公文写作知识(本科).ppt

公文写作知识 厦门大学近海海洋环境国家重点实验室 主要内容 1 公文写作概述2 机关公文概述3 格式的规范性4 公文举例5 公文写作常见错误 公文写作概述 公文 即公务文书的简称 属于应用文 公文有广义和狭义之分 广义的公文 是指党政机关 社会团体 企事业单位为处理公务而形成的文字材料 狭义的公文 是指党政机关处理公务时所使用的公文 公文写作基础知识 公文写作基础知识 公文是党政机关 人民团体 企事业单位在各自的公务活动中 为处理公务而形成的 具有一定格式的文字材料 公文有通用公文 常用公文和专用公文三大类别 公文写作基础知识 公文分类 按公文性质分 有12种 1 命令 令 指令 2 议案 3 决定 决议 4 布告 公告 通告 5 指示 6 通知 7 通报 8 报告 9 请示 10 批复 11 函 12 会议纪要常用文书包括 计划类 总结类 讲话类和信息类等 公文写作基础知识 公文分类 按行文走向分 有上行公文 下行公文和平行公文三种 如请示 报告就是上行公文 它们是下级往上级报送的文件 指示 批复等就是下行公文 它们是上级给下级下达的文件 公函是平行公文 属平行机关或不相隶属机关之间往来的文件 公文按其时限要求 可分为特急公文 急办公文 常规公文 公文按其机密程度 可分为绝密公文 机密公文 秘密公文 普通公文 传达 阅办 保管上各有不同的要求 公文写作基础知识 公文的组成要素 公文的内部结构上看 它有10个固定项目 即标题 主送机关 正文 附件 发文时间 机关印章 报送单位 公文编号 机密等级和缓急程度 这10个项目 除有的公文设有附件 机密等级和缓急程度之外 其它各项一般是不可缺少的 而且 它们的内容组成和书写位置也是固定的 公文必须由文秘机构统一处理的规则 公文写作基础知识 公文行文规则 按照职权范围行文按隶属关系行文 例如 西城区环保局 一般应当逐级行文行文规则混乱表现为 一 越级行文 二 多头行文 三 请示一文多事 四 党政不分 公文写作基础知识 企业公文概述 一 企业通用公文的特点和写作 一 鲜明的政治性和政策性政治性和政策性是公文写作的灵魂 这就要求公文写作者要有较高的政治理论水平和政策观念 否则 是难以写好公文的 二 高度的真实性真实性是公文写作的基础 公文写作有别于文学创作 不能搞想象和典型化 也来不得半点虚假 公文写作必须有实事求是的工作作风和老老实实的科学态度 三 很强的针对性制发公文的目的在于解决实际问题 解决实际问题就必须坚持从实际出发的原则 具有很强的针对性 针对性是公文写作的根本出发点 四 法定的权威性公文不同于署名文章 署名文章阐述的是个人观 表达的是一已之见 读者可以听 也可以不听 而公文则不然 它是代表某一个单位说话的 公文的作者 并不是具体起草公文的某个人 而是行使某种法人资格的企业或部门 具有法定的权威性和行政的约束力 凡属下级机关 必须按照上级下达的公文办事 有令则行 有禁则止 言则言 行必果 置若罔闻和拒不执行都是不允许的 法定的权威性是公文的特殊功能 这就要求公文写作必须十分严肃认真 千万不可马虎从事 掉以轻心 企业公文概述 五 语言的平实性平实性是公文语言的基本特征 就是说 公文的语言应当朴实 平稳 简洁 明快 准确 得体 尤其是以朴朴实实 平白如话 准确简洁见长 最忌讳那种华而不实 冗长繁杂 不着边际之类的文字 表述的严密性和分寸感应当特别注意 把握公文的语言特色 才能写出语体感较强的公文 通用公文在表达方式上 多用平铺直叙 概括说明和精确得当的议论三种 记叙 说明 议论三结合 以说明为主 是通用公文在表达方式上的突出特点 企业公文概述 企业机关通用公文的发展趋势随着时代的变迁 各类文体都不断向前发展 这是一条客观规律 企业通用公文也不例外 当代企业通用公文发展的主要趋势是 内容上的战略性 规格上的简明化 语言上的时代感 企业公文概述 格式的规范性 公文写作有固定的格式 而且达到高度规范的程度 