Outlook实用技巧.ppt

Outlook基础培训总经理办公室 1 学习内容安排 一 outlook版面的设置二 邮件分组三 Outlook常用配置 签名 设置本地通讯录四 邮件的备份与恢复五 怎样新建会议 搜索功能的简介六 怎样设置outlook 使得在家也可以收发邮件 2 一 Outlook版面设置 3 操作步骤 Outlook默认的界面如下 4 操作步骤 可能有的人不喜欢这种界面 觉得邮件列表区太窄 有以下两种方法 1 拖动预览区右边的竖线分隔条 可以改变预览区大小 方法 把鼠标放在分隔条上 等鼠标变成左右箭头时 按住鼠标拖动 5 2 点击Outlook界面中的视图 阅读窗格来调整布局 里面有三种格式可以选择 Outlook默认是靠右 6 底端 预览样式如下 邮件列表区 内容预览区 7 二 邮件分组 8 邮件越来越多 查找不便怎么办 Outlook中除了提供邮件搜索功能 稍后介绍 以外 还提供了邮件的分组功能 主要是利用建立规则来实现 以下仅举两例说明 1 希望把某个人的邮件放到同一个文件夹下 比如 想把张彦的邮件放到收件箱 张彦文件夹下 具体操作步骤如下 首先 点击收件箱 右键 选新建文件夹 取名 张彦 然后 点击菜单栏上的规则 选择创建规则和通知 在弹出的对话框中选择新建规则 在步骤2中 将发件人选择为张彦 点击指定 选择刚才新建的文件夹 张彦 点击 下一步 下一步 下一步 下一步 在步骤2 设置规则选项中 勾选 立即对已在张彦中的邮件运行此规则 点击完成 再点击应用 点击确定 至此 以后只要是张彦发送的邮件 则会自动收到收件箱 张彦文件夹下 9 截图演示1 步骤1 右键 选新建文件夹 步骤2 文件夹名称填张彦 步骤3 收件箱下面有个文件夹 张彦 10 截图演示2 步骤4 选择规则 步骤6 点击新建规则 步骤5 点击规则 选择管理规则和通知 11 截图演示3 步骤7 点击在弹出的对话框中 点击个人或共用组 将发件人选择为张彦将指定设置为文件夹收件箱 张彦 12 截图演示4 步骤8 点击 个人或公用组 以后弹出的选择框 选中DHFAC01 张彦 再点击发件人 点击确定 13 截图演示5 步骤9 点击 指定 后弹出的对话框 选择张彦文件夹 点击确定 步骤10 完成后 界面如下 14 截图演示6 步骤12 点击下一步 步骤11 点击下一步 15 截图演示7 步骤12 点击下一步 步骤13 点击下一步 16 截图演示8 步骤15 点击应用 在点击确定 步骤14 在完成设置界面 勾选立即运行规则 然后点击完成按钮 17 邮件越来越多 查找不便怎么办 Outlook中除了提供邮件搜索功能 稍后介绍 以外 还提供了邮件的分组功能 主要是利用建立规则来实现 举例2 2 希望把某个组的邮件放到同一个文件夹下 比如 想把总办组下面所有人发送的邮件放到收件箱 总办文件夹下 具体操作步骤如下 步骤大致同1 首先 点击收件箱 右键 选新建文件夹 取名 总办 然后 点击菜单栏上的规则 选择创建规则和通知 在弹出的对话框中选择新建规则 在步骤2中 将发件人选择为组 DHFA 总经理办公室 这个与实例一不一样 然后弹出警告框 一定要选择否 再点击指定 选择刚才新建的文件夹 总办 点击 下一步 下一步 下一步 下一步 在步骤2 设置规则选项中 勾选 立即对已在 中的邮件运行此规则 点击完成 再点击应用 点击确定 至此 以后只要是总办组的人发送的邮件 则会自动收到收件箱 总办文件夹下 18 截图演示 仅截取与1不同的部分 注意 此步骤一定要选择 否 19 三 Outlook常用配置 签名 设置本地通讯录 20 1 什么是邮件签名及其好处 签名 在给亲朋好友 同学 同事 客户等发邮件时 可以在邮件当中加上自己的电子名片 这个电子名片就是签名 好处 从小处看 代表一个人的形象 从大处看 代表一个公司的形象 21 邮件签名设置 设置方法 首先 点击文件栏中的文件按钮 然后点击选项 在弹出的对话框中选择邮件 再选择签名 点击新建按钮 输入签名模板的名字 比如外发邮件的签名 然后在编辑签名中 编写自己喜爱的签名及格式 可以选择图片 可以调整字体大小 颜色等等 完成后 在选择默认签名里面选择刚才的签名模板 新邮件 外发邮件 答复或转发 外发邮件 示例 某某某 您好 正文部分 顺祝商祺 合肥万科总经理办公室 IT工程师程洪章Did 0551 6226200782007TelQ 63519422 博观而约取 