致远互联协同oa系统供应商管理解决方案.docx

致远互联供应商管理解决方案致远协同管理平台整体解决方案之业务篇_供应商管理北京致远互联软件股份有限公司2020年3月17日目 录1供应商管理11.1概述与分析11.1.1管理现状11.1.2管理诉求21.2方案框架21.2.1应用架构31.2.2应用特点31.3模块及功能31.3.1供应商引入计划41.3.2供应商引入管理51.3.3供应商开发51.3.4供应商资质管理71.3.5供应商认证管理91.3.6供应商业务管理111.3.6.1产品价格管理111.3.6.2供应商业务往来管理121.3.7供应商绩效管理121.3.7.1供应商评估131.3.7.2供应商等级141.3.8供应商优化151.3.8.1供应商整改151.3.8.2供应商退出161.3.9供应商报表管理171.3.10供应商门户181.4方案价值191.5客户案例191.5.1浙江九好服务集团有限公司191.5.1.1客户概况191.5.1.2应用亮点201.5.2中粮我买网231.5.2.1客户概况231.5.2.2应用亮点23 致远互联供应商管理解决方案1 供应商管理1.1 概述与分析供应商关系管理（supplier relationship management，简称SRM）是一种致力于改善企业与供应链上游供应商的关系的管理思想和软件技术解决方案，实现通过与供应商建立长期、紧密的业务关系，并通过对双方资源和竞争优势整合来共同开拓市场，扩大市场需求和份额，降低产品前期的高额成本，最终实现企业与供应商的双赢。1.1.1 管理现状在新的供应链竞争环境中，企业越来越面临着缩短交货期、提高产品质量、降低成本和改进服务的压力。其中更强调的是企业之间的合作。人们已对属于企业供应链后端做了很多研究，但对其前端的采购及其上游供应商关系管理(SRM)之间的管理模式却研究不足。而事实上，人们逐步认识到工业企业的产品和成本构成中，有60%以上是属于采购成本。可以说，采购己然成为企业运营获取利润的重要来源。而采购活动中，其中最为核心的就是有关供应商的管理。因此，越来越多的企业已将对供应商的管理作为企业一项重要的战略任务，加强与供应商协作以谋求更有效的资源利用。供应商管理己然成为供应链管理的关键环节，虽然如此，但是很多企业对供应商的管理还是缺乏系统化管理，导致出现如下问题：l 不合格的供应商还在供货，影响供货质量l 业务资料保存在各个采购员手中，供应商数据无法实现共享，由于业务人员流动会对采购工作带来影响l 与供应商的沟通障碍，信息渠道不畅通l 尽管有生产计划，可面对多变市场，与供应商之间不断摩擦，难以发展新的合适的供应商，使得供应商转换成本较高l 供应商信用管理与业绩管理缺失l 成本高，供应商数量少，缺乏报价参考，无法判断报价是否合理l 风险高，供应商管理不足，专业人员缺失l 在这种情况下，对于企业来说就需要通过一款合适的供应商管理系统来管理，方能避免以上出现的问题，使得采购工作得以顺利开展。1.1.2 管理诉求l 供应商档案管理：能够支持对供应商的基本信息进行新增、修改等灵活操作，并且支持通过excel批量导入供应商信息l 供应商资质管理： 能够支持通过流程审核对供应商的资质进行审核，剔除不符合要求的供应商信息， 审核通过的则生成供应商信息档案l 供应商考核：能够支持通过自有的考核体系对合格的供应商进行评估，对供应商等级进行分类，方便对不同等级的供应商做不同的处理l 供应商门户：供应商能够直接在自助平台里详尽发布其公司、产品、送样等信息，实现采购人员与供应商之间的互动1.2 方案框架基于现状分析，结合致远协同办公平台产品的特性，形成相应的建设目标，具体如下：l 风险管控 通过协同把供应商各个环节连接起来，需要审核的资料信息自动流程到相应的负责人那处理，减少由于手工操作导致出错的风险。l 质量管控通过致远协同办公平台建立供应商的考核体系，具体考核的项目及权重可以自主设定，根据系统自动算出的分数评定供应商的等级，如果是因为质量问题需要整改的让供应商优化，合格继续合作，还不合格的淘汰，确保供应商的质量。l 成本管控通过系统提供的供应商历史报价表，可以分析出某个供应商的历史供货价格，进而采取相应的比价策略。