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机关公文写作与处理 2004年3月15日 机关公文写作与处理的主要法律法规依据 1 中国共产党机关公文处理条例2 人大机关公文处理办法3 国家行政机关公文处理办法4 关于实施 国家行政机关公文处理办法 涉及的几个具体问题的处理意见5 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 6 中国人民解放军机关公文处理条例7 中共中央办公厅公文主题词表8 国务院公文主题词表9 中华人民共和国国家通用语言文字法10 标点符号用法 GB T15834 1995 11 出版物上数字用法的规定 GB T15835 1995 机关公文写作机关公文处理 机关公文写作 一 公文的功能二 公文的文体 结构 格式与稿本三 常用公文文种及其选用四 公文写作的基本要求五 行文规则六 公文写作的语言运用 一 公文的功能 一 公文的涵义与特点公务文书 又叫公务文件 简称公文 是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权 实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料 包括电报 下同 是传达和贯彻党和国家的路线 方针和政策 发布行政法规和规章 施行行政措施 指示答复问题 指导 布置和商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 公文分类按公务文书的自身性质及使用范围 可以把我国现行的公务文书分为两大类 1 通用文书 1 法定公文 2 事务文书2 专用文书财经文书 司法文书 科技文书 军事文书等等 公文的主要特点 1 法定性2 政策性3 实用性4 时效性5 规范性 二 公文的作用 功能 1 决策与领导作用 最主要的作用 2 强制执行和处理的作用3 依据和凭证作用4 公务联系与沟通作用5 宣传与教育作用 二 公文的文体 结构 格式与稿本 一 公文的文体公文的文体是指公文的表达方式 属应用文体 但它又不同于一般的应用文 具有自身的特殊属性 1 公文被规定以现代汉语的书面形式 即白话文 作为必须使用的符号系统 2 公文兼用说明 叙述 议论三种表达方式 二 公文的结构公文的结构是指公文的组织结构 具有规范性和相对确定性 公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 三 公文的格式 重点内容 公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体 纸张等 上排列的规定 1 公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g m2 80g m2的胶版印刷纸或复印纸 纸张白度为85 90 横向耐折度 15次 不透明度 85 pH值为7 5 9 5 2 公文用纸幅面及版面尺寸 1 公文用纸幅面尺寸 公文用纸一般采用国际标准 4型 210mm 297mm 2 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头 上白边 为 37mm 1mm公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 A4型公文用纸页边及版心尺寸 3 公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色 4 排版规格与印制装订要求 1 排版规格 文字符号从上至下 自左而右依次横写横排 正文用3号仿宋字 一般每面排22行 每行排28个字 2 制版要求 版面干净无底灰 字迹清楚无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 3 印刷要求 双面印刷 页码套正 两面误差不得超过2mm 印品着墨实 均匀 字面不花 不白 无断划 4 装订要求 公文应左侧装订 不掉页 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1 4处 允许误差 4mm 平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm 5 公文中各要素标识规则组成公文的各要素分为眉首 主体 版记三部分 1 眉首公文份数序号 用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行 秘密等级和保密期限 标识秘密等级 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 下行 平行公文首页格式 上报公文首页版式 紧急程度 紧急文件有 特急 急件 紧急电报有 特提 特急 加急 平急 标识紧急程度 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1行 如需同时标识秘密等级与紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后面加 文件 组成 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 信函为30mm 命令为20mm 对于上报的公文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm 发文机关标识推荐使用小标宋体字 用红色标识 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定 但最大不能等于或大于22mm 15mm 联合行文时应使主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 如联合行文机关过多 必须保证公文首页显示正文 行政机关之间联合行文 标注主办机关的发文字号 发文字号 由发文机关代字 年份和序号组成 发文机关标识下空2行 用3号仿宋体字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 1995不能简写成95 2004不能写成04 