信息管理学三(1).doc

贡献原则又称“集约原则”。它指的是信息管理者要善于最大限度地将企业或组织拥有的信息，以及企业和组织成员所拥有的信息都贡献出来，供企业和组织及其全体成员使用。贡献原则是实现信息共享的前提。贡献原则包括以下内容：1. 动员全体员工把信息贡献给企业2. 把企业内各自独立的信息系统联成局域网3. 企业及时地向员工公布应该公布的信息4. 利用社会公益信息系统和信息市场共享企业外的信息5. 让员工和管理者都建立起“共享”他人信息的意识防范原则：正是因为信息是可以共享的，企业的竞争对手、敌对的国家等也可以共享我们企业和国家的信息，由此产生了信息安全问题，要求信息管理者随时予以防范。这就是信息管理的防范原则，也叫安全原则。1. 信息安全问题严重存在：恶意侵害、泄密、技术上、观念上的落后2. 保密防范的方式：封闭式、伪装式、数字式、规范式、技术创新信息管理工作应按照采集加工存储传播利用反馈的内容和程序去进行一、 信息采集的含义：信息采集指的是企业或组织的管理信息系统，根据一定的目的，将系统内外各种形态的信息采出并汇聚起来，供自身系统或其他系统使用的过程。二、 信息采集的要求：真、快、准、多，这是保证信息采集工作质量最基本的要求真：真实、准确、完整快:及时二：信息采集的准备：1采集目的准备（在信息采集之前，明确信息采集的具体目的和需求）2信息采集范围准备（在信息采集之前，恰当地限定信息采集的具体范围，包括内容范围、时间范围、地域范围）3. 信息源准备（在信息采集之前选择好信息源：文献型信息源、口头型信息源、电子型信息源、实物型信息源）4. 信息采集方法准备（在信息采集之前组配好要使用的采集方法：直接观察法、社会调查法、文献阅读法）直接观察法指在信息源现场，信息采集者对客观对象不加任何干预，一般不直接向被调查者对象提问，只是凭视觉、听觉、感觉和基于上述感知的思维，以及借助于录音机、摄像机客观地记录信息源所生信息的行为过程，包括无控制参与观察法、无控制非参与观察法和有控制观察法。社会调查法指西你想采集者通过观察和询问，对客观实际进行深入细致的了解，以获取信息的方法。根据对象范围的不同分为普遍调查（可以获得全面的信息）、典型调查和抽样调查抽样调查包括简单随机抽样、机械随机抽样、类型随机抽样、分群随机抽样社会调查的信息沟通手段类型：个别访谈、开会调查、通讯调查和问卷调查文献阅读法：获取阅读材料的方法;购买、索取、交换、检索、委托复制、网上下载等第二节信息加工信息加工的含义;信息加工是将采集到的信息，按照不同的目的和要求，进行鉴别和筛选，剔除虚假、过时、无用的信息，使信息条理化、规范化、准确化，以便进一步存储、传播和利用，从而使信息具有一定使用价值的过程。信息加工是信息管理过程中不可缺少的环节，而且是最为关键的环节。其作用是：1. 优化作用：在信息采集工作中，采集到的信息还可能有不真实的、不准确的、不完整的、过时的、用途不大的信息存在。这些信息的存在势必影响信息的传播和使用，所以必须对它们进行鉴别、评价、核实、筛选，进行全面的检查，提高采集所得信息的真实度、可信度，压缩信息的冗余度，使原来内涵不明显的信息显露出来，使信息得到优化。2. 序化作用：在信息采集工作中采集到的信息，还是凌乱的、无序的、彼此孤立的，有的还是原始状态的信息，这就无法满足使用时的需要。通过加工，将原来无序的信息按照自己使用时的需要进行排序，才可能便于存储、传播和使用3. 