自己动手导入ERP系统.doc

自 己 動 手導入統率ERP系統統 率 資 訊 有 限 公 司前 言一 導入ERP系統的優勢和好處ERP系統以其標準化的作業流程和先進的管理理念迅速為全球企業管理階層所接受許多工廠甚至將使用ERP系統作為篩選其供應鏈廠商和保證產品質量的一項標準。今天的ERP系統已經被視為企業市場競爭的一項重要利器。企業導入ERP系統的時代已經全面來臨導入ERP被認為是每個企業不可回避的發展階段。 各家工廠都面臨著如何導入ERP系統的問題。二 導入ERP系統的成本許多工廠常常因為ERP系統昂貴的價格而望而卻步ERP系統導入的風險也非常大工廠流程改進面臨的阻力常常可使ERP系統的導入中途夭折。 於是許多管理者在效益與成本和風險的權衡中陷入了兩難。 專業的ERP系統顧問師具有工廠管理的實務經驗同時又通曉ERP系統的應用功能對於工廠需要配合改進的作業流程他們也能夠給出合理的建議。 所以目前階段主要依靠專業的顧問師來配合工廠導入系統但專業顧問師的專案輔導費用卻相對較高。三 自己導入就可節省很多成本如果能夠自己動手導入ERP系統就可以節省一筆龐大的導入費用但您在導入的風險方面則要多加權衡綜合來講顧問師導入雖有其各方面的優勢但也有溝通及執行方面的問題而工廠人員在此方面就比較有優勢。 問題是自己導系統就要求工廠導入人員必須象顧問師一樣了解和掌握系統的應用功能同時結合工廠實際改進業務流程改善管理辦法如此才有可能達到導入和應用系統的效果。我們從專業顧問師的角度按照專業顧問師導入系統的步驟階段和導入計劃同時考慮工廠在導入ERP中遇到的各種問題結合工廠實際列舉大量範例來加以輔助說明從而幫助工廠人員達到快速導入ERP系統的目的。四 怎樣才可成功導入ERP系統 以下假設您是工廠內部的ERP督導人員工廠希望您能象專業顧問師一樣幫助工廠導入ERP系統。 請按照我們的指導步驟一步一步進行。目 錄第一章 學習系統功能.5第一節 統率ERP相關知識.5第二節 基本入門課程.9第三節 學習基本資料建檔.11第二章 總帳系統應收應付管理 (台灣體系).27第一節 總帳系統.28第二節 應收管理系統.31第三節 應付管理系統.33第三章 進銷存管理系統.36第一節 銷售系統.36第二節 採購系統.42第三節 存貨管理系統.48第四章 生產管理.52第一節 生產製造系統.54第二節 委外加工系統.61第三節 代客加工系統.63第五章 系統導入前的準備.68第一節 成立專案小組.68第二節 制定上線導入計劃.69第六章 工廠內部教育訓練及考核.73第一節 排定教育訓練計劃.73第二節 教育訓練測試試題.74第三節 測試全流程&編寫SOP.79第七章 基本資料規劃建立及檢查.86第一節 基本資料規劃.86第八章 系統初始化.91第一節 初始化準備資料表.91第二節 初始化注意事項.92第九章 系統試RUN及流程檢討94第一節 試RUN 流程及注意事項.94第二節 改進業務流程.96第十章 系統正式上線.99第一節 正式上線前的準備事項.99第二節 正式上線的作業規則100第三節 正式上線後的操作建議100第四節 系統管理報表應用101第十一章 系統運行維護管理.106第一節 數據庫備份106第二節 安裝客戶端系統112第三節 其他注意事項123第十二章 總帳應收應付管理 (大陸體系).124第一節 總帳系統.124第二節 應收管理系統.126第三節 應付管理系統.132注意1 本說明書主要著重於向用戶說明各系統需要重點掌握的內容2 同時結合系統功能說明工廠實務的處理方案3 列舉實例說明工廠導入系統時經常遇到的問題4 各位用戶需配合我司的操作手冊來閱讀本說明書第一章 學習系統功能一 指定MIS人員企業要實施導入ERP系統必須先行指派2-3名MIS(Manager Information System)人員作為系統管理員全面了解並熟悉ERP系統的應用功能然後才有可能借助正確的方法和顧問師的經驗幫助工廠導入ERP系統。MIS是企業中一個非常重要的職位許多大學設有MIS專業MIS非指企業電腦硬件或網路維護人員MIS是指以電腦軟件為工具幫助企業整合管理資訊的應用人員。 所以MIS人員首先應該非常熟悉工廠實務作業流程同時還應具備電腦及網路管理的基礎知識這樣才有可能深入了解ERP系統的設計功能。 因為ERP系統本身是以電腦為工具和載體來實現工廠管理的系統 擁有電腦網路知識背景的資歷比別人更容易了解電腦系統的工作原理和設計功能。