企业商务文书写作技巧PPT课件.ppt

商务文书 合同招标书投标书商务函电 商务文书 商务文书是企事业单位和个人在从事国内外商贸活动中为处理和解决商贸事务 沟通有关商务信息而使用的各类文书的统称 合同 1 概念合同是平等的自然人 法人 其他经济组织之间设立 变更 终止民事权利义务关系的协议 2 种类合同按内容分 可从不同合同内容得到相应的类别 如买卖合同 赠与合同 租赁合同 承揽合同 建设工程合同 运输合同等 合同的特点 严肃性 必须建立在国家法律法令的基础上 一经签订 必须严格遵守 不能单方面修改或废止 平等性 任何一方不得靠权势 金钱强迫对方签订合同 明确性 条款内容必须十分明确 分期分批供货 严密性 语言表述要求十分准确 严密 货到付款货到全付款 案例分析 西北一家货栈向东北一家食品公司订购蘑菇 质量标准是 无杂质 腐烂 但合同中顿号标成了逗号 当货到时 果真有腐烂 买方向卖方索赔 卖方却搬出合同 令买方哑口无言 订立合同的形式 格式 1 订立合同的形式一般来讲 除当时清结者外 经济合同应一律采用书面形式 2 合同的格式合同的格式有条款式 固定式或条款和表格结合式 1 条款式合同 2 固定式合同 3 条款和表格结合式 合同的主要内容 合同的写法是依据 合同法 规定的主要内容确定的 1 合同的主要内容 合同法 规定 合同的内容由当事人约定 一般包括以下条款 当事人的名称或者姓名和住所 标的 数量 质量 价款或者报酬 履行期限 地点和方式 违约责任 解决争议的方法 合同的结构及写法 首部 1 首部 包括 标题 当事人 当事人指具有法人资格的法人单位和具有公民资格的自然人 在合同标题的左下方 分行并列写明签订合同当事人的单位名称及法定代表人或自然人姓名 并在名称或姓名前面注明谁是甲方 谁是乙方 也可在名称或姓名的后面用括号注明 甲方 和 乙方 合同编号与签订地点 时间 在合同标题的右下方 分行并列写明该合同的编号 签订地点及时间 合同的结构及写法 正文 2 正文引言 在合同标题的下方 第一段开始 应将双方签订合同的依据和目的进行交待 甲向乙方订购以下货物 经双方协商订立合同如下 合同条款是双方行使权利 享受义务的依据 按照 合同法 的规定 合同应具备以下主要条款 标的 数量和质量 价款和酬金 履行的期限 地点和方式 违约责任和争议的解决方法 合同的结构及写法 尾部 3 尾部 包括 双方当事人签名 盖章 双方单位住址 电话号码 电报挂号 传真号码 邮政编码 双方开户银行 银行开户名 账号 必要时由双方自愿可请有关机构鉴证或公证 鉴 公 证机构可在双方当事人情况栏后签署有关意见 有的合同不将签订时间签于合同上方 而是落在合同全文右下方 这也是可以的 作业 某公路局与某村工程队签订修筑一段公路的承包合同 其中一条规定 路侧挖排水沟一条 深x米 宽x米 后某村工程队在路的左侧按深宽要求挖排水沟一条 而公路局则要求路右侧也完成同样的排水沟一条 双方因此引起争执 你认为双方各有合同根据吗 怎样写才能避免这种纠纷呢 根据下面的材料写一份合同 华盛茶叶公司法人代表王志勇和红叶茶场法人代表蔡德熙于1998年3月10日签订了一份茶叶购销合同 具体货物是红叶特级绿茶 数量为500公斤 每千克价格为64元 1998年6月20日之前由茶场直接运往公司 运费由茶场负责 检验合格后 公司于收货10天以内通过银行托付货款 茶叶必须用大塑料外包 纸袋内装 外用纸箱或麻包袋装 包装费仍由茶场负责 茶场地址为 省常清县城北区 开户银行是常清县农业银行 银行账号 0354 电话 2749883 茶叶公司地址为海口市 路 号 开户银行为海口市工商银行 账号667806 