行政部工作分工.doc

行政部机构设置及职责分工一、 行政部门机构设置行政部经理部经理行政助理岗行政助理岗行政部副经理岗采购工作作资源安全管理管理体系车辆管理企宣工作文书工作档案管理资产管理工作秘书工作人力资源二、部门岗位配置及分工部门领导1人：经理1人（兼） 部门副经理岗1人：秘书、人力资源、企宣行政助理岗2人：管理体系、车辆管理、安全管理、采购工作、资产管理、档案管理、文书工作，三、行政部职责行政部是公司综合性服务的职能部门，协助公司领导安排和处理公司行政日常性工作，负责秘书、文书、人力资源、总务、档案、车辆管理、资产管理，参与上下协调和服务。一、协助公司领导处理日常事务，协调公司内、外部的工作关系。二、配合有关部门做好调查研究工作，及时了解公司业务、人员等各方面的情况。向公司领导提出建议，做好参谋。三、负责起草、印发公司级的文件、规章、工作计划和总结报告。四、负责公司级会议及其它会议的组织、议程安排、会议记录、会议纪要的整理。五、负责公司文件资料、电报（传真）的收发登记、批办、传递、督办、审核、打印、复印和归档工作，使文字处理工作做到及时、准确、安全、保密。六、负责公司的印章和介绍信的管理。七、负责公司的宣传报道工作。八、负责公司的对外接待、会务、票务工作。九、负责公司的后勤工作，包括统一购买、发放办公用品、劳保用品；管理公司办公设备，做好生活福利等工作。十、负责公司的招聘、录用、绩效考核、薪酬、培训等人力资源管理工作。十一、负责公司网络开发、办公自动化管理工作。十二、负责公司档案资料的收集、归档、立卷、利用等服务工作。十三、负责公司的车辆维修、保养、保险和使用、调度工作。十四、完成公司领导交办的其他工作。二、 部门岗位职责部门副经理岗：秘书+人力资源+企业宣传秘书岗位职责1、在行政部经理的领导下，负责公司的文秘工作。2、负责起草公司的周报、各类会议纪要，定期、不定期及年度、季度材料的上报总结等工作。3、负责公司的会议筹备、记录、起草及会议文件下发工作。4、负责公司大事记的记录工作。 5、负责公司对外信息报送工作。6、负责行业资料收集、整理和保存，定期完成上报各类信息。7、完成部门经理交办的其他工作。人力资源岗位职责：1、在行政部经理的领导下，负责人力资源管理工作。2、结合公司发展战略，提出人力资源规划方案，负责制定公司各项人事管理制度。3、负责编制公司各部门岗位设置，进行定员、定编、定额、定岗，并编写职位说明书。4、负责劳动人事统计工作，定期编写上报年、季、月度劳资、人事综合或专题统计报告。5、负责公司员工考勤管理工作。6、负责办理公司员工住房公积金、社会保险金管理工作。7、严格遵守劳动法规，组织员工签订劳动合同并备案，对员工实施管理。8、负责公司员工招聘、录用、辞退、调动等具体业务管理工作。9、负责公司员工的绩效考核工作。10、负责公司员工的薪酬管理工作。11、负责公司员工的职称管理、培训工作。12、完成部门经理交办的其他工作。企业宣传岗位职责1、在行政部经理的领导下，负责公司的企业宣传工作。2、根据公司开展文化活动需要编制活动方案和计划。3、负责公司对外宣传、报道方案的撰写及图片制作。4、积极参与组织策划、统筹、协调和实施公司、部门各类企业文化活动。5、负责对公司文化活动及宣传报道情况进行统计、分析。6、负责公司重大活动及重要工程的影像拍照、影像资料、报刊收集、刻碟存档工作。7、完成部门经理交办的其他工作。行政助理岗位：总务工作（文书+档案管理+车辆管理+物资采购+体系管理+安全管理+资产管理）文书岗位职责1、负责公司的文书管理工作。2、负责上级机关和有关单位来文的接收登记、编号、打印、传阅和督办工作。3、负责公司函电的收发工作。4、负责公司各类文件、资料的打印、复印工作。5、负责公司的信访工作。6、负责公司各类文件、信息的保密管理工作。7、负责公司证照、资质审核、升级的各项办理工作。8、完成部门经理交办的其他工作。档案管理岗位职责：1、负责档案管理、制定档案管理制度，并组织实施。2、定期接收各部门移交的档案，严格履行交接手续，准确掌握案卷数量及档案的保管期限，确保入库档案的完整性。