另外ERP主要是工廠管理的系統如果不懂工廠的人管理控制知識就很難對系統有更深入的了解和掌握也就很難再去指導別人導入系統。 所以總經理應該尋找工廠中符合MIS身份的人員來學習ERP系統。 MIS人員可以是工廠的部門經理資訊人員部門主管甚至總經理本人身體力行。 至於要求2-3名MIS人員的目的則一是防止工廠中隨時出現的人員異動二是兩個以上的人員可以互相溝通集思廣益多方面幫助工廠應付有可能發生的問題和困難。二 學習途徑 1. 如果貴司以前曾經使用過其他家的ERP系統 或者您指定的MIS人員的ERP應用基礎比較好您可以根據我們提供給您的操作手冊講義說明等一整套資料來自己學習統率ERP操作手冊會幫助你學習系統的基本操作和功能。 2. 你也可以結合本說明書來學習使用系統。 本說明書會對各系統進行重點和難點的說明並且輔以大量工廠實務的解決處理方案。 3. 如果您已經閱讀學習了我們的操作手冊資料認為對系統還需要深入了解的話您也可參加由統率公司資深顧問師授課的整合班課程。該課程從系統流程到各子系統的詳細功能再到最後整合測試的過程顧問師都會借助輔導實例加上大量的專業經驗加以說明相信對您工廠的系統導入會大有幫助。第一節 統率ERP相關知識一 操作系統數據庫與伺服器 1. 操作系統: WINDOWS2000伺服器(SERVER)必須使用WIN2000 Advanced Server客戶端工作站建議您使用Win2000 Professional。 2. 數據庫: 統率ERP系統採用的數據庫為Microsoft公司的Sql Server2000。 所有的工廠數據資料保存在伺服器(SERVER)上的數據庫中。主 伺 服 器中間層伺服器中間層伺服器中間層伺服器個人PC個人PC個人PC個人PC個人PC 3. 伺服器: 採用兩層伺服器架構確保數據資料能夠快速安全保存。伺服器與工作站的數據交換圖如下: 二 ERP系統管理基本思想 1. 存貨料號編碼做指導- ERP系統是採用存貨料號編碼對工廠進行管理操作的系統編碼相對於名稱來說有查詢方便建立迅速容易統馭不會重複的諸多好處就好像全中國人都有自己的名字但還是要有一個唯一的身份證號碼來進行管理。 名字很可能重複但身份證號碼每個人都唯一身份證上每一碼都被賦予了特定的涵義看到身份證編碼就可以立即知道持證人的籍貫出生年月性別等但通過一個人的姓名你就無法判斷這些。所以使用電腦系統應首先建立編碼管理的意識所有存貨都要有唯一的料號也就是我們通常講的 “一物一料號” 法則不可多個存貨使用一個編號或多個編號表示一個存貨這都是不對的都會對將來的庫存及物料控制帶來麻煩。 既然知道了規則就應該遵守規則這也是使用電腦系統前需要做的心理建樹。每一供應商客戶每一倉庫部門加工中心等也都要求按照編號進行管理。2. 標準化作業流程- ERP系統執行的是標準的作業流程就像ISO標準化管理一樣。標準化作業流程符合工廠對各方面管控的需要同時避免了一些人為的操縱和粉飾也可減少作業中發生的異常錯誤缺失。 所以使用ERP系統後應教導作業員首先養成按作業標準操作的習慣。3. ERP是管理控制的系統- 管理要很嚴謹慎密就必然與某些隨便或方便的操作習慣相衝突全廠的ERP使用人員要有管理為先的心理建樹。 要從老闆和管理者的角度考慮系統的合理性不能只從使用者操作系統的角度出發。4. ERP是全面預算的系統- ERP是將客戶訂單納入預算的系統通過對客戶訂單需求材料的預算產生採購和應付款計劃通過對生產工時和產能的預算產生生產和入庫計劃通過對庫存量的預算產生出貨和應收款計劃。如此將工廠的物流和資金流結合起來實現預算和循環的系統只有ERP可以做到。三 全系統流程圖(見附檔1-1)到期沖OK自動傳票沖減加原材料需求表ICO手工報價單PI單銷售訂單客戶出貨庫存是否夠出貨單訂單轉MRPII主計劃生產主計劃生產製令單領料出庫移轉成品入庫銷訂手工MRPII請購單採購單採購暫收IQC檢驗倉庫驗收會計記帳應付帳款出貨單倉庫出庫庫存進貨退出進貨折讓開立發票會計傳票銷售附加費用應收帳款銷售退回銷售折讓電子匯款及現金繳款總帳進口費用開立支票或電子匯款票據繳款票據轉存銀行傳票編製參數設置供應商暫收退回加沖減委外廠商工繳費用委外退回應付帳款加減四. 統率ERP安裝的數據庫1. 統率ERP是一個多用戶操作的系統系統管理員會為各部門作業人員建立使用系統的帳號。每位使用者在系統中都有自己的帳號和密碼不同的帳號代表了不同的作業權限。