XX药业有限公司办公用品管理制度.doc

XX药业有限公司办公用品管理制度 XX药业有限公司办公用品管理制度 一、总则为满足办公需要，提高工作效率及公司经济效益，节约成本而加强公司财产管理。 二、细则1.办公用品分为耐用品及低值易耗品，耐用品包括与办公相关的电脑设备，复印机，传真机，电话，办公桌椅，会议桌椅，文件柜等所有耐用品；低值易耗品包括公司所用的各种文具，纸张和笔墨等。 2.公司所有的耐用品，由行政中心登记造册，登记时要注明品名，规格，数量，价格，购置时间，使用部门（或公司负责人等）并提供一份财务部登记入帐.3.所有财产实行“谁使用，谁管理，谁负责”的原则，由行政中心统一编号，登记到人。 4.公共区域内未能分管到人的办公物品和有关财产，由行政中心直接管理。 5.信息网络，电脑，传真机，复印机，电话等技术设备设施，由技术管理人员行使技术管理权，行政中心行使财产管理权。 6.电话，电脑实行专人专用专管，要严格按照有关技术规范使用。 严禁在电脑上安装与工作不相关的软件或使用不了解的外来载体，每一台电脑使用人员或部门应定期对电脑进行维护和杀毒，杜绝一切病毒。 未配备电脑的员工，需要临时使用电脑时，须征得电脑专人的同意。 未同意使用电脑者，处以10元/次的罚款。 造成硬件的损失，造价赔偿；造成信息，资料丢失的视情况予以处罚。 7.复印机，传真机由专人专管专用。 严禁非公司员工使用复印机，打印机，传真机。 严禁公司员工打印，复印，传真私人文件。 复印、打印、收发传真必须登记，非公司员工进行以上操作需收取相应费用。 8.各部门办公设施若有损坏，应及时向行政中心反映，并及时安排修理。 行政中心应经常对办公设施，设备及有关财产进行清点，遇到损坏或遗失情况，应查明原因，分清责任，提出处理意见。 9.各部门需购办公用品请填写物资采购印制申请单（附表六），由行政中心统一采购。 10.收回或离职人员返回的办公用品，行政中心均应办理登记手续，并对价值的信息进行采集。 11.各部门在行政中心进行复印、打印、收发传真、领用办公用品，须如实登记在各部门费用明细表（附表七），月初行政中心文职专员会对各部门具体费用进行分摊计算交至财务部。 12.行政中心每月对办公用品进行盘存，按月核对，合理控制各部门管理费用。 三、操作流程1.办公设施、办公用品的配置。 1.1根据公司工作的需要。 1.2结合企业形象的需要。 1.3技术发展的需要1.4使用人的综合素质能满足使用条件。 2.办公设施、办公用品的采购2.1每月28日各部门根据公司办公设施、办公用品费用计划，结合工作需要编制月度计划（办公设施配置计划，必须阐明配置要求及配置理由），并填写物资采购印制申请单，并交公司行政中心按规格进行审核。 2.2公司办公室收到各部门物资采购印制申请单后，进行项目分类，属于办公设施则交总裁进行审批。 属于低值易耗的办公用品则由公司行政中心据各部门费用计划核算并编制采购清单。 2.3公司办公室根据审批、核算，将采购清单交公司采购部进行统一采购。 特殊用品无法统一采购时，经公司办公室同意后，可由各部门自行采购。 2.4供应部采购各类办公设施或办公用品，应严把质量关，对消耗量大的物品，应实行定点、定量向批发商品或生产厂定购。 2.5各类办公用品进公司时，由公司办公室进行核对、验收、登帐及保管；办公设施进公司时，由公司行政中心进行验收、登帐、编号及保管。 3.办公设施、办公用品的领用和使用3.1.办公设施的使用，必须定人定设备，各部门在领用前，将使用人名单交公司行政中心备案。 3.2使用人员在使用办公设施时，应严格按使用要求进行操作，并做好日常维护工作。 3.3办公设施在使用过程中出现故障时，应及时向行政中心提交设施、设备维修申请单（附表八）通知公司行政中心组织维修。 办公设施在保管过程中发现设备附件或设施丢失,必须立即通知主管部门组织追查。 3.4因办公设施不能满足工作需要或因损坏而不能修复时，按照财产的分类办理报废手续。 3.5各部门根据月办公用品批准计划，向行政中心领取本部门所需办公用品，领用人在领用登记本上签名。 3.6办公用品必须为办公使用，不得作其他私用。 3.7部门对领用的办公用品，在本部门领用中相应作好登记工作备查。 3.8部门有关办公用品管理人员，应根据节约成本及有利于工作做好办公用品的发放工作。 4.办公设施、办公用品检查。 4.1公司办公室每年一次对各部门的办公设施检查其完好性及各部门维护保养情况。 4.2公司办公室不定期的对各部门办