XX银行年金基金账户管理运营操作规程.doc

1 31 中国银行股份有限公司中国银行股份有限公司 年金基金账户管理运营操作规程年金基金账户管理运营操作规程 20102010 年版 年版 制定机构 总行制定机构 总行草拟部门 草拟部门 公司金融总部 养老金业务 公司金融总部 养老金业务 语言 中文版本语言 中文版本密级 非密密级 非密 版本信息 版本信息 20102010 年年 版版 文号 文号 生效日期 生效日期 20102010 年年修订日期 修订日期 2 31 目目 录录 目目 录录 2 2 第一章第一章 总总 则则 3 32 2 第二章第二章 账户管理业务概述账户管理业务概述 5 5 第三章第三章 建建 账账 7 7 第四章第四章 信息变更信息变更 1111 第五章第五章 缴缴 费费 1313 第六章第六章 投资及收益分配投资及收益分配 1616 第七章第七章 待遇支付待遇支付 1919 第八章第八章 转移处理转移处理 2121 第九章第九章 账户管理费账户管理费 2323 第十章第十章 信息披露信息披露 2525 第十一章第十一章 档案管理档案管理 2727 第十二章第十二章 其其 它它 3030 第十三章第十三章 附附 则则 3131 3 31 第一章第一章 总总 则则 为确保中国银行年金基金账户管理业务有序开展及规范运营 根据人力资 源和社会保障部 企业年金试行办法 企业年金基金管理试行办法 企业 年金基金管理运作流程 和其他相关法律法规的规定 结合中国银行年金基金 账户管理运营的特点 制定本操作规程 授予年金基金账户管理运营权限的总 行及相关分支机构在业务运营中需严格执行此操作规程 以下为本操作规程中涉及的部分名词解释 年金计划年金计划 年金计划分单一年金计划和集合年金计划两类 单一计划单一计划 即单一年金计划 是指仅针对一家企业设立的年金计划 集合计划集合计划 即集合年金计划 是指允许多家企业共同参加的年金计划 企业计划企业计划 企业计划是年金账户管理运作的个体 是将企业和年金计划关 联起来的主体 每个企业可以参加多个年金计划 可以拥有多个企业计划 计量方式计量方式 计量方式是年金资产的统计形式 分为金额法和份额法两种 金额法计量方式金额法计量方式 指年金资产以现金数额的形式统计 并定期或不定期进 行投资收益分配的计量方式 份额法计量方式份额法计量方式 指年金资产以投资组合份额的形式统计 并定期进行估 值核算 公布投资组合单位净值和年金基金总净值的计量方式 直接缴费直接缴费 指企业提供缴费明细 账户管理人以此明细计入个人账户的缴 费业务 规则缴费规则缴费 也称正常缴费 指企业提供缴费规则 由账户管理人按规则计 算缴费明细 并以此计入个人账户的缴费业务 企业公共账户缴费企业公共账户缴费 也称特别账户缴费特别账户缴费 是直接缴费的一种 这类缴费到 账后不分配到个人账户 直接进入企业公共账户 企业公共账户企业公共账户 也称特别账户 是企业用来记录超缴 未归属权益 残差 或特殊缴费等信息的账户 理事会受托理事会受托 受托管理模式的一种 企业成立企业年金理事会 并以理事 会作为对内履行受托人职责 对外履行委托人职责的法律主体 4 31 法人受托法人受托 受托管理模式的一种 企业选择外部有资质的机构作为本企业 年金计划的受托人 履行受托职责 预处理日 预处理日 账户管理人在预处理日汇总上个交易日以来的交易 生成 投 资指令预汇总表 发送受托人 以便相关机构根据汇总表上的申购 赎回金额 预先准备资金头寸 预处理日通常为估值日前一天 也可能与估值日为同一天 估值日 估值日 也称定价日或 T 日 T 日当天 托管人汇总本周期内的交易情况 和资产变动情况 核算基金资产 生成资产估值表 发送受托人 交易日交易日 也称处理日 受托人在交易日之前将本期资产估值表发送账户管 理人 账管人根据估值表信息维护基金资产净值和单位净值信息 生成 投资 指令汇总表 发送受托人 交易日通常为估值日后一天 也可能为估值日后若 干天 母子计划模式母子计划模式 分支机构模式分支机构模式 这是两种建账模式 针对集团型企业 在母 子计划模式下 