额不超过10000元的，由部门负责人签字（入库单签字和申请表签字原则上是一个人），仓库报计划的，仓库签字，入库单后必须附有使用部门的物料验收单；采购单价3000元以上的或总额超过10000元，由总经理进行签字审批，原材料除外。4）材料计划申请表的撤销：由于工作的失误等原因出现材料计划申请表填写错误并已送到供应部时，若未发出订单，用料部门需经部门领导书面写明原因方可撤回申请，一份留存供应部备查；若已经采购回来，要进行退货处理，用料部门需跟供应商协调，若协调不成，本次采购所发生的费用由用料部门承担，相关部门负责人承担相应的责任。3采购方式的选择： 1）公司所采购的物品总金额超过50000元时，必须采用竞标的方式进行采购。有关技术的相关数据，需要与相关部门沟通，相关部门派出代表共同起草招标文件，参与开标答疑，意向供应商的实力考察等，并对中标结果签字负责。 2）集中采购，对于价格有季节浮动的，或者有共同特点的物料，可固定一家供应商捆绑式采购，优先考虑产品生产商是否可成为供应商。 3）零星采购，使用量较大，如生产原材料、低值易耗品等。4. 关于供应部内部控制 1）询价跟单员必须每天根据和供应商签订的合同以及相应约定对物料进行跟催，防止出现延期供货的情况，影响生产进度。如发现物料不能及时按照用料部门要求送达，马上与用料部门协调，根据用料部门的意见拟定对策进行处理。 2）物料到达公司，需用料单位检验，填写物料验收单，大宗产品验收合格后卸车，视觉上能够辨别达不到使用要求的，可在物料验收单上注明原因，进行退货，注明退货原因的物料验收单报总经理办公室备份。 3）在用料部门对物料有特殊需要的时候，在时间允许的情况下应随同一起采购，货到后仓库通知用料单位验收，若用料单位验收合格后并已填写物料验收单的情况下要求退货，供应部有权拒绝退货。 4）产品视觉上明显辨别不合格的，但已付款的，由直接订货人承担责任（视情况而定）。 5）仓库入库需要有用料部门签字的验收单方可入库；用料部门拒绝签验收单的，仓库可直接通知总经理办公室协调解决，若使用部门没有合理拒收理由的，视为合格入库。5. 供应部部门分工 1）供应部部长 直接负责原材料采购，及时上报总经理原材料价格涨跌情况，确定采购计划，负责监督磅房进料情况，不得出现因原材料短缺造成的停产，凡因上述情况发生造成生产车间停产12小时以上，罚款500元以上。 协调供应部与外协部门的关系；监督询价跟单员及采购员的日常工作。审核询价跟单员整理汇总的材料采购计划表，并审核签字；敦促询价跟单员的日常工作，避免造成延误生产；及时和材料跟单员就现有供应商进行等级评定，更新供应商档案；监督采购员日常采购，对采购所发生的费用要有记录（机动车油费、修理费、出外食宿费，物流卸车费或从办公室借车不计入次费用），每个月都要有月度总计，呈报总经理办公室。 2）询价跟单员 每月28日前，督促各相关部门上交材料计划申请表，并汇总整理成材料采购计划表，交部长审核签字，下个月1日上报总经理办公室；根据审批的材料采购计划表，询价对比，对于相同类型的物料集中询价，询价不得少于三个供应商，与此同时编写每日询价纪录表以及供应商档案。根据用料单位需求日期以及自己的询价结果，为采购员拟定次日的日程安排表。对于一次性采购重量较大，体积较大，采购量较大的，协调用料部门进行接货，卸车等，原则上谁报计划谁卸车。由于工作失误跟单不及时，没有按照用料单位要求的时间及时到货，经沟通未果，罚款50元以上；若没有清楚了解用料单位需求，发出错误订单，购买失误，罚款50元以上（没有到完全不能满足使用的地步）；若采购员经协商在供应商那里买到的物料实际价格低于询价跟单员询价的10%，以上采购总价在500元以上的，罚款50元以上；购买质量不达标，造成用料部门拒绝使用的，罚款50元以上；若在询价跟单员的调研下，发现新的物料能够替代老的物料，使用良好且价格便宜，经使用部门意见，部门领导书面反应，奖励100元以上。 3）司机兼采购员 主要负责供应部机动车辆驾驶，小件物流接货；辅助负责向财务借款，督促仓库入库，及与供应商直接交易。对采购所发生的费用要有记录（机动车油费、修理费、出外食宿费），每个月都要有月度总计，报供应部部长签字。如发现实际采购物料与用料单位需求不符，可与询价跟单员沟通，实际购买单价低于询价10%以上，采购总价在500元以上的，奖励50元以上，若没有按照询价跟单员的日程安排表及时采购，造成延误使用，并且未直接跟用料部门协调，用料部门以书面形式呈报总经理办公室，处罚50元以上。 4）采购员 辅助负责供应部机动车辆驾驶，小件物流接货；主要负责向财务借款，督促仓库入库，单据报销，与供应商直接交易。对采购所发生的费用要有记录（机动车油费、修理费、出外食宿费），每个月都要有月度总计，报供应部