信息部采购管理规定.docx

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除目 录第一章 总则21.1目的21.2适用范围21.3术语和定义2第二章 采购分类2第三章 职责描述33.1部门职责33.2审批职责4第四章 需求申请及费用控制44.1提出需求申请44.2需求申请的处理54.3费用控制54.4需求申请流程6第五章 询价报价及供应商管理65.1询价报价管理65.2供应商管理75.3询价报价流程7第六章 采购申请审批及合同76.1付款计划号76.2编写采购申请86.3采购进度控制86.4采购申请审批96.5签订合同96.6采购异常处理106.7采购申请审批流程11第七章 资产验收及出入库管理117.1资产验收117.2出入库管理117.3工作流程12第八章 付款报销与发票管理128.1预付款与借款128.2发票管理138.3付款申请与费用报销138.4采购台账管理148.5资料存档148.6过失处罚148.7付款报销流程14附件15第一章 总则1.1 目的为了规范XXXX（以下简称XXXX）IT类软、硬件的采购、验收及付款流程，降低采购成本，加强内部控制，减少运作风险，特制定本管理规定。1.2 适用范围本管理规定适用于XXXX公司。1.3 术语和定义固定资产：不含税价格大于等于2，000元的商品，通常为高价值的计算机、服务器、交换机、投影机、多功能打印机等；无形资产：本规定中描述的无形资产是指采购的不含税价格大于2,000元的软件、信息系统。小额资产：不含税价格小于2，000元，大于等于500元的商品；通常为显示器、低价值计算机、数码相机、移动硬盘等；低值易耗品：不含税金额小于500元的商品，通常为硬盘、内存、数据线、键盘鼠标等；硬件：是指网络设备、服务器、计算机终端及外部设备等；软件：在本制度中指由第三方开发并提供的成熟软件产品。第二章 采购分类IT软硬件采购通常分为一般性采购和招标采购两种。一般性采购和招标采购的定义和价格区分请参考企业内控制度-采购与付款 。为了加强管理与明确工作流程,本管理规定所制定的工作流程和表单，适用于IT软硬件采购中的一般性采购。一般性采购划分为集中采购和自行采购两类。其中，信息部负责集中采购类，各部门负责自行采购类。集中采购包括:一、信息系统类、办公软件类、一般软件类采购；二、服务器及周边设备、网络设备、计算机及周边设备类采购；三、多媒体类设备、办公设备、门禁监控设备类采购；四、公司信息化项目中涉及的软、硬件及其它类采购。自行采购包括:一、用于销售业务、财务业务的专用软件的采购；二、用于奖励、活动类的电子产品、软件的采购；三、不属于集中采购的其它采购。第三章 职责描述3.1 部门职责需求申请部门（1） 负责向资产管理部门提交本部门次月的需求申请；（2） 负责所申请物品的领用及协助资产管理部门进行资产验收；行政管理部（1） 负责对信息部汇总整理的月度需求计划进行审核；（2） 负责做成月度采购物品清单并移交给信息部；（3） 负责固定资产及小额资产的资产验收及库存台帐管理；信息部（1） 负责月度需求计划的归集汇总及整理；（2） 负责根据行政管理部移交的采购清单做成月度付款计划；（3） 负责询价报价过程控制及供应商管理；（4） 负责履行采购、资产验收及付款报销流程的材料准备和审批提交；（5） 负责固定资产及小额资产的实物管理；（6） 负责低值易耗品的采购、验收、库存管理及台帐记录；财务部（1） 负责审批月度付款计划并提供付款计划号；（2） 负责审核信息部提交的（预）付款、报销相关凭证的完整性；（3） 负责固定资产验收的审批复核；3.2 审批职责（1） 需求申请部门负责人有对所属部门提出的IT类需求申请进行审批的职责；（2） 行政管理部负责人有对各部门提出的需求申请进行处理结果审批的职责；（3） 信息部负责人有对信息部做成的月度付款计划进行审批的职责；有对采购申请、资产验收及入出库、付款报销环节进行监管和审批的职责；第四章 需求申请及费用控制4.1 提出需求申请4.1.1 各部门提出的IT类物品或软件包括：用于人员入职、设备更新的计算机及周边配件，用于产品部署、开发的网络服务器设备、用于日常业务的办公设备及周边配件，用于日常办公的一般软件、信息系统等。