各作業人員注意千萬不可將自己的帳號或密碼洩漏給他人也不可以多個人共用一個帳號使用系統。2. SERVER上安裝有兩個數據庫一個正式數據庫(通常英文名為lsdata)一個練習數據庫(通常英文名為demo)。 練習庫是用來做教育訓練或使用者測試用的不要將正式單據資料輸入練習庫同樣正式庫輸入正式的單據資料不能將練習的單據輸到正式庫中以免影響資料的準確性。一般狀況下系統管理員可以將練習庫的所有權限都開放給使用者你可以在練習庫任意輸入各種資料來測試系統的功能。當然您如果要按照我們的步驟來學習系統功能也請進入練習庫。 以下的說明也僅是對您以後使用正式庫建檔的注意事項說明並不代表您不能在練習庫做如下操作。第二節 基本入門課程一 公共課程及操作入門 請閱讀我們的操作手冊公共課程及操作入門您需要按照操作手冊的指引了解下列知識1. 怎樣進入統率ERP系統? 進入系統時需注意輸入正確的帳號和密碼並且選擇正確的伺服器和數據庫經過系統驗證無誤之後您就可看到ERP系統的背景菜單了。畫面上方顯示了ERP系統所包含的24個模組進入每個模組您就可以看到有權限的菜單項目了。2. 如果登錄時系統提示”使用者已登入或非正常退出” 怎麼辦?如果你的帳號上次登錄時非正常退出則您需要使用公共帳號取消登錄然後再用自己的帳號密碼登入就可以了。(說明系統管理員要內建一個公共帳號沒有密碼權限只可取消登錄。目的是當別的用戶帳號被鎖時可使用該帳號登入并取消被鎖帳號的登陸。)3. 如何查看系統資料庫版本資訊?進入系統之後螢幕底部狀態欄會顯示當前用戶資料庫伺服器及目前資料庫版本方便您查看系統資訊。 同時還會顯示未讀消息當您有需要電子簽核的單據或別的用戶有發信息給您時未讀消息為紅色提示。4. 如何輸入修改刪除資料?新增單據進入系統的輸入畫面需要先點 新增 按鈕(初期的使用者常常忘記這個)然後按照系統提示輸入資料。如果畫面分主子表顯示時您還需要將光標定位在主表(螢幕上半部分任一欄位)才可輸入新單據。修改單據如果需要修改資料在系統允許修改的狀況下可直接修改欄位內容。已審核的單據系統不允許作修改你需要請審核人員取消審核後才可修改。刪除作廢單據刪除一筆資料時可用鼠標點擊 作廢 或 刪除 按鈕經過確認資料就無效了。注本系統刪除指完全清除資料資料會從數據庫消失而作廢則只是將資料變更為作廢狀態作廢資料仍會在數據庫中存在但它是無效的資料並且您可決定是否顯示作廢資料。5. 如何在作業時查找相關資訊? 本系統提供的 ”提示/關聯功能” 可以很有效的幫您解決這個問題。 提示功能可使您在輸入資料時變得非常方便。當您輸入某項資料時使用提示功能系統會將你需要輸入的資料以列表顯示或者按照您查找的條件以列表顯示。 例你輸入客戶時雙擊鼠標左鍵系統會將所有客戶名單以列表顯示供選擇您也可決定只顯示某一地區客戶名單或某個編碼的客戶。 如此可保您在不熟悉基本資料的情況下仍能很順利的輸入資料。 通過在客戶編號存貨編號等編號欄位單擊鼠標右鍵可選擇 “關聯”功能。關聯可查到與客戶或存貨相關的許多有用資訊從而讓您在作業的同時可隨時了解相關資訊。例在存貨編號欄位關聯可關聯查詢到該存貨基本資料交易單據最新庫存BOM結構庫存料況等實在是您工作中不可多得的幫助。6. 報表導入導出功能本系統所有的單據報表格式無論是系統預設的格式或是用戶設置的格式都可通過導入導出功能轉至別的數據庫這樣您在練習庫設置的報表格式就可導入正式庫了。7. 報表資料可任意輸出至WORD EXCEL PDF等其他檔案所有的報表資料可在報表標題行點擊右鍵選擇輸出至EXCELWORD 如此您可將系統內部資料轉至OFFICE 文檔再做其他應用。 通過點擊螢幕頂部 報表 菜單並選擇輸出至檔案可選擇輸出多達十余種檔案圖像格式。8. 電子簽核發送接受消息的功能本系統在您設置了電子簽核後對於需要審核的單據系統會自動發送消息到審核人信箱審核人可進入消息處理界面直接審核單據。對於需要附注說明的內容也可通過手工發送消息來聯絡。9. 如何快速找到應用資料?通過每一界面提供的查詢功能您會很方便的找到需要的資料。系統提供您按照畫面上任一欄位查詢的功能並且允許您使用LIKE功能模糊查詢而且您還可將多個欄位進行組合查詢確保您需要的資料快速出現。10. 多視窗切換的功能多個視窗同時打開切換時可點擊 視窗 菜單下的 總選單切換到別的系統界面。11. 報表設計功能本系統所有的作業單據(例採購訂單出貨單等)或者報表(例客戶對帳單)都可按照您的需要重新設計單據格式這樣如果工廠通過了ISO某些表單格式已經被程序固定的話就可以通過我們的報表設計工具設計您的ISO 表單格式。