创新作用：字啊信息采集工作中采集到的信息，或者是他人已有的信息，或者是从信息现场获得的第一手信息，这些信息与管理者的采集目的和管理目标并不是都有明显的联系和作用，有的有明显的联系，有的就没有明显的联系，只有通过信息加工，作初步激活，才会从这些已有的信息中创造出新的更有价值的信息，或者会因此发现更深层次的不足。二信息加工的要求1. 系统性：一是要将内容相关的信息集中在一起，把内容上与采集的目标和需求不相关的信息区别开来。二是将集中在一起的信息按照某一特征进行排序，以求前后连贯，呈现某一规律或特征。三是明确相关信息之间的内在关系。2. 及时性：一是采集到的信息要立即加工，特别是时效性的信息更应该争分夺秒地加工，尽可能地减少采集到加工的时间间隔，以备信息管理工作中使用。二是在决策急需信息时，能马上从尚未加工的信息中找出需要的信息并予以加工。三信息加工的程序和方法信息加工应按鉴别筛选排序初步激活程序进行1. 鉴别1） 鉴别的含义：鉴别是对信息内容的可靠性予以认定的工作过程（经过鉴别把那些多余的、不可靠的、虚假的、伪造的信息鉴别出来，以便在筛选时将它们剔除出去，保留真实的、主流的、反映事物本质的那些信息2） 鉴别原因：在信息采集过程中，由于采集主体主观因素的影响和客观条件的限制，都可能造成采集到的信息失真、过时、失效等。如果让这些失真、过时、失效的信息保留在采集的信息中，就有可能影响管理者的决策，甚至会引起决策失误，造成重大损失。造成信息失真的原因：信息源不实、弃取不当、容错失真、方法误差（抽样误差、计量误差、调查问卷设计不当）3） 鉴别的程序和内容步骤：第一步、内容鉴别 第二步方法鉴别 第三步、存疑4） 鉴别方法：查证法（利用各种工具书和报刊发表的鉴别性文章来查证本信息的方法） 核对法（用可靠的标准对所采集的信息进行核对的方法） 比较法（用从其他渠道获得的同类信息与本信息进行比较，以验证本信息可靠程度的方法） 佐证法（通过寻找某些相关证据来验证本信息可靠程度的方法） 逻辑法（通过对信息本身提供的材料进行逻辑分析，以发现本信息中破绽或疑点，确认本信息可靠程度的方法） 信源法（根据信源的可信度来推定本信息的可靠性） 作者法（根据信息作者过去所发信息的可信度来推定本信息的可靠性。）2筛选1） 含义;指的是在鉴别的基础上，对采集到的信息作出弃取决定的工作过程。筛选的目的，一是将那些确实不真实的、无用的、重复雷同的、没有实际内容的或用处不大的信息挑出来剔除掉。二是把那些真实、与采集目标要求相关、对决策有正面或反面参考意义的可用信息保留下来。三是将那些需要进一步调查、进一步加工的可用信息保留下来。2） 筛选依据：筛选工作就是两项任务：剔除和保留。筛选依据是适应性、精约性、先进性。适用性指的是信息内容是否符合信息采集的目标，是否符合管理决策的需要。符合者谓之使用，留下；不符合者则弃之。精约行、性指的是信息的表述是否到达精炼、简约的程度。先进性指的是信息的内容在同类信息中所处的相对地位，是先进还是落后。3） 筛选的步骤和方法第一步，真实性筛选 第二步，适用性筛选第三步，精约性筛选 第四步，先进性筛选3排序：指的是对筛选后保留下来的信息进行归类整理，就是将信息按照某一特征分出等级、层次系统来4.初步激活 激活指的是在根据筛选后所保留的信息进行开发、分析和转换，实现信息的活化，以便使用。第三节信息存储一 信息存储是指对加工后的信息进行科学有序的存放、保管，以便使用的过程。信息存储的作用：一是在企业或组织需要信息的时候，能够及时地检出使用，为管理决策服务。所以，信息存储是信息管理工作顺利进行的重要保证，是信息使用的前提。