集团总部和其分支机构分属不同的企业计划 拥有不同的企业 计划编号 集团总部为母计划 分支机构为子计划 在分支机构模式下 集团 总部和其分支机构属于同一企业计划 拥有相同的企业计划编号 5 31 第二章第二章 账户管理业务概述账户管理业务概述 一 年金基金账户管理的含义一 年金基金账户管理的含义 年金基金账户管理是指账户管理人为参加年金计划的企业和个人建立账户 依据年金基金账户管理合同和年金业务流程为企业和个人办理缴费 投资 支 付 信息变更 账户调整 账户转移等 记录账户基本信息 账户资产信息 并向企业和个人提供信息披露的账户管理业务 二 账户管理业务流程二 账户管理业务流程 账户管理业务流程包括计划建立 年金缴费 收益分配 待遇支付 投资 处理 信息变更 账户变动 计划转移与终止 信息披露等 年金计划及账户建立阶段 账户管理人从受托人或委托人处获取企业年金 计划信息 企业账户信息和个人账户信息 建立年金计划 为企业年金基金建 立独立的企业账户和个人账户 及时记录企业年金计划信息 企业账户信息和 个人账户信息 年金缴费阶段 账户管理人在得到相关指令后 将缴费信息记入企业账户 和个人账户 年金投资 包括投资处理和收益分配 阶段 账户管理人根据相关指令 在企业账户和个人账户中记录投资信息 按照约定好的规则将投资产生的收益 分配到各个账户中 待遇支付阶段 账户管理人收到受托人的待遇支付申请后 计算个人账户 权益 生成个人账户权益支付表 发送委托人和受托人 在托管人按照待遇支 付指令办理完资金划转手续后 账户管理人将个人账户权益做相应调整 记录 待遇支付信息 信息变更 信息查询 账户调整 账户转移等过程中 账户管理人将根据 约定好的指令和流程进行相关操作 并与其他管理人进行信息交互 6 31 三 账户管理人的职责三 账户管理人的职责 1 建立企业年金基金企业账户和个人账户 2 记录企业 职工缴费以及企业年金基金投资收益 3 及时与托管人核对缴费数据以及企业年金基金账户财产变化情况 4 计算企业年金待遇 5 提供企业年金基金企业账户和个人账户信息服务 6 定期向受托人和有关监管部门提交企业年金基金账户管理报告 7 按照国家规定保存企业年金基金账户管理档案至少 15 年 8 国家规定和合同约定的其他职责 7 31 第三章第三章 建建 账账 一 建账前的准备一 建账前的准备 本节所述 建账前 是指从年金项目中标到开始账户管理的实际运营 即 在年金业务管理系统建立账户的阶段 建账前每个年金计划都需签订账户管理 合同和各方工作流程或备忘录 其中单一计划通常需要单独与受托人和各管理 机构分别签订账户管理合同和业务流程 集合计划的账户管理合同和业务流程 为该集合计划成立时确定的标准版本 企业或单位加入集合计划时将依据上述 标准版本签订账户管理合同 无需签订业务流程 总行将根据业务发展情况逐渐将合同签署权下放分行 有关合同及业务流 程签署授权和规定请依据总行有关年金的合同授权相关通知办理 1 1 账户管理合同的审核 账户管理合同的审核 1 合同签署方 年金项目中标后 中标的账户管理人和受托人将在账户管理运营前签订账 户管理合同 受托人为法人受托机构或年金理事会 2 合同主要内容 年金账户管理合同的主要内容包括双方的权利和义务 监督与检查 信息 披露和查询 差错处理 账户管理人报酬 业务信息的发送确认 合同有效期 和终止 文件档案的保存 违约责任 争议的解决等 3 账户运营重点审核内容 账户运营人员应重点审核合同中规定的权利和义务是否明确 对等 账户 管理人的报酬条款是否表达清晰 收费周期 不同账户类型的收费标准是否明 确 信息披露的方式和渠道是否能够满足等 账户管理合同的制定和使用应按 照 中国银行股份有限公司合同管理办法 2007 年版 执行 2 2 账户管理业务流程的确定账户管理业务流程的确定 账户管理业务流程由企业年金各职能管理人共同签订 用于明确各职能管 理人在计划建立 年金缴费 收益分配 待遇支付 投资处理 信息变更 员 工变动 计划转移与终止 信息披露 指令与通知 信息交互 服务时效等账 8 31 户管理业务各个流程的业务运作和时效 是账户管理人日常运营的重要依据 