在解决了企业供应商关系管理基础应用的前提下，利用致远业务整合技术实现与异构系统的整合，如ERP， 实现数据的互通，这个属于企业的内部的业务联动，当然企业还可以跟外部的业务联动， 比如企业跟上游的供应商进行联动，通过致远协同办公平台跟轻表单应用Formtalk整合，对供应商做数据的采集等。1.2.1 应用架构通过客户的需求，结合致远的产品功能及对供应商关系管理的经验，形成了相关的建设思路，其应用框架图如下：1.2.2 应用特点l 支持多维度的门户空间，便于不同角色的人员关注不同的内容l 支持表单模板及流程模板的灵活配置，更贴合企业的需求l 所见即所得的报表数据l 支持移动终端发起、处理供应商的相关流程，以及查看相关的报表l 支持跟ERP的整合，实现供应商档案信息的采集l 与轻表单应用如Formtalk的集成， 便于对供应商作数据调查1.3 模块及功能供应商关系管理遵循PDCA的闭环管理过程，通过以下几个步骤来实现供应商关系的管理：1、供应商引入计划2、供应商引入3、供应商考核4、供应商优化业务逻辑图如下：1.3.1 供应商引入计划l 供应商引入计划分类1、合同订单型： 通过现场的合同订单来选择相应的供应商进行采购，是有实际的采购需求而产生的计划。2、市场分析型：该类型是企业根据自身的发展以及对市场的分析，出于长远考虑对供应商的资源提前进行储备，以便后期采购的需要，此类计划可能是短时间内没有实际的采购需求，但是对于企业的战略发展有相当大的意义。l 计划的审核根据不同的计划类别，可以实现不同的模板以及流程来审批，保证计划的严谨性。1.3.2 供应商引入管理新供应商的引入，目的是为了保证采购物资质量，提供稳定货源。 新供应商：是指因新产品开发、供应资源开拓及降低成本等需要，新引进的全新供应商或老供应商的新物资通称为新供应商。不同类型的供应商信息都会存放在供应商库里， 方便采购人员快速搜寻所需的供应商信息，做相关的处理， 可以通过相关的供应商审核流程来检验是否可以成为合格的供应商，淘汰不合格的供应商，应用场景图如下：1.3.3 供应商开发供应商开发可分为对新供应商开发及老供应商的开发，老供应商开发直接从现有供应商库里搜寻， 针对老供应商的新产品进行评审， 新供应商则需要通过相关渠道搜寻，新供应商的开发流程为：l 供应商建档通过各种途径寻找供应商，比如网站等媒体、同行介绍、行业刊物、公开招标等获取的供应商信息可以登记到系统里，形成档案，如下图信息登记好后需要相关领导审核， 确保供应商信息没有问题， 流程示意图：若新供应商数量较多，还可以通过excel批量导入供应商的档案库里：l 供应商初步审核搜集供应商的资质证件、对供应商公司的规模、经营范围、注册资金等信息做初步的审核，可以把这些信息录入到系统里存档。l 供应商跟进为了找到合适的供应商，采购人员通过不断与供应商联系，获得相关的信息， 可以把有效的信息记录到协同办公平台里，方便后期追溯。 1.3.4 供应商资质管理对现有供应商进行表现考评及年度质量体系审核是供应商管理过程中的重要内容，它是在完成供应市场调研分析、对潜在的供应商已做初步筛选的基础上对可能发展的供应商进行。大致分为如下步骤：l 市场调研，搜集供应商资质信信息l 确定供应商资质审核的主要指标l 成立供应商资质审核小组l 综合评分供应商资质审核的最后一个环节是对供应商进行综合评分。针对每个审核项目，权衡彼此的重要性，分别给予不同的分数，审核小组决定了供应的审核内容及权重后，可根据供应商反馈的调查表及实地调查的资料，编制出供应商的资格评分表。通过表单+流程的方式实现资质的流程化管理，表单参考页面如下：若供应商评价未合格， 按规定的未达标的次数，纳入黑名单，黑名单中的供应商在解除黑名单之前无法再次对项目或采购进行应标。1.3.5 供应商认证管理l 供应商产品试用新供应商（原材料供货）引起时，必须进行材料试用，通过试用情况，由质检、仓库、生产等部门进行评价，根据应用报告，做出试用评价。l 供应商现场考察通过对供应商的现场考察，对供应商的情况有个真实的了解，便于后期的评定。l 供应商准入审批通过供应商的准入审批流程后成为正式供应商。1.3.6 供应商业务管理1.3.6.1 产品价格管理1、通过价格库管理供应商的历史报价信息2、若有新的询价信息，新的采购价格可以通过流程进行审批，流程可以设置分支条件，低于预算金额无需招标，超过预算金额的需要招标处理，自动判断流程走向，减少人为操作。1.3.6.2 供应商业务往来管理通过报表可以查供应商的发货记录信息。