管理制度编写培训.ppt

规章制度编写培训 Page 1 规章制度的定义及编写原则 规章制度的结构 管理制度的起草 管理制度编排的格式 一 规章制度的定义及编写原则 规章制度的定义规章制度是指企业根据法律规定和董事会的命令 决定其权限范围内制定的 规范组织及其成员须共同遵守的 具有约束力的 按一定程序办事的规程或行动准则 就其本质而言 企业规章制度实际上是管理者管理思想与理念 管理方法与技巧的具体表现方式之一 一个规章制度也有它的中心思想 一 规章制度的定义及编写原则 建立管理制度是公司推行制度化管理的基础所谓制度化管理 就是指按照一定的已经确定的规则来推动企业管理 这种规则是大家所公认的契约性的规则 并且体现了责权利统一的规则 换言之 制度化管理就是以制度规范为基本手段协调企业组织集体协作行为的管理方式 制度化管理的实质在以科学制定的制度规范为企业协作行为的基本约束机制 一 规章制度的定义及编写原则 规章制度编写的原则1 合法性2 完整性3 准确性4 统一性5 适用性 二 规章制度的结构 内容划分管理制度一般由名称 目的 适用范围 定义 职责 管理内容和方法 其它 附件 表格 文件编号 生效日期 页码 版本号等部分组成 我们采用的是章条列项的模式 并用中文编号阿拉伯数字来编号 二 规章制度的结构 层次的描述与划分章章是管理制度内容划分的基本单元 在每项管理制度中 应使用大写数字从 一 开始对章编号 编号应从 目的 一章开始一直连续到附件 每一章均应有标题 标题应置于编号之后 并与其后条文分行 条条是章的细分 应使用阿拉伯数字对条编号 第一层次的条 例如1 2等 可分为第二层次的条 例如1 1 1 2等 一般情况下宜分到第三层次 例如1 1 1 1 2 1等 同一层次中有两个以上 含两个 的条时才可设条 例如 第3章的条文中 如果没有3 2条 就不应设3 1条 二 规章制度的结构 列项在第三层次以下宜用列项表示 每一项前加上后半带半圆括号的阿拉伯数字序号 例如 1 2 等 如果需要对某个项进一步细分成需要识别的分项 则应使用小圆圈的阿拉伯数字序号 例如 等 三 管理制度的起草 名称名称的必备要素 它应置于管理制度的正文首页 名称的结构为 管理主题 管理制度 例如 考勤管理制度 制度名称除采用 管理制度 以外 也可采用管理活动的主题与 程序 规则 办法 规定 等的组合 例如 合同评审程序 文件控制管理办法 财务管理制度等 名称力求简练 并应明确表示出管理制度的主题 使之与其它管理制度相区分 名称不应涉及不必要的细节 三 管理制度的起草 目的目的为必备要素 主要描述编写文件的目的或意图 它应置于每项管理制度正文的起始位置 编写目的之陈述应使用 为了 特制定本制度 或本办法 本规定 三 管理制度的起草 目的适用范围为必备要素 它应置于 目的 之后 适用范围主要描述制度适用的区域 部门 组织 人员等定义定义为可选要素 定义 即关键词语解释 主要说明不常用或在文件中有特别意义的用语 当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用 或有可能影响管理制度的理解时 宜对这些词语加以解释说明 职责职责为可选要素 主要简述执行制度的职责和权限分工 当管理制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成 且需要界定他们的职责时 应明确加以说明 必要时 即使管理制度中的事项只需一个部门完成 也可明确其职责 三 管理制度的起草 内容主要描述相关人员所进行的工作 描述内容包括执行工作的时间 由谁于何时何地以何种方式执行什么工作 管理内容和方式是管理制度的主体内容 可用一章或若干章予以表述 目的为必备要素 主要描述编写文件的目的或意图 它应置于每项管理制度正文的起始位置 编写目的之陈述应使用 为了 特制定本制度 或本办法 本规定 其他其它为必备要素 它应作为每项管理制度正文的最后一章 在这一章中应明确表明该管理制度的解释部门 当与现行管理制度相冲突时 应表明处理原则 处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项 制度自本制度实施之日起即行废止 现行制度与本制度有抵触的 以本制度之规定为准 现行制度中与本制度之规定不相符的 应参照本制度予以修改 本制度将于 日起实施 三 管理制度的起草 附件附件为可选要素 附件即为制度内容中所包含的记录 表单 空白模版 须为公司其它管理制度文件中所未包含的 制度内容中首次出现第一个附件时 需在该附件名称后作 见附件1 标注 首次出现第二个附件时则作 见附件2 的标注 依此类推 四 编排格式 幅面 页边距和行距幅面采用A4幅面 210mm 297mm 页面方向为纵向 页边距的设置 上边距25mm 下边距25mm 左边距20mm 右边距20mm 行距 除标题外 所有内容行距段 前 段后为0 1 5倍行距名称管理制度名称用三号黑体加粗水平居中排 置于每页页眉中部 四 编排格式 章 条 项章的编号顶格排 条的编号的第一个数字与章的第二个数字对齐 章 条 项的起始与回行文字不得超过编号数字 章的编号与标题用小三号 黑体排 条中的第一层次编号与标题用小四号 仿宋GB2312 加粗排 第二层次用五号 仿宋GB2312排 编号加粗即可 项的编号和标题均用五号 仿宋GB2312排 无需加粗 四 编排格式 图 表管理制度中每个图 表均应有图题或表题 并从图1或表1开始编号 即使只有一个图 表时也应编号 表的编号和表题应置于表上方的居中位置 用10号黑体加粗排 表内文字内容用10号宋体排 图的编号和图题应置于图下方的居