1 流程签署方 账户管理业务流程签署方可以是受托人与账户管理人双方 也可以是受托 人 托管人 账户管理人和投资管理人四方 或加上委托人五方共同签署 2 签署时间 业务流程通常为账户管理合同的补充协议 是账户管理业务日常运营的重 要依据 一般与账户管理合同同时签署 或在账户管理合同签署之后签署 3 有权审核人 目前账户管理业务流程由总行负责审核及确定 包括单一计划和集合计划 二 建账应备材料二 建账应备材料 1 建账企业的年金计划方案 账户管理合同 操作流程备忘录扫描件或纸 质件 加入集合计划申请书 2 企业年金企业信息登记表 附件 3 1 纸质件或扫描件 用于采集企 业基本信息 3 企业年金计划信息登记表 附件 3 2 纸质件或扫描件 用于采集企 业计划信息 4 社会保障行政主管部门出具的 关于 公司企业年金方案备案复函 关于 公司企业年金计划确认函 纸质件或扫描件 5 企业营业执照 组织机构代码证等资质材料的纸质件或扫描件 6 个人基本信息表 EXCEL 等电子表格形式 见附件 3 3 用于采集 个人基本信息和账户信息 7 对于非企业年金的其他养老金类账户管理业务 建账必备材料与企业年 金业务类似 如格式有所不同 总行将单独下发 根据受托管理合同 账户管理合同及账户管理流程 受托人负责采集企业 和员工基本信息 受托人将建账所需的企业和员工基本信息按账户管理人规定 的格式提交账户管理人 建账时受托人原则上应完整提供上述材料 材料 4 如 在建账时不能完整提交 应于建账后尽快补齐 材料 5 也可采取于材料 2 中提 9 31 供相关信息的方式完成建账 三 操作流程三 操作流程 1 建账前 首先应审核从受托人处收到的上述 二 中所述建账应备材料 是否完整无误 如有问题及时和受托人沟通确认 特殊情况需先行建账的 应 要求受托人来函说明 并确保事后补齐材料 如果账户管理人按照账户管理合 同及操作流程的规定 直接从委托人处收到企业账户信息和个人账户信息时 账户管理人应对提交信息的真实性 合法性和完整性进行必要的审核 审核无 误后通知受托人 2 材料审核完整无误后 在系统中建立企业信息和计划信息 并向受托人 出具 企业信息建立证明 见附件 3 4 和 企业计划建立证明 见附件 3 5 3 在收到完整无误的 个人基本信息表 后 在系统中建立个人账户 并 向受托人发送 建账明细 如需 暂无固定格式 需要时由总行出具 和 中 国银行股份有限公司企业年金客服系统查询操作手册 单一计划时提供 四 业务档案四 业务档案 建账完毕后 相关人员应负责将以下文件资料或数据资料归档保存 1 受托人或委托人发来的与建账相关的各种函件 材料 包括但不限于上 述建账应备材料 2 业务联系记录及相关说明 3 电子数据信息 包括原始数据和修改后数据 4 我行对外发送的各种信函 传真和表单 五 内控要点及注意事项五 内控要点及注意事项 1 原则上账户管理人应在收到受托人与中国银行签署的企业年金基金账户 管理合同或其他基金账户管理合同及相关操作备忘录后方可建账 10 31 2 建账前应认真阅读相关账户管理合同和操作流程备忘录 全面熟悉其内 容 确保合同 流程的相关条款得到落实 此点应贯穿账户管理业务流程的所 有操作环节 以保证账户管理人提供服务的质量和效率 3 企业信息登记时 应确保所有信息准确无误 4 企业计划建立时 应仔细研读账户管理合同和年金计划方案相关章节 按照年金计划方案的规定进行账户设置 录入缴费规则 投资规则 归属规则 按照账户管理合同的规定录入费用规则 5 有分支机构的企业 是以母子计划模式还是分支机构模式建账应根据年 金计划方案确定 必要时与受托人或企业沟通后决定 原则上分支机构需要单 独设置企业公共账户情况下 或每个分支机构的年金方案实施细则不同时 以 母子计划模式建账 否则以分支机构模式建账 分支机构建账申请表的格式见 附件 3 6 6 受托人如未按我行标准格式提供数据 在手工转换数据时应注意避免操 作错误 7 应保持有关建账的各项文本 电子数据 业务联系记录及相关说明的完 整 以备内部稽核和监管机构检查 11 31 第四章第四章 