建筑工程设计公司办公管理制度.doc

精品文档 建筑工程设计公司办公管理制度 建筑工程设计公司办公管理制度提要：公司鼓励员工与员工、上级与下级之间保持平等的对话。这种良好、融洽、坦诚的人际关系与交流沟通，保持了我们和谐精品源自物业管理条例 建筑工程设计公司办公管理制度 第一节考勤制度 一、总体规定 1、考勤是公司规范管理的基础，是计发工资奖金、享受福利待遇的主要依据； 2、公司的考勤管理由行政部指定考勤员负责； 3、公司董事、监事、工作室负责人、独立建筑师可以不参加考勤。 二、打卡 1、公司实行五天工作制，周一至周五，工作时间为： 上午9：00-12：30下午14：00-17：30 2、公司实行上、下班打卡制，周一至周五早上、下午所有参加考勤的人员必须按上、下班时间准时打卡两次： 3、卡上不得出现任何未办理手续的空白格子，对未办理请假手续而出现空白格子者按旷工半天或一天处理； 4、任何人不得代人或托人打卡，违者双方当次打卡无效，各以旷工半天论处； 5、有急事外出或工作而忘记打卡者，须由直属部门负责人补签。若补签失实，对补签和被签者各以旷工半天论处。 6、每月允许三次忘打卡补签，从第四次起忘打卡一次按旷工半天处理，以此类推。 7、因考勤系统或停电等特殊原因而不能打卡的，由行政部和各部门核实后统一签字。 三、违反考勤制度的处理 1、迟到、早退 严格按公司规定的上、下班时间工作，以电脑打卡机记录时间为准，否则以迟到、早退论处（事先请假、因公外出、出差除外），每迟到或早退1分钟扣2元，依此类推。连续迟到或早退五次或全月累计十次的，予以解聘； 2、旷工 上班时间半小时后或下班时间半小时前打卡者以旷工半天论处； 上班时间1小时后或下班时间1小时前打卡者以旷工1天论处； 未经准假或假期已满未续而不到职者以旷工论处，旷工天数按应到未到岗天数计； 伪造休假证明者以旷工论处，旷工天数按应到未到岗天数计； 无正当理由，拒绝直属主管或公司领导安排工作者以旷工一天论处； 不服从工作调动，经教育仍不到岗者以旷工论处，旷工天数按应到未到岗天数计； 旷工一天扣3倍等时工资总额，以次类推（日工资=月标准工资/22）； 连续旷工3天，当月累计旷工5天，全年累计旷工15天者按自动离职办理； 第二节请、休假制度 一、请、休假天数审批权限 请假人员天数审批者 室主任/主任工程师及以下人员1天（含）以上部门负责人 副总及以上人员假期无论时间长短总经理 假期最小计算单位为1小时，不足1小时的按1小时计。所有请假书面手续必须交于行政部统一管理，作为当月考勤的依据。 二、假期分类 1、法定节假日10天： 元旦节1天（1月1日）； 春节3天（农历正月初一、初二、初三）； 劳动节3天（5月1日、2日、3日）； 国庆节3天（10月1日、2日、3日）； 国际妇女节天。 2、事假 员工凡请与工作无关的事假扣发事假期间内工资（日工资=月标准工资/22）；假满上班时应到考勤员处办理核销，否则按旷工处理； 3、病假 员工请病假单由各部门负责人审批后交考勤员，假满上班时凭医院开具的诊断证明或其它医院证明到考勤员处核销，拒不提供医院证明的，按旷工处理；病假期间内的工资按月标准工资的60%发放（日工资=月标准工资/22）；其他事宜按国家有关规定执行。 4、试用期员工在试用期间事假累计10天以上，正式员工事假月累计15天或年累计50天以上的，均按自动离职处理。遇特殊情况，报部门负责人或总经理批准可不受此限制。 5、婚假 正式员工可申请婚假，婚假7天，员工申请婚假，在请假或销假时必须提供结婚证书，否则按旷工处理。婚假必须在结婚当年使用。 6、产假、 合同期内的女员工符合计划生育政策生产时，可申请产假。产假90天。 7、看护假 合同期内的男员工，配偶生产时，可申请看护假。看护假5天。 8、丧假 员工的父母、配偶或子女死亡，可申请丧假。丧假5天 9、带薪年假 员工在公司连续工作期满一年，第二年可享受七天的有薪年假，以后每增加一年则有薪年假增加一天，但最长不超过十五天，带薪年假当年有效，不可累计使用。请带薪年假者，须提前一周填写申请表办理相关审批手续，办完工作交接后方能休假，且假满上班时应到考勤员处办理核销，否则按旷工处理； 10、员工按以上5、6、7、8、9项休假时按标准工资带薪，一种假期最多分两次以内休完，假满上班时须到考勤员处核销，否则按旷工处理； 11、所有假期时间连续计算，含公休日，不含法定节假日。 三、假期奖金和福利待遇发放标准： 月累计休假7天及以上（国家法定节假日除外）取消当月奖金及津贴； 四、 建筑工程设计公司办公管理制度提要：公司鼓励员工与员工、上级与下级之间保持平等的对话。这种良好、融洽、坦诚的人际关系与交流沟通，保持了我们和谐精品源自物业管理条例请、休假办理流程： 填写申请表-按假期长短办理审批手续-办理工作交接-考勤员备案、归档-假满核销 第三节出差制度 一、办理出差手续： 1、员工出差，应由派遣出差部门的负责人填写出差派遣表一式两份，一份交行政部以便考勤，一份由出差人凭以预借或报支旅费交通费报销： 2、员工出差结束后应及时到考勤员处办理核销，否则按旷工处理； 3、员工出差销差后三日内应填具出差旅费报销单，送请各部门负责人审批，总经理审定后，交财务部凭票报销。 