计算机应用基础邮件合并PPT课件.ppt

计算机应用基础 主编 许晞副主编 刘艳丽曾煌兴郑杰秦高德 2020 3 18 可编辑 2 2020 3 18 学习目标 掌握Word中 邮件合并 邮件合并向导 的使用方法 掌握利用 邮件合并 批量制作 成绩单 信封 的方法 技巧 可编辑 3 2020 3 18 目录 5 1制作成绩单案例分析5 2实现方法5 2 1利用邮件合并制作成绩单5 2 2应用邮件合并向导制作信封5 3案例总结5 4课后练习 可编辑 4 2020 3 18 5 1制作成绩单案例分析 任务的提出学期结束时 班主任许老师要根据已有的 各科成绩数据 给每位同学发一份 成绩单 解决方案1 先制作好 成绩单 空白表 2 运用邮件合并将 各科成绩数据 的数据合并到 成绩单 中 生成每人单独一张的成绩单 3 对于信封 先按一定的格式制作好信封 运用邮件合并将 班级通信录 的数据合并到信封中 生成每人单独一个的信封 4 打印出这些信封给每个学生邮寄 成绩单 可编辑 5 2020 3 18 5 2 1利用邮件合并制作成绩单 1 建立主文档 成绩单的设计2 打开数据源3 在成绩单中插入数据域4 插入各科目的班级平均分5 利用 插入Word域 填写获奖信息6 查看数据连接状况7 在一页中放置多个成绩单8 合并数据 可编辑 6 2020 3 18 1 建立主文档 成绩单 在Word中 制作一张没有具体数据的 成绩单 模板 如下图所示 完成后保存在D盘 邮件合并 文件夹中 同时把作为后台数据库的Excel数据表文件 各科成绩数据 xls 也保存在这个文件夹中 设计好的成绩单 模板 必须处于打开状态 可编辑 7 2020 3 18 2 打开数据源 任务 打开数据源 各科成绩数据 xls 作为 邮件合并 的后台数据库 操作方法 1 选择 视图 工具栏 邮件合并 打开 邮件合并 工具栏 2 单击 邮件合并 工具栏上的 打开数据源 按钮 找到并打开数据表 各科成绩数据 xls 打开后出现一个 选择表格 对话框 3 在对话框中选择第一项 成绩汇总表 单击 确定 按钮 可编辑 8 2020 3 18 3 在成绩单中插入数据域 任务 在已经打开的成绩单 模板 中 插入数据源的合并域 操作方法 1 插入点放在成绩单 模板 的 学号 后面 单击 邮件合并 工具栏上的 插入域 按钮 打开 插入合并域 对话框 2 在 域 列表框中 选择 学号 项 单击 插入 按钮 在成绩单 模板 的 学号 后面就会插入域 学号 3 重复步骤 2 用同样的方法在成绩单的对应位置插入其它的域 可编辑 9 2020 3 18 成绩单的设置结果 可编辑 10 2020 3 18 4 插入各科目的班级平均分 任务 输入成绩单第3列的 班级平均 成绩数据 操作方法 打开 成绩汇总表 工作表 找到各科目的班级平均分数据 在最后一行 把这些数据复制 粘贴 或者直接输入到成绩单的 班级平均 列中的相应位置 可编辑 11 2020 3 18 5 利用 插入Word域 填写获奖信息 任务 在成绩单的最后一行中 填写获奖信息 平均分在85分以上填写 恭喜你 你的平均分达到85分以上 将获得奖学金 85分以下填写 你的平均分未达到85分 请继续努力 操作方法 插入点放在成绩单最后一行 获奖情况 列右边的单元格中 单击 邮件合并 工具栏上的 插入Word域 下拉按钮 从打开的菜单上选择 If Then Else 打开 插入Word域 IF 对话框 各项参数设置如下图所示 再单击 确定 按钮 可编辑 12 2020 3 18 6 查看数据连接状况 任务 查看数据连接后成绩单的变化 操作方法 1 单击 邮件合并 工具栏上的 查看合并数据 按钮 这时成绩单的各个数据域显示出第一条记录中的具体数据 2 单击 邮件合并 工具栏上的 上一记录 按钮或 下一记录 按钮 可以查看其他记录的数据 3 单击 首记录 按钮 可以显示第一条记录的数据 单击 尾记录 按钮 可以显示最后一条记录的数据 可编辑 13 2020 3 18 7 在一页中放置多个成绩单 任务 在一页内放置两份成绩单 操作方法 1 把整个成绩单 包括前面的标题 复制一份 再把插入点定位到文档的最后 粘贴得到第2个成绩单 2 将插入点放在第2个成绩单的首行处 必须在第2个成绩单中所有数据域的前面 单击 邮件合并 工具栏上的 插入Word域 按钮 在弹出的菜单中选择 下一记录 就可看到在第2个成绩单中 已显示出下一条记录的数据了 可编辑 14 2020 3 18 任务 运用 合并数据 生成全班的成绩单 操作方法 1 单击 邮件合并 工具栏上的 合并到新文档 按钮 打开 合并到新文档 对话框 2 在对话框中选择 全部 选项 单击 确定 按钮 Word开始合并数据 并产生包括全部记录在内的新文档 系统自动命名为 字母1 3 将合并数据产生的新文档 字母1 保存在D盘 邮件合并 文件夹中 文件改名为 成绩单 8 合并数据 可编辑 15 2020 3 18 任务 批量制作信封 5 2 2应用邮件合并向导制作信封 操作方法 1 在菜单栏中选择 工具 信函与邮件 中文信封向导 命令 制作好信封初稿 2 根据 班级通信录 中的信息 修改该信封 删除数据域 只保留 收信人邮编 收信人地址一 和 收信人姓名 三个域 3 选择域 邮政编码 插入对应域 收信人邮编 用同样方法插入其它域 设置各个域的字符格式 4 将所有记录合并 每条记录生成一个信封 并自动生成新文档 信封1 再保存 可编辑 16 2020 3 18 案例总结 本章通过 制作成绩单 案例 详细介绍了邮件合并的操作 方法主要有以下三步 第一步 建立主文档 即制作文档中不变的部分 相当于模板 如 成绩单 或 信封 中不变的部分 第二步 建立数据源 即制作文档中变化的部分 通常是Word或Excel中的表格 可事先建好 在此处直接打开 如 各科成绩数据 xls 第三步 插入合并域 将数据源中的相应内容 以域的方式插入到主文档中 可编辑 17 2020 3 18 课后练习 1 利用 邮件合并 将数据文