《办公室规范工作解读》PPT课件.ppt

办公室规范工作解读 含党办 蔡一帆2010年3月4日 内容1 组织机构和职能2 营造氛围 培育文化3 制度化 流程化建设4 扁平化管理和一门制办公5 办公室与物业管理的关系 一 组织机构和职能 机关 主任 副主任 若干名 文秘 接待 行政事务 董秘办 档案管理 业务模块 组织机构 一级业务单元 党务部部长或综合管理部经理 业务模块 组织机构 负责党 政日常文秘工作 负责信访 保密及机关行政事务等工作 负责各种会议记录 整理 督办并跟踪会议决定事项落实情况反馈工作 收集生产经营管理有关信息 组织起草领导交办的重要文稿 重大事项调研 承担对外 对内接待活动的联络 安排工作 总部办公楼日常物业管理的监督 协调工作 领导人员临时交办的任务 职能 职责 职能职责 中枢神经 输入 输出 收集重要情况 传达 传递重要指令 协调输入 输出过程中的问题 确保准确 准时 协调 负责制订公司一周工作安排 公司大型会议和活动议程 做好相关会务工作 负责领导日常工作安排的预处理 协调领导与各单位相关工作 及时处理领导批阅的各类文件 党内文件确保不过夜 不外带 负责各类文件的接收 登记 传递 保管 保密 检查 回收 上交 文秘模块 负责公司印章的管理 刻字 启用 销毁 组织重大问题 倾向性问题的专题调研 组织对公司党政重要会议决议 决定事项的贯彻落实情况进行跟踪督办 调查分析 参与 协调 起草一部分综合性文字材料 领导讲话稿 负责编写 综合信息 组织召开基层党委书记例会 党群部门例会 负责保密工作 文秘模块 一 对外接待负责对外各项接待工作的综合联络 协调 管理及安排实施 负责上级机关领导来我司检查 指导 听取汇报活动的安排 联络 接待 服务工作 负责上级各相关单位 同行业技术业务交流的接待 协调 安排工作 负责各社会团体 企业来我司参观 学习的接待安排工作 包括上级指派的任务 接待模块 二 对内接待负责各类大型活动的接待安排工作 负责内部各类会议的会务组织接待工作 负责协助上级交办的大型活动 会议的接待工作 负责领导各类宴请活动的安排以及被邀请对家的接待落实工作 接待模块 三 外事接待按外事要求规定执行 邀请函 电起草报上级批准发出 接站 机 酒店安排会见 宴请活动安排 接待模块 负责总部机关相关行政工作标准 制度 方案的起草 为公司领导提供决策参谋 负责综合办公楼宇的统一使用管理 负责零固设备的管理 报废 更新 负责住宅电话 手机使用费的政策制定及执行管理 负责公务车辆统一使用管理 负责督促总部 综合性小区物业管理 行政事务模块 总部文书档案管理 指导各单位文书档案管理 档案管理模块 趋势或应做到 综合性档案体系的建立标志 档案馆 室 财务档案 人事档案 荣誉档案 子公司灭失档案 工程建设类档案 档案管理模块 负责协助董事会秘书做好董事会会议的组织工作 休会期间的各项工作以及议案收集整理 发出工作 负责协助董事会会议的记录整理工作及董事会会议的决议抄告工作 日常董事的沟通 联系工作 董事会秘书办公室模块 二 营造氛围 培育文化 树立三个意识窗口意识协作意识主动意识 营造氛围 培育文化 窗口意识 对外的窗口 代表企业形象 对内的纽带 发挥桥梁作用 仪容仪表接听电话礼貌用语服务忌语首问 首接负责制用户 来访者 满意承诺制 树立三个意识 协作意识 前提 讲大局 基础 团队精英 信息上的共享 工作上的补充 树立三个意识 协作意识 对内 无界面协作 对外 满意服务 投诉为零 强调团队精神 注重统筹协调 树立三个意识 主动意识 强调激情工作 健康生活 主动 一种方式 一种态度 一种品质 待人接物 不分职位高低 不按个人好恶 倡导 早来一步 晚走一步坚持 早会制度 树立三个意识 主动意识 树立三个意识 首问 首接责任 打断询问者介绍 不问来由接转电话 简单处理 提升四个能力学习能力沟通能力响应能力改进能力 营造氛围 培育文化 学习能力 政治学习管理知识 六西格玛 ERP 应用文写作计算机网络等级知识商务礼仪本企业管理体系及重要制度 