凡撰写公文的人 都必须按照公文的固定格式去写 不能别出心裁 独树一帜 另搞一套 否则 就失去了公文的文体感 不符合写作的要求 也不利于公文的管理 公文的固定格式 是公文外在形式上的突出特点 也是规范性和程式化的重要体现 其固定格式主要表现在以下三个方面 格式的规范性 第一 从公文的内部结构上看 它有10个固定项目 即标题 主送机关 正文 附件 发文时间 机关印章 报送单位 公文编号 机密等级和缓急程度 这10个项目 除有的公文设有附件 机密等级和稳急程度之外 其它各项一般是不可缺少的 而且 它们的内容组成和书写位置也是固定的 公文一般都有公文眉首 即文头 公文眉首在公文首页文件上方的显要处 用红字印上 单位 文件 字样 其下居中处印上公文编号 再下边用一条红线隔开 这就是文头 有文头的文件 称之为 红头文件 没有文头的文件 称之为 白头文件 格式的规范性 第二 从公文的习惯用语上看 它有一套约定俗成的大体固定的习惯用语 比如 在正文的开头和主体部分之间 往往用 特通知如下 特请示如下 特指示如下 之类的习惯用语 用以起承上起下的作用 在公文结束时 也有一些习惯用语 如 写请示时 往往用 妥否 请批示 写指示时 往往用 请贯彻执行 请遵照执行 这些习惯用语 明确简练 约定俗成 是公文固定格式的一种表现 但公文中的不同文种 其习惯用语的所不同 不可混用 第三 从行文走向上看 也有其固定性 一般讲 上行公文不可下发 下行公文不得上报 平行公文只来往于平行或不相隶属机关之间 格式的规范性 由发文机关代字 年份和发文顺序号组成 由办公室统一填写 具体发文编号按公文编号规范执行 年号用方括号括上 8号 是年发的第8号文件 有的文件是某个单位办事机构发的 一般用 发 字表示 拟定机关代字时 要注意准确 避免与其它单位重复 公文编号写在文头下居中处 发文机关名称下空2行 用3号仿宋体字 年份使用全称 用六角括号 白头文件 写在标题右下方 格式的规范性 公文字号 公文标题应当准确简要地概括公文内容 一般应标明发文机关 并准确标明公文种类除批转的法规性文件外 一般不加书名号 它由发文机关 公文的主要内容 即事由 和公文文种三部分组成 在发文机关之后多用介词 关于 与表达主要内容的词组组成介词结构 作为公文文种的定语 如 XX关于全面开展增收节支活动的决定 就是这样构成的 有的公文标题 其中三个构成成分 可以省略一个或两个 或省略发文机关 或省略主要内容 或只有公文文种 标题的位置 在红色反线下空2行 使用2号小标宋体字 居中排布 两行以上的标题 回行时要做到词意完整 排列对称 间距恰当 标题 格式的规范性 主送机关即行文对象机关 分上 下行文 上行文 一般只写一个主送机关或领导 上报领导的公文一律称呼同志 下行文 一般写单位名称或各单位 标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多 公文首页不能显示正文时 应当将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 主送机关 格式的规范性 正文 是文件的主体 是反映文件具体内容的部分 一般包括开头 主体和结尾三部分 书写位置在主送机关名称下1行 每自然段左空2个字 回行顶格 使用3号仿宋体字 公文正文中小标题使用3号黑体字 数字 年份不能回行 附件 附在正文之后的文件 即随文转发 报送的文件 或随文颁发的制度 办法 规章 或表格 说明材料等 书写位置在正文之后 机关签署之前 正文下空1行 左空2字 用3号仿宋体字标识 附件 其后标全角冒号和附件标题 标题后不加标点符号 应写明附件名称及件数 如有序号 使用阿拉伯数码 附件应当与公文正文一起装订 并在左上角第1行顶格标识 附件 或者 附件 及序号 附件序号与附件标题前后标识应当一致 如附件与正文不能一起装订应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号 