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项目计划 是项目组织根据项目目标的规定 对项目实施工作进行的各项活动做出周密安排 项目计划围绕项目目标的完成系统地确定项目的任务 安排任务进度 编制完成任务所需的资源预算等 从而保证项目能够在合理的工期内 用尽可能低的成本和尽可能高的质量完成 问题 为什么要做计划 第6章项目计划 1 为什么要做计划 1 我们谁也不知将来会怎样 但明天肯定会与今天不同 计划是一种生存策略 它可以让你获得更多的成功机会 计划并不能保证你成功 但能让你为将来作好准备 2 为什么要做计划 2 一生的工作时间 60 25 250天 9小时 78750小时 人生 学习 工作 休闲要充实人生 就要成为工作的主人 条件是面对任何工作时都能 善于工作 善于工作 不仅能有效地掌握要领 灵活地解决问题 并感到工作的乐趣 而且能够在工作中体会到人生的价值 工作的基本原则都是相同的 善于工作就是善于计划和实行 3 为什么要做计划 3 计划最重要的功能就是确定公司的当前状况 决定公司的未来发展方向和如何发展 功能明确方向明确目标明确路径明确方法明确责任明确衡量方法 作用集中资源行动指南减少不确定性提高效率提高积极性体会成就和人生价值 4 2 项目计划的目的及作用 确定并描述各项任务 活动 范围 确定全部人员 制定时间进度表 阐明必需的人力 物力 财力 确定预算 1 项目计划的目的 5 可以确立项目组各成员及工作的责任范围和地位以及相应的职权 促进项目组成员及项目委托人和管理部门之间的交流与沟通 可以使项目组成员明确自己的奋斗目标 实现目标的方法 途径及期限 可作为进行分析 协商及记录项目范围变化的基础 2 项目计划的作用 6 目的性系统性动态性相关性职能性经济性 3 项目计划的原则 7 项目基准计划 项目基准计划是项目在最初启动时订出的计划 也即初始拟定的计划 在项目的管理过程中 可用来与实际进展的计划进行比较 对照和参考 并与对变化进行管理和控制 一经确定 就不再发生更改 项目基线 项目基线是特指项目的规范 应用标准 进度指标 成本指标 以及人员和其他资源使用指标等 基线不是固定不变的 它将随着项目的进展而变化 引起基线变化的因素有 时间指标无法实现 各项任务延期完成 里程碑未达到 有些工作不能按时开始 人员不能按计划到位 预算过多或过少等 4 项目基准计划与项目基线 8 2 项目计划的形式 1 概念性计划 通常称为自上而下的计划 战略导向 任务是确定初步的工作分解结构图 WBS图 并根据图里的任务进行估计 从而汇总出最高层的项目计划 9 3 滚动计划 滚动计划意味着用滚动的方法对可预见的将来逐步制定详细计划 随着项目的推进 分阶段地重仿自上而下计划制定过程中所定的进度和预算 2 详细计划 通常称为由下而上的计划 详细的范围 任务是制定详细的工作分解结构图 该图需要详细到为实现项目目标必须做的每一项具体任务 然后由下而上再汇总估计 成为详细项目计划 10 滚动计划的制定是在已经编制出的项目计划基础上 再经过一阶段 如一周 一月 一季度等 这个时期叫滚动期 根据变化了的项目环境和计划实际执行情况 从确保实现项目目标出发 对原项目计划进行主动调整 个5月期滚动计划的编制过程 11 1月实际完成指标 计划与实际差异 修订计划 12 1 工作计划 3 项目计划的分类 也称实施计划 是为保证项目顺利开展 围绕项目目标的最终实现而制定的实施方案 工作计划主要说明采取什么方法组织实施项目 研究如何最佳地利用资源 用尽可能少的资源获取最佳效益 13 2 人员组织计划 人员组织计划主要是表明工作分解结构图中的各项工作任务应该由谁来承担以及各项工作间的关系如何 