二是存储的信息可以供企业或组织的全体人员共享，并可以重复使用，提高信息的利用率。三是信息的历史性也要求将信息予以保存，以便从同一事物不同历史阶段的信息来分析、探讨该事物的发展规律，供管理决策时使用。二 信息存储的要求1. 信息安全 2.节约空间 3.使用方便 4.便于更新三 信息存储工作的内容：登记、编码、排架、提供四 信息存储的技术：纸载体存储技术，微缩胶片载体存储技术，磁载体存储技术，光盘载体存储技术五 信息存储的方法：笔记法、剪报法、卡片法第四节信息的传播一 信息传播的含义：信息传播是信息从信源经信道流向信宿的过程。二 信息传播的特点：目的具体、控制严密、时效强烈三 信息传播的有效性：指的是信息经过传播到达接受者时，仍真实可靠，而且传播速度快，数量大，投入小。在信息传播过程中有一种信息畸变现象，即信息失真（指采集到的原本是正确的信息，在传播过程中由于各种原因发生了偏差、走样，改变了原来的面目，出现畸形）。失真原因：1.传播主体的干扰（从个人利益出发的故意歪曲、基于主体理解偏差的无意失真、基于主体传播技术生疏的无意失真、基于多次传播造成的信息畸变） 2.传播渠道的干扰（主要是企业或组织内部传播渠道的干扰。组织内，机构庞杂、层次繁多，势必会使信息传播渠道变得迂回曲折，不仅传播速度慢，甚至发生滞留、阻塞，而且会因各级主体的干扰而 使信息失真。企业或组织内的信心传播系统不健全、分工不明确，以致责任不清，办起事来互相推诿，不仅会因此影响传播速度，而且会很容易造成信息传播中断。 3.客观传播障碍的存在：自然语言的障碍、学科专业知识的障碍、传播技术的障碍以及其他各种认为的障碍。自然语言障碍包括外国语言的障碍、方言的障碍、专业术语的障碍。现代传播技术更新很快，来不及学习和掌握也会成为障碍。机构不健全，分工不明确，制度不完善，也不去改变，对传播形成的障碍就是认为的障碍。第五节信息利用一 信息利用的含义：信息管理中的信息利用，指的是有意识地运用存储的信息去解决管理中具体问题的过程。信息利用是信息管理过程中最重要的环节，信息管理的根本目的就是运用信息进行管理工作。信息采集、加工、存储和传播，就是为了最后让我们将采集、加工、存储和传播的信息能够为企业或组织的管理工作服务。（前面说的激活就指对筛选后所保留的信息进行开发、分析和转换，实现信息活化，以便使用。这里说的信息利用也就是进一步激活信息，为己所用。信息激活，其本质就是把信息从旧的联系中分解出来，进行重组，建立起新的联系。信息利用中德思路有：1. 先开放，后利用2. 从普遍联系的角度出发寻找可利用的信息3. 从发展的角度出发寻找可利用的信息4. 从否定之否定的角度出发寻找可利用的信息（从与已知信息相反的方向来思考，寻找 对自己有用的信息。在信息激活原则里的逆向推导的管理思想就是否定之否定这一思路的反映）第六节信息反馈一信息反馈的含义：信息反馈是指将利用某一信息之后得到的结果（反馈信息）与利用该信息前对结果的预测相比较，以期获得该信息利用效果的结论，借以指导下一次信息利用的过程。要做好信息反馈工作，首先要收集反馈信息。从收集反馈信息的角度来看，信息反馈与信息采集是交织在一起的。因为在信息采集工作中就应该包括反馈信息的采集。信息反馈是管理控制的前提。信息反馈可以使信息管理着了解信息利用的效果，了解管理工作的长处和缺陷，以便对原来的信息管理方案做出相应的修订，继承和发扬长处，克服和避免缺陷，把管理工作做好。二信息反馈的要求（信息反馈是一个过程，包括反馈信息的获取、传递和控制实施。所以信息反馈的要求也是从这三个方面提出来的）1.