信息变更信息变更 本章所述 信息变更 包括企业基本信息变更 年金计划信息变更 企业 计划信息变更和个人信息变更四类 一 应备材料一 应备材料 1 信息变更申请表 相关变更信息资料或确认函纸质件或扫描件 2 个人信息变更申请表 电子版 见附件 4 1 二 业务流程二 业务流程 1 收到经受托人盖章确认的有关企业基本信息 年金计划信息 企业计划 信息 企业账户信息和个人账户信息变更的信息变更申请表及相关变更申请资 料或确认函后 需对相关变更材料是否完整无误进行必要的审核 如有问题及 时与受托人沟通确认 如果账户管理人按照账户管理合同和操作流程的规定 直接从委托人处收到企业账户信息和个人账户信息变更申请时 账户管理人应 对提交信息的真实性 合法性和完整性进行必要的审核 审核无误后通知受托 人 2 变更所需材料审核无误后 在账管系统修改相关信息 或批量导入相关 信息变更申请表 复核后生效 个人信息变更申请表 提交后即可生效 涉及企业客户信息变更时 系统可生成 企业信息变更证明 其格式和 企业信息建立证明 一致 见附件 4 2 该证明根据受托人或委托人的需要 发送 涉及企业计划信息变更时 系统可生成 企业计划变更证明 其格式和 企业计划建立证明 一致 见附件 4 3 该证明根据受托人或委托人的需要 发送 12 31 三 业务档案三 业务档案 相关信息变更生效后 业务人员应负责将以下文件资料或数据资料归档保 存 1 受托人或委托人发来的与信息变更相关的各种函件 材料 包括但不限 于上述建账应备材料 2 业务联系记录及相关说明 3 电子数据信息 包括原始数据和修改后数据 4 我行对外发送的各种信函 传真和表单 四 内控要点及注意事项四 内控要点及注意事项 1 经办人员录入 导入变更信息项时要认真细致 避免差错发生 2 2 应保持有关材料的完整 以备内部稽核和监管机构检查 13 31 第五章第五章 缴缴 费费 缴费是参加年金计划的企业或单位向年金基金供款 从缴费时间上看可分 为定期缴费和不定期缴费 大部分企业或单位采用按月 季 半年或年的形式 定期缴费 缴费业务包括缴费申请 缴费到账 到账匹配三个阶段 缴费方式 分为直接缴费和规则缴费 或称正常缴费 企业公共账户缴费 或称特别账户 缴费 是直接缴费的一种 这类缴费到账后不分配到个人账户 直接进入企业 公共账户 一 应备材料一 应备材料 1 缴费清单 见附件 5 1 用于办理直接缴费 受托人也可使用自己 的表单格式 但需包含上述申请表的相关内容 2 公共账户缴费申请函 用于办理公共账户缴费 3 托管人的收款指令 用于缴费到账业务的处理 二 业务流程二 业务流程 1 缴费申请 1 直接缴费 收到缴费申请后 首先应对其内容进行必要的审核 包括 必填项是否完 备 企业缴费 个人缴费金额是否有明显错误 如出现特殊字符 负值等 缴 费金额合计与明细是否匹配等 2 规则缴费 规则缴费的缴费申请由系统自动生成 无需受托人另行提交 在年金计划 规定的缴费日前 由账户管理人生成缴费账单 3 企业公共账户缴费 企业公共账户缴费申请以函件或其他方式提出 应详细说明缴费额度 缴 费属期 是否投资等相关事项 上述各种缴费申请信息导入系统并复核通过后 请将系统生成的 缴费通 14 31 知单 见附件 5 2 和 缴费明细 见附件 5 3 发送受托人 如需要 2 缴费到账 待收到托管人出具的收款指令后 在系统中做缴费到账处理 3 到账匹配 缴费到账后 系统会根据缴费申请单信息做自动匹配 当到账信息和缴费 申请信息不一致时 系统不会自动匹配 需在系统中进行缴费人工匹配 手动 匹配 到账匹配后 系统自动记账 并将系统生成的 缴费到账匹配单 见附件 5 4 发送受托人 交易日之后该笔缴费参与投资 三 业务档案三 业务档案 缴费流程完毕后 业务人员应负责将以下文件资料或数据资料归档保存 1 受托人 委托人和托管人发来的与缴费相关的各种表格 函件 材料 包括但不限于上述缴费应备材料 2 业务联系记录及相关说明 3 电子数据信息 包括原始数据和修改后数据 4 我行对外发送的各种信函 传真和表单 四 内控要点及注意事项四 内控要点及注意事项 1 