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时间管理 培训讲师 陈咏雪 请移动一根火柴 使小房子改变朝向 结论 我们不可能将房子拆卸掉 但可以改变他的方向 培训亦是一样 虽然是小小的改变 但也会造成很大的实质性变化 人生亦是如此 一个小问题 观念 态度 行为 习惯 性格 命运 公司的远景 使命 价值观 我们的远景 成为以消费者为导向的产品制造和服务的主导公司 给我们的股东以最大的回报 我们的使命 预测消费者的需求 提供先进的产品和服务以改进人们的生活质量 我们的价值观 我们尊重差异 重视每个人的贡献 我们是环境保护的领先者 我们对诚信原则坚定不移 为社会做出积极贡献 我们持续地改进我们所做的每一件事 在以上价值观的指导下 带给股东丰厚的回报 成为中国汽车生产和服务市场上的主导公司 相应结果是给我们的股东以更大的回报 第一部分 认识时间及时间管理第二部分 工作中的时间管理技术第三部分 时间管理计划簿第四部分 第四代时间管理方法第五部分 有效的缓解压力第六部分 时间管理案例分析 1 了解时间管理的概念 2 树立正确的时间观念 3 掌握工作中时间管理的技巧 4 分享高效人仕时间管理的方式 5 通过培训提高工作及生活的效率 6 培养良好的时间管理习惯 本阶段培训效果 1 时间的特征2 时间管理的概念3 时间管理的益处4 时间管理的评价5 时间大盗及时间分析 第一部分 认识时间及时间管理 时间是什么 时间是生命时间是金钱时间是资本时间是债务时间是财富 水 沙 大石头 小石头的实验 分组讨论 将大石头 水 沙子 小石头放进杯子里 如何完成 时间管理的哲学 1 时间不是拼命的挤 而是合理的安排 有益的补充 2 没人可以说时间的时间不够用 3 人生的规划如同放置的顺序 大石头人生的大目标小石头人生的小事沙子琐事水 4 规划人生是最重要的 永恒的时间 在你的生命中 你怎样诠释时间 人生70古来稀 假设你能活80岁 生命倒计时法 你打算如何去度过 今年是你生命中的最后一年 法 时间对恐惧的人来说 实在太长 时间对痛苦的人来说 实在太慢 时间对快乐的人来说 实在太快 时间对有爱心的人来说是永恒 时间对于每个人来说是公平的吗 小案例 如果银行每天早晨向你的帐号拨款8 64万元 你在这一天可以随心所欲 想用多少就用多少 用途也没有任何的规定 条件只有一个 用剩的钱不能留到第二天再用 也不能节余归自己 前一天的钱你用光也好 分文不花也好 第二天你又有8 64万元 请问 你如何用这笔钱 关于时间的认识 1 时间的特性 案例的启示 最成功和最不成功的人都一样拥有24小时 但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时 2 时间管理的概念 时间管理是通过自己管理和掌控所有的事务 妥善安排时间并花时间来创造更多的时间 时间管理就是自我管理 时间的供给毫无弹性 时间是无法蓄积的 时间是无法取代的 时间无法失而复得 1 时间的特性 时间TIME 不能控制它 就去合理利用它 我们的一生是怎么花费时间的呢 假定人们的平均寿命为80岁 睡觉 21年工作 14年个人卫生 7年旅行 6年排队 6年用餐 5年学习 4年开会 3年打电话 2年找东西 1年其它 3年 我们只有3年的时间去做渴望的事情 时间管理测试您是怎么管理时间的 1 每天我拿出一点时间来计划和思考我的工作 0 几乎不2 经常1 有时3 几乎一直这样2 我制订特殊的目标 并定出截止日期 0 几乎不2 经常1 有时3 几乎一直这样做3 我每天按重要性列出 要做的事情 并尽快将重要的事做完 0 几乎不2 经常1 有时3 几乎一直这样做 4 我将我能做的每件事委托给别人 0 几乎不2 经常1 有时3 几乎一直这样做5 我尽力一次把所有的文件处理好 0 几乎不2 经常1 有时3 几乎一直这样做6 我的午餐吃得少 所以下午不会打瞌睡 0 几乎不2 经常1 有时3 几乎一直这样做7 我积极的尽力避免一些连续打断我工作的普遍事件 拜访 会议等 0 