反馈信息真实准确2.信息传递迅速及时3.控制措施适当有效（信息反馈工作的根本目的就是对管理过程的适时控制）三信息反馈的形式：1.正反馈与负反馈：按照反馈信息对原系统效应的增强或者减弱，可分为正反馈和负反馈。正反馈，在电路理论中，它是指能够增强系统效应的反馈。在管理工作中，它是指能够增强管理者原定信念的反馈。管理工作中的正反馈并不一定就是好的。如果说，原来的管理信念是正确的，形成的正反馈增强原来的信念，自然是好的反馈，如果原来的管理信念有一定的缺陷，比如决策已经失误，形成的正反馈仍旧增强原来的信念，那当然是不好的反馈。管理工作中负反馈指能够减弱管理者原定信念的反馈。只有通过负反馈，才可能使企业或组织的管理工作及时纠正偏差，保持在稳定状态。2.纵向反馈与横向反馈。纵向反馈又叫上行反馈，是反馈信息自下而上流动的反馈。横向反馈指企业或组织同外部系统之间的反馈、企业或组织内部的同级部门之间的反馈3.串行反馈与并行反馈。串行反馈是在系统的每一级中发生的信息反馈。这些反馈合称串行反馈。并行反馈是系统每一级对系统总部产生的信息反馈，这些反馈合称并行反馈。串行反馈一般信息来源单一，而且是层层转达，速度慢，效率低，信息量损失比较大，接受反馈的是自己的直接上级，往往会产生假反馈。并行反馈可以避免上述的缺点，它还可以缩短反馈信息传递的时间，降低多次“过滤”所造成的失真，高层管理者可以得到不同层次的反馈信息，可以在较大程度上避免造成全局性的损失。第五章信息管理与管理过程管理是人类为了实现某一目标而不断地计划、组织、指导和控制的社会活动的全过程。根据管理的客体对象的不同，可将管理划分为对人的管理、对物的管理、对财的管理、对信息的管理。对人的管理又可以划分为对自己的管理，即自我管理，和对他人群体的管理，即组织管理（组织管理包括政府管理、企业管理、社团管理、学校管理）。为了表述上的方便，我们把对人、财、物的管理统称为常规管理。管理的四大职能是计划、组织、指导、控制。管理过程是确立目标计划决策组织指挥控制实现目标。第一节信息管理与计划：计划是管理的重要职能，且居于四大职能之首。管理中的组织、指导、控制等职能，都必须在计划确定之后才有可能进行。它为组织机构的建立、人员的配置、指导工作的进行以及对工作的控制提供可以操作的标准。计划工作的程序和内容包括：前期准备制定目标确立战略目标拟定具体计划方案评估和选择方案计划确立。 计划过程就是信息综合处理的过程，就是信息管理过程。一信息管理与前期准备 前期准备指的是计划工作开始时首先要做的准备工作。所谓前期就是制定计划之前，所谓准备就是为制定计划准备信息。只有这个工作做好了，才可能制定出切实可行、又可以获得满意发展的计划。在前期准备中，主要要做的工作：一是对企业或组织自身发展现状的了解，二是对本企业或组织有关的技术环境、经济环境、政治环境等外部环境的了解。三是对未来计划实施期间可能发生事项的预测。1.自身发展现状的了解：企业或组织在制定计划之前，首先要了解自己，必须充分占有自身生产经营活动的各种信息，以便充分估计自己的主观条件，有多大能力办多大事，使计划切合本企业的实际情况。所以，收集自身发展现状并分析发展趋势的信息是前期准备工作的主要内容。从制定计划的角度看，企业或组织所需要的关于自身发展现状信息有：一是关于现有设备的信息，主要包括设备型号与数量、先进程度、发展趋势、购置年份、使用情况、损坏程度、更新程度、与同类单位的比较等。二是人员信息，主要包括人员结构、文化程度、年龄结构、技术熟练程度、创造力水平、管理队伍水平和思想状况等。