受托人或委托人未按我行表单格式提供缴费申请时 需人工调整为标准 格式 调整过程中注意防止操作失误 并保留调整前的原始电子数据 以保证 业务数据的完整性 2 缴费申请单作废 缴费核销 的补充说明 缴费申请提交后 复核未通 过时 缴费申请自动作废 无需通过缴费申请单作废进行缴费核销的处理 而 复核通过后发现缴费存在错误时 需通过缴费申请单作废的程序进行缴费核销 处理 缴费核销后重新办理缴费业务 如因受托人或委托人提交数据错误导致 缴费核销的 受托人或委托人应来函说明情况 并保留原始材料备查 3 一笔缴费申请多笔到账的 到账信息与缴费申请信息应属同一企业 对 于母子计划模式的 到账信息与缴费申请信息应属同一子计划 多笔缴费申请 15 31 一笔到账的 应与受托人或委托人核实首先匹配哪笔缴费申请 多笔缴费申请 多笔到账的 应与受托人或委托人核实匹配顺序 4 企业提交缴费信息时未确定税务类型的 系统的税务类型记录为 未确 定 企业缴费 个人缴费已提供税务类型的 按照实际情况分别记为 税前 或 税后 5 短溢缴的处理 短缴也称少缴 是指实际到账金额小于缴费申请金额 溢缴也称超缴 是指实际到账金额大于缴费申请金额 原则上不允许出现短缴 的情况 短缴时 暂不在系统中处理该笔缴费业务 及时与受托人或委托人联 系 待足额到账后再处理 或将该笔短缴款在系统中暂时记录在企业的公共账 户中 不做投资 待足额到账后再处理 溢缴时 应根据受托人或委托人的指 令做超缴退回或记入暂存账户 16 31 第六章第六章 投资及收益分配投资及收益分配 采用份额法计量的年金计划 其投资收益通过年金基金每期的单位净值体 现 采用金额法计量的年金计划 其投资收益通过年金基金定期或不定期的收 益分配体现 一 应备材料一 应备材料 1 份额法 资产估值表 不同托管人名称 格式 内容不同 用于单位净值的维护 关于 企业年金计划投资转换的函 无固定格式 2 金额法 受托人发来的收益分配指令 通常名称为 关于 企业年金计划投资收益 分配的函 无固定格式 二 业务流程二 业务流程 1 1 份额法 1 估值日维护 账户管理人于年金计划初建时和年末收到受托人发送的关于年度估值日安 排的函件后 需要在系统中进行年金计划估值日的设置 录入年度所有估值日 复核通过后生效 估值日于日后发生变更时 需要通过年金计划的变更对估值日进行修改 2 单位净值录入 单位净值录入涉及三个业务日 分别为预处理日 通常为 T 1 日 也可能 为 T 日 估值日 T 日 也叫定价日 和交易日 通常为 T 1 日 也可能为 T n 日 具体参见各方流程 账户管理人根据上一期投资组合的单位净值于预处理日日终后向受托人发 送 投资指令预汇总表 见附件 6 1 如需要 17 31 估值日当天 托管人应当在各方流程规定的时间内将与投资管理人核对一 致的 资产估值表 发送账户管理人 如果托管人没有及时发送估值表 经办 人员应当及时联系托管人和受托人 要求其尽快发送 收到估值表后 在系统 中录入单位净值 复核后生效 交易日日终之前必须完成投资组合单位净值的录入 交易日日终后 账户 管理人将系统生成的 投资指令汇总表 见附件 6 2 发送受托人 如需要 3 投资转换 投资转换是指企业年金资产投资运作过程中 企业或个人根据实际情况改 变存量年金资产在各投资组合账户的分配比例 每年可提交固定次数的投资转 换申请 一般应有次数限制 并规定具体月份 账户管理人在收到受托人 关于 企业年金计划投资转换的函 即投资转 换业务申请后 在系统中进行投资转换操作 即 根据托管人通知的企业年金 基金单位资产净值 按照新的投资比例计算出相应的应申购和应赎回的基金资 产金额及份额 交易日日终后 核对系统生成的 投资指令汇总表 上的投资 转换申购数据和投资转换赎回数据 无误后将 投资指令汇总表 发给受托人 2 2 金额法投资收益分配 收到受托人的收益分配指令后 在系统中进行投资收益分配操作 交易日 日终后向受托人发送 投资收益分配报告 见附件 6 3 如需要 三 业务档案三 业务档案 该业务环节结束后 业务人员应负责将以下文件资料或数据资料归档保存 1 