《秘书理论与实务》项目办会拓展商务活动组织PPT课件.ppt

秘书与会议筹备组织 拓展课商务活动组织2011 6 本内容是 秘书理论与实务 课程项目2 办会 的拓展拓展任务1会见会谈与签约拓展任务2庆典活动的组织拓展任务3招商活动的组织 拓展任务1会见会谈与签约 会见 2004年10月25日 国务院总理温家宝在北京中南海会见美国国务卿鲍威尔 客人居右 会见 2008年8月23日中国外交部长杨洁篪会见来华出席奥运会闭幕式的比利时外交大臣德古赫特 会谈 中国国家主席胡锦涛第五次访问哈萨克斯坦期间于2009年12月12日与纳扎尔巴耶夫总统举行会谈 椭圆形会谈桌 签约 2009年4月16日胡锦涛在北京人民大会堂与纳扎尔巴耶夫总统举行会谈 会谈后签署中哈联合声明 并出席有关合作文件的签字仪式 合影时客人居右 签约 2010年11月25日 西北工业大学在高新开发区与天和防务技术有限公司隆重举行产学研合作签字仪式 教学目标 能力目标 能熟练地安排和准备会见会谈及签约 包括涉外会见会谈签约 知识目标 掌握会见 会谈 签约的会场布置的原则和方法 掌握会见会谈签约准备 实施的内容和注意事项 任务 天地公司是一家大型中外合资企业 主要经营电子软件 春天集团伍总经理为了寻求公司更大发展 需与天地公司张伟总经理就某项软件开发的合作问题进行会见 会谈 如达成一致 还将进行签约 此次会见会谈及签约工作主要由秘书高山组织安排 请您扮演高山 安排和准备会见 会谈及签约工作 任务分析 会见会谈签约 秘书要做些什么 10件事 1 协助领导确定议题和明确目标 2 收集信息和分析双方材料 3 报请领导 确定参加人员 4 双方协商好时间 地点 5 布置好会见会谈场所 6 安排好迎送及合影 7 必要时需安排好翻译 秘书做好会见会谈的记录和服务 8 接待和协助记者做好采访 9 会谈有成效时 安排好签字仪式 10 整理会见会谈的文件资料并归档 会见会谈前 会见会谈中 会见会谈后 完成任务所需的相关知识 相关知识一 会见会谈的涵义 会见可分为 礼节性会见政治性会见事务性会见兼有上述两种或三种性质的会见 相关知识一 会见会谈的涵义 续1 会谈是指双方或多方以平等的身份 为达成某项协议进行正式会面交谈 交换意见 会谈的内容既可以是重大的政治 经济 外交 军事 文化问题 也可是具体的业务和技术性问题 会谈从内容上而言比会见更为正式些 政治性或专业性也更强 相关知识一 会见会谈的涵义 续2 会见与会谈是沟通 交流 协商 消除分歧 达成共识 相互合作的重要手段 随着我国改革开放的不断深入 各国 各地区 各部门 各单位之间的联系交流越来越多 会见与会谈作为重要的沟通交流形式 具有非常重要的现实意义 相关知识二 会见会谈的工作程序 1 确定议题和明确目标会见与会谈是为了达到某种目的而进行的 秘书应协助领导确定会见和会谈的中心议题和期望达到的目标 会见的目标一般是为了沟通情况 消除分歧 达成共识 确定原则 会谈的目的则比较具体 往往是为了达成某个协议 应当根据双方的实际情况确定会谈的具体目标 包括最高目标和最低目标 在商务会谈中 最低目标就是价格底线 相关知识二 会见会谈的工作程序 续1 2 收集信息和分析双方材料秘书在会见和会谈之前 应通过各种渠道了解对方的各种信息 包括对方的意图和背景以及人员组成 谈判底线和可能提出的条件等 帮助领导制定我方策略 另外 秘书还应收集和会谈议题及目标相关的其他各种信息 掌握比较详尽的资料 以便掌握会谈的主动权 相关知识二 会见会谈的工作程序 续2 3 确定参加人员会谈人员的确定应根据会谈内容和会谈规格确定 会谈人员的组成 应该包括主谈人 专业人员 翻译和秘书 兼记录员 如对方有高级领导出席 那么我方也应安排相应领导出席会见会谈 通常会见人员不宜过多 主谈人员由最高领导担任 会谈相对人数不受限制 但会谈因涉及的内容业务性 政治性比较强 故应认真考虑选择具有较高素养的人员参加 相关知识二 会见会谈的工作程序 续3 1 4 确定地点和时间会见会谈之前 对会见会谈的场所应作合理的安排 如果是接见和召见 一般安排在主人的办公室或会客室 如果是回拜 则会见会谈的场所最好选择在离客人下榻处最方便的地方 注意 