3、积极开展档案的利用工作，办理借阅严格履行登记手续，做好接待工作，提供优质服务。4、定期对所保管的档案进行检查、核对，达到帐物相符，发现破损材料及时进行修补，保证档案的完整与安全。5、编制公司档案材料保管期限表，定期对超过保管期限的档案进行鉴定，对无保存价值的按规定销毁。6、认真执行档案管理规定和保密制度，做到不丢失、不泄密，确保档案安全无事故。7、分类建立档案管理台帐，编号、加工整理和保管并做好档案利用的统计、积累和信息反馈工作，定期进行档案利用综合分析；8、完成部门经理交办的其他工作。车辆管理岗位职责：1、在行政部经理的领导下，负责车辆管理工作。2、负责公司车辆管理制度、台帐的建立、管理、车辆的调配工作；3、负责公司车辆的保险及车辆各类手续办理工作；4、配合公司安全检查，落实车辆隐患整改，保证车辆处于完好状态；5、负责车辆油料、车辆维修等管理工作；6、参加事故的调查和处理，定期召开驾驶员安全例会；对车辆按照安全检查记录所列内容进行检查，发现问题及时通知驾驶员，限期整改。7、完成部门经理交办的其他工作。物资采购岗位职责：1、负责公司的后勤服务工作。2、负责采购公司的日常办公用品、低值易耗品。3、负责采购公司的劳动保护用品、福利等后勤工作。4、负责图书的购置、借阅、保管工作。5、负责公司对外接待、住宿等服务工作。6、负责公司报刊的征订工作。7、完成部门经理交办的其他工作。体系管理岗位职责：1、负责公司QHSE管理体系日常运行、内审、外审工作。2、负责公司QHSE管理体系的编写、修订及执行工作。3、负责公司QHSE管理体系的资料准备与整理工作。4、完成部门经理交办的其他工作。安全管理岗岗位职责：1、 贯彻执行国家有关职业健康、安全生产管理和环境保护的法律、法规以及上级的各项质量安全管理要求，对公司内部的质量、安全、环境保护负监督、检查、指导责任。2、 建立完善质量安全环保等各项生产规章制度，全面做好公司内部日常质量、安全、环境保护的管理工作3、 负责开展公司内部日常质量、安全、环境保护检查工作，做好检查记录及资料归档工作。4、 落实公司质量、安全、环境保护各项工作部署，做好质量、安全、环境保护“隐患排查治理”工作，并做好资料的归整及总结上报工作。5、 检查公司各部门办公室内的消防安全设施、设备和器材，确保正常使用，并做好相关记录。6、 做好各部门对员工进行质量、安全、健康及环保思想、理念和相关知识的学习、培训的组织工作。 7、负责各项安全记录、稿件报送以及参加各项安全培训工作。资产管理岗岗位职责1、负责公司的所有资产的管理（公司使用与工作有关的设备、器具、工具等，主要包括各种办公用资产（电脑、复印机、传真机、计算机、打印机等）、生活用资产（空调、办公桌椅等及低值易耗品）。2、负责公司所有资产的验收、编号、保管工作。3、负责建立公司固定资产台帐，登记固定资产的名称、数量、存放地点。4、负责对公司办公设备进行不定期抽查，保证帐、物相符。对各部门由个人使用的公用资产必须登记造册，人员流动时，必须办理相关交接手续，防止实物流失。5、负责对公司资产的内外部转移进行手续的办理工作。6、负责定期对公司所有资产进行清查，保证帐物相符。7、负责公司库房管理工作（库房要做到类码清楚，码放整齐，贵重物品要妥善保存，保持库房清洁，做好防火、防盗、防损、防潮、防腐工作。任何人未经允许不得进入办公用品库房，不得挪用办公用品及其物资）。8、负责公司低值易耗品的发放工作。 9、完成部门经理交办的其他工作。驾驶员岗位职责1、在行政部经理的领导下，做好日常服务工作，服从车辆管理员的合理调度和调配。2、自觉遵守交通法规，遵守驾驶操作规程，不违章开车，不酒后驾车，不带故障行车，预防和杜绝交通事故的发生。 3、端正服务态度，提高服务质量，根据办公室车管人员的调度准时出车，积极配合领导和用车部门完成工作，做到谨慎驾驶，安全正点。4、按时参加各类安全教育和培训，不断提高安全意识。5、做好所驾车辆的维修、保养工作，对车辆进行定期的保养，使车辆处于良好的技术状态，保持车辆内外干净整洁。6、