受托人或托管人发来的各种函件 表格 包括但不限于上述应备材料 2 业务联系记录及相关说明 3 电子数据信息 包括原始数据和修改后数据 4 我行对外发送的各种信函 传真和表单 18 31 四 内控要点及注意事项四 内控要点及注意事项 1 业务人员维护单位净值时应当认真细致 原则上应采用录入总净值 总 市值 资产净值 反算单位净值的方式 估值表上未提供总净值的应与托管行 联系要求其提供 要核对系统反算的单位净值与估值表中单位净值是否一致 2 向受托人发送 投资指令预汇总表 投资指令汇总表 之前 应仔细 核对表中申购和赎回的金额 份额是否与本期的缴费 支付 转移 投资转换 等业务申请相匹配 应当仔细核对单位净值是否为最近一个交易日的单位净值 3 托管人发来的估值表通常为传真件 传真件上数字不清晰的 应与托管 行确认 确认后在手工记录处说明情况并签字 4 预处理日 估值日和交易日三者之间不仅存在时间上的先后关系 而且 存在业务上的逻辑关系 1 预处理日之前 含预处理日当天 对应的估值日 交易日可以修改 可以删除 2 预处理日过后 估值日原则上不能修改 交易日可以延后 不能删除 3 估值日过后 交易日可以延后 不能删除 5 系统中建立但未实际运作的投资组合 交易日日终前也需维护单位净值 单位净值 1 总净值 0 6 金额法投资收益分配周期不固定 以受托人指令为准 19 31 第七章第七章 待遇支付待遇支付 对于企业年金 法规规定允许待遇支付的情况包括三种 退休 死亡 出 境定居 其他类型的养老金 如福利计划 公积金等存在在职支付 边缴费边 支付 的情况 一 应备材料一 应备材料 1 支付申请表 见附件 7 1 2 受益人信息表 见附件 7 2 二 业务流程二 业务流程 1 业务人员收到受托人发来的 支付申请表 和 受益人信息表 如需 后 首先应进行表面合规性审核 即相关表格需经受托人盖章确认 2 审核后业务人员需在系统中对拟支付员工的个人账户状态进行变更 在 导入相关数据后系统将自动计算个人账户权益 并按照企业提交的归属比例或 企业计划中设定的归属规则执行相应的归属处理 3 交易日日终后 将系统生成的 投资指令汇总表 支付通知单 见 附件 7 3 和 个人支付明细 见附件 7 4 发送受托人 4 托管人按照受托人下达的指令完成待遇支付后 将指令执行结果以 待 遇支付确认单 不同托管人格式不一样 的形式反馈受托人 账户管理人收到 受托人转来的 待遇支付确认单 后 与系统账户信息进行核对 完成实付操 作 并向受托人发送 个人权益支付明细 见附件 7 5 如需要 当个人账 户权益余额为零时 办理个人账户销户手续并通知受托人 5 部分企业在支付之前需账户管理人出具 企业计划支付权益测算清单 格式见附件 7 6 6 对于员工退休提出分期支付申请时 账户管理人需在每期最近一个估值 日进行个人账户权益的计算 其它操作流程同上 20 31 三 业务档案三 业务档案 待遇支付流程操作完毕后 业务人员应负责将以下文件资料或数据资料归 档保存 1 受托人或委托人发来的与待遇支付相关的各种表格 函件 材料 包括 但不限于上述缴费应备材料 2 业务联系记录及相关说明 3 电子数据信息 包括原始数据和修改后数据 4 我行对外发送的各种信函 传真和表单 四 内控要点及注意事项四 内控要点及注意事项 1 受托人应对支付申请数据的真实性 合规性和准确性负责 账户管理人 应当严格按照受托人指令行事 并保证业务档案的全面和完整 2 在对支付数据进行系统处理时 要确保导入数据的正确性 3 待遇支付的款项原则上应划转至受益人个人账户 对于企业提出划转至 其指定账户的情况 应在账户管理合同或各方流程有相应条款 否则需企业单 独来函说明情况 4 补充住房公积金 员工福利计划等产品允许在职支付 这类计划的参与 人 支付条件 支付方式比企业年金灵活 具体参见各类计划的产品说明书 21 31 第八章第八章 转移处理转移处理 本章所述转移是指参加企业计划的个人和企业从一个企业计划转到另一个 计划的行为 转移方式分为系统内转移和系统外转移两类 系统内转移是指转 移之后企业计划的账户管理人仍是中国银行 