當然您也可使用系統預設的表單格式。 詳細使用說明請參照我們的報表設計說明12. 定製桌面及定製界面欄位名稱修改 您可通過定製桌面系統將您經常使用的菜單放在一個界面上這樣可節省您在各 個系統之間切換界面的煩惱而且不用再為ERP系統成百上千個菜單的路徑而煩惱。常常有的用戶知道有這個功能也知道菜單的大概名字但就是不知道藏在哪個系統下面通過定製桌面您的工作就輕鬆多了。進入系統每一單據界面我們還允許您修改界面例你可將經常使用的重要欄位擺在前面不大會用到的欄位隱藏等等。另外界面上每一欄位的名稱系統允許您按照工廠習慣或熟悉的名字進行修改例可以將 存貨編號 改為 物品NO等。 我們希望您通過本節能夠了解統率ERP的通用基本功能。第三節 學習基本資料建檔 一 學習建立基本資料的操作 您需要按照操作手冊指引了解系統維護模塊的各菜單生產製造模塊基本資料子項下的各菜單品質管理模塊基本資料子項下的各菜單。1 掌握各基本資料菜單的增加刪除修改查詢等基礎操作。2 了解每一菜單需要建立的基本資料內容及其出處。 3 能夠結合自家工廠實際確定每一菜單需要準備的資料及提供部門。二 系統管理員所要學習的知識 1. 系統開帳如果您是初次使用本系統進入正式資料庫的第一件事就是開帳作業第一次開帳會刪除所有非系統內建的資料並清空資料庫。開帳之前你需要預先確定如下事項(1) 採用台灣體系還是大陸體系作業本系統有 ”大陸” 及 ”台灣” 兩套會計核算體系供您選擇選擇會計體系的目的是為了財務核算的需要。內資公司獨資公司或執行大陸會計制度的工廠建議選用大陸體系開帳來料加工工廠或為配合總部帳務需要的工廠可考慮採用台灣體系開帳。兩種體系在系統中所執行的會計科目分類財務報表格式應收應付結算方式都是不一樣的。建議您最好先從如下方面了解大陸體系與台灣體系的差異之處會計科目分類差異(見附檔1-1差異分類表)資產負債表損益報表格式 大陸體系資產負債表與損益表的格式要求提供年初和年末數據並且不同行業的報表格式各不相同所以系統提供了資產負債表損益報表自訂格式及取值公式的功能而台灣體系的資產負債表損益表則由系統根據標準格式自動取值產生。應收帳款應付帳款結算方式 台灣體系以傳票為主進行應收/應付款立帳和沖帳立帳沖帳都有相應的傳票記錄大陸體系以憑單為主進行應收/應付款核算例如應收帳款要輸入普通發票增值稅發票其他應收單等應收憑單來立帳收款時先輸入收款單等憑單然後根據應收憑單和收款憑單來核銷立帳。 台灣體系對應收應付款核算系統限定沖帳不可大於立帳金額沖完立帳金額為止大陸體系由於先輸入沖銷憑單然後核銷所以沖帳可以大於立帳金額。應收應付票據的處理 台灣體系和大陸體系對應收應付票據的處理方法也不相同。 以上兩種體系建議您在我們為您提供的練習庫中了解測試清楚之後再來選擇決定。(2) 工廠的記帳本位幣是哪一種? 本位幣指日常收付或登記帳簿的幣別。財務部門需要確定記帳的本位幣別一般在大陸設廠的公司都採用人民幣但如果是來料加工廠或為了配合總公司記帳需要的工廠 也可選用其他幣別作為本位幣。台資公司可以選擇台幣港資公司可以選擇美金做為本位幣統率ERP系統支持多幣種核算。(3) 選擇開帳年月選擇工廠啟用進銷存系統總帳系統的年月。注意這是指開始使用系統的月份所以您需要根據系統上線工作的完成進度來預計使用系統的時間。 假如你3月安裝系統4月建立完成基本資料5月可以開始試RUN系統了則你需要將開帳月份確定在5月總帳系統的開帳月份可以與進銷存系統的開帳月份不同。(4) 開帳類型(選擇初始化的模塊)選擇初始化模塊時可以1 清除所有基本資料和單據資料2 保留基本資料清除所有單據資料3 保留基本資料和總帳傳票資料清除其他單據資料。 (5) 開帳完成之後開帳作業權限應立刻關掉防止誤操作。 開帳之後系統管理員應給每位用戶建立帳號密碼並分配作業權限只有有權限的使用者才可進入系統作業。2. 使用者及使用者組別資料維護開完帳後請進入系統維護-安全管理-使用者資料維護界面為每位使用者建立使用系統的帳號和密碼建立資料時 (1) 需正確輸入使用者所屬部門因所屬部門會影響該使用者所作業單據的編號。(2) 本畫面應建立一個SOS取消登陸的帳號以方便被鎖帳號的解鎖。(3) 使用者在一經引用之後就不可刪除但可以禁用。(4) 點擊下拉菜單 作業 中的 分配帳號新密碼可以為使用者分配帳號的密碼。 點擊 工具 中的 個人密碼設置可以更改系統管理員的密碼。