并在其后标识 附件 或 附件 及序号 格式的规范性 正文及附件 发文时间 即发文的年 月 日 写在文件末尾 签署之下 位置偏右 用汉字年 月 日标全 零 写为 常见错误 签署日期混用汉字与阿拉伯数字 或直接用阿拉伯数字 格式的规范性 印章 是文件生效的标志 单一制发的公文 落款处不署发文机关名称 只标识成文日期 成文日期右空4个字 加盖印章应当上距正文2 4毫米 端正 居中 下压成文日期 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 会议纪要不须盖章 格式的规范性 印章 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文日期拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文日期 印章用红色 只能采用同种加盖印章方式 以保证印章排列整齐 两印章间互不相交或相切 相距不超过3mm 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 按加盖印章顺序排列在相应位置 并使印章加盖或套印在其上 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 格式的规范性 公文版记为主题词及主题词以下部分 置于公文最后一页 顺序包括 主题词 分栏线 抄送 印发 翻印 机关 和印发 翻印 日期 印数等部分 主题词 使用规定的标准化词汇 不得自编主题词 使用3号黑体字 居左顶格标识 后全角冒号 词目使用3号小标宋体字 接排于冒号之后 词目之间空1个字 不加标点 分栏线 主题词下 每栏用分栏线隔开宽度为15 6MM 抄送单位 即与文件有关的单位 有的需要知道文件内容的单位 有的是协助承办的单位 上级部门抄报 其它单位用抄送 一般写在公文末页 主题词下1行 发文时间之后 左右各空1个字 使用4号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 格式的规范性 公文版记 印发 翻印 机关和印发 翻印 日期 平行一行 使用4号仿宋体字左右各空1个字 印数 需要印发的份数 版心右下端 右空2个字 用小4号仿宋体字 机密等级和保密期限 即文件的保密程度 分 绝密 机密 和 秘密 三种 使用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需标保密期限 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行秘密等级和保密期限之间用 隔开 一般性文件不定秘级 除此之外 有的单位发文 还在文件尾处标明打字员 校对员 文件印数和存档数等情况 格式的规范性 公文版记 国家行政机关公文格式 参照GB T9704 1999执行公文要求 细节上体现专业程序上展现权威形式上表现规范 休息一下 公文举例 下面我就讲述一下与大家联系密切 使用频率较大的几个公文文种和通用公文 常用公文文种 最容易混淆的文种 请示与报告请示和报告既有相同之处 又有区别 相同之处是两个都是写给上级的上行文 公文里都有陈述意见 反映情况的内容 区别是 第一 时间有别 请示跟报告相比 时间要求更紧迫 请示写的情况是未解决的 属于将来时 报告写的情况是已做过的 属于过去时 第二 内容的侧重点有别 请示着重于请示批准 报告着重于汇报工作 第三 要求有别 请示要求上级必须回复 报告则不必 只供上级参考 请示的主要特点 请求性 即本企业打算办理某种事情 而又无权自行决定 或者无力去做 或者不知道应不应该去办 必须请求上级主管部门批准或同意之后 才可以去办 这种祈使上级指示或应诺的特性 就叫请求性 所以写请示时 应该把请示办什么事情 为什么办理这件事情 打算如何办理这件事情 