用六角中括号 括入 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 注意 用直角中括号 茂 2004 10号 用小括号 茂 2004 10号 都是不规范的 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 签发人 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 如有多个签发人 会签人 主办单位签发人姓名置于第1行 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm 2 主体公文标题 红色反线下空2行 用2号小标宋体字 常见的公文标题一般都加粗 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 主送机关 标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 公文正文 主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 一个阿拉伯数字 年份不能分成两行 附件 公文如有附件 在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件 或带序号 成文时间 以领导人签发的时间为准 联合行文一般由主办机关首先签署意见 协办单位依次会签 一般不使用复印件会签 成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准 电报 以发出日期为准 标法 用汉字将年 月 日标全 零写为 成文时间的标识位置见下 公文生效标识 公文除 会议纪要 和以电报形式发出的以外 应当加盖印章 行政机关联合向上行文 为简化手续和提高效率 由主办单位加盖印章即可 联合下发的公文 发文机关都应当加盖印章 A 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文时间 成文时间右空4字 加盖印章应上距正文2mm 4mm 端正 居中下压成文时间 印章用红色 公文末页版式 B 联合行文印章有两种情况 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 印章用红色 只能采用同种加盖印章方式 以保证印章排列整齐 两印章之间不相交或相切 相距不超过3mm 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 排在发文时间和正文之间 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 联合行文末页公文版式 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 附注 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行 如 此件发至县 团级 传达到全体党员 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 3 版记主题词 公文应当标注主题词 上行文按照上级机关的要求标注主题词 主题词 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号词目用3号小标宋体字 词目之间空1字 抄送 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 应当使用全称或者规范化简称 统称 公文如有抄送 在主题词下一行 左空1字用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 如主送机关移至主题词之下 标识方法同抄送机关 版记示意图 印发机关和印发时间 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占1行位置 用3号仿宋体字 印发机关左空1字 印发时间右空1字 印发时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线 宽度同版心 版记的位置 版记应置于公文最的一页 版记的最后一个要素置于最后一行 印刷份数 格式没有明文规定 根据约定俗成 一般是在最后一条反线下一行 用3号仿宋体字 置于小括号内 右空1字 6 页码用4号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各放一条4号一字线 如 1 2 一字线距离版心下边缘7mm 单页码居右空1字 双页码居左空1字 空白页和空白页以后的页不标识页码 7 公文中表格公文如需附表 对横排A4纸型表格 应将页码放在横表的左侧 单页码置于表的左下角 双页码置于表的左上角 单页码表头在订口一边 双页码表头在切口一边 公文如需附A3纸型表格 大表 且当最后一页为A3纸型表格时 封三 封四 可放分送 不放页码 就为空白 将A3纸型表格贴在封三前 不应贴在文件最后一页 封四 上 8 公文的特定格式信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm 推荐用小标宋体字 字号由发文机关酌定 发文机关全称下4mm处为一条武文线 上粗下细 距下页边20mm处为一条文武线 上细下粗 两条线长均为170mm 每行居中排28个字 首页不显示页码 发文机关名称及双线均印红色 发文字号置于武文线一行版心右边缘顶格标识 如需标识秘密等级或紧急程度 可置于武文线下一行版心左边缘顶格标识 信函式格式与便笺头比较 命令格式 命令标识由发文机关名称加 命令 或 令 组成 用红色小标宋体字 字号由发文机关酌定 命令标识上边缘距版心上边缘20mm 下边缘空2行居中标识令号 令号下空2行标识正文 正文下一行右空4字标识签发人签名章 签名章左空2字标识签发人职务 联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称 在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间 