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第4章excel2003电子表格处理 电子表格处理软件的功能Excel2003工作环境制作图表数据管理和分析打印工作表 1 4 1电子表格处理软件的功能 电子表格软件是一种专门用于数据计算 统计分析和报表处理的软件电子表格处理的主要功能有 创建 编辑和格式化工作表 图表制作 包括图表的建立 编辑 格式化 数据的管理和分析 打印工作表 2 4 2excel2003工作环境 Excel2003的工作窗口特殊性有 编辑栏 用来显示和编辑活动单元格中的数据与公式 工作薄 一个excel文件 扩展名为 xls工作表 一项工作的基本单位 由行列组成 单元格 是表中的最小组成单位 单元格由位置标识 如A1 D4 A 1 B 2 C4 Sheet1 A1 3 4 3excel2003的基本操作 创建工作表编辑工作表格式化工作表 4 4 3 1创建工作表 一个新工作簿默认包括3个工作表 在工作表中输入原始数据直接输入快速输入数据自动填充数据从外部导入数据 5 4 3 1创建工作表 直接输入数据包括 文字 如果要将一个数字作为文字输入 数字前要加单引号 数值 可采用十进制形式或科学计数形式 如果数字以 或数字 0 开头 和 0 会自动省略 分数的输入应先输入 0 和空格日期和时间 日期输入可用 或 分隔符 如 2004 12 08 2004 12 08 时间输入用冒号 分隔 如 21 56 15 6 4 3 1创建工作表 快速输入数据 记忆式输入 当输入的内容与同一列中已输入的内容相匹配时 系统将自动填写其他字符 选择列表输入 保持输入内容的一致性 右键在快捷菜单中选 从下拉列表中选择 或alt 7 4 3 1创建工作表 利用自动填充功能输入有规律的数据 填充相同数据 选中一个单元格 直接拖曳 便会产生相同数据 如果不是相同数据 则需要在拖曳的同时按Ctrl键填充序列数据 可通过 编辑 填充 序列 命令 在 序列 对话框中进行序列有关内容的选择填充用户自定义序列数据 在工具 选项 自定义序列 添加新序列 8 4 3 1创建工作表 利用命令导入外部数据 执行数据 导入外部数据 导入其他数据库 Access foxpro等 产生的文件 还可导入文本文件 注 检查数据的有效性 数据 有效性 9 4 3 1创建工作表 使用公式和函数计算数据 使用公式计算数据 公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式 它以 开始 由常量 单元格地址 运算符和函数组成运算符和运算规则 算术运算符 包括 加 减 乘 除 百分比 乘方 其优先级从高到低为 百分比和乘方 乘和除 加和减关系运算符 有 其优先级相同文本运算符 引用运算符 其优先级相同 10 4 3 1创建工作表 四类运算符的优先级从高到低依次为 引用运算符 算术运算符 文字运算符 关系运算符 当优先级相同时 自左向右进行计算 下表为引用运算符 11 4 3 1创建工作表 例4 1有公司员工工资表 xls 使用公式计算每位员工的实发工资 12 4 3 1创建工作表 使用函数计算数据是预先定义好的公式 格式如下 函数名称 参数1 参数2 其中参数可以是常量 单元格 单元格区域 公式及其他函数 输入公式法 直接输入法 插入函数法 13 4 3 1创建工作表 例4 2使用插入函数法统计公司员工工资表中所有员工的基本工资 奖金 扣款额和实发工资的平均值 14 4 3 1创建工作表 公式和函数中单元格的引用地址相对引用 当公式在复制或填入到新位置时 公式不变 单元格地址随着位置的不同而变化 它是Excel默认的引用方式 如 B1 A2 C4绝对引用 指公式复制或填入到新位置时 单元格地址保持不变 设置时只需在行号和列号前加 符号 如 B 1混合引用 指在一个单元格地址中 既有相对引用又有绝对引用 