初级会计电算化讲义3.doc

第三章 会计电算化基本要求本章要点：、 会计电算化法规制度、 会计核算软件的基本要求、 会计数据输入功能的基本要求、 会计数据输出功能的基本要求、 会计数据处理功能的基本要求、 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求、 计算机替代手工记账的要求、 会计电算化档案的基本要求第一节 会计电算化法规制度（一）会计电算化的管理和组织机构、会计电算化的宏观管理方面，中华人民共和国财政部管理全国的会计电算化工作。会计电算化的微观管理，是指具体开展会计电算化工作单位内部的会计电算化工作的管理。 财政部的会计电算化工作规范（1996）财会字17号，是基层单位开展会计电算化工作的指导性文件。会计电算化工作是一项系统工程，涉及单位内部的各个方面。各单位负责人应当亲自组织领导会计电算化工作、财务部门负责和承担会计电算化的具体组织实施。（二）发布的会计电算化相关法律法规1、 从1989年起，财政部先后制定了一系列的具体的管理规章，第一部会计电算化法规是会计核算软件管理的几项规定（试行）（12页）2、 从1990年7月，颁布了关于会计核算软件评审问题的补充规定（试行）（12页）3、 1994年正式制订了会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范和商品化会计核算软件评审规则。4、 1996年财政部为了规范企业会计电算化又专门制定了会计电算化工作规范。第二节 会计核算软件的基本要求、 会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作的效率。2、会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。3、会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。、 会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。、 会计核算软件应当符合GB/T19581信息技术会计核算软件数据接口国家标准的要求。、 会计核算软件在设计性能允许的使用范围内，不得出现由于自身原因 造成死机或者非正常退出等情况。、 会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。、 单位修改、升级正在使用的会计核算软件，或者需要改变会计核算软件的运行环境时，应当建立相应的审批手续。9、会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。n 会计核算软件相关概念整理：（15页）会计核算软件是指用于会计核算业务处理的计算机应用软件。会计核算软件的基本功能是指会计核算软件必须具备的功能和完成这些功能的基本步骤，包括会计数据的输入、会计数据的处理、会计数据的输出和会计数据的安全等。（23页）会计核算软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分称为会计核算软件的功能模块。会计数据输入功能的基本要求第三节会计数据输出功能的基本要求第四节会计数据处理功能的基本要求第五节第三节 会计数据输入功能的基本要求一、 会计核算软件应当具备的初始化功能1、输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。2、输入需要在本期进行对账的未达账项。3、选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录。5、 定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。 5、明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码。6、必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。7、会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。二、会计核算软件的数据输入形式、 键盘手工输入、 软盘导入、 网络传输、 其他模块取得数据、 其他模块数据生成所需数据三、对输入记账凭证功能的有关要求1、会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能，输入的项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。、 记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。、 输入记账凭证的过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能： （1）正在输入的记账编号是否与输入的机内记账凭证编号重复。（2）以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。（3）正在输入的记账凭证中的会计科目，当借贷双方金额不平衡或没有输入金额时，应提示并拒绝执行。（4）正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行。（5）正在输入的收款凭证的借方科目不是“现金”或“银行存款”科目 、付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目时，应提示并拒绝执行。