分送机关标识方法同抄送机关 其他要素参照相关要素说明 命令 令 格式 会议纪要格式 会议纪要标识由 会议纪要 组成 用红色小标宋体字 字号由发文机关酌定 会议纪要不加盖印章 四 公文的稿本文稿与文本合称稿本 文稿即起草文件过程中形成的历次稿子 包括草稿和定稿 草稿按形成的先后顺序分为初稿 二稿 三稿等 按用途分为修改稿 修正稿 讨论稿 征求意见稿 送审稿 报批稿等 定稿又称正稿 原稿 底稿 它是印刷文件的标准依据 也是日后工作查考凭证 文本可分为正本 副本 存本 暂行本 也叫试行本 各种文字文本 三 常用公文文种及其选用 公文文种即公文的名称 用以表明公文的性质 适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等 行政机关的13种主要公文 一 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 类别有 公布令 任免令 授勋令 嘉奖令 指挥令 否决令 通缉令 特赦令 戒严令 动员令 通令 手令等 命令 令 一般由标题 包括发文机关 事由 文种 发文字号 正文 签发人 日期等几个主要部分 二 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 决定可以分为 法则性决定 重大事项决定 机构 人事决定 具体工作决定 决定一般由标题 包括发文机关 事由 文种 受文单位 正文 发文机关 日期等几个主要部分 如 国务院关于授予巴金 人民作家 荣誉称号的决定 三 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 发文机关级别较高 多为省 部级以上机关 发布的方式一般不张贴 而是通过通讯社 电台 报刊等 如 中华人民共和国国家发展和改革委员会公告2004年第5号 四 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 注意不要把通告写成通知或公告 通告的范围比公告小 各种机关单位都可以发布通告 内容有时具有专门性 如银行 交通方面的 事项可以一般化 发布方式多种多样 可张贴 也可以报刊 电台发布 报纸发布可以省略日期 因报纸有日期 五 通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 通知属发布 知照文告 针对的对象有特定范围 一般是限于有关单位有关人员 所以叫它 限知性 公文 它的发布方式 多是内部印发张贴 有的也可以公开张贴或公开发表于电台 报刊 通知的种类有 1 发布性通知 用于发布法规规章 2 批转性通知 用于批转或转发文件 3 事项性通知 用于告知某一事项 如会议通知等 重要会议的通知属正式公文 标题写明什么单位召开什么会议的通知 要编发文号 一般会议的通知属日常事务文书 用得最多 标题可以只写 通知 二字 不编发文号 4 任免通知 如 关于香港特别行政区政府曾荫培等2人职务任免的通知 5 指示性通知 对下级机关有所指示 如认为其内容不宜用命令或指示发布的 可以用 通知 发布 六 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 通报多限在机关体系内部使用 属于限知性公文 与通知相比 并非都是以上对下 不能有所部署 只能用于批评表扬和通报重要情况 通报有三种 1 表彰性通报 表扬好人好事的 正文应包括事实 意义 表彰决定 希望与要求等内容 表扬先进典型 介绍先进经验的 正文应包括事迹 经验 决定等内容 如 国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报 2 批评性通报 批评事故 正文要包括经过情况 原因和决定 包括防止办法 批评坏典型的通报 要有清楚的情况介绍 合理的因果分析和正确的指示决定 一般有附件 如 国务院办公厅关于浙江省兰溪市非法成立金融机构并引发挤兑事件的通报 3 情况通报 传达重要情况和要各机关知道的事项 以情况为主 可以有分析 提要求 如 中共广东省委 广东省人民政府关于全省林业大检查的情况通报 七 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 格式包括标题 发文机关 事由 文种都不能省略 原由 事项 结语 用 提请审议 字样结尾 如 国务院关于提请审议 中华人民共和国劳动法 草案 的议案 八 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 包括情况报告 工作报告 答复报告 格式包括标题 原由 事项 结语 用 特此报告 专此报告 字样结尾 如 关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告 九 请示适用于向上级机关请求指示 批准 写作请示必须符合的规则 一文一事 单头请示 不越级请示 不得抄送下级机关 不得用 请示报告 字眼作标题 请示的格式包括标题 原由 事项 要求 结尾 标题一般由事由和文种构成 原由应有理有据 具体明白 事项应具体 如需要多少钱 多少人等 结尾应写上 以上请示 请批复 以上请示 请审批 等专用公文术语 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 十 批复适用于答复下级机关的请示事项 批复必须针对请示予以答复 格式要求 1 标题 写成 关于 的批复 或者 关于 的批复 如 国务院关于同意广东省设立茂名市茂港区的批复 国函 2001 11号 2 原由 应用类似 你省 关于茂名市设置茂港区的请示 粤府 2000 38号 收悉 你局 关于上报信宜市第三中学扩建项目可行性研究报告的请示 信计字 2003 132号 收悉 作为原由 3 批复事项 表明批复的态度与意见 关于 批示 与 批复 相近又直接有关的是 批示 它是机关领导人对文件处理所批的意见 应该写在批示单上 有时批在文头空白处 一般很简单 如 同意 中肯 送 同志阅处 等 不单独行文 内容多的往往据以起草为 批复 或 通知 等公文 但有时也以 批示 发文 批示 因是随文而发 其写法除了开头不必写是关于何文的批示外 基本与 批复 相同 十一 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见 