4.1.2 需求部门在每月20前将本部门下一个月需要使用的IT类物品或软件填写到 电子设备需求申请单 中，经过部门负责人审批后，提交至信息部的采购执行人员处，作为申请使用IT类物品或软件的唯一单据。4.1.3 需求部门提出的需求在月度预算范围外或超预算的，由需求部门填写电子设备需求申请单并经过部门负责人审批后，提报总经理进行预算外/超预算审批并获得批准后，提交至信息部的采购执行人员处。4.1.4 在填写电子设备需求申请单时，应详细填写需求物品或软件的名称、性能参数、品牌（如必要）、数量、预计价格及计划使用日期，如果需求较多或需要详细说明，可以填写多份电子设备需求申请单或通过附件的形式进行补充，提交需求申请时，电子设备需求申请单及附件作为整体，一并提交。4.1.5 申请部门负责人应对电子设备需求申请单中的申请数量、价格和计划使用日期作严格审核，以免出现物品或软件采购到公司后却长时间不使用，造成资金占用和库存积压的情况。4.1.6 当提出的需求申请总价大于等于10万元时，电子设备需求申请单除了需求部门负责人签字审批外，还需主管领导审批确认。4.1.7 需求申请部门如果对于所申请物品或软件的技术参数、预计价格等信息无法准确填写的，可以向信息部提出协助，由信息部给出专业意见，必要时在电子设备需求申请单相应栏目内填写意见并签字确认。4.1.8 为了便于信息部日常维护及管理，低值易耗品不实行采管分离，低值易耗品除了可以由需求部门提出外，信息部可以根据库存状态自行提出。4.1.9 固定资产中的台式计算机，为了保障日常分配和故障设备的替换，应对不同配置的计算机都保留一部分的安全库存数量（安全库存数量周期性进行评价和修改）。此部分的需求申请由信息部提出。4.1.10 通常情况，公司级别的信息化项目、门禁监控项目、弱电工程项目以项目方案形式提出，无需提出需求申请。4.2 需求申请的处理4.2.1 信息部负责对收集到的经过各部门负责人审批的电子设备需求申请单进行整理汇总，并做成需求申请汇总清单，然后交由行政管理部进行可用库存确认。4.2.2 对有可用库存的物品进行内部调配处理；对于没有可用库存或库存物品无法满足使用需要的，根据实际情况进行采购。4.2.3 信息部作为专业技术部门，协助行政管理部对各部门提出的需求进行技术参数、品牌比较等方面进行确认。4.2.4 沈阳、上海两地信息部分别做成月度付款计划。沈阳信息部做成的月度付款计划由沈阳信息部负责人签字确认后，签字版扫描文件及电子版统一以邮件形式发送给上海信息部进行统一汇总和上报。4.2.5 对于需求申请部门在电子设备需求申请单中申请的物品属于IT常用备件类的，由信息部根据申请数量直接发放。4.2.6 电子设备需求申请单作为IT类物品或软件的发放凭据，对于未提出需求申请的部门，不予发放。4.3 费用控制4.3.1 信息部有权利对需要采购的物品或软件的品牌、型号、成色等参数进行合理变更及调配，以达到费用控制的目的。需求申请部门应在可以满足使用要求的前提下给与支持和配合。4.3.2 为了避免因需求变化造成物品或软件已采购却较长时间（通常为三个月）未使用情况发生，信息部会在执行采购申请审批前，以邮件的形式向计划采购物品的需求部门负责人进行采购确认，是否进行采购以需求部门的邮件回复为准。