其表达形式主要有框图式 职责分工说明式和混合式三种 框图式 框图式是用框图及框图间的关系连线来表示人员组织结构 14 15 职责分工说明式 规章制度式 这是针对用框图加线条不能完整地表达清楚所有职责及关系而产生的一种表达方式 混合式 这种方式吸取了以上两种形式的优点 16 3 技术计划 包括项目的主要技术特征 通常为参考要求 规格 系统图 地点计划 工具 技术 支持功能 标准与其他有关项目性质的技术文件 还要规定设计要求的详细程度 例如是采用外购 分包 还是自行进行详细设计 4 文件控制计划 文件控制计划是由一些能保证项目顺利完成的文件管理方案构成 需要阐明文件控制方式 细则 负责建立并维护好项目文件 以供项目组成员在项目实施期间使用 包括文件控制的人力组织和控制所需的人员及物资资源数量 17 5 应急计划 项目经理在制定计划时就要保持一定的弹性 在工期和预算方面留有余地 以备应急需要 这种难以预料的需要称作 意外需要 18 6 支持计划 项目管理有众多的支持手段需要有软件支持 培训支持和行政支持 还有项目考评 文件 批准或签署 系统测试 安装等支持方式 软件支持计划 软件支持是使用自动化工具处理项目管理的各种资料数据 用于计划情况模拟研究及起草内容充实的报告 19 培训支持计划 培训支持是把机构的项目管理方法教给有兴趣的学员 行政支持计划 行政支持是给项目主管和项目组的职能经理们配备合格的助手 目的是收集 处理及传达项目管理的有关信息 20 4 项目计划的内容 1 范围规划 项目范围规划就是确定项目范围并编写项目说明书的过程 进度计划是表达项目中各项工作的开展顺序 开始及完成时间及相互衔接关系的计划 通过进度计划的编制 使项目实施形成一个有机整体 进度计划是进度控制和管理的依据 按进度计划所包含的内容不同 可分为总体进度计划 分项进度计划 年度进度计划等 这些不同的进度计划构成了项目的进度计划系统 2 项目进度计划 21 进度控制计划 在进度控制计划中 要确定应该监督哪些工作 何时监督 谁去监督 用什么样的方法收集和处理信息 怎样按时检查工作进展和采取何种调整措施 并把这些控制工作所需的时间和物资 技术资源等列入项目总计划中去 状态报告计划 状态报告计划要求简明扼要 表达清楚 必须明确谁负责编写报告 向谁报告 报告的内容和报告所需的信息涉及面的大小程度 22 3 项目费用计划 包括资源计划 费用估算 费用预算 资源计划就是要决定在每一项工作中用什么样的资源以及在各个阶段用多少资源 费用估计指的是完成项目各工作所需资源 人 材料 设备等 的费用近似值 4 质量计划 质量计划包括与维护项目质量有关的所有活动 质量计划的目的主要是确保项目的质量标准能够得以满意的实现 质量计划是对特定的项目 产品 过程或合同 规定由谁监控 应使用哪些程序和相关资源的文件 是针对具体项目的要求 以及应重点控制的环节所编制的对设计 采购 项目实施 检验等质量环节的质量控制方案 23 5 沟通计划 沟通计划就是确定利益关系者的信息交流和沟通的要求 简单地说 也就是谁需要何种信息 何时需要以及应如何将其交到他们手中 6 风险应对计划 风险应对计划是针对风险量化结果 为降低项目风险的负面效应制订风险应对策略和技术手段的过程 24 设备采购供应计划 在制订设备采购供应计划时必须掌握的信息 所需设备名称和数量的清单 7 采购计划 项目采购计划过程就是识别项目的哪些需要可以通过从项目实施组织外部采购产品和设备来得到满足 采购计划应当考虑合同和分包商 25 所需设备 供应 国内供应 国外供应 交货 口岸交货 现场交货 货物类型 现货 需特别加工试制 批量 成批购置 零购 