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專案管理知識體系 主講人蘇俊憲博士長榮大學企業管理學系副教授 課程綱要 壹 前言貳 專案管理環境参 專案管理過程 PMI肆 專案管理過程 IPMA 壹 前言 專案管理知識體系 如法律 醫藥和會計等專業一樣 有賴於實踐者和學者們對它加以應用和提升 專案管理知識體系 不僅包括那些已經被求證過的理論知識和已經被廣泛加以應用的傳統經驗 還容納了新的理論知識以及還沒有被充分應用的先進經驗 專案管理知識體系 為整個專案管理專業知識架構一個總體結構 專案管理 專案管理就是為了滿足 甚至超越專案涉入人員 對專案的需求和期望 而將理論知識 技能 專業 工具和技巧應用到專案的活動中 如下圖 一 什麼是專案 一 專案與其特徵 二 專案 Project 與例行性作業 Operations 三 專案與策略 GoTo 一 什麼是專案 一 專案與其特徵 專案 達成組織策略計畫的方法特徵 暫時性 Temporary 獨特性 Unique 逐步 漸進 徹底投入 ProgressiveElaboration Back 一 什麼是專案 二 專案 Project 與例行性作業 Operations 共同特徵 需要由人來完成 受到有限資源的限制 需要計畫 執行 控制 相異特徵 暫時性 獨特性Vs 持續性及重覆性 Back 一 什麼是專案 三 專案與策略專案通常在下列策略性考量下被授權進行 市場需求企業需要顧客請求科技的提升法律上的要求 Back 二 有效專案 二 有效專案 專案 形成 專案階段和專案的生命週期 因為專案具有唯一性的特質 因而存在一定程度的不確定性實施專案時 通常會將每個專案分解為幾個專案階段 以便有更好的管理和控制整體看來 專案的各個階段構成專案的整個生命週期 一 專案階段的特徵 每個專案階段都以一個或一個以上的工作成果的完成為標的 這種工作成果是有形的 且可鑒定的 以利管理控制一個專案階段的結束 通常對此階段的工作成果和績效進行檢視 決定下個階段是否繼續或終止 phase exits stagegates orkillpoints 二 專案生命週期 確定了專案的起始 機會顯現必要性與可行性評估 和結束 專案生命週期的設定 也決定了在專案開始 結束時 應該包括或不包括哪些過渡措施 此外大多數專案生命週期所定義的階段間 通常會涉及到一些技術轉移或轉讓 三 專案生命週期的特徵 大多數專案生命週期具有以下共同特徵 成本和人員的需求 在專案初期及末期時相對較低 進展過程中之投入相對較高 在專案初期 成功的機率是最低的 而風險和不確定性最高 但隨著專案進展 成功的機率將相對提高 專案初期階段 專案利害關係人的能力對專案產品的最終特徵和成本的影響力最大 隨著專案的進行 這種影響力逐漸降低 三 專案管理知識體系 專案管理 對專案進行 起始評估 計畫 執行 控制 與結案等過程本課程 將依據此五大過程 講解專案管理的理論和實踐知識 這些過程在下文中被劃分為九大知識領域 16 五大過程與九大知識領域 五大過程與九大知識領域 18 五大過程與九大知識領域 初步範疇說明I 2 專案計畫書發展P 1 範疇計劃P 1 範疇定義P 2 管理 指導專案計劃書執行E 1 活動定義P 1 活動排序P 2 活動期程預估P 4 工作排程P 5 活動資源預估P 3 預算編列P 2 品質規劃P 1 人力資源規劃P1 溝通規劃P 1 人員組成P 2 風險辨識P 2 風險定量分析P 4 風險回應規劃P 5 合約規劃P 2 採購規劃P 1 品質保証E 1 品質管制C 1 專案團隊發展E1 成本管制C 1 期程管制C 1 範疇管制C 2 範疇確認C 1 績效報告C 1 資訊傳遞E 1 風險監控與管制C 1 結案管理Close 1 合約結束Close 1 供應商評選E 2 招標E 1 合約管理C 3 風險管理規劃P 1 風險定性分析P 3 專案核准I 1 整合變更控制C 2 