系统外转移是指转移之后企业计 划的账户管理人不是中国银行 即转出中国银行的账户管理系统 一 应备材料一 应备材料 转移申请表 见附件 8 1 二 业务流程二 业务流程 1 收到受托人发来的 转移申请表 后 根据不同的转移原因和转移方式 在系统内计算个人权益 进行归属处理 2 交易日日终后 将系统生成的 个人资产转移证明 见附件 8 2 发送 受托人 如需要 转为保留账户的 发送 转保留账户清单 见附件 8 3 如需要 3 转移业务涉及赎回或重新申购的 如属系统内转移 系统将自动测算并 完成 如属系统外转移 相关操作参照支付流程 并应核对系统生成的 投资 指令预汇总表 投资指令汇总表 的相关信息 无误后发送受托人 三 业务档案三 业务档案 转移流程操作完毕后 业务人员应负责将以下文件资料或数据资料归档保 存 1 受托人或委托人发来的与转移相关的各种表格 函件 材料 包括但不 限于上述应备材料 2 业务联系记录及相关说明 3 电子数据信息 包括原始数据和修改后数据 22 31 4 我行对外发送的各种信函 传真和表单 四 内控要点及注意事项四 内控要点及注意事项 1 在进行转移处理时 要确保数据的准确性 2 系统处理完毕后 向各管理人出具的各种单证要内容完整 数据准确 23 31 第九章第九章 账户管理费账户管理费 一 收取原则一 收取原则 1 年金账户管理手续费实行属地化原则 即由经办年金账户管理业务的相 关分行负责账户管理费的收取 并全部归属当地分行 是否按业务发生地区归 属相关二级或下级分支机构由各省行决定 2 年金账户管理手续费实行分级管理原则 总行负责全辖手续费的汇总统 计 对账和内控检查工作 分行负责所辖区域内账户管理手续费的收取 催缴 汇总统计 对账和内控检查工作 3 各分行应严格按照财会部的相关规定开设年金账户管理手续费核算账户 并将实收账户管理手续费准确 及时 足额在 5394 年金账户管理费 核算码 下记录 不得截流或冲抵其他费用支出 二 费用管理二 费用管理 1 系统按账户管理合同规定的计费周期 收费周期出具 账户管理费缴费 通知单 见附件9 1 各分行经办人员将通知单发送相关企业 并负责账户 管理费的催收 2 原则上账户管理费按月计算 按季度收取 特殊情况经双方商定可从其 约定 不足一个月按一个月计算 不足一个季度按实际月份收取 3 计算公式 当月账户管理费 个人账户总数 每户每月收费标准 以与各企业签订账户管理合同为准 依法规一般不超过人民币 5 元 户 月 每季度账户管理费等于本季度各月账户管理费之和 三 操作流程三 操作流程 1 自中行为年金客户建立计划和账户之日起 系统将根据业务人员录入的 收费标准 按月计算应收账户管理费 并根据不同企业的收费周期 在月末 24 31 季末 半年末或年末最后一个工作日日终 生成 账户管理费缴费通知单 2 业务人员于出表日后的下一个工作日 从业务管理系统的报表管理中打 印 账户管理费缴费通知单 并审核表单上各项内容无误后 加盖账户管理业 务章 以信函 传真 扫描或邮件方式发送相关企业 3 业务人员随后应与企业确认是否收到 账户管理费缴费通知单 并核 对应交费金额 4 企业实付手续费后 各分行经办人员应通过手工转账方式将账户管理手 续费记入委托代理手续费中 5394 年金账户管理费 核算码下 5 转账完成后 经办人员在业务系统的手续费管理功能模块下调出企业应 交费记录 录入到账日期和到账金额 系统自动完成核销处理 6 每月月结时 系统生成 账户管理手续费催收清单 业务人员根据统 计表在下月办理手续费催收 上述 5 6 两项待系统进一步完善后进行 待总行通知 四 内控要点及注意事项四 内控要点及注意事项 1 为确保年金相关业务账户管理费的收取及时 准确 无误 各分行应严 格执行本操作规程 2 如客户不能如期或完整缴纳账户管理手续费 各分行应及时进行催收 3 委托人为我行存款客户时 鼓励分行采取与其签订相关协议 由客户预 先授权 我行按期主动借记的方式收取账户管理费 25 31 第十章第十章 信息披露信息披露 一 披露原则一 披露原则 为保护企业和受托人的知情权 