四、对审核记账凭证功能的相关要求、 会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证（不包括会计核算软件自动产生的机内记账凭证）进行修改的功能，在修改过程中，应同样给出与输入记账凭证时规定的各项提示。、 对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。、 对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制。、 发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应用红字冲销法或者补充登记法进行更正，红字可用负号“-”表示。、 采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当进行审核确认。、 由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。五、对需要输入原始凭证的功能要求、 输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证（1）输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时，软件应当给予提示并拒绝通过；（2）在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；（3）输入的记账凭证通过审核或登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。2、记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证（1）会计核算软件应当提供对已经输入但未被审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证；（2）记账凭证通过审核或登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。3、在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证通过审核或登账后，如原始凭证需修改会计核算软件应在留有痕迹的前提下，提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。六、对处理外国货币核算业务的要求1、适用于外国货币核算业务的会计核算软件，应当提供能输入外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提供选择记账本位币的功能。2、采用统账制核算外国货币的会计核算软件，应当提供在当期外国货币业务发生期初和业务发生的同时，输入期初和当时外币牌价的功能。记账凭证中会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。第四节 会计数据输出功能的基本要求n 会计数据输出包括以下四种形式：1. 屏幕查询输出2. 打印输出3. 软盘输出（备份、上报报表）4. 网络传输输出（分公司向总公司报账、上报报表）一、 会计软件应具有对机内会计数据进行查询的功能1、查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。、 查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证。、 查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账。、 查询往来账款项目的结算情况。、 查询到期票据的结算情况。、 如果查询出来的机内数据已经结账，应给予屏幕提示。二、 会计软件应提供对机内会计数据打印输出的功能，打印格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定1、会计软件应提供对机内记账凭证的打印输出功能2、会计软件应提供对机内原始凭证的打印输出功能3、会计软件应提供对机内会计账簿、会计报表的打印输出功能。4、机内总分类账和明细分类账的直接登账依据相同的，总分类账可以用总分类账本期发生额的余额对照表替代。5、在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中表格线条可以适当减少。6、业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。、 已结账数据生成的账簿、报表打印时做特殊标记。三、 会计核算软件输出数据的其他要求1、根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。证账“表”2、会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或软盘等存储介质上的强制备份功能。第五节 会计数据处理功能的基本要求n 会计法律法规对会计核算软件进行会计数据处理的要求体现在以下三各方面：1. 记账2. 结账3. 报表生成一、 对会计核算软件记账功能的基本要求会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附的原始凭证登账的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或多个。1、根据审核通过的机内记账凭证或计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账的功能。