信息系统编码管理办法.doc

信息系统编码管理办法为适应安泰集团管理体制改革的需要，为在集团建立与现代企业制度相适应的编码系统管理制度，由信息系统管理部组织起草了安泰集团编码管理办法，它将成为安泰集团编码系统管理方面的指导性文件。信息分类编码标准化是进行信息交换和实现信息资源共享的重要前提，是实现管理工作现代化的必要条件。搞好信息分类编码标准化，具有巨大的经济效益和社会效益。为了加快信息管理系统的建设步伐，建成集团信息分类编码标准体系，特制定本管理办法。本办法部分内容引用标准JB/T 88231998 机械工业企业计算机辅助管理信息分类编码导则。本次出台的编码管理办法，具体内容如下：1、在术语和定义中对信息、代码、编码、校验码、信息分类、信息编码、企业实物编码等关键概念都作了解释。2、明确了总裁、信息系统管理部及各集团各部门及各生产厂在编码管理系统方面的职责。3、在管理内容和方法中，对编码的目的、基本规定、信息分类的基本原则、编码的基本原则、信息交换的四种代码保证形式、选择信息交换代码保证形式必须遵循的原则、制定编码规则、编码项划分的深度与内容、常见方案类型、信息分类编码标准的贯彻执行等都作了重点说明。一、物资编码的意义企业为适应市场的需要，不断开发新的产品，使企业产品种类不断增多，从而使为满足这些产品生产所需的物资种类也不断增多。为了提高管理质量和管理效率，首先必须对这些物资分类编码，使之提供的资料一目了然，而且不会漏记物资。其具体意义表现在：1 编码无处不在，编码是企业信息化建设的基础2 有利于提供正确的物资资料3 有利于计算机管理4 有利于压缩物资的品种、规格二、物资编码的原则为了更好的管理物资编码，必须制定合理、科学的物资编码管理体系，物资编码原则应该遵循以下几个方面：1 简单性原则2 分类性原则3 扩展性原则4 完整性原则5 唯一性原则6 可用性原则7 兼容性原则三、物资编码分类方法目前对物资进行编码所采用的方法主要有以下四种：1 英文字母法：英文字母法是指将某项物资用特定的一个字母或一组字母来表示。2 数字法：指将某项物资用特定的一个数字或一组数字来表示的方法。数字法还可考虑以下几种编码方法。 1) 连续数字法，首先要求将所有物资进行分类，并按一定的规律先后排列，然后自1号起依顺序编排流水号，此方法优点是代号连贯，但未来新增类别时，不能在中间穿插，只能在后面添加。 2) 阶梯式数字法，首先要求将所有物资分成若干大类，其次再将各大类按其次级类别分成若干中类。 3) 区段数字法，是介于连续数字法与阶梯式数字法之间的一种表示方法。 4) 国际十进制分类法，是指将所有物资分为十大类，分别以0-9之间的数字代表；然后每大类再划分为十个中类，并分别再以09之间的数字代表，如此进别再以行下去。3 暗示法：是指根据物资的特性，采用特定的数字或符号使之能代表物资特性的方法，又可分为数字暗示和符号暗示法。4 混合法：是指将英文字母和数字结合起来使用的方法。四、物资编码执行操作方法凡没有物资编码的企业，若需进行编码，须遵循以下步骤操作，即可成功地为本企业所有物资编制出科学合理的编码。1 成立专职编码小组。编码小组成员由各部门（如开发部、技术部、质量部人组成编码、资材部等）抽出人员组成，并指定编码小组组长，其职责是负责整个编码工作。2 搜集现有物资的所有种类及规格型号，将搜集的物资种类进行整理分类，确定出大、中、小类；并预测未来可能出现的新类别，需留一定的空位以便未来穿插。3 确定大类、中类的位数及代号。4 确定小类的位数及编码方法。5 制定出科学合理的编码规则体系。6 重点对产品和自制件进行编码工作，由于其数量和种类多，变化快，使用范围广。7 对编码数据进行规范管理，制定出编码数据规范办法。8 制定物资编码管理办法，如：编码使用管理办法，新增物料编码的编码方法等。五、统一物资编码管理企业对物资编码进行合理规划后，还需借助专门的编码管理系统来管理物资编码，实现编码的计算机管理，把企业编码规则固化到编码管理系统，由编码管理系统管理企业编码规则、编码的生成、编码查询和编码维护等。企业在信息化建设过程中会实施多个不同的管理系统，在实施管理系统中，必须遵循一个原则，那就是统一编码管理原则，确保物资编码在各信息系统中的唯一性和正确性。