1.3.7 供应商绩效管理l 功能描述供应商绩效考核是指对现有供应商的日常表现进行定期监控和考核。对供应商的传统考核整套的规范和程式，主要是对重要供应商的商品质量进行定期检查。在供应链管理模式下，只有最好的供应商才能作为合作伙伴。企业发展和维持合作伙伴关系的目的在于借助合作伙伴的专家和技术建立自己的竞争优势。对供应商进行评估，了解供应链中关键供应商的绩效，一方面可以挑选最好的、可信赖的供应商；另一方面可以与供应商保持良好的合作关系，提高对整个供应链运作的预见性，避免突发事件造成不良影响，为进一步的价值增值提供更多的机会。l 绩效管理的应用场景图1.3.7.1 供应商评估l 评估标准建立在做供应商评估前，需要建立相关的标准体系， 即评估的项目及权重， 可以通过致远协同办公平台的表单设计器灵活设置评估的项目内容及权重，然后通过流程自动流转到采购、生产、财务、技术、管理等部门负责人进行打分，绩效得分不需人工干预，按照公式自动算出。评分小组人员只能给自己负责的项目评分1.3.7.2 供应商等级1、通过评定后的得分，系统自动形成供应商的级别，如：A级 90100分 请保持B级 80 89分 正常抽样，请努力 C级 70 79分 加严抽样，请改善D级 70分以下列入考察，有关损失将扣款；连续三个月被评为D级，取消供应商资格。审核通过后级别信息将更新到供应商信息档案里，方便采购人员在选择供应商的时候做参考。2、若供应商等级调整(新供应商或者老供应商)，需要提交变动的流程1.3.8 供应商优化供应商优化是供应商关系管理中的重要环节，确保选择的供应商是优质的，可以减少供应商供货的风险。1.3.8.1 供应商整改通过供应商考核体系对新老供应商考核后，等级比较低的，需要对供应商进行整改，整改后重新更新等级：1.3.8.2 供应商退出根据供应商制度的规定，年度评估结果显示该供应商有信誉、能力下降或在履行合同过程中严重违约的，可依据合同条款终止合同不再续用，可通过供应商退出评审环节剔除不合格的供应商。1.3.9 供应商报表管理l 供应商信息查询l 供应商级别统计l 供应商报价查询1.3.10 供应商门户l 内部门户在供应商门户当中，采购部相关人员可以查看待办事项以及一些关注的数据报表，并且不同的人员关注点不同所看到的内容也不同。l 外部门户企业在跟供应商业务往来主要通过电话、邮件、传真等传统手段进行信息交互，效率比较低，而且有时候会出现信息传递不及时现象，导致费时费力，成本比较高，通过外网供应商门户可以实现：1.为供应商提供注册、提交审核、查看审批进度、招投标信息等功能2.提供供应商对自己的产品进行报价和维护合同协议库的功能3.支持供应商为自己配置系统1.4 方案价值l 提高作业效率 帮助企业大量简化采购作业中的文档发放、传递、交换、保管等繁琐的重复性劳动，降低人工错误和失误，显著提高采购作业效率，降低人工成本及采供双方的通讯费用、差旅费用、办公费用等。l 科学决策1、供应商资质管理帮助企业，降低供应商资质风险，优化供方资源2、价格信息分析，辅助企业进行采购决策3、建立专家队伍，有效开展专家评议绩效考核，达到供应商的优胜略汰目的。1.5 客户案例1.5.1 浙江九好服务集团有限公司1.5.1.1 客户概况九好集团成立于2007年，首创“办公托管”模式，为客户量身定做行政后勤解决方案，是现代服务业领军企业。 九好集团以低碳办公为倡导理念，在“办公托管”的基础上提出针对上游供应商的“后勤物联网”模式以及针对下游客户的“后勤集承”模式。公司旨在通过打造科学严谨的服务模式，为客户从根本上解决办公烦恼，把客户从繁杂的日常采购、后勤管理中解脱出来，使其专注于自身主营业务的发展2013年采购致远协同办公平台，管理的业务如客户管理、供应商管理、项目管理等。1.5.1.2 应用亮点l 应用框架图l 应用特点1.实现供应商信息的审核及分类管理，通过流程审核对信息进行筛选，以及被授权人员对信息的维护2.实现供应商跟进管理， 采购员跟目标供应商的沟通情况可以记录到系统，后期可随时对供应商情况进行追溯3.供应商考核表的项目及权重可以灵活自定义，绩效得分不需人工干预，每月按照一定的公式自动算出。4.通过对信息的登记维护，自动生成相对应的报表，如供应商分析表、供应商绩效月度报表等等。l 相关应用展现1.供应商信息登记2.供应商跟进3.供应商月度考核表4.供应商情况分析表1.5.2 中粮我买网1.5