(5) 可將權限相同的使用者建立一個組別並將這些使用者加入權限組。3. 系統權限分配(1) 每一菜單都可分別設置進入新增刪除修改查詢及列印等權限。(2) 畫面上許多特殊功能按鈕也有權限管制。(3) 注意劃分權限時要堅持由小到大由嚴格到正常的原則不可一次全部開放權限應視作業人員的工作需要逐步開放。 比如剛開始在正式庫建基本資料時只給使用者開建立基本資料的權限等基本資料建完需要輸入單據時才可開放輸入單據的權限。這樣可以防止使用者誤操作而影響正式庫資料另外也可以建立ERP權限的申請審批制度在系統中不能使用者想要什麼權限就開給他什麼權限應該對權限進行管制先賦予其基本的操作權限等工作需要時由使用者提出申請經過高層主管審核後才可給其開放權限。如此也可對開放的權限進行記錄查詢是否有不合理之處。 (4) 可對使用者個人分配權限也可以對組別分配權限。使用者加入了組別就具有了組的權限。一個使用者視權限需要可以加入不同的組。 (5) 如果您需要根據作業習慣更改系統默認的欄位名稱則還需要勾選 欄位名稱設置權限。4. 禁用欄位權限設置如果不希望用戶看到銷售客戶銷售單價金額或成本等需要保密的資料則可通過禁用欄位權限設置對這些資料進行保護以防止非相關人員看到不應看到的資料。 注意禁用欄位權限設置只能對組別進行設置即對組設置了禁用欄位則該組的各使用者都不能看到禁用欄位。5. 系統操作日誌設置及查詢 系統管理員可對每一菜單來設定是否記錄操作日誌。記錄操作日誌後則每一位使用者進入的系統界面執行的各種操作及使用的電腦停留的時間系統都會記綠下來。 一段時間後操作日誌記錄量過大也可以到操作日誌記錄查詢界面選擇清除操作日誌。系統默認的操作日誌的保留天數在系統參數中控制。 如您設為保留50天則系統始終保留最近50天的操作日誌記錄。三 學習建立基本資料1. 公司部門檔案資料(1) 建立部門資料可方便財務部分部門核算費用利潤中心核算損益。所以應對照財務部會計核算的需要建立部門資料也可參照公司組織架構圖建立但要符合財務部核算費用的需要。(2) 部門採用樹型階次建立已經引用的部門可以禁用但不能刪除。(3) 如果單據編號規則維護中有按照部門編號的還應維護部門的單據前綴欄位。2. 會計科目會計科目是財務記帳的最基本單位建立會計科目后方可編製記帳憑證建立科目應注意(1) 由於台灣體系與大陸體系的會計科目分類不同所以財務部在建立科目時應注意科目分類的需要。(2) 總帳科目可以通過常用標準會計科目引入可只引入需用的總帳科目。(3) 建立子目時總帳科目編號與子目序號之間一定用 “-“ 隔開否則系統將不能自動識別子目的科目級別。 例銀行存款二級科目編號1103-01不可輸為 110301或 1103/01。建立三即科目時編號應為1103-01-01以此類推。(4) 建立科目時科目的借貸方向外幣核算等設置不可輸錯。(5) 應收應付帳款等科目的 往來帳設置 應該為 ”核算客戶明細”這樣可免去按客戶廠商逐一設子目的煩惱。(6) 已經引用的會計科目可以禁用但不可刪除。(7) 大陸體系中應收應付等往來帳科目除可以按客戶廠商設置明細帳外還可以按照部門個人進行輔助帳核算。(8)管制科目可設定系統製作憑證需要使用的相應科目有關系統製作的憑證請參閱總帳系統-傳票輸入作業。 (9) 核算客戶與核算客戶明細的差別1 “核算客戶” 只記錄客戶所有帳款的彙總餘額而”核算客戶明細”記錄了客戶的每筆帳款的餘額明細。同樣沖帳時核算客戶只需選擇沖轉的客戶即可而核算客戶明細還需要選擇客戶的立帳記錄。2 “核算客戶” 無法區分每筆帳款的到期日期”核算客戶明細”則可以。3“核算客戶”允許沖帳大於立帳客戶餘額可以為負”核算客戶明細” 則不允許。4“核算客戶” 的科目不會在應收應付系統產生統計報表而“核算客戶明細”的科目如果在管制科目中進行了設定就可在應收應付系統查詢各統計報表並進行收付款。5一般工廠象應收帳款應付帳款預收帳款預付帳款建議都選擇 ”核算客戶明細”只有不需要核算明細時才選擇 ”核算客戶”。3. 幣別匯率稅別基本資料設置(1) 開帳作業選擇的本位幣系統以綠色顯示。本位幣在開帳之後不可更改。幣別的小數位數最多為4位。(2) 維護的銀行匯率在傳票輸入作業中外幣折算時使用海關匯率在進銷存系統做採購訂單銷售訂單時折算使用採購訂單使用賣出匯率銷售訂單使用買入匯率。(3) 工廠在採購銷售交易中使用的稅別資料應先在稅別資料維護建立。不同稅別對應的進項稅額銷項稅額科目可以相同。4. 