电话 合同签订后 如双方不履行 在正常情况下拒不交货或拒付款都须处以货款20 的罚金 迟交货或迟付款 则每天罚万分之三的滞纳金 数量不足 按不足部分的货款计赔 仍按20 的比例赔偿 质量不合格 则重新酌价 如遇特殊情况 则提前20天通知对方 并赔偿损失费10 本合同由常清县工商行政管理所鉴证 招标书 招标书又称招标说明书 是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求作出解释和说明 利用投标者之间的竞争而达到优选投标人的一种告知性文书 内容 招标单位和招标项目名称 招标项目的具体要求 投标资格与方法以及技术 质量 时间等要求 投标开标的时间 地点等 招标书的结构 1 标题单位名称 项目名称 文种也有省略招标项目或只写文种 招标通告 2 正文 有关业务项目的具体条文 包括项目名称 招标范围 招标方法 技术质量要求 招标时限 开标的时间 地点 也有条文前再加引言的 写明招标的依据 目的和意愿 3 结尾 写明招标单位的名称 地点 邮编 电话 联系人等 投标书 简称标书 是希望获得招标项目承办权或承买权的单位或个人 根据招标书的要求 向招标者说明应招条件 并表达应招意愿的专用文书 内容与招标书相对应 要对招标的条件与要求作出明确的回答和说明 作用 使招标者了解投标者所具备的应招条件 以便投标者在投标竞争中取得与招标者签订合同的优先权 投标书的写法 标题 一般只写文种名称正文 送交对象 投标依据 投标条件说明 要把本单位对于承办招标项目的优势逐一写清楚 投标许诺 联系线索等 落款 应写明投标人 或者投标单位名称及代表姓名 须加盖印章 最后注明投标日期 写作要求 实事求是 明确具体 讲究时效性 商务函电 商务函电是指在商贸活动中 通过信函 传真 电子邮件等传递商务信息的文书 商务函电的作用 一是索取信息或传递信息 二是处理商务交流中有关事宜 三是联络与沟通感情 商务函电的特点 1 主旨单一 商务函电具有纯粹的业务性 一般要求专文专事 围绕公务 突出主旨 2 格式规范 称呼 正文 署名 外贸商务函电的写作则必须依照国际惯例 3 平等互利 相互尊重 以理相待 4 时限性强 每封函电都是一定时限内的双方意愿的明确表达 因此 接到对方的函电后 必须及时做出回复 商务函电写作 标题 可有可无 居中书写 内容是标明事由常见的标题有两种形式 一是事由加文种名称 函 构成 如关于要求承印打印机货款的函 二是先写事由 加冒号提示 然后直接标写该信件的内容 如事由 机动车索赔称谓 先生正文 一文一事 文字简明最后 敬希函复 盼复等文尾 落款签章日期附件 报价单 发票 确认书 单据等 商务函电例文 李经理 感谢贵方索取本铬镍钢司新型手袋目录一函 贵方所需目录分别寄上 订购数量多少与价格 在表上均有分别说明 同时此表亦可作订购单使用 在88 98页上显示有多种新型号 是今年手袋展示会上一种时尚 敬请贵方注意 因为本公司接获大量订单 务必全力履行 故建议贵方对本公司之产品指示 尽速惠函告知 欧亚实业有限公司2006年11月10日 商业广告 概念 指生产 销售 服务部门等以营利为目的 利用传播媒介 向公众宣传有关商品 劳务的信息 以促进销售和扩大服务的一种方式 作用 1 传播信息 指导消费2 沟通产销 促进销售3 促进竞争 繁荣经济4 美化环境 陶冶情操 广告的特点 1 传播性 通过文字 声音 画面等各种手段将商品的性能 特征和用法等告诉观众 促进商品销售 2 启发性 主要针对消费者的年龄 性别 职业 文化程度 心理行为的差异 运用不同的传播手段和表现形式 进行启发 诱导 激发购买欲望 3 灵活性 形式 文体