專案工作監控C 1 範疇WBSP 3 專案團隊管理C1 利害關係人管理C 2 成本預估P 1 專案整合管理 ProjectIntegrationManagement 確保專案管理過程中 其他各個不同知識領域間的完整協調它包括了專案計畫書的書寫 專案計畫書的執行 與專案管理過程中變化控制的整合 專案範疇管理 ProjectScopeManagement 確保專案中所有需要執行的工作成功地被完成而這些工作也是僅僅被要求需要執行的工作這領域包括了專案起始 範疇規劃 範疇定義 範疇驗證 和範疇變更控制 專案時間管理 ProjectTimeManagement 確保專案工作被按時完成它包括活動定義 活動排序 活動期程估算 時程發展和時程控制 專案成本管理 ProjectCostManagement 如何確保在核定預算內完成專案它包括資源規劃 成本預估 成本編列和成本控制 專案品質管理 ProjectQualityManagement 如何確保專案達到既定的品質要求它包括品質規劃 品質確保 和品質控制 專案人力資源管理 ProjectHumanResourceManagement 如何確保最有效地運用專案涉入人員它包括組織規劃 人員組獲得 團隊發展 專案溝通管理 ProjectCommunicationManagement 確保及時並且準確地獲得 收集 傳送 存儲 及利用專案訊息資源它包括溝通規畫 資訊發佈 績效報告及結案作業 專案風險管理 ProjectRiskManagement 確保專案可能風險的確定 分析 及對策擬定它包括風險管理計畫 風險辨識 定性風險分析 定量風險分析 風險回應規劃和風險監控 專案採購管理 ProjectProcurementManagement 如何確保從專案執行組織外部獲取物資和勞務服務它包括採購規畫 邀商作業 商源評選 履約管理 和合約終結 四 專業領域介紹 除了專案管理專屬的某些專業技術 如WBS CPM 與EVM 外 為達成有效的專案管理 至少有下列所屬等五大專門領域必須被了解並加以應用 專案管理知識體系專案所屬專業領域之知識 標準與法規專案所存在之環境知識一般管理的知識與技巧人際關係技巧 GoTo 專案管理知識體系專案生命週期的定義五大專案管理過程群組九大專案管理知識體系 四 專業領域介紹 Back 專業領域之知識 標準與法規標準 是指 一份經認證組織認證過的文件 它為產品 生產過程或服務預定了規則 指導或特徵 這些標準具有通用性 可以反復使用 是否採納標準是不具強制性的 法規 法規是指 一份對產品 生產過程或服務特徵的計畫檔 包括了適當的行政條例 要按規定行事 這是具有強制性的 四 專業領域介紹 Back 專案所存在之環境知識社會環境面政治環境面實體環境面 四 專業領域介紹 Back 一般管理的知識與技巧財務和會計 銷售和行銷 研究和開發 製造和配送策略性計畫 戰術性計畫 作業性計畫組織結構 組織行為 人事管理 補助方式 利益分配 晉升方式透過鼓勵 授權 監督 團隊發展 衝突管理及其它技巧處理好工作關係通過個人時間管理 壓力管理和其他方法做到自我管理 四 專業領域介紹 Back 人際關係技巧 1 領導 2 溝通 3 談判 4 問題解決 5 影響組織 四 專業領域介紹 Back 領導 確定方向明確表達激發和鼓勵 Back 溝通 書面的和口頭的 聆聽和告知內部的 專案內 和外部的 與顧客 媒體 大眾等 正式的 報告 簡報等 和非正式的 備忘錄 非正式會談等 垂直的 組織上級與下級的溝通 和水平的 與同事間 Back 談判 分佈在許多層級 許多觀點上範疇 成本和進度目標範疇 成本或進度的變動合約條款任務分配資源使用 Back 問題解決 明確的界定問題 原因和現象區分制定解決方案它所關注的是那些已經出現的問題問題可能出在技術上 也可能出在管理上或是出在內部內員 Back 影響組織 把事情完成 的能力專案涉及組織的正式及非正式的結構 執行組織 顧客 承包商和其他組織影響組織也需要瞭解運用權力 