2、根据审核通过的机内记账凭证和相应的机内原始凭证登记明细分类账的功能。3、总分类账和明细分类账可同时登记，也可以分别登记，还可以在同一功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。4、会计核算软件应当提供机内会计凭证审核通过后，直接登账或成批登账的功能。5、机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额二、 对会计核算软件结账功能的基本要求1、会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。2、结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证是否已生成和入账，全部登记入账后才能结账。3、机内总分类账和明细分类账可同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。4、机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。（也就是说：先对账再结账，没进行对账工作不能进行结账工作）5、结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。（也就是说：一般情况下，在上个会计期间已经结账后才能输入下一会计期间的会计凭证。）但是，年底例外。会计核算软件可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下个会计年度第一个月或第一季度进行处理而没有结账时，输入下一个会计年度第一个月或第一季度会计凭证的功能。三、 对会计核算软件报表生成功能的基本要求（一）会计报表的划分1、按报送对象：外部报表和内部报表2、按编制日期：月报、季报和年报3、按编制单位：单位会计报表和汇总会计报表4、按报表结构：简单报表和复合报表（二）根据企业会计准则规定必须编制的基本报表有：资产负债表、损益表和现金流量表。（三）会计核算软件应当提供符合国家统一的会计制度规定的自动编制会计报表的功能。1、通用会计核算软件应当提供会计报表的自定义功能。2、对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。（四）会计核算软件应具备的其他处理功能1、会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能。2、会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。3、通用会计核算软件应当同时提供国家会计制度容许使用的多种会计核算方法，以便用户选择。第六节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求会计电算化工作规范规定：“实行会计电算化的单位，要建立健全会计电算化岗位责任制”。一、会计电算化后会计岗位的划分基本会计岗位和电算化会计岗位。（一）基本会计岗位1、基本会计岗位包括：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等五个。2、基本会计岗位与手工会计的各个会计岗位相对应，而且要求持证上岗。3、基本会计岗位可以一人一岗，也可以一人多岗或多人一岗。4、出纳不得兼任稽核、 会计档案管理和 收入、费用、债权债务账目的登记工作。5、基本会计岗位的会计工作人员可以有计划地进行轮换。（二）电算化会计岗位可分为：1、电算主管：会计主管兼任2、软件操作员：基本会计岗位的会计工作人员兼任3、审核记账：会计主管兼任4、电算维护：专职人员担任5、电算审查：基本会计岗位的会计稽核人员兼任6、数据分析：会计主管兼任7、会计档案资料保管员：专职人员担任8、软件开发：专职人员担任注：1、不相容岗位：软件操作员与审核记账、电算维护、电算审查2、电算主管负责定义各操作人员的权限，具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的权限。二、会计电算化岗位责任制的基本内容1、电算主管的职责（1）负责电算化系统的日常管理工作（2）协调电算化系统各类人员之间的工作关系（3）负责计算机输出证、账、表的数据正确性和及时性检查（4）建立电算化系统各种资源的调用、修改和更新的审批制度并监督执行。（5）完善现有的管理制度（6）负责定义各操作人员的权限（106页）2、软件操作员的职责（1）数据输入、数据处理、数据备份和输出（2）严格按照操作程序使用计算机和会计软件（3）输入数据的自检和修改（4）每天操作结束及时备份数据并妥善保管（5）注意安全保密（6）离开机房前要按要求退出会计软件（7）发现问题记录并及时向系统管理员汇报（8）及时填写上机记录（9）现金出纳“日清日结”；银行出纳“日清月结”（10）直接录入原始凭证由计算机打印输出的记账凭证上有录入员的签名或盖章；收付款记账凭证上还应有出纳人员的签名或盖章3、审核记账员的职责（1）审核原始凭证的真实性、正确性（2）将不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还有关人员更正修改后，再进行审核（3）审核凭证、记账、打印输出有关账表（4）审核凭证：代码的合法性、摘要的规范性、会计科目和会计数据的正确性，以及附件的完整性等（5）对不符合要求的证、表不予签章确认（6）审核员不得兼任出纳（7）结账前，检查已审核签字的记账凭证是否全部记账4、电算维护员的职责（1）定期检查软硬件（2）及时排除软硬件故障（3）负责