勿去客房回拜 如客人安排在宾馆 那么可借用宾馆的会议厅或会客室作为会见会谈的地点 相关知识二 会见会谈的工作程序 续3 2 4 确定地点和时间时机 礼节性的会见一般安排在客人到达后的第二天或宴请之前 其他会见则根据需要确定时间 会谈的时间安排应先征求对方意见 协商一致后制定日程表 等客人到后人手一份 如会谈时间较长需分为几次 则具体每一次会谈的时间和地点均应在日程表上注明 在会谈期间 还应留出适当的时间安排客人进行文化娱乐 参观游览等活动 以表示主人的盛情和友谊 相关知识二 会见会谈的工作程序 5 座次安排国内会见 宾主双方按身份高低排列座位 各坐一边 涉外会见 应当按主左客右的国际惯例安排座位 即客人坐在主人的右边 双边会谈通常将谈判桌排成长方形 双方各坐一边 主方位于背门侧 客人面向正门 如会谈长桌一端向正门 则以入门的方向为准 右为客方 左为主方 双方主谈人位于中央 其他人员按照右高左地的规则排列 译员的位置在主谈人的右边 记录员的位置在两端或后排 多边会谈的座位可设置呈圆形 多边形等 会见会谈的座次安排 1 会见会谈的座次安排 2 相关知识二 会见会谈的工作程序 6 会见会谈场所安排除以上座位安排外 会见会谈场所还需安排 足够的音响及录音录像设备 足够的椅子 在每个座位上应有就坐指示卡 如有外宾 应备有中外文指示卡 配备足够的茶水饮料等 相关知识二 会见会谈的工作程序 7 迎送与合影 2 1 迎 会见 会谈时 主人应提前到达 并在门前迎接客人 可以在大楼正门口迎候 也可以在接见厅 会见室门口迎候 如主人不到大门口迎候 应由工作人员在大楼门口迎候客人 并引入会见厅 送 会见 会谈结束后 主人应将客人送至门口或车前 握手道别 目送客人离去 相关知识二 会见会谈的工作程序 7 迎送与合影 2 2 如要合影 事先应安排好合影图 设计好每个人所占的位置 人数较多时 应准备合影架 使后排高于前排 合影时 主人居中 主宾位于主人右边 其余人员主客双方间隔排列 右上左下 但两端应由主方人员把边 会见会谈时合影位次 相关知识二 会见会谈的工作程序 8 翻译 记录及服务翻译和记录是会见和会谈时的两项重要任务 应做到全面 准确 清晰 快速 9 记者采访接待会见 会谈是否允许记者采访 何时安排 以何种方式接受采访或发布消息 应在准备阶段定出计划并报领导批准 在会见和会谈前 可安排几分钟的采访和摄影 活动开始后 除特别安排的电视采访外 一般不安排采访 相关知识二 会见会谈的工作程序 10 签字仪式安排 后面有详述 11 整理文件资料并归档一般会谈结束后 均要形成一个会谈纪要 或意向书 备忘录等 交双方会谈代表签名盖章才能生效 会谈纪要应简明扼要地将会谈商讨后达成一致意见的内容整理成有关的几个条目 供双方共同遵循 会谈纪要是会谈结果的一种书面形式 给定任务的实施 任务 天地公司是一家大型中外合资企业 主要经营电子软件 春天集团伍总经理为了寻求公司更大发展 需与天地公司张伟总经理就某项软件开发的合作问题进行会见 会谈 如达成一致 还将进行签约 此次会见会谈及签约工作主要由秘书高山组织安排 请您扮演高山 安排和准备会见 会谈及签约工作 任务的实施 步骤 一 会见二 会谈三 签约 一 安排会见 5 1 1 确定议题和明确目标目标 互通情况 消除分歧 达成共识 确定合作的原则 为此 秘书高山应为经理张伟出谋献策 确立目标为沟通 有了良好的沟通才有继续会谈的可能 一 安排会见 5 2 2 收集信息和分析双方材料高山应该收集对方在软件开发合作方面有何意向 是否曾与其他公司合作开发过软件 有何条件等信息 以备我方参考 还要考查对方开发软件的实际能力 了解分析对方的人员组成 谈判底线 寻找其是否有何弱点可供我方利用 调查此项软件开发的相关信息 分析其与我方合作的可能性 一 安排会见 5 3 3 确定参加人员由于对方参加人员为公司经理伍总 由此确定我方参加人员为公司经理张伟 并配备相应陪见人员及秘书人员 4 双方协商时间地点高山应与对方秘书协商好时间地点 考虑到此次会见是对方要求与我方合作 故会见地点可选择在我方公司的会客室 5 布置座位安排我方公司总经理张伟坐在伍总的右边 高山自己坐在张伟后面 