让上级批准什么等内容写清楚 只有这样才算体现了请示的请求性 报告的特点同请示是不同的 它的主要特点是汇报性 即本企业做了什么事情 这件事情是如何做的 在做这件事情中有什么经验 教训 今后打算怎样办 所以 我们应从文体特点上把请示和报告区别开来 请示 请示的用途 请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种 请示主要用于 1 在实际工作中 遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理 2 工作中遇到需要上级批准才能办理的事情 3 超出本部门职权之外 涉及多个部门和地区的事情 请示上级予以指示 请示 请示的分类 按目的分 可分为批准性请示和呈转性请示两类 批准性请示内容比较简单 具体 往往是一些较为细小的实际事项的请求 请示被批准后 执行机关范围也比较小 常常就是请示单位自己 呈转性请示 请示事项较为重大复杂 具有一定的普遍意义 不但需要上级批准 还需要上级转发 区别 要求目的上和执行范围上有区别 批准性请示执行范围较窄 一般就是请示单位自己 呈转性请示执行范围较宽泛 往往不仅是请示者的本单位 而且还要包括其他很多有关单位共同执行 请示 请示的写法 批准性请示一般由三部分组成 请示理由 请示内容 请示结语 请示理由是文章的开头部分 常是导语式的 要扼要地讲明请示的背景和根据 及概括地写出请示事项 复杂的一般写成一段话 简单的则就以一句话为之 请示理由之后 许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语 它们的基本的格式是 现将 报告如下 随之点上冒号 但有些极短小的请求也可不写 请示 请示内容是请示的中心部分 要写得具体 条理清楚 说服力强 请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容 提出请示事项要详细 阐述说明道理要充分 只有这样才能使有关领导心中有数 易下决心 但有些情况简单 有条文和规定可依据 只是出于组织原则报给上级知道 请示批准的请示 请示内容部分只需提出请示事项即可 不必阐释道理 请示结语是请示的结尾部分 一般是另起一行空两格书写 请示结语语气要谦恭 批准性请示结语的通常写法是 特此请示 请审批 以上意见当否 请指示 特此请示 请批复 等 呈转性请示通常写法是 以上报告 如无不妥 请批转各地贯彻执行 以上意见 如属可行 请批转有关单位执行 等 请示 写请示的注意事项 要坚持一文一事 请示事项必须明确 具体 可行 不要搞多头请示 一般不得越级请示 个别需要越级请示的 可采用 转呈式 可以既避免越级 又明确主送机关 另一种是在越级请求的同时 把请示抄报被越过的主管部门 不要把请示写成报告或请示报告 除领导直接交办的事项外 请示不要直接送领导者个人 或既写主送机关 又同时主送 抄送给主送机关领导人 一般情况下 也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关 请示 请示的格式 上行文格式要有签发人和联系人在行文时限定领导机关几日内批复 这是不礼貌的 作为下级机关 最多只能写 请速批示 而不能限定时间 当然上级机关接到下级机关的请示件 尽量争取早日批复 请示 报告的特点与种类 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问 属上行文 一般产生于事后和事情过程中 报告 中不得夹带请示事项的规则报告的种类综合性报告专题性报告回复报告 报告 综合性报告的写法 标题报告单位 事由加文种 如 XX公司关于2004年度工作情况的报告 1 开头 概括说明全文主旨 开门见山 起名立意 将一定时间内各方面工作的总情况 如依据 目的 对整个工作的估计 评价等作概述 以点明主旨 2 主体 内容要丰富充实 作为正文的核心 