計量單位資料維護(1) 存貨庫存和採購交易的計量單位需要在本畫面建立。(2) 每個計量單位可分別設定保留的小數位數。例如m以4位小數顯示。但注意計量單位的小數位數最大只能維護為4。5. 供應商客戶基本資料建立本畫面資料前請先維護與供應商客戶資料有關的客戶類別資料維護業務員資料維護運送方式資料維護貨款付款條件維護稅別資料維護資訊。(1) 供應商/客戶編號最好是英文字母或數字且最長為10位。(2) 供應商/客戶名稱如果相同時系統會提示”供應商/客戶名稱重複”此時用戶應檢查是否供應商/客戶資料已經輸入。正常狀況下兩家供應商/客戶的名稱應不可能相同所以系統提示時應該檢查資料是否有誤。(3) 系統要求供應商必須要有對應的採購員客戶必須要有對應的業務員負責如此系統可產生每一採購員/業務員的應收應付帳款資料供查詢。所以你應該先將工廠的採購員業務員資料建立在業務員資料維護界面然後在輸入業務員 欄位時雙擊鼠標左鍵選擇調用如果調用採購員/業務員時發現缺少某個業務員也可在提示窗界面點擊 編輯 按鈕切換到業務員資料維護界面新增缺少的業務員然後返回就可選擇新增的業務員了。(4) 公司地址 付款信息 交易幣別 稅別等欄位必須正確輸入這些資料在以後都會帶到銷售/採購訂單上所以可能影響銷售/採購訂單上資訊錯誤。(5) 如果一家公司既是供應商又是客戶且應收應付貨款需要對沖衝則只要在供應商(或客戶)基本資料中建立一次就可然後在銷售客戶基本資料中使用 “供應商轉入”功能將該客戶資料轉入這樣該公司在資料庫中就只有一個編號應收應付帳款全部顯示在一家。(6) 如果您有使用廠商供應鏈系統需要在供應商&客戶基本資料的 高級屬性頁定義 “ICO客戶號”。(7) 要學會客戶分類資料維護的功能。通常跟我們打交道的工廠很多這些工廠的供應類別地區分布或者信用等級都有可能不同所以可在此界面按照管理的需要對各供應商&客戶進行樹型分類以後就可方便的查找某一類別客戶的交易資料了。例如你可以對客戶進行如下分類這樣你以後查詢A級客戶的接單狀況出貨金額等就很方便了。6. 客戶運送地址維護如果客戶的運送地址有多個可以在運送地址資料維護界面輸入客戶指定的所有送貨地址在做銷售訂單和出貨單時您可按照客戶的要求選擇送貨地址。本畫面還有一個 收貨客戶欄位允許客戶指定不同的收貨客戶名稱 。7. 客戶信用額度&使用者授權額度維護(1) 信用額度是根據客戶的信用狀況而設置的允許客戶欠款的最高金額。本系統考慮到客戶的應收帳款會發生呆帳壞帳從而進行信用額度的管制系統自動計算並記錄每一客戶的信用額度餘額。(2) 信用額度餘額 = 客戶信用額度- 應收帳款- 應收票據+ 應付帳款+ 應付票據- 已出貨未記帳金額-已核准未出貨金額(3) 在系統參數的 “存貨參數”頁中通過 銷售訂單檢查額度 和出貨單檢查額度 兩個參數可由系統控制在接到客戶訂單時就檢查信用額度還是在出貨時再檢查信用額度。 如果客戶的信用額度餘額不足系統會限制用戶接單和出貨。當然參數也可設置為不控制信用額度。(4) 特殊狀況下客戶的信用額度不夠就不能接單和出貨但如果銷售經理或總經理特權批准可以接單和出貨給客戶的話則您就需要通過使用者授權額度維護界面給銷售經理或總經理設置個人授權額度這樣使用銷售經理或總經理的帳號登入系統就可以接單和出貨了。8. 商品採購費用維護和銷售附加費用維護(1) 採購過程中發生的廠商代墊的進貨費用可以在本畫面維護費用類別及指定記帳科目。 例如運輸費記入6220-管-運輸費科目如此當採購進貨費用發生時可以在採購驗收單進行發票輸入及傳票編製產生應付帳款時指定採購驗收單發生的進貨費用則系統會將進貨費用金額記入指定的科目和應付帳款。(2) 銷售業務中發生的銷售費用如保險費船運費等可以在本畫面維護費用類別及指定記帳科目。例如保險費記入6220-管-保險費科目如此當銷售費用發生時先在銷售系統商品附加費用資料維護輸入銷售費用金額然後在出貨發票開立及傳票編製界面產生應收帳款時系統會將銷售費用金額記入指定的科目和應收帳款。9. 貨款付款條件維護付款條件會影響應收應付帳款的到期日。如固定付款日為25日月結30天付款則您在6月10日出貨的應收帳款到期日為7月25日。但有的工廠情形稍微複雜一些他們每月有固定的付款日期如每月固定只在5日和20日付兩次款這樣即使在7月25日到期的應收帳款也只能在下一個月5日才能收回所以應收帳款的到期日期就順延到了最近一個付款日期8月5日。 統率ERP系統為考慮工廠的特殊狀況特別設置了三個支票到期日您可以根據廠商的特殊狀況選擇輸入。 