26 得到设备需要的时间 如果是非标准设备 除需知道到场时间外 还需考虑到设备到场后的验收 调试等时间 如果是国外供应 还需考虑海运或空运的时间以及从海关运到现场的时间 设备必需的设计 制造和验收等时间 设备进货来源 可制订出 个包括选货 订货 运货 验收检验等过程的程序与日程安排 27 其他资源供应计划 所需物质名称和数量清单 得到物质 技术资源需要的时间 物质必需的设计 制造和验收等时间 28 8 变更控制计划 变更控制计划主要是规定处理变更的步骤 程序 确定变更行动的准则 29 5 项目计划管理的基本问题 何事 what 技术目标 如何 how 工作分解结构图 何人 who 人员使用计划 何时 when 进度表 何地 where 多少 howmuch 预算 30 6 项目计划前的准备工作 1 计划必须在相应阶段对目标和任务进行精确定义 即在相应阶段项目目标的细化 技术设计和实施方案的确定后做出的 2 详细的微观的项目环境调查 掌握影响计划和项目的一切内外部影响因素 作调查报告 3 项目结构分析的完成 通过项目的结构分析不仅获得项目的静态结构 而且通过逻辑关系分析 获得项目动态的工作流程 网络 4 各项目单元基本情况的定义 即将项目目标 任务进行分解 例如项目范围 质量要求 工作量计算等 5 详细的实施方案的制定 为了完成项目的各项任务 使项目经济 安全 稳定 高效率地实施和运行 必须对实施方案进行全面研究 31 7 项目计划过程的步骤 1 定义产品 产品是一个广义的概念 不仅指项目的最终产品 也包括项目的中间产品 2 确定任务 确定实现项目目标须做的各项工作 并以工作分解结构图 WBS 反映 32 33 3 建立逻辑关系图 确定各项任务之间的相互依赖关系 4 为任务分配时间 根据经验或应用相关的方法给任务分配可支配的时间 5 确定项目组成员可支配的时间 6 为任务分配资源并进行平衡 7 确定管理支持性任务 8 重复上述过程直到完成 9 准备计划汇总 34 案例 Kodak公司的最新照相系统项目 1996 2 1 Kodak公司宣布了经过5年秘密计划的最新的Avantix照相系统项目 代号为Orion 并与富士 佳能 美能达和尼康组成系统开发公司 达成合作开发的协议 主要计划由4个阶段和8个步骤组成 阶段1定义并完善价值声明步骤1项目开始步骤2项目评估阶段2产品和市场开发设计步骤3项目承诺步骤4设计准备阶段3营销和制造工作实施步骤5项目核实步骤6发起准备阶段4生产和销售步骤7制造准备步骤8营销和制造再评审消息宣布11个月后 商业周刊将该产品选为市场上最好的新产品之一 消费者文摘评选该产品Advantix3700ix为1997年度购物指南中最好的商品 35 讨论 MIS营销项目的目标和范围 张先生是一家IT公司的市场营销部负责推广项目的项目经理 专门负责想一家大型国有钢铁公司推广营销MIS系统 这家钢铁公司的总部在北京 在全国还有10家分公司 公司的产品有着较为稳定的市场 发展前景看好 总公司的高层比较保守 对现代信息技术持怀疑态度 但公司的中层领导由一批具有创新精神的年轻人担任 他们对MIS非常有兴趣 该推广项目预计将持续1年 最初计划从公司总部入手 然后向其他10个分公司拓展 张先生接受任命后便开始对这家公司进行调查 其中包括公司的主要产品及其销售量 公司的赢利情况 现在的市场信息系统 营销队伍的分布和装备 公司对信息技术的了解情况 物料采购系统等 还包括企业文化 规章制度和高层领导的个性等 张先生进行了可行性分析 并初步分析了项目的主要任务 其中包括 举办营销MIS系统的技术演示会 宣传该系统的优越性 邀请公司的高层领导来IT公司参观考察 面向钢铁公司的高层人