可以用于上行文 下行文和平行文 作为上行文 应按请示性公文的程序和要求办理 须经上级批转 所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项 主办部门应当主动与有关部门协商 取得一致意见后方可行文 如有分歧 主办部门的主要负责人应当出面协调 仍不能取得一致意见时 主办部门可以列明各方理据 提出建设性意见 并与有关部门会签报请上级机关决定 上级机关应对下级机关报送的 意见 作出处理或给予答复 作为下行文 文中对贯彻执行有明确要求的 下级机关应遵照执行 无明确要求的 下级机关可参照执行 作为平行文 提出的意见供对方参考 格式要求 1 标题 一般采用 发文机关 事由 文种 的模式 如 中共中央国务院关于做好2001年农业和农村工作的意见 2 原由 讲明发布意见的背景和根据 3 事由 具体对工作指导的办法和措施 4 结尾 一般为提出要求 十二 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函 作为主要文种之一 与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力 函有商洽函 问答函 审批函 答复函 函的格式 在信函式格式中提到 与书信大体相同 因为是郑重的公务 所以要有一定的格式 用语要得体 要讲礼貌 不亢不卑 不能用命令的口吻 粗暴的语气 主要格式 1 函头 印有 名头 的发函纸 单编发函号 发文字号 中加 函 字 函号在武文线下一行版心右边缘顶格标识 注意 文号有函字的不一定都是 函 如国务院的批复用 国函 字样 2 标题 有两种写法 机关 事由 复函对象 文种 事由 文种 文种要写明是函还是复函 标题在函号下空一行居中标识 3 上款 受函机关或领导人 4 正文 发函 大体是开头提出问题 说明是什么事或针对 根据什么 主体表示要求 商洽什么 告知什么 请求什么 即要对方做什么 结尾要求何时答复及得体的礼貌用语 如 请大力协助为盼 望准予 是荷 望能同意 请即函复 盼复 望早日函告 等 复函 与 批复 类似 说明是根据什么函所发的复函 表明态度 结尾一般用 特此函复 作结束语 十三 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 会议纪要不加盖印章 会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下 形成文章 作为会议的一种文件 属于议决性公文 也叫会议文件 有些重要会议 可以用决议 决定等公文郑重发布议决的问题 有些较为一般的会议 可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端 1 例会 办公会议的纪要这是机关研究日常工作和日常事务的会议 大体有固定的时间 有相对固定的出席者 如市长办公会 局务办公会等 这类会议的纪要 往往办成长期的 类似简报 会议纪要版头标识由 会议纪要 组成 用红色小标宋体字 字号由发文机关酌定 期数在版头下一行中间处标明 第 期 红色反线上左标编者 办公室编 右标日期 正文内容包括时间 地点 主持人 出席人 列席人 会议议决事项 2 专题性 大型会议的纪要这种会议纪要大体规格是由标题 正文 文尾构成 标题有两种写法 一种是简括标明议决的问题 然后以副题写明什么单位什么性质的会议纪要 另一种是严肃朴实地写下何种会议纪要 让人一目了然 如 西藏工作座谈会纪要 广东 福建两省座谈会纪要 等 标题下面注明日期 文尾 除公开发布外 作为文件发布或上送下达 要按公文要求注明主送 抄送 发送的范围 党的机关公文与国家行政机关公文比较 对国家行政机关的主要公文种类中没有 条例 规定 大家可能会有疑问 刚才讲到命令 令 的格式时 温家宝签署的国务院令第375号公布 工伤保险条例 黄华华签署的广东省人民政府令第81号发布 广东省计算机信息系统安全保护管理规定 这些不是行政机关的条例 规定吗 其实 这些都是作为命令 令 的附件下发的 四 公文写作的基本要求 公文是一种特殊的文章 除了必须遵从诸如文通 字顺 观点与材料统一 层次分明 结构合理等文章写作通则之外 公文写作还应遵循以下一些基本要求 一 合 法 二 求实 三 合体 四 简明 五 严谨 六 准确 七 规范 八 完整 九 清晰 五 行文规则 一 遵守行文规则的客观必要性加强对文件传递过程的控制 使文件的行文方向正确 传递速度合理 保证文件能够准确 可靠 快捷 有效地到达目的地 使机关之间相互行文有法可依 有规可循 从而维护正常的行文秩序 防止行文紊乱 精简公文 简化手续 提高机关工作效率 二 行文规则的主要内容1 根据机关之间的工作关系准确行文机关之间的工作关系主要有四种类型 1 领导与被领导关系 2 指导与被指导关系 3 平行关系 4 不相隶属关系 机关之间的工作关系决定了公文传递的方向 处于领导 指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文 被领导 被指导的下级机关应向上级领导 指导机关主送上行文 具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文 2 选择适宜的行文方式 一般不得越级行文3 正确选择主送机关与抄送机关下列情况不得抄送 1 请示在上报同时不得向下级机关抄送 2 接受抄送的机关不得再向其他机关抄送 3 凡与公文办理无关的机关一律不得抄送 4 坚持 党政分开 的原则5 联合行文时 作者应是 同级机关 6 行文前必须对有关问题协商一致7 严格控制公文数量 简化行文手续 三 行政机关公文行文规则1 行文应当确有必要 注重效用 2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级请示和报告 3 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 4 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 5 属于部门职权范围内的事务 应当由部门自行行文或联合行文 联合行文应当明确主办部门 须经政府审批的事项 经政府同意