二、交通费报销： 1、公司员工乘坐火车、轮船、飞机等交通工具按实际购票证明单报销交通费； 2、搭乘公司的交通工具者，不得再报支交通费。 3、市内及短程办公事人员，按公司要求乘坐交通工具，并凭实际产生的交通票报销。 三、出差福利： 职务级别住宿标准伙食补助标准借支备用金标准 公司董事/天/人/人*次 副总以上/天/人/天/人*次 副经理以上1、/天/人/天/人*次 2、/天/人 专业负责人和初级主管以上1、/天/人/天/人*次 2、/天/人 员工1、/天/人/天/人*次 2、/天/人 说明：副总以上出差可住单间，副总以下人员出差按两种住宿标准执行：一人出差时按1项住宿标准执行，两人及以上人员同时出差时按2项住宿标准执行。 四、工地补助（长期出差）：连续七天及以上天数派驻同地区工地工作者为长期出差，享受工地补助，每天160元（包括：市内交通费、伙食费在内），住宿标准经公司批准，凭工地派出单报销。 第四节办公环境管理制度 一、环境绿化 1行政部根据办公实际需要经审批后对外签定花草租/购协议； 2除花草公司定期维护和保养外，行政部指定专人进行护理； 3每位员工不得有意伤害花草，违者照价赔偿； 二、环境卫生 1.办公环境的日常管理工作由行政部负责； 2.公司环境卫生由行政部清洁员负责。 3、每位员工要保持个人办公区域的整洁，办公用品摆放整齐，设计图纸等无须带走的重要文本下班后一定要妥善处理，如因个人处理不当造成重要图文丢失，则个人负全责，公司视具体损失情况另行处罚； 4、任何员工不许在办公家具和公共设施上乱涂乱画，违者口头警告，第三次按旷工半天处理； 5、公共办公区域内严禁吸烟和就餐，违者口头警告，第三次按旷工半天处理； 6、办公时间内不许随意喧哗和嬉戏，以免防碍他人的正常工作，违者口头警告，第三次按旷工半天处理； 7、办公区两翼为休息区和吸烟区，员工不能乱扔报纸或烟头，保持环境卫生； 8、厕所卫生规范：严禁在厕所内吸烟、乱扔烟头；严禁乱倒茶叶等物堵塞下水道；节约用水、纸；便后冲水； 三、办公设备 1、办公设备的添置与更换由各部门负责人批准后，统一由行政部办理； 2、行政部负责办公设备的日常维护、保养工作。 3、每位员工的办公设备都需登记存档，未经许可不得私自调换； 4、不得损坏办公场所的设备设施，若有遗失或损坏，将予以赔偿； 5、各部门要保证办公区域的设备设施的完成，做到下班时关停所的设备电源； 四、员工仪表 1、员工进入办公区需佩带员工证，由行政部负责监督；对于拒不佩带者，行政部予以口头警告，当天口头警告达3次者，按旷工1天处理； 2、员工仪容仪表整洁、大方，不许披头散发、穿拖鞋上班；在工作区域内，不大声喧哗、不高声谈笑、聊天、工作时间不谈论与工作无关的事宜；不得在工作时间躺卧、打瞌睡；工作时间不得浏览与工作业务无关的书籍、杂志、报纸；不准在办公区域上网聊天或打游戏；工作时间不得吃早点、零食。 3、修饰仪容应在卫生间或其它相对隐闭的地方进行； 第五节固定资产管理制度 一、固定资产的购置和变更： 固定资产的购置和变更统一由行政部负责办理，不允许各部门或员工私自购置与摆放，以保持办公环境的统一与协调，特殊需购置的需先由部门负责人审批再由行政部上报总经理审定，最后在行政部备案； 二、登记： 所有固定资产均需登记造册，要清楚记载使用人和使用地点； 三、领用： 固定资产的领用需先由部门负责人审批，再由行政部领用,并登记备案； 四、维护： 行政部负责固定资产的日常维护，每位员工应小心和爱惜地使用自己支配的固定资产资源，对于由于员工明显的过错而造成的固定资产损坏，应视情况予以赔偿； 五、管理： 行政部每月应对公司的所有固定资产进行定期盘点，及时掌握固定资产的动态情况，对帐物不符的，要彻查；行政部每月底制作固定资产月报表由部门负责人审批,总经理审定。 六、报废固定资产的处理： 对于不能使用的固定资产，经部门负责人审批由行政部上报总经理批准后予以变卖或报废，并及时报送财务室； 第六节低值易耗品管理制度 一、申购： 1、每周各部门拟定所需的低值易耗品的计划，交行政部商务人员统一对外采购。 2、行政部商务人员根据各部门的采购计划，进行货比三家，在指定的供应商处进行采购。 二、领用： 1、低值易耗品的领用采取登记制，各部门指派专人根 建筑工程设计公司办公管理制度提要：公司鼓励员工与员工、上级与下级之间保持平等的对话。这种良好、融洽、坦诚的人际关系与交流沟通，保持了我们和谐精品源自物业管理条例据采购计划在商务文员处领取。 