电算化系统升级改版的调试（4）电算化系统人员变动或会计科目调整时，负责电算化系统的维护（5）会计软件不能满足单位需要时，负责联系开发人员进行软件功能的改进5、会计档案资料保管员的职责（1）按会计档案管理有关规定行使职权（2）负责数据软盘、系统软盘、证账表等资料的存档保管（3）各类数据、资料的安全保密工作（4）按规定期限向各类电算化岗位人员催交有关软盘、证账表等资料6、电算审查员的职责（1）监督计算机及会计软件系统的运行（2）审查人员岗位设置、内部牵制制度是否合理，有无越权操作（3）发现系统问题或隐患，及时向会计主管反映7、数据分析员的职责（1）负责机内会计数据的分析（2）制定会计数据分析方法、分析模块、分析时间（3）每日、旬、月、年，对账簿、报表分析（4）企业的重大项目实施前，提供预测分析报告；企业的重大项目实施中，提供实施情况分析报告；企业的重大项目实施后，提供有关项目总结分析报告。（5）随时为领导提供会计数据分析报告。8、软件开发员的职责（1）开发和软件维护（2）负责软件完善性、适应性、正确性的维护（3）不得兼任软件操作员的工作（4）本单位会计软件的修改和更新三、中小企业实行会计电算化后的岗位设置1、岗位设置：根据实际需要进行适当合并，可以一人多岗。（1）电算主管：会计主管兼任（2）审核记账：会计主管兼任（3）软件操作员：会计人员兼任（4）电算维护员：会计人员兼任（5）出纳：单独设立 2、注意内部牵制制度 （1）“出纳”和“记账审核”不应是一人 （2）“软件开发员”和“软件操作员”不应是一人第七节 计算机替代手工记账的要求一、 计算机替代手工账的任务（一）了解广义计算机替代手工账（甩账）的概念1、“替代手工账”是会计核算电算化首先要达到的目标2、计算机替代手工账包括部分会计核算业务实现电算化和全部会计核算业务实现电算化3、计算机替代手工账的意义 不仅是记账、算账、报账处理方式的改变，更主要的是提高了会计信息的及时性、准确性和完整性。（二）重点理解狭义计算机替代手工账（甩账）的概念1、“替代手工账”是会计核算电算化工作的“初级阶段”2、计算机替代手工账包括数据整理、初始化、计算机与手工并行（试运行）和甩账验收等工作（本节讲的是狭义的）二、计算机替代手工账的基本条件（一）一个前提试运行3个月以上，计算机与手工会计核算的数据一致，软件运行安全可靠；打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全。（二）三项基本条件1、配有专用的或主要用于会计核算工作的软硬件系统2、配有与会计电算化工作需要相应的专职人员3、建立健全相应的内部管理制度会计电算化的内部管理制度包括：（1）建立会计电算化岗位责任制（2）会计电算化日常操作管理（3）会计电算化的计算机软件与硬件系统维护管理（4）会计电算化系统的会计档案管理三、如何替代手工账1、整理手工会计业务数据（1）重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符（2）整理各账户余额（3）清理往来账户和银行账户2、建立计算机会计账户体系和编码n 设置会计科目应遵循的原则：（1）符合财政部和有关管理部门的有关规定（2）满足本单位的要求（3）满足会计报表的要求（4）要保持体系完整（5）要保持科目的相对稳定（6）要考虑与子系统的衔接n 设置会计科目编码的规定：（1）一级编码按财政部的规定执行（2）明细科目编码按具体编码规则设置（3）会计科目编码采用科目全编码方案本级科目全编码 = 上一级科目全编码 + 本级科目编码一级 4 位 1002 银行存款二级明细 4+2位 100201 银行存款工行存款3、根据会计核算软件要求规范各类账证表格式和会计核算方法与过程4、会计软件的初始化四、计算机与手工并行(试运行)（一）试运行的要求1、试运行的时间:年初、年末、季初、季末2、试运行阶段：前期以人工为主，后期以计算机处理为主3、试运行期间，可以用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭，原始凭证附于相关记账凭证的背面，审核并装订成册，并据以登记手工账簿。（二）试运行阶段的工作1、检验各种核算方法年初、年末、季初、季末2、检查会计科目体系的正确性和完整性3、考查操作熟练程度4、纠正会计软件程序错误或业务处理错误（三）试运行期间应注意的问题1、适当安排实施进度，试运行期间及时总结、定期检查2、实施复杂大系统时，要向专家咨询3、做好申请替代手工记账前的准备工作，争取一次通过审查五、遇到问题怎么办、 会计软件选择不当开展会计电算化工作“三步走”：先咨询、再培训、后实施、 认识和做法上的误区（1）试运行应放在开展会计电算化工作之后进行（2）试运行期间“手工方式”和“计算机处理方式”的全部数据都必须保留。、 难以建立严格的管理制度第八节 会计电算化档案的基本要求一、 电算化会计档案管理的主要任务（了解）二、 电算化会计档案的主要内容1、电算化会计档案包括：（1）存储在计算机中的会计数据（2）计算机打印输出的书面形式的会计数据2、会计数据包括：（1）证、账、表（2）会计软件系统开发运行中编制的各种文档（3）其他会计资料3、存储在计算机中的会计数据与计算机打印输出的书面形式的会计数据保存期限一致。4、会计电算化系统开发的全套文档资料以及相应的软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。三、 记账凭证的生成与管理 记账凭证的生成有两种方式、 计算机自动生成直接录入原始凭证由计算机打印输出的记账凭证上有录入员的签名或盖章、录入员的签名或盖章、会计主管的签名或盖章；收付款记账凭证上还应有出纳人员的签名或盖章2、向