如果需求部门负责人经多次联络在24小时内仍未回复邮件的，视为同意采购，由此造成的物品闲置或资金浪费的责任，由需求部门负责人承担。4.4 需求申请流程需求申请的流程说明请参考附件一需求申请流程图第五章 询价报价及供应商管理5.1 询价报价管理5.1.1 信息部在对需求部门填写电子设备需求申请单时提供的参考价格可以通过询价方式进行，询价的获得方式可以为电话、邮件、书面、网站等，无须获得供应商提供的正式报价文件。5.1.2 信息部提出采购申请审批时提供的价格均为含税正式报价价格。正式报价通常为纸质盖章原件或电子扫描件，不接受电话报价及邮件描述性报价。通常，资产类的报价应为包含17%增值税的价格，服务类、技术支持类的报价应为包含6%税率的价格。特殊情况需做出情况说明。5.1.3 固定资产、无形资产以及高价值（通常不含税价值大于等于1千元）的或具有高可重复利用率的小额资产，如计算机主机、显示器、数码产品、移动介质等物品需三家供应商的正式报价文件。提供报价的供应商可以是实体供应商或电子商城官方自营店，但应至少包含两家实体供应商。5.1.4 低值易耗品、低价值（通常不含税价值小于1千元）的小额资产需至少两家供应商的正式报价文件。提供报价的供应商可以是实体供应商或电子商城官方自营店，但应至少包含一家实体供应商。5.1.5 如果需要购买的物品或软件为独家产品、厂家直销或厂家指定供应商的，提供报价的供应商可以为一家，电子报价单（或具有同等效力的价格证明文件）或纸质报价均可。5.1.6 如果供应商是京东、国美苏宁、官方网站等电子商城时，应以企业账号登录并获得包含产品名称、性能参数、购买价格及数量的电子订单或电子报价单作为报价文件，如无电子订单或报价单的，需将包含以上信息的界面进行截图并编辑打印，以能够证明配置及价格与需求配置一致为前提。5.1.7 如果供应商是联想、戴尔等厂家直销时，对方销售经理或大客户经理以电子邮件附件形式提供的PDF格式的电子报价单，与实体供应商加盖公章或合同章的报价单具有等同效力。5.1.8 进行报价时，必须保证实体供应商与电子商城所提供商品的品牌、型号、配置一致，以保证报价具有可比性。5.1.9 报价单中应包含报价有效期或具有同等效力的文字描诉，以免因报价超过期限而造成的重复审批或者无法正常到货影响需求部门使用。5.1.10 固定资产、无形资产及小额资产的采购或低值易耗品单个物品采购总金额超过2千元时，应做成报价对比表。在报价对比表中应明确写明供应商名称、单价价格、总价以及价格差异，不能以描述性文字进行价格对比，以便进行供应商选择。5.1.11 正式报价文件作为采购、验收、付款等审批过程的必要资料，始终流转于相关环节。整个采购流程履行完毕后,报价文件需要与其它审批、凭证性文件复印件存档备查。5.1.12 对电脑、内存、硬盘等固定采购类型或者常用备件/配件，应在相对较长周期内固定品牌及型号（主流品牌），以避免种类杂乱且无法保证质量的问题。5.1.13 每季度做一次供应商价格与市场价格对比表，由信息部负责人签字确认后，提供给审计部存档备查。5.2 供应商管理5.2.1 信息部在进行报价工作时需引入竞争机制，选择三家实体供应商作为入围供应商，作为降低价格和提升服务的手段，在实际采买时，应注意采购订单的合理分配，避免一家供应商长时间、反复中标。 入围供应商的选择、认证和管理方法，请参考企业内控制度-采购与付款供应商管理相关条款执行。5.2.2 在备选供应商是京东、国美苏宁、官方网站等电子商城时，应选择自营店或官方旗舰店作为报价供应商。原则上，不可以选择淘宝商城作为供应商。5.3 询价报价流程询价报价的流程说明请参考附件二询价报价流程图第六章 采购申请审批及合同6.1 付款计划号6.1.1 付款计划号在本管理规定中指的是月度付款计划号，是由财务部在各部门提交的月度付款计划中分配给每个计划付款项目的编号。