流程PPT制作英语简单会话 100句 贯标体系实用知识 提升四个能力 沟通能力 对外 待人接物谦和恭谨 不卑不亢 善于为人处事打交道 善于有效协调领导与其分管的业务部门 单位工作关系 对内 工序服从 坦诚相待 有工序之分 无高下之别 倡导互相交流工作心得活动 倡导每周有一项体育锻炼集体活动 提升四个能力 响应能力 急事急办 日事日清基层反映的紧急问题 重要信息及时报告 及时跟踪 文件处理 特别是急需公司解决的 三天有回音 七天有答复 领导指示 批示 事事有回音 件件有答复 业务熟悉 流程清晰 达到预处能力提升 加快流转速度 减少周转次 天数 提升四个能力 改进能力 体制不断优化 精简 调整 重组业务流 推进扁平化 自主型员工 工作改进建议 成果发布 外出学习考察 人员合理流动IRMA工具使用 提升四个能力 三 制度化 流程化建设 重要会议的组织流程 党委会会议要领书 党群部门工作例会要领书 党委书记工作例会要领书 经理书记办公会会议要领书 纪检监察工作例会要领书 文件管理流程 公文管理办法 重大事项跟踪督办流程 抄告单 行政事务管理流程 保密管理流程 保密管理办法 档案管理流程 文书档案管理制度 档案工作管理制度 档案鉴定工作办法 日历管理流程 重要活动和会议预安排 制度化 流程化建设 四 扁平化管理和一门制办公 根据本公司的具体情况 可以自由组合各业务模块 减少汇报链层级 减少接口 达到各类资源最大化的共享和协同效率 推行短流程项目负责制 如 文书 秘书 接待 信访 档案 行政事务 调研 扁平化管理和一门制办公 实现目标 强化协调能力 提高服务层次 办公室职能要从一般性的服务转变到更多的开展为领导提建议 出谋划策的工作 机关 六大职能 参谋 协调 监督 服务 执行 调研 办公室应更多的在服务职能 参谋职能方面发挥作用 扁平化管理和一门制办公 精减会议 减少文件 规范信息报送渠道 无纸化办公 举例 条线式分工 以股份为例 扁平化管理和一门制办公 举例 短流程的项目负责制 从策划组织实行1人负责 减少中间环节 减少人为因素 提高效率 扁平化管理和一门制办公 接受信息 编制预案 组织实施 计划安排 后评估 归档 IRMA工具 文秘的理念职业理念工作理念 文秘工作人员注意事项 职业理念态度至上 能力成长 既是职业 更是事业 有作为 才能有地位 有作为 才能有地位 定位 文秘是有能力解决问题的一个群体 是一个公司的总调 每位文秘都是某一专业的调度员 文秘应成为复合型人才 文秘的理念 工作理念文书 秘书的角色窗口意识协作意识主动意识角色定位 人中直似衡 对领导尊重不迎合 亲近不亲密 对工作请示不推诿 服从不盲从 对自己自信不自傲 到位不越位 文秘的理念 窗口意识服务水平不断提升 对上对下一个样 对内对外一个样 服务内容层次不断上升 超前服务意识不断增强 用您的真心赢得尊重 文秘的理念 文秘工作人员注意事项 与企业领导聆听重于表达 心动慎于行动三多一少 多听 多看 多思考 少在领导面前发表意见 内部处事常识 与企业领导五个不准 禁令 领导间交流时不得插话 不参与领导之间的开玩笑话题 不参与领导之间或领导与部门之间的宴请 领导布置工作时不得讲条件 领导休息时不得打扰 特殊情况除外 内部处事常识 与企业领导安排领导工作 要达到神形兼备的境界 神到形可不到 处理好显形与隐身的关系 显形 鞍前不越位隐身 马后不掉队 内部处事常识 与企业领导严禁搞错位表现 在领导面前指责他人 等于打小报告 在领导面前指责同事 等于批评办公室主任 在办公室主任面前指责同事 等于界线没分清 当着领导面立刻贯彻领导布置的工作 内部处事常识 与企业领导参考意见 与领导同行时 你的站位 上楼 领导在前 你在后 下楼 你在前 领导在后 上车 下车 向领导汇报工作 要敢说话 会说话 适度掌握领导的 三圈 个人的餐饮习惯 个人的文体项目习惯 个人家庭的身体及工作状况 内部处事常识 请办公室主任放心为主任出谋划策 提出工作思路 请主任答题不及格 请主任做判断题及格 请主任做选择