根据企业年金基金管理试行办法 账户管 理人应定期向受托人 委托人和有关监管部门提交企业年金基金账户管理报告 并提供企业年金基金账户信息的查询服务 二 披露内容二 披露内容 1 1 业务单证 业务单证 办理完第三章至第九章的相关业务后 根据不同的业务性质和业务流程 按照受托人和委托人的要求系统将出具相应的业务单证及时送达接收方 相关 业务的表单格式见附件 具体出具时间和方式见相关业务操作流程 2 2 定期报告 定期报告 1 1 账户管理人至少向企业员工提交的定期报告有 账户管理人至少向企业员工提交的定期报告有 个人年度对账单 2 2 账户管理人至少向受托人提交的定期报告有 账户管理人至少向受托人提交的定期报告有 账户管理报告 季报 年报 等 按规定 季报应在季度结束后 10 个工作日内出具 年报应在年度结 束后 30 个工作日内出具 季报和年报包含的内容主要有 账户管理人基本信息 计划账户管理情况 计划信息统计表 计划成员权益报告 重大事项报告等 账户管理报告参考格式见附件 10 1 3 向监管提交的报告 向监管提交的报告 企业年金基金账户管理业务报表 该报表每季度由总行向人力资源和社会保障部报送 格式见附件 10 2 3 3 网站查询 网站查询 所有企业和个人客户可以登录中国银行门户网站 进 入年金客户服务专用网站进行必要的查询 4 4 电话查询 电话查询 目前 CallCenter 已在部分分行投产 这些分行所在地区的客户通过拨打 95566 可查询年金相关信息 未投产的省市则需要拨打 010 95566 进行查询 26 31 第 3 条 第 4 条涉及的查询方式详见 中国银行股份有限公司企业年金网 上查询系统操作手册 见附件 10 3 5 5 其他信息披露渠道 其他信息披露渠道 包括自助终端查询 柜台查询 年金专用存折查询等 已在部分分行实现 27 31 第十一章第十一章 档案管理档案管理 一 档案管理范围一 档案管理范围 本操作规程所指的档案是指从事账户管理运营工作时发生的 处理各类业 务的依据 采取某种处理结果的往来函件 业务处理结果的凭据等各类纸质和 电子文件 包括但不限于 账户管理合同 操作流程备忘录 监管部门审批文 件 年金方案 以及在建账 信息变更 缴费 支付 投资及收益分配 转移 账户管理费收取等各业务环节发生的业务往来函件 指令 原始业务数据等 二 档案管理原则二 档案管理原则 1 中国银行账户管理业务档案按业务发生所属地实行属地化管理 即总行 负责总行本部年金运营业务活动中所发生的各类函件 数据的归档和保管 分行 负责本地区年金运营业务活动中所发生的各类函件 数据的归档和保管 2 账户管理业务档案应属于长期保存的业务档案 按监管部门规定 账户 管理业务档案应保留至年金计划结束后 15 年 各分行可根据实际情况定期将业 务档案交本行有关部门统一保管 三 档案分类原则三 档案分类原则 1 纸质和电子文件均按 单一计划 和 集合计划 分类归档 2 每个目录下按项目 企业 设立子目录 集合计划先按合作方进行分类 3 每个项目 企业 的文件夹按企业名称首字母顺序归档 以下分类示例供参考 第一类 单一计划档案 包括年金 补充养老等各类单一计划产品 按委 托人名称第一个字的拼音字母顺序归档 如 G 国机集团档案 H 湖北电力档案 28 31 Z 中国银行股份有限公司档案 第二类 集合计划档案 包括年金 福利计划等各类集合计划 首先按照 合作机构建立子目录 在子目录下再按委托人名称第一个字的拼音字母顺序归 档 如 1 中银 国寿 属于该类集合计划的企业再按委托人名称第一个字的拼 音字母顺序归档 同上面单一计划 2 中银 平安 同上 3 中银 太平 同上 4 中银 泰康 同上 5 中银 华宝 同上 四 档案建立规则四 档案建立规则 1 按企业或企业计划建立档案 2 纸质档案首先保存账户管理合同和操作流程备忘录 适用单一计划 随后按照业务发生的时间顺序进行归档 3 电子文件命名规则 日期 YYYYMMDD 文档名称 如 20100122 中国银行缴费清单 其中日期为收件日 或业务处理日 4 电子档案各行可每年建立一个文件夹 按照上述档案