三是产出信息，主要包括产品生产能力、燃料、销售状况、开发状况等 四是原材料和能源供应信息，主要包括原材料供应和原材料利用水平、新材料开发能力、燃料供应和保障等。五是管理水平和组织机构信息。六是过去执行计划的信息，主要包括成功的经验、计划方案失误的教训等。2.外部环境的了解，包括与企业有关的技术环境、经济环境、市场环境、政治环境等。3.预测。预测是对未来计划实施期间可能发生的事项进行估计的过程。预测工作主要包括：市场需求预测、产品竞争能力预测、各种资源预测、国民经济发展预测等。二 信息管理与目标确立 目标是企业或组织根据自己的宗旨提出的在一定时期内要达到的预期成果。目标是一个企业或组织的各项管理活动所指向的终点。一切管理工作，都是为实现企业或组织目标。目标可以为管理工作指明方向，可以激励员工、凝聚员工共同奋斗，可以作为标准检查工作绩效。三 信息管理与决策 决策是在若干个可供选择的方案中选择一个方案的过程。决策是一个过程。决策过程包括决策目标、拟定若干行动方案、评估和选择方案。信息是决策赖以进行的前提和基础：1.决策有赖于信息确立决策目标2.决策有赖于信息拟定行动方案3.决策有赖于信息评估和选择方案第二节信息管理与组织管理工作中德组织工作，指的是在组织目标已经确定的情况下，将实现组织目标所必须进行的各项业务活动加以分类组合，并根据管理宽度原理，划分出不同的管理层次和部门，将监督各类活动所必须的职权授予各层次、各部门的主管人员，以及规定这些层次和部门之间的相互配合关系。一 信息在组织工作中的作用：信息的凝聚作用、信息的协调作用、信息的序化作用二 企业或组织中德信息联系1. 企业或组织中信息联系的方式：企业或组织内信息联系的形式，指的是组织机构的类型。根据对下属实行不同的分工管理，组织结构的形式有：直线型、职能型、直线参谋型、直线参谋职能型、矩阵型等。2. 企业或组织中信息联系的原则：信息联系的正式渠道单一、固定、短捷；信息表述，格式规范；双向沟通，不可越级，不得中断；善于利用非正式渠道三组织建构效应与信息管理 组织建构效应，简称组织效应，指的是事物按照一定方式组织起来后会产生组织之前所没有过的特征和作用，出现一种力量放大的效应，故又称力量放大效应。从信息管理的角度来看，要提高组织的放大效应，需要遵循以下几个原则：1.相关性原则：在组织活动中，如果各组织元素组织起来的各部分事物之间存在着相关性，那么组织后的活动效应必大于各组织元素的简单相加。这就是相关性原则。组织元素之间的相关度越高，组织效应就越大。提高相关性的方法：一是提高组织元素之间的内容相关度。将内容相近的组织元素组织在一起，内容不相关的组织元素应设法改变原来的内容，或者干脆删除。二是加大组织元素之间的信息联系。所以，在管理工作中，尽可能地减少信息传播的层次和中间环节，防止信息阻滞和失真，就等于提高了相关性。2.调控性原则：各种各样的组织，在错综复杂的环境中具有自我调节和控制的能力，以 适应不断变化的外部环境。组织的这种自我调控性被称作自适应性。要提高组织的调控性，通常的方法是加大交换的信息量。一个组织内部以及组织与环境之间交换的信息量越大，它的调节和控制的能力就越大，自适应性就越强。如果闭关自守，不与外界交换信息的组织，就难以得到发展。3.能动性原则。提高组织能动性的方法：一是要提高人与人之间的信息交换频率，使彼此之间适应与协调，了解每一个人的具体需求，了解他的兴趣、爱好、性格，并尽可能地满足他的需求，就一定可以发挥每个人的能动性从而产生很大的组织效应。