邮件合并图像.doc

邮件合并功能中，用插入域的方法在Word文档中批量导入图片2011-08-29 14:11:46|分类：信息技术|字号订阅 利用WORD邮件合并导入数据源制作各种证件，前面已经有文章介绍，可不可以在制作的证件中批量导入照片呢？可以！方法如下：用鼠标单击预留的显示照片的位置，然后同时按下Ctrl和F9键，调出“域”，这时位置中出现一对，在中输入 IncludePicture D:图片文件夹名.jpg* MERGEFORMAT ，然后把光标停到“.jpg”之前，再次按下Ctrl+F9，调出“域”，输入“MergeField 学号”。也就是说，最后完整的一个命令是： IncludePicture D:图片文件夹名 MergeField 学号 .jpg* MERGEFORMAT 其中需要注意的地方：1、这个命令中的“”符号必须时通过按Ctrl+F9获得的，直接复制粘贴或者键入都是无效的。2、“D:图片文件名夹名”表示的是你图片所存放的位置，这个你要修改成自己图片存放的位置，并且路径的写法上一定要用“”，而不是平时我们常见的“”，再次还要注意在最后也要使用“”来结束。3“.jpg”表示了图片的格式，这个也可以根据你的图片格式做修改。4、MergeField后面那个“学号”两个字，并不是要让你输入某个学生的学号，而是指你学生信息数据库里对应的列标题名。也就是说如果在EXCEL表格里列标题为“学籍号”的一栏里是学号的话，那么这里就应该输入的是“MergeField学籍号”。5、最后要注意的也是最关键的一点是输入这些信息的时候千万不要任意添加或者删除空格。比如“”中是默认存在半个字符的空格的，此外路径表述上是没有任何空格的。接下来把所有的需要插入的“域”插入到相应的位置后，进行排版，使版面美观大方。单击“下一步：预览标签”“完成合并”“编辑个人信函”，弹出下图“合并到新文档”对话框，选择“全部”单击“确定”。这时候会出现一个新的WORD文档，你会发现并没有出现想要的结果，这时候按“Ctrl+A”全选，然后按F9刷新，这时候就已经大功告成了！这时候我们就看到了每页上会出现一条学生信息，并且照片也完全吻合了。接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，步骤如下：1启动word程序，从菜单栏中选择“工具邮件合并”，将出现“邮件合并帮助器”对话框；2在“邮件合并帮助器” 对话框中的第一步“主文档”中单击“创建” 下拉按钮，选择“套用信函” （如果想在一张纸上打印多份的话，选择“分类”），再在出现的对话框中点击“活动窗口（A）”按钮。3在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据（G）”下拉按钮，选择“打开数据源(O)”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档（M）”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏4然后画好表格填好项目，进行排版、设置纸张，再把光标置于要插入相应项目的位置，点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题行是一一对应的），然后单击下拉菜单中的相应选项，直至插入所有只包含文字的域。5下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现：先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture e:photo”（不包含外侧双引号），再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField 准考证号”，光标定位到这个域之后输入“.jpg”，最后看到的结果应该是：IncludePicture e:photoMergeField 准考证号.jpg。（这一步思路很好，用“准考证号”后就省得为每个文件输入路径了）现在保持光标在域中，按Shift+F9将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9刷新一下域就行了。其实，在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片。不过图片大小似乎不太合适，调整一下吧。6然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？别急，保存生成文件（不用关闭文件再打开），按Ctrl+A全选，再按F9，哈哈，每位考生对应的照片是不是全出来了。不对好像所有的图片好像显示的都是第一个人的照片。没关系，全选这个Word文档，然后按F9对所有域进行刷新。这时候图片应该都换成了正确的图片，如果还没有也许Word有这么个BUG那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，F9刷新。图片刷新的问题是解决了，但是又出现了另一个问题，图片大小都变成调整前的了。也就是说，我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整，全都失效。查查Word的帮助文档，可以找到，所有域代码都可以有一个开关，用来保存对域结果进行的格式修改： * MERGEFORMAT（注意前面的*是必须的，“*”后面有个空格）。所以，将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为 INCLUDEPICTURE e:photoMergeField 准考证号.jpg * MERGEFORMAT 在邮件合并模板中F9刷新显示图片，调整图片，再合并成新文档，刷新全部域OK，这次全都是调整后的格式了。实际上插入一张照片使用的域是IncludePicture e:photo001.jpg，插入准考证域用的是MergeField 准考证号，而本文把这两个域嵌套起来就成了IncludePicture e:photoMergeField 准考证号.jpg从而实现了本文最初提出的要求批量打印照片。如果想打印在学籍、证件、档案上，在准备好数据库文件的情况下，对主文档模板作相应设计修改，同样也可以实现，可谓一举多得，不用再找专用软件来批量打印照片啦。建议使用word2000，在word 2003中插入文字域的方法比较烦，在这里不一一表述了。附：INCLUDEPICTURE的Word域的用法：域用法： INCLUDEPICTURE FileName Switches FileName ：图形文件的名称和位置。如果其中包含较长的带空格文件名，请用引号引住。如IncludePicture D:Documents and SettingsAdministrator桌面用Word邮件合并实现批量打印带照片证件邮件合并url=file:/photo4220001.jpgphoto4220001.jpg/url指定路径（路径：操作系统用来定位文件夹或文件的路径，例如 C:ManualArtArt 22.gif）时，请以双反斜杠替代单反斜杠。例如：“C:ManualArtArt 22.gif”IncludePicture域中的文件名路径也可以使用相对路径。如IncludePicture 邮件合并url=file:/photo4220001.jpgphoto4220001.jpg/url，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。用相对路径的好处是只要把包含word模板文件、数据库文件和照片文件夹放在一个文件夹内，那么拷贝到其他任何一台安装有office软件的电脑上都可以合并打印了。Switches 开关，如下：c Converter 指定要使用的图形筛选。图形筛选的文件名不带有 .flt 扩展名，例如，输入 picture 表示筛选文件 Picture.flt。d 图形数据不随文档保存以减小文件长度。* MERGEFORMAT 注意前面的*是必须的，“*”后面有个空格，所有域代码都有这个开关，用来保存对域结果进行的格式修改。注意事项：1插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用Ctrl+F9来插入域（此时会自动插入表示域的那一对大括号），并在其中填写域代码。2特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成：IncludePicture e:ph