消防器材公司文件和资料控制程序.doc

XX公司章节号： 程 序 文 件版本/修订次数：A/00文件和资料控制程序第 1 页 共 3 页1.目的对与质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用文件的有效版本。2.适用范围适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。3.职责3.1 总经理负责批准、发布质量手册和程序文件。3.2 管理者代表负责审核质量手册和批准程序文件。3.3 办公室负责体系文件的发放和管理。3.4 技术部负责技术文件、外来文件和资料的编制、识别和管理。3.5 各有关部门负责各自部门的专用文件及资料的管理。4.工作程序4.1 文件和资料的编写及识别4.1.1 质量手册和质量管理体系程序文件由办公室在管理者代表领导下组织编写。4.1.2 技术文件和资料由技术部负责编写，包括：产品标准、产品图样、工艺文件、作业指导书、检验和试验规范、采购文件、设备维护操作守则等。4.1.3 外来文件和资料由技术部负责收集及识别。4.1.4 其他与质量有关的管理文件由相关部门负责编写。4.1.5 文件版本制订：第一次制定为第一版，以A表示，修订版本时代码递增，即ABCD4.1文件和资料的审批4.2.1 质量手册和程序文件由管理者代表审核，总经理批准。4.2.2 技术文件中产品标准、产品总图和工序控制大纲由总经理批准，其他由技术部负责人批准。4.1.3其他管理文件由相关部门负责人批准，公司级文件由总经理批准。XX公司章节号： 程 序 文 件版本/修订次数：A/00文件和资料控制程序第 2 页 共 3 页4.3 文件和资料的发放4.3.1 体系文件发放时由文件管理人员填写体系文件发放登记表，同时在受控文件封面加盖“受控”印章，并注分发号。4.3.2 技术文件和资料发放时由文件管理人员填写文件和资料发放、回收记录。4.3.3 外来文件和资料发放时由文件管理人员填写文件和资料发放、回收记录。4.3.4 文件领用人需在相应体系文件发放登记表或文件和资料发放、回收记录上签名领取。4.3.5 受控文件丢失，领用人须写出书面报告，经部门领导和文件管理部门批准重新办理领用手续，文件管理人员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失的文件分发号作废。4.3.6 因破损或换版重新领用的新文件，分发号不变，同时收回相应的旧文件。4.4 文件和资料的更改4.4.1 质量手册由办公室组织更改，填写文件和资料修改通知单，经管理者代表审核。总经理批准后，由办公室发放和更改，并保留更改内容的记录。4.4.2 其他文件的更改，由各相应主管部门填写文件和资料修改通知单，由原审批部门负责审批，根据通知进行修改。4.4.3 更改文字量不大，涉及面不广，可在原文件上进行划改，并注明：更改依据、序次、日期及签名。4.4.4 更改文字量大，涉及面广，应按本程序4.1、4.2、4.3进行换页或换版，同时收回已作废的文件。4.4.5 设计资料的更改，特别是产品设计定型后执行更加严格的“许可书”制度，需填写设计资料更改许可书，经过评审、验证和确认，并经总经理批准后才能更改。4.4.6 策划和运行质量管理体系所需的外来文件由技术部归口管理，定期核查XX公司章节号： 程 序 文 件版本/修订次数：A/00文件和资料控制程序第 3 页 共 3 页外来文件是否为有效版本，及时更换过期文件。4.5 文件和资料的作废与销毁作废的文件由文件管理人员按“文件发放登记表”收回。填写作废文件销毁申请单经管理者代表批准后，由办公室监督，统一销毁。如需作参考资料保留的作废文件，须经文件管理部门负责人批准，由文件管理人员加盖“作废”印章和“留用”字样。4.6 文件和资料档案管理4.6.1 各有关部门应建立文件和资料档案，由办公室对质量文件和管理文件登记存档。技术部负责各类技术文件、设计资料的存档管理。4.6.2其他各部门应由专人负责质量管理体系相关文件，特别是“受控文件”的登记和保管。4.6.3 存入软盘的文件也应归档登记和标识，为防止文件丢失，所有存入软盘的文件均应有备份。4.6.3不得在“受控