2、新入职人员的低值易耗品，商务文员负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作； 三、管理： 1、负责购发低值易耗品的商务人员要做到货品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好； 2、负责购发低值易耗品的商务人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。 3、每月5日由商务文员制作低值易耗品月报表，以此作为月底结算的依据。 4、员工个人购买的由个人妥善保管与摆放。 5、员工应本着节约的原则妥善使用与保管。 第七节证照年审与变更管理制度 一、证照类别： 1、公司经营运作所需的各类证、照，包括工商、税务、劳动、人事等政府部门颁发的证、照、下发的批文和行业协会、社会团体、银行等颁发的证、照。 2、公司获得的各种荣誉、文件、证书、牌匾等。 一、证照保管部门： 税务证由财务部负责管理和保存； 其他证照如：企业营业执照（正、付本）、企业代码卡、职称证、注册师证、劳动、人事证照等由行政部负责管理和保存； 二、管理方法： 1、管理部门必须建立登记台账，记录证照的出入情况，保证其使用及安全； 2、因业务需使用复印件、影印件的，必须在管理部门登记备案； 3、证照原本原则上不予借用，特殊情况因工作需要借用的，必须办理书面借用审批手续，需公司总经理或其授权人审批同意借用。 三、年审日期： 税务证：长期有效，不必年审； 营业执照：每年1月1日至4月30日； 企业代码卡：每年5月份； 职称证：按规定时间办理； 注册师证：按规定时间办理； 暂住证：按规定时间办理； 其他证照：按规定时间办理； 四、公司及员工的各种证照由行政部负责办理年审； 五、变更：根据相关部门具体要求或公司实际需要另行办理； 六、公司副总以上级的车辆年审（按车牌尾数所对应的月份）及养路费（每年12月份）、车船使用费（按车牌尾数所对应的月份）等的交纳由行政部负责办理； 第八节印章管理 一、印章的种类及保管部门： 印章种类数量（枚）保管部门/人 分公司公章行政部 银行印鉴私章（分公司）总经理 合同章（总公司、分公司）各1营销部 行政章行政部 财务章财务部 技术专用章技术委员会 出图章技术委员会 注册师章（建筑、结构）各1技术委员会 二、印章使用流程：印章专管人首先应有授权人的书面授权方可保管 公章、印鉴私章：申请人填表部门负责人审批总经理或其授权人批准盖章申请表交总经理留存 合同章：申请人填表部门负责人审批总经理或其授权人批准盖章申请表交营销部留存 行政章：申请人填表部门负责人审批总经理或其授权人批准盖章申请表交行政部留存 财务章：申请人填表部门负责人审批总经理或其授权人批准盖章申请表交财务部留存 技术专用章：申请人填表部门负责人审批总工程师或其授权人批准盖章申请表交总工程师留存 出图章、注册师章：申请人填表部门负责人审批总经理或其授权人批准盖章申请表交技术委员会留存 第九节文件管理制度 一、文件分类： 1、规定：发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用规定。 2、决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用决定。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用决议。 3、通知：转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用通知。 4、通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息，用通报。 5、申请、请示、报告：向上级请求批示与批准，用申请、请示。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用报告。 6、批复：答复请示事项用批复。 7、函：商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用函。 8、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用会议纪要 二、发文格式与编号： 1、根据公司目前的管理架构，文件分为： 红头文件：公司制定的各种规章制度、重大决定、对外公函等； 蓝头文件：公司有关部门签发的一般性、临时性文件； 建筑工程设计公司办公管理制度提要：公司鼓励员工与员工、上级与下级之间保持平等的对话。这种良好、融洽、坦诚的人际关系与交流沟通，保持了我们和谐精品源自物业管理条例 2、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成。 2、所有文件按行政、人事、财务、技术、董事、营销字样加以区分，文件保管人须按行政、人事、财务、技术、董事、营销分类造册以便查找； 3、文件编号：采用BFHSy04001XZ方式，其中BFHSy为北方汉沙杨的拼音缩写，04表示年份，001表示文件序号，XZ是行政的拼音缩写，类似地，RS表示人事、cw表示财务、jS表示技术、DS表示董事、yX表示营销； 二、文件签发： 部门起草提交行政部编号、打印部门负责人审批 总工程师签发（技术类） 行政部留档各部门归档 三、文件密级管理： 1、公司秘密的密级分为机密、秘密二级。 