厚积而薄发 22 截图演示1 步骤1 点击文件 再选择选项 23 截图演示2 步骤2 在弹出的对话框中选择邮件 签名 24 截图演示3 步骤3 在此对话框中选择新建 然后输入签名模板的名字 例如 外发邮件 25 截图演示4 步骤4 在此对话框中可以开始编辑签名了 编辑完成后 在默认签名中可以选择新邮件和答复 转发的签名模板 然后点击确定 签名制作完成 签名编辑区域 26 完成效果演示 27 2 设置本地通讯录 集团分公司越来越多 每次发邮件 下拉列表很多 不易于查找或定位到某个人 某个公司 我们可以把经常用的公司设置为默认 即一点击打开通讯簿 就定位到某个公司 以下以打开通讯簿定位到合肥公司为例 步骤 首先 点击通讯簿 在弹出的窗口中 选择工具 再选选项 在 打开通讯簿时 首先显示以下地址 选择定位到合肥公司 这样 以后打开通讯簿时 自动定位到合肥公司 28 截图演示1 步骤1 点击通讯簿 在弹出的窗口中选择工具 29 截图演示2 步骤2 步骤3 点击倒三角 选择定位到合肥地产 30 四 邮件的备份与恢复 31 设置好Outlook以后 数据文件是存放在服务器上的 由于集团人员众多而服务器磁盘空间有限 所以一般只给员工分配1 2G空间 这样就会出现空间不足 磁盘已经满的情况 为了解决以上问题 需要把邮件数据保存到本地 自己的电脑上 32 具体步骤如下 备份到本地 首先 点击菜单栏上的文件按钮 账户设置 账户设置 点击数据文件 点击添加 在弹出的对话框中输入电子邮件的名字 例如mail201305 并且保存到c盘以外的任何一个磁盘 点击确定 选中刚才的文件mail201305 再点击设为默认值 点击选项卡 电子邮件 点击更改文件夹 弹出提示 选着是 然后选中mail201305 点击确定 重启outlook 就完成了备份到本地 恢复 点击菜单栏上的文件按钮 账户设置 账户设置 点击数据文件 点击添加 选中已经存在的邮件文件就行 33 五 新建会议 搜索功能简介 34 新建会议 发起会议邮件是OUTLOOK2010自带的一个比较实用的功能之一 那么如何创建发起一个会议呢 下面我带大家一起创建发起一个会议邀请 1 打开OUTLOOK2010找到菜单栏的新建项目 会议 如图 35 2 在新打开的窗口中就就可以看到发起一个新的会议邀请需要的资源了 如 会议的开始时间 结束时间等 还有一些个性功能 比如 提醒功能 可以帮助你在会议开始前提醒与会者 如图 36 Outlook搜索功能使用 1 打开outlook 点击菜单栏上的搜索菜单或者直接点击搜索框 37 Outlook搜索功能使用 在上图中 可以在搜索框中输入文字 关键字 而且可以更改搜索的范围 比如 按照当前文件夹 发件人 收件人 时间范围 主题 附件等范围搜索 当点击一个搜索范围后 比如发件人 他会自动匹配关键字进行搜索 并标黄来突出显示 效果如下图 38 六 设置outlook使得在家能收发邮件 39 Outlook设置外网收发邮件如下 1 打开outlook 如下图 选择 电子邮件账户 下一步 40 Outlook设置外网收发邮件如下 2 点击下一步后 如下图 选择手动配置服务器 再点下一步 41 Outlook设置外网收发邮件如下 3 点击下一步后 如下图 选择 Internet电子邮件 然后下一步 42 Outlook设置外网收发邮件如下 4 点击下一步后 如下图 填完如下信息 然后下一步您的姓名和电子邮件地址 填写万科集团分配的邮件地址 格式 开机登录账号 账户类型 默认的pop3接收和发送服务器的地址都填 用户名 填写集团分配的ad账号密码 电脑开机密码 43 Outlook设置外网收发邮件如下 5 点击下一步后 如下图 如果出现以下结果 注意 任务里面的测试结果前是绿色对勾 说明配置正确 如果出现的是红色叉叉 表明配置错误 一般是用户名或密码不对 网络不通等因素造成的 配置完成后 直接下一步 44 Outlook设置外网收发邮件如下 6 点击下一步后 如下图 点击完成 至此 配置完毕 45 七 以下课程免费赠送 46 1 笔记本及苹果设备使用无线 2 手机设置邮箱的方法 安卓系统 苹果IOS系统 3 电脑配置Outlook邮箱指引 4 iPhone5设置联通 移动 电信彩信及3G上网 47 4 手机安装通讯录 万科工作流的方法 用电脑打开如下地址 常见问题 a 移动应用系统如何安装 在手机网页上打开的地址 找到你要下载