Power 或一些政治 Politics 技巧 Back 五 其他相關工作 還有幾種與專案相關的工作 闡述如下 大型專案 Programs 與大型專案管理專案群 Portfolios 與專案群管理次專案 Subproject 專案管理室 專案室 Project ProgramManagementOffice PMO Project ProgramOffice Back 貳 專案管理環境 專案和專案管理是在一個遠大於專案本身的環境中實施專案管理人必須了解這個大的環境 專案的日常工作管理 對於 專案的最終成功 是 必要條件 而非 充分條件 一 專案利害關係人 專案利害關係人是指那些積極參與該專案工作的個體和組織 或者是那些由於專案的實施或專案的成功其利益會受到正面或反面影響的個體和組織 如下頁圖 一 專案利害關係人圖 44 利害關係人分析 二 組織對專案產生的影響 專案經常會受到設立該專案的一個或多個組織所影響組織通常包含公司 政府機構 衛生醫療機構 跨國集團 專業團體及其它等 一 組織系統 專案型組織 透過專案實現的組織 這些組織可以分為兩個大類 為其他組織執行專案以獲取收入透過專案執行實施管理的組織非專案型組織 這些組織通常缺乏支援專案需求的管理系統 因此常常會使專案管理的難度加大 如製造商 金融服務公司等 二 組織的文化與風格 多數的組織都已經形成了自己獨特的且明確的組織文化這種文化在許多方面有所反映 如在組織的價值觀 行為準則 信仰 期望 組織的政策 對權威關係的觀點 以及其他方面組織文化常常會對專案產生直接的影響 三 組織結構 組織的結構會對取得專案資項源的可能性有所限制組織的結構類型從功能 部門 型到專案型差異性很大在上述兩者之間還有幾種矩陣型組織 功能型組織 這種組織具有明確的等級劃分 每一個雇員都有一個明確的上級 員工高度地依個人專長進行組合 比如生產 行銷 工程 會計 專案型組織 在一個專案型組織中 工作成員是經過搭配的 專案工作會運用到大部分的組織資源 而專案經理也有高度獨立性 享有高度的權力 矩陣型的組織 這種組織是功能型和專案型的混合體既具有功能型組織的特徵又具專案型組織的特徵 弱矩陣型 保持了較多的功能型組織特徵 專案負責人扮演的是協調者 協助者的角色 還算不上是一個專案經理 強矩陣型 具備較多的專案型組織的特徵 有專任且充分授權的專案經理 有專任的專案行政管理人員 平衡矩陣 特性介於弱式矩陣與專案矩陣之間 四 專案室 專案室從提供專案支援到專案經理人提供服務內容包括訓練 軟體 操作範本 等支援性工作專案室甚至對整個專案成敗後果負責 三 社會 經濟 環境的影響 社會經濟環境的影響 包括各種廣泛主題與議題標準和規範國際化文化影響社會責任 Back 参 專案管理過程 專案管理是一種整合性的工作在某一作業領域內採取行動或不採取行動都會對另一個作業領域產生影響這種內在的相互作用 可以是很明確的 可以是易於了解的 也可能是不確定且難以把握的 一 專案過程 專案由一個一個的過程所組成一個過程是 為實現某一個結果的一系列行動 專案的過程是由人來完成的專案管理過程 注重對專案工作進行 描述 和組織專案管理的過程在大多數時候對多數專案都是適用的 二 過程群組 ProcessGroups 專案管理過程可以被區分為五大群組 每群組由一個或多個過程組成 起始過程 InitiatingProcesses 授權一個專案或一個階段可以開始 並要求著手實行 計畫過程 PlanningProcesses 定義專案的目標 並選擇最佳的行動方案 來達成目標 執行過程 ExecutingProcesses 協調人力和其他資源 執行計畫 控制過程 ControllingProcesses 透過監督和檢測過程來確保專案達到目標 必要時採取一些修正措施 結案過程 ClosingProcesses 得專案或階段的正式認可並且有序地結束該項目或階段 三 過程間的互動 ProcessInteractions 在每一個過程群組中 各個過程透