将工作的主要情况 主要做法 取得的经验 效果等 分段加以表述 要以数据和材料说话 内容力求既翔实又概括 3 结尾 要具体切实 写工作上存在的问题 提出下步工作具体意见 最后可写 请审阅 或 特此报告 等语作结 报告 专题性报告的写法 标题要明显反映报告专题事由 突出其专一性 正文可采用 三段式 结构法 开头 讲报告原由或目的等 然后用 现将主要情况报告如下 过渡到主体 以反映情况为主的专题工作报告主要写情况 存在的问题 今后的打算和意见 以总结经验为主的专题工作报告主要写情况 经验 有的还可略写不足之处和改进措施 因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实 产生错误的主客观原因 造成错误的责任 处理意见及改进措施等 结尾通常以 请审核 请审示 等语作结 报告 回复报告的写法 标题与前两种报告大体相同正文根据上级机关或领导的查询 提问 有针对性作出报告 要突出专一性 时效性 报告的写作要求 一 写综合报告应注意抓住重点 突出主要矛盾和矛盾的主要方面 在此基础上列出若干观点 分层次阐述 说明观点的材料要详略得当 以观点统领材料 二 专题报告 要一事一报 体现其专一性 切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题 三 切忌将报告提出的建议或意见当作请示 要求上级指示或批准 报告 函的概念与种类 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 函的使用范围广泛 涉及各方面的公务联系 函可分为公函与便函两种 函 公函的写作格式与要求 公函包括标题 主送机关 正文 发文机关 日期等 标题一般由发文机关 事由 文种或事由 文种组成 一般发函为 关于 事由 的函 复函为 关于 答复事项 的复函 正文一般包括三层 简要介绍背景情况 商洽 询问 答复的事项和问题 希望和要求 如 务希研究承复 敬请大力支持为盼 等 一 要一函一事 切忌一函数事 二 要体现平等坦诚精神 文字恳切得体 简洁朴实 用语谦和有礼切不可盛气凌人 但不可低三下四 函 通知的概念与种类 通知适用于批转下级机关公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 任免或聘用干部 通知大多属下行公文 种类 印发 批转 转发性通知指示性通知知照性通知事务性通知任免 聘用通知 通知 通知的特点 告知性是一切通知的共同特点 通知 顾名思义 即告而知 无非是向有关单位说明做什么事情 为什么做这件事情 怎样才能做好这件事情 所以 要把要告知的事情写明白 这也是对一切通知的共同要求 告而不清 对方就不能有所知 或者只知其然 不知其所以然 通知就达不到预期目的 当然 因通知的类型不同 它们还各自具有不同特点 指示通知带有一定的指示性 多半用于上级对下级部暑工崐作 批示性通知具有批示或批转性 多用于颁布 发布 公布 批发 转发有关法规 条例及各种文件等 规定性通知则对某些问题作出规定 事项性通知往往就单一事项提出要求 知照性通知只告知某种情况 不需要遵照办理 会议通知就召开会议的有关事项通知各单位 通知 通知的写作格式 一 印发 批转 转发性通知的写法 标题由发文机关 被印发 批转 转发的公文标题和文种组成 也可省去发文机关名称 正文须把握三点 对印发 批转 转发的文件提出意见 表明态度 如 同意 原则同意 要认真贯彻执行 望遵照执行 参照执行 等 写明所印发 批转 转发文件的目的和意义 提出希望和要求 最后写明发文日期 通知 通知的写作格式 二 批示性通知的写法 标题由发文机关 事由和文种组成 也可省去发文机关名称 正文由缘由 内容包括要求等部分组成 缘由要简洁明了 说理充分 内容要具体明确 条理清楚 详略得当 充分体现指示性通知的政策性 权威性 原则性 要求要切实可行 便于受文单位具体操作 通知 通知的写作格式 