几乎不2 经常1 有时3 几乎一直这样做 8 当我的重要工作的完成会受影响时 我也不会拒绝他人占用我的时间的 0 几乎不2 经常1 有时3 几乎一直这样做9 我经常查看我的团队成员是否需要帮助 以便于工作能如期完成 0 几乎不2 经常1 有时3 几乎一直这样做10 我已识别出我的团队中工作的障碍 0 几乎不2 经常1 有时3 几乎一直这样做 4 现有时间管理水平测试 0 14分思考并学会如可安排您的时间15 19分您做得还好 但需要提高20 24分很好25 27分太完美了28 30分您骗人 您是一个工作狂的测试以上10个问题的答案中 如果有八个或八个以上的 是 则表示您具有强烈的工作狂倾向 您需要休息与合理的安排时间了 工作狂测试 时间TIME 管理好时间有什么收益呢 承受的压力更小 学会自我控制 取得更多的成功 精力充沛 更多的时间与家人沟通 更多的时间享受美好的生活一种健康的生活状态 台风日的来临 说说最令您头痛的时间大盗是什么 5 时间大盗及一天分析 沟通 管理冲突 电话干扰 无序的计划 临时来访人员 不合理的工作安排 个人工作欠缺条理 缺乏自我约束能力 会议 资料不完整或有所延误 分不清责任与权力 不善于拒绝 喜爱拖延 聊天 思想开小差 情绪不稳定 穷于应付突发事件 无授权 只等指示 完美主义办事 在五百人中总结出来的最影响工作的时间大盗 因为我们不知道究竟什么对我们最重要 所以每件事好像都很重要 因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做 有些人看到我们每件事都做 所以 他们期望我们什么都做 每件事都做让我们非常忙碌 所以我们没有时间去考虑 究竟什么对我们最重要 忙人的告白 成功和失败的分水岭可以用五个字来表达 我没有时间 1 计划管理2 目标管理3 分清主次4 分派任务5 文件管理6 学会拒绝7 2080原则 第二部分工作中的时间管理技术 为什么有些管理者不做计划呢 知难行易 不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处计划没有变化快不知如何做计划 计划有何益处 知道您现在的工作进程知道该有的工作进程知道下一步的工作进程知道您何时 何地 与何人该干何事 更易把控全局 1 计划管理 我需要完成什么工作 我在哪儿完成该工作 我何时开始 截止时间是什么时候 想要完成需要花费的费用 需要谁的帮助 完成工作的具体方法与技巧 明确完成工作后希望达到的效果 学会5W2H的方法 制订计划前您先问一下自己以下问题 5W2H的方法 WHAT事件WHO谁WHEN时间WHERE地点WHY效果HOW怎样做HOWMUCH费用是多少 好处 记录电话安排约会计划工作思维方式 注意 计划的可操作性 实用性与具体 销售技巧的培训计划 我需要完成什么样的工作 对公司20名销售人员进行销售技巧的培训我在哪儿完成这项工作 公司会议室我何时需要完成它 销售淡季7 8月份要想顺利完成 有什么障碍 培训讲师的选择 培训需求的调查需要谁的帮助 销售部经理的配合完成该工作的截止日期是什么时间 6月15日前做好一切准备工作 人力资源部经理 xxx 1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月相关责任人 1 组织筹备组张红2 招聘高中层管理人员20名3 新员工上岗4 培训新员工5 招聘基层员工6 培训基层员工7 新员工上岗 2003年筹备工作计划表 详细 具体 可以衡量 可达到 有时间性 协调性 书面化 定义是否清晰 详细 量化 如 完成员工素质培训 如 英语优秀 符合现实状况 如 三年内成为比尔 盖茨 有开始与截止时间 如 在不久的将来 目标之间相互协调 如 每天花3小时练习英语 3小时复习功课 目标明确的列在纸上 并放在显眼的地方 制订目标时应注意什么 制订目标的SMART原则 S 明确的 Spocific 有方向性的 清晰的 具体的 M 可以量化的 Measurable 有数据衡量 A 可以达到的 Attainable 