通常，付款计划号必须经由总经理审批通过后方可发放及使用。6.1.2 付款计划号通常用于采购申请审批及付款报销两个环节。6.1.3 付款计划号通常为4位数字，由“当月月份”+“项目流水号”组成，例如，三月份第一个付款项目的付款计划号为：0301。6.1.4 如果需求申请为经过总经理审批的计划外需求，则付款计划号为“当月月份”+“00”组成，例如，三月份的一个计划外付款项目的付款计划号为：0300。6.1.5 所有计划外/预算外需求的付款计划号均固定以“00”做结尾，不做流水号排序。6.2 编写采购申请6.2.1 采购申请由信息部负责编写并提交审批。采购执行人员必须根据各部门需求计划中需要采购的物品或软件的内容为依据，填写采购申请单。无需求申请的物品或软件不予购买。6.2.2 在填写采购申请时，应在采购申请单中详细填写付款计划号、需求部门、物品名称、规格型号、供应商、单价、数量及预计交货日。6.2.3 在采购申请单中填写的单价、供应商等信息应与报价单保持一致。如果采购的物品或软件符合本规定中第5.1.8项的，报价对比表中的推荐供应商应与采购申请单中对应项目的供应商一致。6.2.4 用于人员入职分配使用的批量计算机及周边配件的需求申请，采购执行人员应根据信息部的实际库存数量和安全库存，多次进行采购申请，避免因库存过大占用大量资金。6.2.5 归类为IT备件的物品，应每周检查库存数量，对于小于安全库存的物品，需及时填写采购申请并提报审批，采购的数量为安全库存数减去当前库存数。6.2.6 提交采购申请审批时，需求申请、正式报价文件（电子订单）、报价对比表（如必要）是作为必要附件，需要与采购申请单一同提交。6.3 采购进度控制6.3.1 采购执行人员对于每一采购项目均应根据需要申请单中的计划使用日期分批量、多次的编写采购申请，控制采购进度。6.3.2 在在提交采购申请单前需要以邮件的形式，将所需采购物品、数量、合同或电子订单（如必要）与需求申请部门负责人确认，得到确认回复的或经多次联络在24小时内仍未回复邮件的需求，提交采购申请审批。6.3.3 采购进度应能满足需求部门的使用时间，且各项采购进度须在计划使用日期前完成。对于未能在计划使用日期前完成的采购项目，采购执行人员应及时向信息部负责人说明情况并会同需求申请部门研究处理对策。6.4 采购申请审批6.4.1 信息部采购执行人员提交的采购申请单，首先由信息部经理进行审批，对必要材料是否齐全、采购申请单填写内容是否存在错误等进行审批确认。6.4.2 当提交的采购申请单的含税总金额小于2,000元时，经过信息部主管领导审批后，采购申请的审批过程结束。6.4.3 当提交的采购申请单的含税总金额大于或等于2,000元时，除信息部主管领导审批外，还需提报总经理审批，通过后，审批过程结束。6.4.4 未被审批的采购申请单，如果是缺少必要文件、内容错误等问题，需补充或修改后再次提交；如果是其中一项或多项采购物品或软件被否决时，需要将被否决的项目去掉后再次提交，直至审批通过。6.4.5 经过审批的采购申请单，需要复印存档备查，并且需要做好电子台账登记。原件暂存，作为资产验收、报销凭证使用。6.5 签订合同6.5.1 经过批准的采购申请单需要签订合同的，由信息部签订合同后进行采购，合同签订流程执行标准，需依照 企业内部控制-合同相关条款严格执行。未被批准的采购申请，在采购需求表上写明原因，并将其返回给需求部门。6.5.2 固定资产、无形资产采购或单次采购含税总金额超过1万元的小额资产或低值易耗品，必须要与供应商签订双方加盖合同章的合同。如果供应商是电子商城的，则应由对方提供具有同等效力的电子合同。6.5.3 如果与供应商已经签订框架合同，则在框架合同规定的有效期内，向供应商提供的订货单，与合同具有同等效力。