三 知照性通知的写法 这种通知使用广泛 体式多样 主要是根据通知的内容 交代清楚知照事项 四 事务性通知的写法 通常由发文缘由 具体任务 执行要求等组成 会议通知也属事务性通知的一种 但写法又与一般事务性通知有所不同 会议通知的内容一般应写明召开会议的原因 目的 名称 通知对象 会议的时间 地点 需准备的材料等 5W 五 任免 聘用通知的写法 一般只写决定任免 聘用的机关 依据 以及任免 聘用人员的具体职务即可 通知 通知的篇章结构 一般由标题 主送单位 正文和落款四部分组成 标题 有公文规范标题法 即发文机关 事由 文种构成 如 XX局关于印发领导干部保密工作责任制规定的通知 有事由加文种标题法 如 关于事业单位发放奖金有关问题的通知 值得注意的是 指示性 批示性通知 应该在标题中把性质体现出来 这两类通知往往在 关于 后面标明 颁发 发布 送发 批转 等字样 用以表明其性质 拟写时要根据通知的性质 加以选用 正文 因通知类型不同 其写法也不一样 指示性 批示性通知 其正文的写法基本一致 由发文语和批示语 指示语 两部分组成 发文语写 现将 发给 或转发给 你们 望结合实际情况 参照执行 批示语 指示语写发此通知的意义 讲措施 提要求 希望等 事项性通知 会议通知和一般性通知 其正文往往由导语 主体和结语三部分组成 导语写通知的目的 主体写通知事项 结语写执行要求或 特此通知 等 知照性通知 其正文只有两部分组成 一部分写通知的目的 另一部分写通知事项 有的结尾用 特此通知 或 此通知 结束 通知 撰写通知经常出现的毛病 撰写通知经常出现的毛病是因对通知的种类不甚了解 故写出的通知 不管是什么类型的都是一个模式 另外 由于语言表达上功力不够 经常出现 告而不知 的情况 使人难以明白 如果一个工作人员连一篇象样的通知都写不好 那是说不过去的 通知 会议纪要 会议纪要是根据会议指导思想和会议纪录 将会议召开的基本情况 研究决定的主要问题 进行加工 提炼 概括 整理而写成的一种书面文字材料 它是传达贯彻会议精神的主要依据 由会议主办单位上级领导单位加批语下发 具有公文的某些性质与职能 会议纪要 分类情况 会议纪要 按其内容和性质 可分为行政例会纪要 工作会议纪要和座谈会议纪要三种 行政例会纪要 是各级行政机关召开办公会议和行政例会时 根据会议研究决定的问题 所形成的一种书面文字材料 工作会议纪要 是召开专业性的工作会议 研究一些重大理论或实践问题 所得到的共同认识 拿出共同研究的意见 办法 所形成的一种文字材料 座谈会议纪要 是解决某个重要问题 召开某些有代表性的人员参加 通过座谈讨论 形成多数人同意的意见 将会议纪情况和讨论的问题整理出来而形成的文字材料 会议纪要 主要特点 一是纪实性 会议纪要是记载会议基本情况和主要精神的 它必须根据会议的目的和指导思想 会议的发言纪录和会议研究决定的问题来写 具有很强的纪实性 会议未涉及的问题不能写 会议在研究问题时 如果意见不一致 应写多数人同意的意见 或把几种意见都写上 不允许添枝加叶 也不允许凭空杜撰 纪实性是会议纪要的生命 二是纪要性 这是同会议纪录的根本区别 即它不是把会议中所涉及到的所有情况 所有问题无一漏的写出来 而是把那些重要的情况和研究决定的重大问题 决策意见写出来 是摘其要而纪之 切忌不要面面俱到和搞材料堆砌 三是系统性 即写会议纪要时 要将会议的全面情况所有材料 进行全面分析研究 然后选出重要问题和重要材料 按照一定的逻辑关系 进行组合和安排 使其有条有理 达到科学和系统 而不能象会议纪录那样 呈现原始的自然形态 会议纪要 会议纪要的写作 其篇章结构分标题 正文和落款三部分组成 标题 有三种标法 一是公文规范标题法 即由机关名称 会议名称 或事由 和文种组成 如 三明分厂护炉会议纪要 二是由会议内容和文种组成 如 焚烧炉大修会议纪要 三是正副标题法 如 对比反映差距 差距说明潜力 厂长座谈会议纪要 正文 