如 B1或B 1 B1是列不变 行变化 B 1是列变化 行不变 15 4 3 1创建工作表 例4 3把员工工资表最后一列添加评价一列 如果员工的实发工资低于平均值则显示低工资 否则不显示任何数据 16 4 3 2编辑工作表 17 4 3 2编辑工作表 工作表中数据的编辑清除和删除的区别选择性粘贴的用法 单元格 行 列的插入和删除 工作表的插入 移动 复制 删除 重命名 18 4 3 3格式化工作表 格式化数据 格式 单元格 数字 格式 单元格 字体调整工作表的列宽和行高 用鼠标 格式 行 格式 列设置对齐方式 格式 单元格 对齐添加边框和底纹 格式 单元格 边框 格式 单元格 图案使用条件格式 格式 条件格式自动套用格式 格式 自动套用格式 19 4 3 3格式化工作表 例4 4 对公司员工工资表进行格式化 设置实发工资列小数位为1 加千位分隔符和人民币符号 设置标题行高为25 姓名列宽为10 将A1 I1单元格区域合并 标题内容水平居中对齐 标题字体设为华文彩云 20号 加粗 工作表边框外框为黑色粗线 内框为黑色细线 姓名所在行底纹为黄色 例4 5 对工作表设置条件格式 将基本工资大于等于1500的单元格设置成蓝色 加粗 倾斜 浅灰色底纹 基本工资小于500的单元格设置成红色 加双下划线 20 4 4制作图表 创建图表编辑图表格式化图表 21 4 4 1创建图表 创建图表 可通过 插入 图表 命令或单击 常用 工具栏中的按钮 利用图表向导来创建图表 例4 6 根据员工工资表中的姓名 基本工资 奖金 实发工资产生一个簇状柱形图 并嵌入到工资表中 图表标题为公司员工工资表 X轴标题为员工姓名 Y轴标题为元 显示图例靠上 22 4 4 2编辑图表 图表对象有 数据标记 图例 分类轴和数值轴 网格线 图表区和绘图区 图表标题 常用的编辑工作有 调整图表的位置和大小更改图表的类型添加和删除数据修改图表项添加趋势线设置三维视图格式 23 4 4 3格式化图表 双击图表对象进行格式化 例4 7 对例4 6中的图表标题设置为黑体 红色 12磅 改变绘图区的背景为白色大理石 24 4 5数据管理和分析 建立数据清单数据排序数据筛选分类汇总数据透视表 25 4 5 1建立数据清单 数据清单是Excel工作表中单元格构成的矩形区域 即一张二维表 又称为数据列表 它与工作表的不同之处在于 与数据库相对应 数据清单中的每一行称为记录 每一列称为字段 第一行为表头数据清单中不允许有空行或空列 字段名必须唯一 每一字段的数据类型必须相同 不能有数据完全相同的两行记录 26 4 5 1建立数据清单 数据清单可像普通的Excel工作表一样直接建立和进行编辑 也可以通过在输入字段名后使用 数据 记录单 命令输入数据 下图即为通过记录单建立数据清单 27 4 5 2数据排序 数据排序简单排序复杂排序下图为 排序 对话框例4 8 按部门排 部门相同按基本工资排 前两项相同 按奖金排 28 4 5 3数据筛选 自动筛选 如下图 高级筛选 29 4 5 3数据筛选 例4 10 筛选销售部基本工资 1000或财务部基本工资 1000的记录 30 4 5 3数据筛选 下图为高级筛选结果 31 4 5 4分类汇总 是对数据清单按某个字段进行分类 将字段值相同的连续记录作为一类 进行求和 平均 计数等汇总运算 分为 简单汇总 指对数据清单的某个字段仅统一做一种方式的汇总 嵌套汇总 指对同一个字段进行多种方式的汇总 32 4 5 4分类汇总 例4 12 求各部门基本工资 实发工资和奖金的平均值的基础上再统计各部门人数 33 4 5 4分类汇总 分类汇总 34 4 5 4分类汇总 嵌套汇总 35 4 5 5数据透视表 数据透视表对多个字段进行分类汇总 可利用 数据透视表和数据透视图 向导 分三步建立数据透视表 指定数据源选定数据区域决定透视表的放置位置例4 13 在公司员工工资表中 统计各部门各职务的人数 36 4