舉例說明貨款付款條件對貨款到期日的影響付款類型固定付款日付款天數支票到期日|一支票到期日|二支票到期日|三出貨日期結算日期到期日期月結25307月23日7月25日8月25日月結30507月23日7月30日9月19日月結31905257月23日7月31日11月5日現結7月23日7月23日7月23日10. 存貨基本資料維護 (1) 存貨編號應盡可能使用字母數字等字符不可使用!$( )等一些不常用字符。存貨編碼長度系統允許達到50位但建議一般使用到10-15位就可以了。 編號太長對使用者的記憶要求就越高出錯的機率也就越大。 存貨的編碼規則是工廠使用ERP系統的一個很重要的問題編碼原則建議請參考後面章節的基本資料建立準備。 (2) 存貨類型有7大類商品製成品半成品原料物料在製品虛擬件。商 品直接買進又賣出不需生產加工的產品。製成品經過生產加工所有過程並最終產出的產品。半成品經過生產加工的部分過程並完工可以出貨的產品。在製品經過生產加工的部分過程且並未完工也不可以出貨的材料組合。原 料構成產品主體的主要材料通常BOM中的材料都是原料。物 料生產加工中用到的輔助材料。虛擬件統率ERP系統為減少出入庫而設置的中間階料號。 虛擬件可以出現在BOM中MRP系統展開銷售訂單時對BOM中各階次需要生產而產生建議生產製令單需要採購的產生建議採購訂單但當系統碰到虛擬件時並不對虛擬件產生建議計劃而越過虛擬件繼續分解並對其下階產生建議計劃。 以上只是對各種存貨類型的標準定義事實上工廠可根據實際狀況來決定存貨的類型並不一定要完全參照以上定義決定。 以上類型中在製品料號使用者不需建立在建立產品工藝路線時系統會自動產生在製品編號。 (3) 存貨基本資料可從EXCEL檔案導入導入後並不代表存貨資料建好了因為系統只導入了存貨編號存貨名稱規格基本單位四個欄位其他欄位並沒有導入還需要定義修改其他欄位如採購單位換算比率收貨程序領料原則MRP計劃控制方式安全庫存量等。 修改完後要逐項稽核併確保資料正確實務中經常會出現基本資料建立錯誤直到使用過後才發現的問題。存貨一經引用再去修改就很困難了。 (4) 收貨程序/可超收比例 本選項設定存貨的採購驗收和生產(委外)入庫路線分為直接入庫暫收-入庫暫收- 品檢-入庫。 一般不需檢驗的存貨可選擇 ”直接入庫”如黃油棉紗等經常性物料需要檢驗但可以免檢的存貨選擇 ”暫收-入庫”BOM材料或生產主要原料都選擇 ”暫收-品檢-入庫”。 需要說明的是IQC部門對每項存貨都有預先設定的檢驗規範包括不需品檢和免檢的貨物。 檢驗規範也不是永久不變的一旦檢驗規範改變則就需要重新變更設定的收貨程序。可超收比例 規定了採購倉庫驗收時允許超訂單數量接收的比例 (暫收超量時只給出提示在入庫時控制)。 對於採購驗收的存貨由於與應付帳款關聯超收意味著超付款所以此欄位應嚴格管控且禁止使用者隨意修改。 無論怎樣作業人員都應注意系統對於超收的提示嚴格按照工廠收貨政策執行。(5) 訂貨原則/領料方式/領料原則控制MRP系統在產生採購訂單時會考慮訂貨原則訂貨原則有以下4種: 固定批量訂購只按固定批量或固定數量的倍數訂無論需求多少。 直接批量需用多少就訂購多少不會多訂購也不少訂購工廠中大多材料都選用這種訂購方式。 最小批量訂貨量有下限訂購不能小於下限量。 如果需用量小於下限則按下限量訂購如需用量大於下限則按需用數量訂購。 最小批量按固定數量遞增訂貨量有下限且訂貨遞增量固定。 如我們經常用到的塑膠料一袋為25KG 則訂購時必須是25KG50KG 75KG.訂購如最小批量為25KG訂貨遞增數量也為25KG如果需用105KG則系統會自動為您產生訂購單125KG。一般固定包裝的材料需要選用這種訂購方式.訂購有以上4種方式倉庫發料也會碰到這4種發料方式。 如塑膠料製令單指定領料11.5公斤倉庫不能稱給生產線11.5公斤因為稱給他花的時間太長記錄余料的工作量也很大不符合成本效益原則所以只能一次發25KG 多發的系統會記入WIP倉庫這就是最小批量按固定數量遞增的發料原則同樣有的材料如上蓋下蓋等 製令單指定領2PCS倉庫就發他2PCS這就是直接批量的發料原則領多少發多少。 領料方式有兩種按單領料和集中領料。 按單領料指按照生產製令單指定的數量發料。 但有一些固定包裝的材料且材料價值較低比如油墨膠水等倉庫不能做到按單發料製令單只需用幾克你也只能發給他一筒或一盒類似這種不能按單發料的材料就使用集中領料的方式了可對每一種材料設置是按單領料還是集中領料。