正文由三部分组成 开头部分 写为了什么目的 由那个单位召开了什么会议 会议于什么时间 在什么地点召开 会议就什么主要问题进行了讨论 什么领导在会上讲了话或总结 会议效果如何等 这部分主要是交待会议的基本情况 要写得简明 概括 会议纪要 主体部分 写会议上反映的情况 研究的问题 作出的决定性意见和解决的措施等 行政会议纪要 只要把会议讨论和决定的问题归纳概括出来即可 而工作会议纪要和座谈会纪要 则需要把与会人员的发言加以综合整理 进行有层次 有条是理的反映 其具体方法有三种 一是用 一 二 三 序码组成几个部分 每一部分写一个方面的问题 二是用小标题的方法 概括每部分内容 三是用分款列项的办法加以反映 不管用什么办法反映 每个问题都必须有观点 有材料 有分析有结论 还要有解决问题的办法与措施 使之言之成理 行之有效 有一定说服力 会议纪要写作 主体部分的每个问题或段落之首 往往冠以 会议认为 大家提出 会议强调 会议决定 会议指出 等习惯性的开头语 这些习惯用语起连接和强调作用 会议纪要 结语部分 写会议号召 或突出会议的意义 作用 或交待遗留 悬而未决的问题 有时还写明主办单位对贯彻会议精神的一些要求 落款 写会议纪要的作者和时间 作者可以是单位 也可以是个人 有时写在公文落款处 有时写在标题之下 时间也是这样 可以写在末尾 也可以写在标题下 用括号括上 会议纪要 写会议纪要经常犯的毛病 写会议纪要经常犯的毛病 主要是把握不住中心 突出不了中心 往往把会议中所涉及到的事情与材料都罗列进去 特别是在写工作会议纪要和座谈会议纪要时 这种毛病更为严重 所以 写会议纪要之前 一定要认真了解召开会议的目的 会议所要解决的中心问题 吃透会议的基本精神 写作时紧紧把握会议的中心去写 凡与会议有关的就写 关系大的就重点写 无关的就不写 以避免面面具到 中心不突出 另外 还有一个毛病是常犯的 即脱离会议的实际情况写纪要 甚至会议尚末召开 会议纪要就写出来了 把会议没有讨论的问题 会议未形成的意见强加给会议 这是绝对不允许的 为了避免失实 有些会议把写出来的会议纪要草稿 打字印刷 发给会议代表传阅 修改 这种做法值得提倡 会议纪要 简报这一常用公文文种 在党政和企事业机关中 使用频率很大 一些大型企业和单位 都出刊各种类型的简报 用以反映情况 交流经验 汇报工作 学会简报的编写 对提高工作效率 做好机关工作 有着不可忽视的重要作用 简报是一种简短 灵活 自由 多样的书面材料 有的叫 情况反映 有的叫 内部参考 也有叫 动态 通讯 的 它是企业 机关内部的消息 简报的使用范围很广 它经常用来反映问题沟通情况 汇报工作和交流经验 它只限于企业 机关内部使用 最初主要用于下级向上级反映情况 汇报工作 当前 已发展为上下左右之间交流情况不可缺少的重要纽带 大大扩大了它的使用范围 简报 分类 一是业务工作简报 如 经济工作简报 内部参考 等 主要是某条战线 某个企业 某个单位用以反映日常业务工作情况的文字材料 以向上级领导机关反映业务工作情况 动态 问题 经验为主 有些带有经验性和指导性的文字材料 也通过简报发往下级机关 有时也向有关业务联系的同级机关发 这类简报是经常性的 二是中心工作简报 如 股改工作简报 等 这类简报是围绕一项中心工作发出的 也是为开展该项中心工作服务的 主要反映该项中心工作进展情况 思想动态 带有倾向性的问题和有关经验以及典型材料等 这类简报具有一定时间性 中心工作结束之后 简报便停止出刊 三是会议简报 如 计划工作会议简报 职工代表大会简报 等 不是任何一个会议都出简报 只有那些中 大型的重要会议才出简报 主要用于反映会议进程 动态 代表的建议 发言摘要 大会的工作报告和会议总结等 会议简报一方面供领导机关掌握了解会议情况 另一方面发给与会代表 便于彼此之间互相沟通情况 相互启发 也为会后传达会议精神提供材料 简报 主要特点 简报的特点 如果从它的性质与作用上看 具有汇报性 