其他人员依次坐在张伟右边 一 安排会见 5 4 6 迎送及合影会见时 公司经理张伟应提前到达 在公司门口迎候 高山陪同 或者高山在门口迎候 张伟在会客室等候 会见结束后 高山应陪同张伟将伍总送至门口或车前 握手道别 目送客人离去 客人离去前可安排合影 此次会见人数不多 不用安排合影架 合影时就坐或站立次序 张伟居中 伍总在张伟右边 其余人员按身份高低先右后左排列 主宾方交叉排列 两端为我方人员 一 安排会见 5 5 7 翻译 记录及服务会见时的不需翻译 只需记录 高山应坐在张伟身后记录 会见时应准备好招待的饮料 我国一般用茶水招待 可适当备一些水果 会客室可用鲜花布置装饰 8 记者采访管理此次会见张伟表示不接受采访 因此应安排专人对外来采访人员礼貌挡驾 9 整理文件并归档会见记录由高山整理归档 二 安排会谈 4 1 与会见程序大体相似 但是细节上应注意 1 把握议题 目标与会见的不同会谈的议题与目标为商讨合作开发软件的具体事项 力求促成合作 2 要更加重视收集信息和分析双方材料着重了解对方开发软件的能力 及被开发软件的市场 了解对方的资金支持和技术支持能力 二 安排会谈 4 2 3 确定参加人员要把握 对等 和有技术专家参加会谈涉及到比较具体的技术问题 这时候会谈的主谈人可由张伟担任 也可由公司的技术总监担任 其级别应与对方对等 同时注意配备相应专业技术人员及秘书参加会谈 4 会谈时间地点的确定要协商好会谈的时间由秘书高山与对方秘书协商后确定 地点可选择在伍总所住宾馆的会客室 二 安排会谈 4 3 5 布置座位注重礼仪会谈的座位可布置成长方形 张伟坐在背对正门的地方 伍总坐在张伟对面 如果会谈长桌的一端向正门 则以入门的方向为准 张伟坐在左边 伍总坐在右边 其他人员则按照右高左低的规则排列 高山坐在在两端或后排 6 其余迎送及合影 翻译 记录及服务与会见同 二 安排会谈 4 4 7 会谈成果记载 会谈产生的合同 协议书 意向书 备忘录 会谈纪要 声明等文件 由秘书人员在会谈记录的基础上认真起草 并提交双方充分讨论和磋商 直至达成一致 这些文件在双方团组领导人同意并履行签字程序后方能生效 签字后的文件应该和原始记录一并整理归档 三 安排签约 6 1 4大重点 一是待签字文本的准备 二是主签人 助签人 参加人的确定 三是签约仪式场所的布置 四是签字仪式的组织实施 1 待签字文本的准备双方所签文本通过谈判形成 经双方领导审阅修改后定稿 如果是涉外谈判 需准备中文和外文两种文本 文本必须经过严格的校对 然后印刷 装订 盖印 文本分正本和副本 正本用于签字后双方保存 制作两本 副本的数量则根据实际需要确定 三 安排签约 6 2 2 主签人 助签人 参加人的确定主签人可以是双方参加谈判的主谈人 也可以是更高级别的领导人 表示重视 双方主签人的身份应当大致对等 并具有法定的全权代表资格 其他参加人员一般为参加谈判的人员 但主方也可请地位较高的领导人参加签字仪式 以示重视和见证 助签人主要负责帮助主签人在签字时翻开文本 指明需要签字之处 协助交换文本 助签人最好是参加了谈判的全过程及文本的整理 起草 制作等工作的秘书人员 三 安排签约 6 3 3 签约场所的现场布置和物品准备 上 签字桌 双边签字 一般设长方桌 桌后放两把椅子 为双方签字人员的座位 如三方签字 则加长桌子 增加座位 多方签字可将桌子摆成圆形 客方座位应在主方的右边 国旗 涉外签约 国旗可按照主左客右交叉插在签字桌中央的旗架上 也可以分别插于两边或并挂在墙上 多方签字时 则插在签字桌的各方座位前方 文具 准备好签字用的钢笔 墨水和吸墨器 三 安排签约 6 4 3 签约场所的现场布置和物品准备 下 文本 签字开始前 待签文本置于主签人面前 签字时由助签人翻开并示意签字处 已签文本由主签人当众郑重交助签人保管 人员位置 助签人应站在各自主签人的身后外侧 其他参加人员按主左客右和身份高低分两边站立于后面 也可排座位就坐于签字桌的前面或两侧 人数较多时 可分作若干排 香槟酒 由礼仪服务人员提前斟好并置于托盘中 在签字仪式结束后端上 双方取香槟酒举杯共庆 签字仪式现场图 三 安排签约 6 5 4 签字仪式注意事项 上 助签人和参加人