6.5.4 合同签订时的审批流程和执行标准，需依照 企业内部控制-合同相关条款严格执行。6.5.5 已签订完成的合同，原件交由行政管理部存档，合同复印件（或电子PDF版）作为付款报销过程的必要资料，始终流转于相关环节。6.5.6 合同文件作为采购工作的重要资料，需要在整个采购流程履行完毕之后与其它审批、凭证性文件复印件存档备查。6.5.7 对于需要签订合同而实际执行时未签订合同的采购物品，不与付款或报销。由此造成的滞纳金或资金损失，由具体采购执行人员承担。6.6 采购异常处理6.6.1 采购项目的撤销6.6.1.1 若需要撤销的采购项目尚未提交审批，采购执行人员在对应需求申请单上进行备注。6.6.1.2 若需要撤销的采购项目已审批完成单未向供应商订购，采购执行人员在对应采购申请单上进行备注说明，该采购项目无效。6.6.1.3 若需要撤销的采购项目已向供应商订购或已到货的，由采购执行人员与供应商接洽撤销订购，经供应商同意撤销或同意退货的，依照本规定中第6.5.1.2条的方式处理。若供应商坚持不能撤销或不同意退货的，采购执行人员应于采购申请单上注明原因，呈报信息部主管领导核签后，物品或软件按正常验收入库处理。6.6.2 紧急采购6.6.2.1 紧急采购适用于以下两种情况：A. 核心网络设备、服务器整体或零部件损坏，导致设备无法正常使用且无备用备件，已经影响或24小时内会影响公司正常运营的情况；B. 总经理或信息部主管领导交办的特殊紧急采购；6.6.2.2 采购执行人员接到紧急采购通知，应尽快查明请购材料名称、规格、数量、及交货地点等资料，指定一家供应商并以电话询价议价，立即执行采购申请审批（特殊情况以电话形式向总经理或信息部主管领导汇报并获得口头审批）并进行采购。正式报价单等相关材料，需要后续补充完整，存档备查。6.7 采购申请审批流程采购申请审批的流程说明请参考附件三采购申请审批流程图第七章 资产验收及出入库管理7.1 7.2 2资产验收7.1.1 采购的物品或软件必须履行完毕验收手续后，才能入库或发放使用。7.1.2 采购执行人员在进行资产验收工作时，采购申请、报价单、报价对比表(如必须)、合同(如必须)必须连同资产验收单一同提交至信息部负责人进行审批。7.1.3 资产的验收由信息部负责，根据购买物品或软件的种类，填写相应的验收单。其中：A. 固定资产及小额资产的验收需要由需要填写固定资产小额资产验收单 ；B. 无形资产填写无形资产验收单 ；C. 低值易耗品填写低值易耗品验收单 ；7.1.4 信息部人员在填写各类资产验收单时，物品或软件的资产名称、规格型号、使用部门、单位、数量以及附属品、附属资料等信息应按实际情况详细填写。7.1.5 资产验收单中各项资产信息不能有修改或涂抹，否则该验收单无效。7.1.6 固定资产、小额资产、无形资产的资产编号由行政管理部的资产管理人员根据资产编号规则给出，不允许自行随意编写。低值易耗品不进行资产编号管理。7.1.7 除低值易耗品验收单以外的资产验收单编写完成后，首先由信息部验收人签字，然后由信息部经理签字审批。如果物品或软件可以直接发放给使用部门，则由使用者签字，然后由使用部门负责人签字审批，如果无法发放，则使用者和使用部门均为信息部，信息部相关人员在相应位置签字。最后，由行政管理部资产管理人员和行政管理部负责人签字，完成验收过程。7.1.8 低值易耗品验收单编写完成后，由资产验收人签字，然后由信息部经理签字审批，完成验收过程。7.1.9 固定资产、无形资产、小额资产的验收单原件由行政管理部保存，信息部保留复印件，作为付款报销环节的必要材料以及存档材料使用。低值易耗品的验收单原件由信息部保存，不作为付款报销环节的必要材料，仅作为存档材料使用。