交流性和指导性三大特点 简报最初是用于汇报工作的 即将自己部门或单位的重大问题的处理 工作中的重要情况和经验 向上级讲明白 扼要地报告 交流性即是将一些带有普遍性 倾向性的问题 把一些典型经验刊载出来 达到彼此沟通 交流的目的 从写作上看 具有 快 简 准 新 活 等特点 快 即迅速及时 有时比报刊上的消息还快 事情发生之后马上予以反映 简 即简明扼要 短小精悍 简报不简就不成为其 简报 了 准 即事实上要准确无误 人员 地名 时间 地点等 都要真实可靠 根据其它材料编写的简报 要说明 据 材料反映 字样 所谓 精 即在材料选择上要精当 典型 新 即反映情况时 要以 新 见长 反映最近发生的新情况 新动向 新事物 新问题 新经验 尤其是要抓住萌芽状态的事情加以反映 活 即在表达形式上要灵活多样 应一事一反映 也可以作综合反映 还可以作专题反映 有时还可以加编者按语 简报 篇章结构 简报的写作有固定的格式 它由报头 标题 正文和报尾四部分组成 报头 一般是固定的 由简报名称 简报编制单位 发简报时间和期号组成 其样式如下 简报第 期XX有限公司 编200 年 月 日 简报 报头中的简报名称 是什么类型的简报就写什么名称 如业务工作简报 经济工作简报 又如会议简报 计划会议简报 中心工作简报 股改工作简报 简报名称用大字套红印刷 期号写 第 期 也可以只用阿拉伯数字表示 编写单位 业务工作简报一般写 单位名称 办公室编 会议简报一般写 会议名称 秘书处编 中心工作简报一般写 中心工作 办公室编 报头与标题之间用一红线隔开 报头一般占简报的1 3或2 5的比例 标题 简报的标题自由灵活 可用新闻标题法 也可以用文章标题法 还可以用公文标题法 正文 简报的正文一般由开头 主体和结语组成 开头是简报的起始语 同一般文章写法大体相同 应简明而漂亮 有一定吸引力 主体写所反映的主要内容 既要写得充实 具体 又要注意言简意赅 短小精悍 结语是简报的收事 有时用一句话把尾煞住 有的简报无结语 报尾 正文之后是报尾 在简报末页 一般在两条平行横线之间 注明 抄报 抄送 和 下发 单位 或者写明什么级别 简报 第一 抓准问题 有的放矢 从全局着眼 善于抓趋势 善于抓苗头 具备工作敏感 简报 第二 材料准确 内容真实 第三 简明扼要 一目了然 一是注意主题集中 一稿一事 不贪大求全 二是注意精选材料 围绕主题精心挑选典型事例 三是注意既要求简 又要写清 简报求简 是在说明问题的前提下求简 简 应该是服从内容的需要 不能由一个极端走向另一个极端 简报 第四 讲究时效 反映迅速 第五 内容实在 不空洞 简报的选稿要求 思想要敏感 看问题要有预见性 判断要准确 应从三个方面搞好判断 一是搞好稿件的真伪和准确程度的判断 二是搞好稿件实际价值的判断 三是搞好稿件刊发 利与弊 的判断 要灵活掌握稿件的写作质量 简报 写简报经常犯的毛病 一是不简 二是不实 三是不新 不简 即篇幅太长 材料取舍不当 或者过多的叙述事情发生的过程 把一些不应写入简报的内容也写进去了 有的还运用很多描写手法 失去了文体感 不实 即所写的内容失实 有的望风捕影 有的胡篇瞎造 有的无限拔高 有的移花接木 有的添枝加叶 有的以偏概全 有的 合理想象 乃至闹出了笑话 不新 即所反映的内容失去了时间性 把一些陈旧的 没有指导意义 缺乏典型的材料堆积到简报中去 这些毛病都违背了简报的特点和写作要求 是简报写定用中所不允许的 另外 在简报的编者按写作中 也的一般化 空泛而谈 无实际意义的毛病 编者按的写作 应该有的放矢 褒贬分明 言之有物 如果一般化则不如不写 简报 述职报告的性质 种类 述职报告是领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性报告 述职报告的种类很多 从时间上分有任期述职报告 年度述职报告 临时述职报告 从范围上分有个人述职报告 集体述职报告 从内容上分则有专题 单项 述职报告