二是在管理工作中，充分掌握员工的各种信息，在员工组合上，不搞人工凑合和强势依附，尽力寻找最佳、合理、满意的组合，也是提高组织效应十分有效的方法。总而言之，所谓提高组织效应的工作，就是信息管理中德信息系统管理的工作。第三节信息管理与指导管理工作中的指导工作，指的是管理者对组织内所有员工的行为进行引导和施加影响，使员工能够自觉自愿地有信心地实现组织目标而工作的过程。指导工作的作用，表现为使组织更有效、更协调地实现组织目标，也就是说，指导工作可以调动全体组织成员的积极性，把组织成员的个人目标和组织目标很好地组合起来，形成上下一致地实现组织目标而工作的局面。一 指导工作过程就是信息管理的过程分析指导工作的过程，就会发现整个过程就是信息采集、加工、传播的信息管理工作过程。毛泽东说过，管理者的职责主要是出主意、用干部。出主意就是提出工作设想、方案、计划、决议、命令、指示等。用干部就是发现人才，使用人才，调动、培训和任命干部。要用好干部，最主要的是要学会利用人才信息。管理者要能够通过信息来发现、培养和使用人才。人才信息闭塞、人才信息失真，是管理者的大忌。二 指导工作原理与信息管理指导工作的基本原理包括：指明目标原理、协调目标原理、命令一致原理、直接管理原理、沟通联络原理和激励原理指明目标原理是说指导工作必须首先向被管理者指明企业或组织的目标。协调目标原理是说指导工作必须做好有关目标的协调工作，这包括员工个人目标和组织目标之间的协调、组在内部目标与部门目标之间的协调。命令一致原理是指在实际管理过程中，管理者所发出的关于指导的命令、指示要完全一致，要前后一致、左右一致、范围一致。前后一致是指同一件工作，先发布的命令和后发布的命令要一致；左右一致是指同一件工作，向张三发布的命令和向李四发布的命令要一致；范围一致是指同一件工作，发布的命令和发布命令的管理者所具有的权限范围相一致。直接管理原理是指在实际管理过程中，管理者要注意和被管理者直接接触。这样做既可以了解到第一手信息，又可以和员工建立密切的感情。沟通联络原理是说管理者在指导工作中，必须有效地、准确地、及时地与下属人员进行沟通联络。沟通联络时实施指导的重要方式，是获取组织内外的动态变化信息的重要手段，没有沟通联络，管理者的意图就不能变成被管理者的认识和行为，组织就无法进行任何活动。激励原理是说管理者在指导工作中必须掌握激励的原理和发法，了解下属的需求和愿望，并予以合理的满足，调动员工的积极性，是员工自觉地位实现组织目标做出贡献。从信息管理的角度，这里所做的工作不过是采集员工的需求信息、愿望信息，属于信息采集、信息传播工作。三 管理者采集与加工信息的途径管理者要做好指导工作必须把自己的主要精力放在采集信息和加工信息上。具体途径有两条：内脑途径和外部途径1. 内脑途径 内脑就是管理者自己的大脑。内脑途径就是管理者亲自进行信息采集和加工，应做到以下几点;1)虚心求教：管理者采集管理信息，要能够倾听各方面的意见，特别是要能够听取不同的意见甚至是反对自己的意见，这样可以保证管理者能够获得最大的信息量。信息量越大，所能代表的面就越广，就可以防止信息缺失，把决策失误降低到最低程度。2）面向基层：管理者采集信息，要能够深入实际，在第一线进行调查研究，减少信息传播层次，防止信息失真。3）学会量化分析和反馈方法：管理者对采集到的信息如何加工处理也是十分重要的问题。管理者要学会掌握量的概念，学会使用统计分析方法，以便对信息进行量的加工，既要从信息的真实、准确、完整的层面上认识信息，还要从信息发生的概率上认识信息，尽可能地减少决策的