符合现实状况 能够实现 R 注重结果的 Result orlented 有具体的结果 T 有时间期限的 Time able 有开始与截止的明确时间 减肥 姓名 制定日期 我的行动计划 一个庞大的目标令人可畏 因此必须将其分成一个个小的 便于管理的部分 而这些较小的部分我们称之为具体目标 设定具体目标最好方法是将较小的任务组成连续性的任务 这些连续性的任务一旦完成 我们的目标也就达到了 大目标 设定一个工作大目标 再细分成小目标 具体目标 1 完成时间2 完成时间3 完成时间4 完成时间5 完成时间 给时间留余地 细分目标 确定大目标 细分目标 五年内成为重庆市一流的培训讲师 步骤具体目标时间博士文凭三年 至2006年完成 英文能力六级二年 至2005年完成 3开发六门新的课程2004年6月至12月完成4五十场培训经历2004年12月前完成参加五场外训课程学习2005年12月前完成6有一年全国巡回授课的机会2006年内完成 分清主次 您是怎样确定工作的先后顺序的 1 先做喜欢做的事 再做不喜欢做的事 2 先做熟悉的事 再做不熟悉的事 3 先做容易做的事 然后再做难做的事 4 先做只需花少量时间即可做好的事 然后再做需要花费大量时间才能做好的事 5 先处理资料齐全的事 然后再处理资料不齐全的事 6 先做已排定时间的事 然后再做未经筹划的事 7 先做别人的事 再做自己的事 8 先做紧迫的事 然后再做不紧要的事 9 先做自己尊敬的人或利害关系人的事 再做其它的事 10 先做已发生的事 再做未发生的事 分清主次 什么是紧急与重要 2020 3 19 37 时间的象限 失火结婚上厕所开工作例会接听电话清理办公桌与家人沟通找个好工作交电话费看病一个问候电话 4D原则 紧急 重要 不重要 偏重第一类事务 结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局 不紧急 紧急 重要 不重要 不紧急 偏重第二类事务 结果有远见 有理想平衡纪律自制少有危机 偏重第三类事务 结果短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力 怪罪他人人际关系浮泛 甚至破裂 紧急 重要 不重要 不紧急 紧急 重要 不重要 不紧急 偏重第四类事务 结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生 防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划 休闲 繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事 从容人 无用人 危机急迫的问题有期限压力的计划 压力人 不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事 无聊人 1 分派任务 在任务开始时 请自问以下问题 是否有其它人可以做这项工作 是否有其它人把这一工作做得更好 是否有人可以从做这一工作的过程中学到一些东西 分派任务 为什么有些管理者不善于授权或是分派任务呢 1 担心部属做错事情2 担心部属表现太好3 担心失去对部属的控制4 不愿意放弃得心应手的工作5 找不到合适的部属6 不会或不习惯授权 担心 掌握授权及分派任务的技巧 把任务交给最适合的人去完成 将希望得到的结果用明确的文字定义下来 在讲明责任的同时授予权力 计划一个跟进工作 建立一个进程监督系统 如果需要 可对接受任务的人进行个别指导与培训 鼓励员工解决问题 而不是提出问题 对职工的进步给予奖励 授权应公开进行 应尽可能的范围内交付给员工 授权应由简到繁 循序渐进的从事授权 管理者切忌重复授权 不善拒绝者的心态 接受请求比拒绝容易 担心拒绝后有报复 想成为广受爱戴的人 不知如何拒绝 耐心听到请求者的要求 表示感谢 再表示歉意 说明拒绝的理由 要使请求者明白 拒绝是事而不是人 为请求者找好途径 切忌请第三者拒绝 要领 学会拒绝 NO NO NO 