7.3 出入库管理7.2.1 固定资产、无形资产和小额资产以验收单作为入库凭证，审批完成的验收单原件交由行政管理部资产管理员，作为物品入库信息登记、存档使用，不单独填写入库单。7.2.2 低值易耗品以验收单作为入库凭证，审批完成的验收单原件由信息部保存，作为物品入库信息登记、存档使用，不单独填写入库单。7.2.3 固定资产、无形资产和小额资产的实物由信息部管理，资产台账由行政管理部管理；低值易耗品的实物和台账均由信息部管理。7.2.4 固定资产、无形资产和小额资产如果在验收期间由使用部门直接在资产验收单中签字验收领取的，视为资产已出库，行政管理部资产管理员在登记资产台账时，使用部门处直接填写资产领用部门名称；如果资产以库存状态领取的，需填写资产领用单 ，使用部门签字确认后，视为资产出库。7.2.5 低值易耗品中属于IT备件类的物品领用时，由领用者及所属部门负责人在IT备件领用申请表中签字确认后，视为物品出库。不属于IT备件类的物品领用时，需填写资产领用单 ，使用部门签字确认后，视为物品出库。7.2.6 对于各部门需要30天以内短期借用资产的，需要由借用部门填写IT设备借用单 ，信息部做确认后外借设备，借用设备的外借和归还不属于资产的入出库行为，无需修改资产台账。7.2.7 如果借用时间超过30天（含30天）的设备属于固定资产、小额资产的，则需要填写资产转移单 ，按照资产转移处理。资产的转移属于出库行为，需要由行政管理部修改资产台账。低值易耗品借用时间超过30天的，按照本规定7.2.5项执行。7.4 工作流程7.3.1 资产验收的流程说明请参考附件四资产验收流程图7.3.2 资产入出库的流程说明请参考附件五资产出库流程图第八章 付款报销与发票管理8.1 预付款与借款8.1.1 预付款支付需填写在 付款申请单 注明该付款为预付款，如果有多次预付款的，需注明为第几笔预付款，同时必须提供采购合同复印件。预付款金额、收款人及银行账户信息必须与合同相关条款一致。8.1.2 如果预付款为全款的，需注明预付全款，同时必须提供采购合同复印件。付款金额必须与合同金额一致。8.1.3 预付款应首先采用公对公银行汇款方式，如特殊情况需要以转账支票形式支付预付款的，需由采购执行人员做出情况说明。8.1.4 原则上，不借款给个人用于物品或软件采购。采购执行人员在通过电子商城渠道购买物品或软件时，如无法采用公对公银行汇款方式结算，需个人垫付全部款项，以费用报销的形式返还。8.1.5 用于预付款的付款申请单由填写人填写完成并签字后，准备完整相关单据、凭证资料，一同提交信息部负责人进行签字审批。部门负责人审批完成后，提交财务部进行后续付款审批流程。8.2 发票管理8.2.1 所有物品及软件原则上均应由供应商出具增值税专用发票。特殊业务不能出具增值税专用发票的，经财务认后可开具增值税普通发票。8.2.2 采购发票所开具的内容必需与实际业务内容（合同内容、供应商名称、验收单、数量、金额及与合同单价）相符，即货、款、票、合同（如必要）相一致，否则应及时联络供应商并将发票退回。同时，应注意与供应商约定的付款期限，以免产生违约金。8.2.3 其它情况开具发票的种类，以财务部相关规定为准。8.3 付款申请与费用报销8.3.1 在填写付款申请单进行付款申请或费用报销时，必须首先取得供应商开具的符合本规定8.2项描述的发票，否则不予审批。8.3.2 在填写付款申请单向供应商付款时，如果已签订采购合同，付款金额、收款人及银行账户信息除了必须与发票相关信息一致外，还必须与合同相关条款一致；如果未签订采购合同，则付款金额、收款人及银行账户信息必须与发票相关信息一致。8.3.3 在填写付款申请单进行个人费用报销时，付款金额、收款人及银行账户信息需填写个人相关信息。8.3.4 固定资产及小额资产采购在付款时需向财务部提交需求申请、采购申请、报价单、验收单、付