机密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。机密文件仅发给公司董事一级，包括：合伙协议、合作协议、临时聘用及合作协议、不公开的董事会决议或会议纪要、财务报表、统计资料、公司经营情况、公司尚未进入市场或尚未公开的各类信息、重要会议记录、公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入； 秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。秘密文件可发给普通员工，包括公司的各种规章制度； 公开文件指让所有员工知晓的并可贴于公告栏的临时性、紧急性通知、通告属于公司秘密的文件、资料，应当标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密； 所有文件都应有对应的电子文档2份，每季度还应有2份光盘备份； 2、保密措施 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施： 非经总经理批准，不得复制和摘抄； 收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施； 在设备完善的保险装置中保存。 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。 3、责任与处罚 出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下： a泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的； b已泄露公司秘密但采取补救措施的。 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失： a故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的； b违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的； c利用职权强制他人违反保密规定的。 第十节档案管理制度 档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。 一、档案分类：共分六大类，所有档案均需有纸质文档和电子文档备份 1、行政类：装修合同、办公家私合同、租赁合同、电话及网络、公司各类证照原件及复印件，其它行政文件； 2、人事类：面试人员档案（分部门、分职能）：个人简历及其它证明； 员工档案：个人简历及其它证明、聘用人员人事档案表、劳动合同、毕业生接收协议（或有）、考勤记录、奖惩记录、工作变更、晋级记录、合同解除手续等； 3、财务类：收入合同；满一年须移交行政部； 4、技术类：设计前期成果（A3/A4纸档1，电子档2）、概念方案成果（A3纸档1，电子档2）、报建方案成果（A3纸档1，电子档2）、扩初设计成果（底图1，电子档2）、施工图成果（底图1，电子档2）、各阶段甲方往来函件及施工变更文件（纸档1，电子档2） 5、董事类：董事会决议或会议纪要等文件； 6、营销类：营销部文件、协议、合同等。 二、档案编号及归档： 按时间先后进行编号；按行政、人事、技术、财务、董事、营销六大类进行归档保存，其中财务档案由财务部专人负责保管，行政、人事、技术、董事档案由行政部专人专夹、专柜保管，同时应做到第三人按标识随时可查，营销档案由营销部专人负责保管。 三、调档、归档流程： 调档人填写调档申请表部门负责人审批行政部经理审批总经理或总工程师批准档案专管员提档并签名档案专管员及时归档并签名； 调档人必须对所调档案的完整性、安全性付全责。档案若出现破损，则应及时修补，档案遗失，则行政降级，并视损失严重性另行处罚； 四、档案的销毁：档案保管员填写档案销毁审批表及清单行政部经理审批总经理或总工程师批准行政部经理监督销毁作销毁登记 第十一节安全管理制度 一、安全管理： 公司实施节假日值班制度，由行政部负责每月的值班安排和监督工作，值班人员必须按时到岗，并认真履行值班职责，并填写值班记录。 二、消防安全： 1行政部每天指派专人巡查办公区域的消防控制点，及时发现、报告、排除消防隐患； 2及时制止违规吸烟者，员工连续三次被发现在公共办公区内吸烟的予以解聘；二、钥匙管理： 1、每套钥匙需有编号，并登记使用、不得私自配制；丢失钥匙必须追究责任； 2、余匙存放在档案室墙上明列。 场所总数量使用人/数量余匙保管人/数量 各办公室门匙3董事、合伙人/1&nb 建筑工程设计公司办公管理