有效的文件管理 您需要做以下四个方面的工作 文件存档按文件去做将文件交给其他人把文件扔掉 文件管理 文件病的原因 授权不足犹豫不决半途而废故意纵容担心遗失 请画一张规范的办公桌的模型 水杯 请画一张规范的办公桌的模型 水杯 办公区域 文件 文具 电脑 鼠标 电话 80 的销售额来自20 的顾客 80 的生产量来自20 员工 80 的病假源自20 的员工 80 的教师辅导时间被20 的学生占用80 的垃圾是源自20 的地方80 的看电视时间都花在了20 的节目80 的阅读书籍都花在书架上面20 的书籍80 的外出吃饭都前往20 的餐馆80 的看报时间都停留于20 的版面 2080原则 利用2080原则 找到KPI即影响事情结果的关键因素花80 的时间及精力在20 的关键因素上花20 的时间及精力在80 的琐碎事情上 掌握2080原则的要领是什么 如何找到影响事件的关键因素呢 有效的利用思维地图 MINDMAP 思维地图的技巧是将大脑的左右半球结合起来运用的方式 是在有效时间内思考及解决问题的绝佳方式 左脑 逻辑性思维右脑 创造性思维 巧用思维地图 思维地图 500万的奖金 如何分配 寻找关键因素 华利公司是市内的一家汽车销售公司 在今年年初的时候出现了销售下降的状况 公司销售部总监张明发动销售部30多位员工寻找销售下降的原因 员工纷纷提出建议 可张总监仍然感到思绪很混乱 李静在华利已经工作有三年 他所提交的方案让销售总监对影响销售状况的因素一目了然 并很快与李静一起分析了影响销售业绩的关键因素 并与骨干们寻找了提升业绩的方法 三个月过后 华利公司的业绩得到明显的改善 公司对李静进行了物质及精神的奖励 李静认为 思维地图 的方式是他迅速找到问题关键的有效手段 并将这个快速思考和解决问题的方式培训给了公司员工 影响销售业绩的因素 销售因素 服务价值 态度 知识 快捷程度 购物环境 舒适 清洁 产品本身 质量 款式 价格 形象价值 CI形象 企业口碑 安全 种类 送货 安全 维修 展区 陈列 休息区 功能区 仪容 仪表 精神面貌 附加价值 投诉处理 退货 交通 建议与管理 顾客满意度研究 顾客满意度调查 分析影响顾客满意度的因素 1 产品本身 2 购买环境 3 服务价值 4 形象价值 分析影响顾客满意度的因素 5 附加价值 6 顾客满意研究 思维地图可以作计划 决定行动 会议记录 文章总结等 在一张纸中写下要点 思维地图可以完成任何一种项目 包括大项目或小项目 可以提高您的工作效率 节约时间 思维地图MINDMAPPING的作用 时间计划簿的使用 时间计划簿是不可缺少的时间管理方式 原因 没有做工作日志的习惯 从今天开始做工作日志 并养成做工作日志的好习惯 时间计划簿的运用 快速找寻信息查询记录资讯按时记录工作防止遗失信息妥善安排计划方便查询工具加强个人理财便于存放资料灵活添加信息 分析工作内容 天 周 月 年 分析干扰分析工作重点改变您的工作及行为方式找到解决工作问题的方法 有效的时间计划簿是怎样的 外包为软皮 有夹页 可存放名片及各式卡片 支票 有拉链处有存放零用钱 封皮内带有插袋可存放笔 有便于翻页的塑料片 有国家法定节假日 A公司的远景 使命和价值观 公司相关产品介绍 各地经销商联系电话 维修电话 参考资料国际时差 国际国内区号 邮编 中外度量衡表 各地航空公司电话个人资料 姓名 住址 电话 紧急时通知人 证件号码等 2002 2004年日历 本年度重要日期备忘 日计划 每天工作清单 约会计划 完成情况记载 主次分类 个人理财 每月收支 证券投资明细表 分期付款记录 每月固定支付表 会议记录客户记录按字母A Z排列的通信录备注 第四代时间管理方法 第一代时间管理 面面俱到的记事便条优点 万无一失 不足 无优先概念 是必要而不重要的事情 无人生目标而言 第二代时间管理 未雨绸缪的日历计划优点 未雨绸缪 有计划性 不足 无优先概念 第三代时间管理 明确目标优点 分清主次 争取最高效果 不足 重要紧急的与紧急不重要占大部时间 第四代时间管理 个人管理 优点 兼顾重要与紧急 主