对于集团型企业，更需要选择一个能够支持集团型企业使用的编码管理系统，建立集团公司和子公司编码间关系和应用体系。信息交换的四种代码保证形式1、统一采用信息分类编码国家标准集团自动化管理系统统一采用信息分类编码国家标准。信息分类编码国家标准不仅适用于各系统之间的信息交换，而且适用于各自动化管理系统内部的信息采集和信息处理。2、将某些信息分类编码国家标准作为交换代码使用集团自动化管理系统分别使用相应的集团信息分类编码标准或上级的信息分类编码标准采集与处理信息。当系统之间进行信息交换时，要一律转换成由国家统一制订的交换代码，方可进行信息交换。3、采用上级信息分类编码标准 集团自动化管理系统分别使用相应的专业、信息分类编码标准采集和处理信息。当与外界进行信息交换时，采用上级的信息分类编码标准。4、建立系统间的代码对照表集团自动化管理系统分别使用各自的信息分类编码标准采集和处理信息。当与外部系统交换信息时应建立系统间的代码对照表，以便实现彼此之间的信息交换。选择信息交换代码保证形式必须遵循的原则1、集团自动化管理系统必须优先采用信息分类编码国家标准。2、当没有相应的国家标准时，集团各单位的自动化信息管理系统应采用上级的信息分类编码标准进行系统间的信息交换。3、只有在既无相应的国家标准，又没有以级的信息分类编码标准时，集团各部门、各单位自动化管理系统才可以考虑建立系统间代码对照表的办法来实现彼此之间的信息交换。制定编码规则1、每个信息均应有独立的代码、信息代码一般是由分类码和识别码组成的复合码。分类码是表示信息类别的代码，识别码是表示信息特征（如结构形状、材料、工艺等）的代码，信息的分类与编码原则应符合信息分类和编码的基本原则。企业管理信息大类的划分与编码可参照附录A（提示的附录）2、信息分类编码系统的结构一般采用十进分类法系统。十进分类法系统中，层次是以树的结构形式表示，各码位数字的位置依前一位而定，并用09数字表示，每个码位表达一个固定的含义，如附录B（提示的附录）所示。此外，必要时亦可采用符合代码基本规定的拉丁字母作为辅助代码符号，系统结构则可以根据实际需要而定。定长和不定长编码3、编码的长度用其包括的字符个数表示。不定长编码通常编制比较容易，但应用中也应当规定其长度上限。从经验和适用角度，通常都可以限制在15位，过长的编码可能意味着方案本身并非良好，或过于偏重描述性。4、为保证代码正确的输入，对较长的代码和那些关键性的代码，应加校验码，以检查其输入、传输等操作而产生的错误。编码项划分的深度与内容1、对一种实物所存在的区别，往往出乎人们的直觉。例如对产品来说，首先可以区分为型号，但一段时间后往往发现必须对设计加以修改，这种修改也许需要保持原来的型号。有些修改还可能是临时的。进一步，同一型号，可能又有不同的产地，同一产地还可能有原料上的区别，有时还生产时间上的区别也可能有区分的必要，还有品质分级的问题，等等。这样一些因素，到底哪些要反应到一个既定的编码方案中，是一个关键问题。2、对于编码项自身的特性属性项目，例如：原材料的产地，供应商/制造商，设计的版本，部门，安全标准等，通常都已经或应当建立独立的编码规则，在制定编码系统时，应当从应用角度对此加以综合的考察，尽量避免对同样的事物在不同地方重复地编码，例如对一些可能是局部临时区分的项目，可以考虑将相应的编码组合使用批如对原料的供应商。在这类问题上，必须充分认识编码在各种情况下的应用方式需求，才可能给也合理的较好的解决方案，不要孤立地封闭在某一个编码方案内试图解决所有关联的问题信息分类编码标准的贯彻执行1、信息分类编码标准一经发布，集团各部门、各单位都必须贯彻执行，不得擅自更改、删除或插入代码。2、在自动化管理系统投入使用之前，必须进行分类编码标准化审查，经审查合格后方可投入运行。3、凡参加自动化管理系统信息交换的单位，都必须贯彻执行系统规定使用的信息分类编码标准。只有遵守系统有关规定的单位，才可以参加系统，并共享信息资源，凡不遵守系统有关规定的单位，一律不得进入系统，并无权共享系统的信息资源。4、为了使信息分类编码标准能最大限度地满足各级自动化管理系统的需要，在系统内部，允许截取或延拓使用上级信息分类编码标准，也可制定内部