质量记录控制程序.doc

1. 目的对技术文件和资料的形成进行有效控制，明确文件编号、管理职责和文件格式，确保有关场所得到和使用技术文件和技术资料的有效版本。2. 适用范围适用于本公司所有工艺文件、产品标准和顾客图纸、工程规范、外来标准及其它技术文件和资料控制。3.引用文件无4.术语采用ISO9000：2015版质量管理体系术语以及IATF16949:2016技术规范中相关的汽车行业术语和定义。5.职责5.1品质部是记录的归口管理部门；5.2各部门指定专人负责质量记录的收集、编目、归档或贮存处理工作；5.3各部门负责人负责批准本部门编制的质量记录格式；5.4记录人员填写质量记录应及时、字迹清楚，各栏目应填全,不允许使用铅笔填写。6. 工作流程和内容： 记录控制程序流程图记录种类保存部门保存期限记录编号建立记录清单审批实施记录需要时提供给顾客分析利用收集存档不能提供保存批准保密查阅永久保存定期销毁责任单位工作内容记录各部门6.1根据体系运行的要求，编制记录和表格，经相关人员审核、批准后分发实施；其中表格的设计由各单位领导审核，主管批准后，由品质部统一编号；记录的保存期限结合记录的用途、国家法律法规要求和档案管理的要求设定。（所有记录至少保存5年以上；生产件批准文件、工装记录（包括维护和所有权）、产品和过程设计记录、采购订单（如适用）或者合同和修正，保存时间为产品在现行生产和服务中要求的有效期，再加一个日历年；涉及安保件需保存15年以上，如客户有要求按照客户要求保存期限加上一个日历年）6.2对来自供应商的相关记录，由归口部门按原格式予以分类编号和保存。品质部6.3各种记录和表格都应有名称、编号、页码、版本号等识别标识，品质部统一按“文件和资料控制程序”规则进行编号。各单位6.4记录清单，收集汇总记录，编制“质量记录清单”，经主管审核、管代批准后，发放实施。质量记录清单6.5每年进行一次记录清单有效评估各单位6.6记录的填写要求：6.6.1纸质记录填写要求记录要按规定要求填写，确保记录的真实、完整、字迹清晰、准确、可追溯；记录表格一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录表格上采用“划改”并盖章或签名形式进行更改，但应保留原有记录表格的可识别性；凡涂、贴、刮方式改动的记录表格一律作废。填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写。填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须填写全名。6.6.2 电子记录填写要求 公司的电子ERP系统、三坐标测试数据等相应的操作说明书要求，填写相应的记录，设定记录的填写和查阅权限；不允许随意修改。品质部6.7记录表格的印制：记录原则上采用表格方式（特殊情况除外）填写，记录必须有规定的编号，表格中一般应设制编制、审核、批准及日期栏目。各程序规定的记录表格及各部门（包括本系统）用的记录表格均在每年1011月份，将下年度记录表格的需求计划经部门领导签字后交品质部，由其编制记录表格需求计划，交综合部实施。各相关部门6.8记录分析评估和分发：对采购、销售、生产和检验及供应商和顾客的记录，记录人员要及时进行分析评估，分析质量数据的趋势和潜在问题，并将存在的不合格和可疑异常情况及时报告本部门领导及相关部门，以便及时采取纠正和预防措施；必要时将相关记录提供给顾客。各相关部门6.9记录的收集、归档：6.9.1 纸质记录管理各部门按体系文件规定形成的记录，由各类人员负责填写，经审核后，按规定的时间和要求向有关部门或人员传递。各记录保存的部门负责收集和管理体系文件规定而形成的记录，按月进行分类汇总，装订要整齐、结实、美观，便于检索，并进行分析。各部门要将记录贮存在资料柜中，做好防火、防盗、防潮、防光、防尘、防有害生物、防污染等工作。6.9.2 电子记录的管理 各部门负责自己部门的电子记录的保管，做好管理权限的设定、防病毒和定期备份工作，便于检索。各部门6.10记录的查阅/借阅： 查阅/借阅记录必须经记录管理人员同意后，方可查阅/借阅。与欲查阅的记录内容无直接关系的人员，无权查阅/借阅。原则上只限在保管处查阅记录，外借必须经记录保管部门领导批准后方可借阅。 查阅/借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改和撕毁，保护记录的完整和清洁，由各部门负责对借阅归还的记录进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发生，发现以上问题时，要追究其查阅/借阅者的责任。顾客查阅记录时，须经记录保管部门主管副总经理批准后，方可办理查阅手续，有关部门要为顾客或其代表提供必要的方便。体系审核时，各部门接到审核通知后，要向审核人员及时提供需要检查的记录。出于法律证实、处理质量纠纷或其他目的的需要借阅记录时，经总经理批准后，借阅人向记录保管部门办理借阅手续。 各部门6.11记录的处置：超过保存期限的记录，由各部门记录管理人员提出记录销毁申请，经部门领导批准后，由记录管理人员执行销毁，部门领导进行监销。 记录的处置方式为焚烧或粉碎。7.相关记录:7.1质量记录清单8.参考文件无更改履历更改日期更改内容更改人备注2015.07.24新版发行王芸菲2017.3.10IATF16