需注意集中領料與按單領料兩種方式成本系統的處理方式會不同。(6) 生產/MRP屬性MRP計劃方法有種 1MRP不處理計劃性備料或採購週期很長的材料通常都選擇MRP不處理。因為MRP是根據客戶訂單產生材料需求並下單採購的過程。接到訂單再去訂購材料必須要求客戶訂單的出貨時間大於採購的時間這樣才有可能及時出貨。而採購週期很長的材料通常等接到客戶訂單再去下單採購就來不及了。 2MRP物料需求計劃如果希望MRP自動分解計算材料需求并產生相應的計劃生產製令單或計劃採購單需要選擇此項。 3長交期材料採購計劃如果希望MRP自動分解計算材料需求并產生相應的計劃採購單需要選擇此項。 生產/採購方式對於某些可能會生產也可能會採購的存貨需要判斷該存貨主要的取得方式是生產還是採購如果通常都是生產只有在產能不足無法生產出來時才採購則應該選擇生產。(7) 備料所需天數/每天生產量 備料所需天數就是通常所說的”提前期”。 對於需要採購的材料或委外的產品備料所需天數就是正常的採購週期對於需要廠內生產的產品備料所需天數就是生產週期。MRP會以提前期來逆推出生產製令單和採購訂單的下單和交貨日期。每天生產量是指按照正常生產能力計算的每天產量。 例A產品由B材料組成A的提前期設為2每天生產量設為3000B的提前期設為5天則如果今天接到一個客戶訂單訂購A 5000PCS要求10/31出貨。則A的預定交貨日10/31往前逆推生產週期+生產時間 =2+5000/3000=4天所以往前推4天生產日期為10/27日。 A的生產日期就是B的材料到料日期所以B材料應該於10/27到貨。 B的備料所需天數為5天所以逆推到10/22日下達採購訂單。 以上是MRP分解產生採購或生產需求的時間. 9/30 10/22 10/27 10/31 今天 採購下單日 生產開工日 預定交貨日(8) 存貨自定義項 如果系統預設的存貨基本資料維護界面表示存貨內容的欄位不足如有些工廠需要說明存貨的顏色直徑等則您也可以通過存貨自定義項目維護界面增加對存貨的表示欄位如增加顏色欄位則該欄位就會出現在存貨基本資料維護界面的 自定義項 頁面您可在該頁面輸入顏色的值如紅藍等。增加的自定義欄位會跟隨存貨編號名稱規格欄位在所有的相關界面顯示。(9) 存貨影像 如果希望將存貨的圖紙或數碼照片資料也保存在系統可以在 圖片影像頁載入存貨照片。則圖紙照片資料也會隨存貨顯示在其它界面。(10) 存貨的高級屬性頁可設置存貨是否控制批號序列號並可根據存貨的取得方式勾選是否 ”可採購可銷售可建BOM可生產”。 如果可採購未勾選則存貨無法下達採購訂單如果可銷售未勾選則存貨無法輸入銷售訂單如果可建BOM未勾選則存貨無法建立BOM如果可生產未勾選則存貨不能下達生產製令單。(11)實務中建立存貨基本資料時應注意以下方面:1 需要在ERP系統管控進銷存及庫存的存貨不可沒有料號基本資料。2 不同規格細微差異的存貨如果需要分別管理庫存則應分別建立料號不可只使用一個料號。相同規格但供料地區供料廠商不同如果材料可以通用則不用分別建立料號如果材料不能通用則需要分別按廠商建立料號。 如果可以單向替代則應建立替代關係。3 相同規格的存貨編了一個料號但如果要按照進貨批量或廠商批次用料的話可對該存貨採用批號進行管制。*4 表示存貨的採購單位基本單位及換算率應仔細設定並保證無差錯否則容易造成引用後無法修改的問題。5 一個想要反映在BOM中承接階次但又不想對該料號領料和入庫的存貨應該建立存貨基本資料並且編料號但存貨類型應設為 ”虛擬件”。6 客供料也需要建立存貨基本資料編料號管理。但客供料可不用專門建倉進行管理。7 料號應儘量統一位數或者某一類料號應統一位數避免長度不一的狀況這樣便於各部門記憶和應用。11. 倉庫及貨位維護 (1) 可建立多倉多儲位對存貨進行管理。(2) 倉庫類型分為正常倉不良倉廢品倉。(3) 可勾選倉庫是否參與MRP分解。如果不勾選表示MRP分解時不考慮該倉庫的庫存。不良倉廢品倉都不可勾選參與分解否則MRP會考慮不良和廢品倉的庫存量。(4) 每個加工中心都應建立WIP倉委外加工中心按照委外廠商不同也要建立各自的WIP倉。WIP是指線上材料倉通常倉庫多發給生產線的材料系統會自動記入WIP等到下次加工中心再領該材料時優先從WIP倉發料。(5) 每一存貨可在存貨存放貨位維護界面指定倉庫的優先存放位置。以後該存貨發生領料入庫等交易時系統能自動帶出指定位置從而減少倉管人員貨位管制的工作量。(6)